aktualisiert 20.04.2021
- Aufgabenerkennung von Fehlzeiteneingabe bei behördlicher Quarantäne-Anordnung für eigene Mitarbeiter
- Aufgabenumfeld zur effizienten Eingabe der Fehlzeit „Quarantäne“ in Lexware® Lohn und Gehalt gestalten
- Aufgabenbewältigung der Eingabe von quarantänebedingten Fehlzeiten in Lexware® Software
- Aufgabenkontrolle der monatlich einzeln zu stellenden Anträge auf Entschädigungsleistung bei im Zeitraum der Quarantäne-Anordnung erkrankten Mitarbeitern
- Quellen
Aufgabenerkennung von Fehlzeiteneingabe bei behördlicher Quarantäne-Anordnung für eigene Mitarbeiter
Wie Sie dem Beitragsbild bereits entnehmen können, ist der Arbeitgeber verpflichtet, Lohnanteile, die in Zeiträume fallen, in denen
- gesunde Mitarbeiter für sich selbst (volle Lohnfortzahlung für max. 6 Wochen) oder
- wegen der vom gesunden Mitarbeiter zu betreuenden Kinder unter 12 Jahren (max. 10 Wochen in Höhe von 67 % des Nettoeinkommens bis max. 2.061,00 € pro Monat/Alleinerziehende die doppelte Wochenzahl)
unfreiwillig in behördlich angeordnete Quarantäne geschickt werden, aus eigenen Mitteln vor zu finanzieren. Wenn es für diese Leistungen keinen expliziten Ausschluss im Arbeitsvertrag geben sollte- wie es den vielfach bereits für die Lohnfortzahlung wegen Pflege kranker Kinder gibt (§ 616 BGB).
Achtung: es gibt nur in 2021 ein pandemiebedingtes Kinderkrankengeld (§45 a) SGB V, §45 b ) SGB V), welches vom Mitarbeiter direkt bei der KK angefordert werden kann, auch wenn das Kind gesund ist, die Schule/Kita aber keine Betreuung gewährleistet. Dann bedarf es des Fehlzeiteneintrags „Kindbetreuung mit Kinderkrankengeld“ als unbezahlte Abwesenheit für den Mitarbeiter in Lexware inkl. Kürzung des Bruttogehalts in Folge davon und des Versands der entsprechenden Entgeltmeldung an die KK. In diesem Fall zahlt der Arbeitgeber keinen Lohn oder eine Entschädigung für ausfallendes Gehalt an den Ausfalltagen für den Bezug von Kinderkrankengeld aus:
Die Zahlungsverpflichtung laut IfSG basiert nur auf einem Vorschuß der gesetzlich verpflichtenden Lohnbestandteile in Höhe des normaler Weise gezahlten Bruttolohns als laufender monatlicher Bezug für die vereinbarte Arbeitszeit. Davon betroffen sind auch Entgeltbestandteile im Rahmen von Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschlägen, sofern diese absehbar zu vergüten gewesen wären und die steuer- und sv-freien Grenzen nicht überschreiten würden. Einmalzahlungen sind nicht entschädigungsfähig (z. B. Urlaubs- oder Weihnachtsgeld sowie Prämien für besondere Leistungen).
Freiwillige oder private Zusatzleistungen oder Versicherungsanteile ohne Zwangscharakter gesetzlicher Art (z. B. Beiträge zur freiwilligen oder privaten Kranken- und Pflegeversicherung) müssen nicht vorab vom Arbeitgeber an seine Mitarbeiter gezahlt werden. Diese sollen von Anfang an vom Arbeitnehmer in Eigenregie- analog zu allen Selbständigen, die Existenzhilfe benötigen- als Zuschuss zu den Leistungen des Arbeitgebers direkt bei der zuständigen Behörde beantragt werden- am besten online, weil so am schnellsten zu bearbeiten von amtlicher Seite.
Der Arbeitgeber erhält dann eine Rückerstattung der verauslagten Beträge innerhalb von maximal 12 Monaten, nach dem die Quarantäne-Anordnung ausgesprochen wurde. Wenn der Antrag von ihm innerhalb dieser Frist gestellt wurde.
Auf dieser Webseite von Vater Staat direkt können Sie alle Ihre Fragen schnell zu Quarantäne-Folgen, Tätigkeitsverboten oder Betreuungserfordernissen von Kindern beantwortet erhalten:
FAZIT kurz und schmerzlos:
Die oben angegebenen Entschädigungsleistungen müssen je nach vorhandener Situation (eigene Quarantäne oder Tätigkeitsverbot bzw. Betreuung von in Quarantäne geschickter Kinder) und Zusammensetzung der eigenen Lohnbestandteile in der eigenen Abrechnung (zu bezahlende Pflichtentgelte oder freiwillig zu zahlende Entgeltbestandteile)
- vom Arbeitgebern verauslagt sowie für max. 6 (mitarbeitereigene Quarantäne)/10 bzw. 20 (Kindquarantäne ohne oder mit Alleinerziehung) Wochen insgesamt bezahlt werden, sofern es Bestandteile dauerhaft vorhandenen Lohns/Gehalts darstellen,
- selbst beantragt werden, wenn es sich um keine gesetzlich vorgeschriebenen Lohnbestandteile wie z. B. freiwillige oder private Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge handelt oder die 6/10/20 Wochen bereits vorbei sind
- bei der eigenen Einkommensteuererklärung als Sozialleistungsbezug angegeben werden,
damit dort eine geminderte Versteuerung über den sogenannten „Progressionsvorbehalt“ erfolgt. Bei Auszahlung durch den Arbeitgeber sind diese Leistungen erst mal steuerfrei gestellt.
Aufgabenumfeld zur effizienten Eingabe der Fehlzeit „Quarantäne“ in Lexware® Lohn und Gehalt gestalten
a. Anspruchsgrundlage „Fehltage im Verhältnis zu Anzahl von Kalendertagen des Quarantänemonats“
Bei eigener Quarantäne oder Tätigkeitsverbot
Hier ist es einfach:
Die Anzahl der Quarantäne bedingten Fehltage durch die Anzahl der Kalendertage des betroffenen Monats ergibt den prozentualen Arbeitsausfall, mit dem das Bruttogehalt mulitpliziert wird, um die quarantänebezogene Entschädigungsleistung zu berechnen.
Je nachdem wieviele Tage der Monat dann kalendarisch hat, schwankt die quarantänebezogene Entschädigungsleistung (Verdienstausfall nach IfSG) bei gleicher Anzahl von Fehltagen. Sie ist grundsätzlich nur dann identisch mit dem „gewohnten Netto“ bei Gehaltsbeziehern, wenn Quarantäne-Monate mit 30 Tagen der Berechnung zu Grunde gelegt werden können.
- Beispiel für rechtliche Anforderung:
- a1) im Februar 2021 ist ein Arbeitnehmer 14 Tage in Qarantäne. 14 Fehltage/28 Kalendertage = 0,50 = 50 % Anspruch auf Entschädigungsleistung gemessen an der Höhe des Gehalts.
- a2) im Februar 2021 ist ein Arbeitnehmer 15 Tage in Qarantäne. 15 Fehltage/28 Kalendertage = 0,53 = 53 % Anspruch auf Entschädigungsleistung gemessen an der Höhe des Gehalts.
- b1) im März 2021 ist ein Arbeitnehmer 14 Tage in Quarantäne: 14 Fehltage/31 Kalendertage = 0,45 = 45 % Anspruch auf Entschädigungsleistung gemessen an seinem Bruttogehalt.
- b2) im März 2021 ist ein Arbeitnehmer 15 Tage in Quarantäne: 15 Fehltage/31 Kalendertage = 0,48 = 48 % Anspruch auf Entschädigungsleistung gemessen an seinem Bruttogehalt.
- c1) im Juni 2021 ist ein Arbeitnehmer 14 Tage in Quarantäne: 14 Fehltage/30 Kalendertage = 0,47 = 47 % Anspruch auf Entschädigungsleistung gemessen an seinem Bruttogehalt.
- c2) im Juni 2021 ist ein Arbeitnehmer 15 Tage in Quarantäne: 15 Fehltage/30 Kalendertage = 0,50 = 50 % Anspruch auf Entschädigungsleistung gemessen an seinem Bruttogehalt.
Lexware® rechnet seit Update Januar 2021 bei Quarantänefehlzeiten Gehaltslohnarten über Arbeitstage (5-TageWoche) statt 1/30 (eines Monats) in die zu erstattenden Gehaltsbestandteile um. Damit wird eine Annäherung der Entschädigungsleistung an das Nettoentgelt gewährleistet, welches für ausfallfreie Arbeitszeiten zu vergüten ist. Für vorab in 2020 mit Quarantäneleistungen versehene Lexware® Lohnabrechnungen muss(te) eine Korrektur erfolgen.
Gehaltslohnarten können über Arbeitstage (5-TageWoche) statt 1/30 (eines Monats) in die zu erstattenden Gehaltsbestandteile bei Kürzungstatbeständen umgegliedert werden. Eine neue Fristangabe bei der betroffenen Lohnart über den Aufruf in der Menüzeile „Verwaltung- Lohnart- Gehaltslohnarten“ reicht zumeist, falls Ihre Lohnart noch nicht korrekt reagieren sollte:
Ab der 7. Woche muss der Arbeitnehmer – wie auch die sozialabgabenfreien Unternehmer im oder ohne Anstellungsverhältnis von Anfang an- den Antrag auf Entschädigungsleistung bei der zuständigen Behörde selber stellen. Der Arbeitgeber ist ab dem 43. Tag Quarantäne oder Tätigkeitsverbot zu keiner Lohnfortzahlung mehr verpflichtet.
Ab der 7. Woche Quarantäne wird der Verdienstausfall in Höhe des zu beanspruchenden Krankengelds von der dafür zuständigen Behörde bezahlt. Also maximal 90% des ehemaligen Nettos innerhalb der Grenzen unserers Sozialsystems, also unterhalb des Erreichens der jährlichen Jahresarbeitsentgeltgrenze.
Bei Übernahme von Betreuungsleistungen für Kinder
Von Seiten des Gesetzgebers wird in diesem Fall die Anzahl der Tage, die für die Beschäftigung je Mitarbeiter im Arbeitsvertrag vereinbart wurden, für die Ermittlung der regulären Arbeitzeit des gesamten Monats als Grundlage herangezogen. Diese Entschädigungsleistungen sind für Anträge bis 31.03.2021 vorläufig vorgesehen. Danach nicht mehr. Mehr auf: BmAS-Entschädigungsanspruch (Stand 10.03.2021):
Beispiel:
Diese Zahl der Arbeitstage pro Woche wird dann mit dem Faktor 4,286 mutlipliziert, um an die Gesamtsumme der in diesem Monat zu erbringenden Tage „insgesamt“ zu gelangen. Die Abwesenheitstage an den regulären Arbeitstagen werden zu dieser Gesamtsumme ins Verhältnis gesetzt und ergeben damit den Prozentsatz an Vergütung, der anteilig vom gesamten normalen Bruttolohn dann als Quarantäne-Brutto-Entschädigung ermittelt wird, welche aber nicht zur Auszahlung kommt. Es folgt noch eine Nettoentschädigungsberechnung.
- a) 5 Tage je Woche sind als Arbeitstage vereinbart: 5 Arbeitstage x 4,286 Wochen= 21,43 Arbeitstage werden für einen „volle“ quarantänebedingte Lohnzahlung (67% des quarantänebedingt ermittelten Nettoentgelts) berücksichtigt
- b) 3 Tage einer Arbeitswoche wird Quarantäne beansprucht: 3 Fehltage / 21,43 Arbeitstage = 0,1399 = 0,14 = 14% der Arbeitszeit sind in Quarantäne gefallen
Der Verdienstausfall in diesem Beispiel bei einem Gehalt von 2.500,00 € brutto, welches voll entschädigungsfähig ist, beträgt damit: 14 % x 2.500,00 = 349,98 €. Dieser quarantänbezogene Verdienstausfall muss vom Arbeitgeber/der Lexware Software® noch in ein quarantänebezogenes Nettoentgelt (Verdienstausfall nach IfSG) umgewandelt werden.
Von diesem quarantänebezogenen Nettoentgelt werden dann maximal 67% als Entschädigung bis zur maximal möglichen Ausfallsumme von 2.016,00 € pro Monat für längstens 20 Wochen bei Alleinerziehung bezahlt. Davon zahlt der Arbeitgeber nur die ersten 6 Wochen in einem Kalenderjahr. Alle anderen Entschädigungsleistungen müssen direkt bei der zuständigen Behörde vom betreuenden Elternteil selbst beantragt werden.
b. Umwandlung des errechneten Bruttolohnanteils in quarantänebezogenen Verdienstausfall laut KUG-Tabellen aus dem Jahr 2020
In beiden Fällen wird vom Ersatz des quarantänebezogenen Nettolohns (Verdienstausfalls nach IfSG) ausgegangen. Bei eigener Quarantäne des Mitarbeiters hat dieser Anspruch auf 100 % des quarantänebezogenen Nettolohns (Verdienstausfall nach IfSG laut KUG Tabellen), der in diesem Monat angefallen wäre. Dieser Betrag ist nicht identisch mit der Lohnfortzahlung über 6 Wochen gemäß Aufwandsausgleichgesetz (AAG) im Falle eine Krankheit!
Erbringt der Mitarbeiter Betreuungsleistungen für Kinder, reduziert sich der quarantänebezogene Anspruch auf Nettolohn (Verdienstausfall nach IfSG) auf 67% der eigentlich zu erwirtschaftenden Auszahlungssumme. Dieser Betrag ist nicht identisch mit der eigentlichen Krankengeldzahlung für die Dauer von zusätzlichen 72 Wochen nach Ablauf der Lohnfortzahlung im Falle eine Krankheit!
Der quarantänebezogene Verdienstausfall als Nettoverdienstausfall wird von Lexware® aus den „Umrechnungs-Tabellen/Umrechnungsformel nach Programmablaufplan nach SGB III EntgeltV“ für die Kurzarbeitergelder entnommen, die der „Verordnung über die pauschalierten Nettoentgelte für das Kurzarbeitergeld für das Jahr 2020“ vom 16. Dezember 2019 zu entnehmen sind. Diese sind nach Angaben der Bundesagentur für Arbeit bis Ende 2021 verlängert worden.
Beispiel:
50 % zeitanteiliges quarantänebezogenes Bruttoarbeitsentgelt bezogen auf quarantänefreies Bruttoarbeitsentgelt in Höhe von 4.000,00 € pro Monat entsprechen in der Quarantänezeit dem Betrag von 2.000,00 €, welches als pauschaliertes Nettoentgelt mit zugehöriger Steuerklasse abgelesen wird:
- Steuerklasse I/V => 1.416,61 €
- Steuerklasse II => 1.459,34 €
- Steuerklassse III => 1.600,00 €
- Steuerklasse V => 1.167,98 €
- Steuerklasse VI => 1.136,51 €
Aufgabenbewältigung der Eingabe von quarantänebedingten Fehlzeiten in Lexware® Software
Für unser Beispiel ergibt sich bei einer Eingabe der Quarantäne Fehlzeit vom 08.03.2021-19.03.2021:
1. Übersicht der Aufspaltung von Bruttoengelten erhalten
Analog zur Eingabe von KUG-Fehlzeiten und der dort notwendigen Entgeltaufspaltung bietet es sich an, eine zusätzliche Lohnart zu schaffen, die als Minuslohnart für den korrekten Überblick über die Verwandlung des eigentlichen Bruttogehalts in die Bestandteile
- Systemlohnart für getätigte Ist-Stunden laut Stundenerfassung als Lohnart 001 (wird mit roten Plusstunden auf Lohnkurzerfassung ausgewiesen)
- Systemlohnart für von Lexware®im Hintergrund gekürztes (mittlerweile) fiktives vertraglich geregeltes Sollentgelt als Gehalt mit Nummer 002 (wird gekürzt auf Lohnabrechnung, voll auf der Lohnkurzerfassung ausgewiesen, unten gelb markiert)
- eigene Minuslohnart 033, um die IStengeltberechnung laut Stundenerfassung mit Lohnart 001 auf Null zu bringen, neu zu generieren, damit die Gehaltslohnart 002 gekürzt zum Tragen kommen kann (wird mit schwarzen Minusstunden auf Lohnkurzerfassung ausgewiesen)
- Systemlohnart 845 als „Entschädigung Quarantäne IfSG“ laut Fehlzeitenverwaltung und Assistent für IfSG, welches die Gehaltslohnart002 kürzt
- Systemlohnart 847 als „fiktives Entgelt Quarantäne IFSG“ laut Fehlzeitenverwaltung und Assistent für IfSG, welches den Sozialabgabenabzug für den Arbeitgeber im Hintergrund ermittelt
die Verantwortung trägt
Hier unser Beispiel:
Maxijobberin, Sollstundenzahl 184 im März 2021, Stundenlohn 13,64 € fällt vom 08.03.-19.03.2021 quarantänebedingt aus:
Stundenlohnarten um der besseren Übersicht willen mit der Sollstundenzahl des betroffenen Monats und dem vereinbarten Stundensatz in die normale Gehaltslohnart einzusetzen, um auf einer Lohnabrechnung alle notwendigen Bestandteile der Abrechnung auch sichtbar zu gestalten.
Eine eigenerstellte Ersatz-Lohnart mit einem Minuszeichen für die getätigten Stunden laut Stundenerfassung ermöglicht dann auch die korrekte Sicht auf die Verzahnung von Soll-, über die Stundenerfassung eingetragene Ist- sowie gewährten Zusatzentgelten:
2.509,76 € Bruttogesamtgehalt bei 104 Ist-Stunden von 184 Soll-Stunden zu 13,64 € pro Stunde* 10 Arbeitstage/ 31 Kalendertage führt zum gekürzten Bruttogehalt im Betrag von 1.418,56 € als IST-Entgelt für geleistete Arbeit.
Die Berechnung des Verdienstsausfall-Gesamtbruttos nach IfSG, bei dem Centbeträge beim anzusetzenden Bruttogesamtgehalt ignoriert werden sowie eine staatlich vorgeschriebene Programmberechnung insgesamt nur durch den Wert 2000 teilbare Verdienstausfall-Beträge erzielt, führt zum staatlich berechneten Verdienstausfall gemäß IfSG von 808,84 € hier bei Lexware als „Entschädigung Quarantäne IfSG“ benannt. Arbeitnehmerseitig wird ein Gesamtbrutto im Betrag von 2.227,40 € in diesem Monat erzielt.
Das ganze wird noch von einem fiktiven quarantänebezogenen Entgelt ergänzt, welches für die alleinige Sozialabgabenzahlung seitens des Arbeitgebers Sorge trägt. Der Arbeitnehmer selbst trägt nur in Höhe von 1.148,56 € seinen Beitragsanteil von ansonsten 2.509,76 € im Monat März.
2. Erfassung der Soll- und IST-Stunden, Fehlzeit an sich für Soll-Entgelte und IST-Entgelte
- über die Stundenerfassung die Arbeitszeiten aus den Stammdaten übernehmen
- über die Fehlzeitenerfassung die korrekte IFSG-Abwesenheit fischen:
- Fehlzeiteneingabe und Aufruf des IfSG Assistenten unten links neben dem „OK“ Button
- Ausgabe der Lohnabrechnung an die Mitarbeiter
- Ausgabe der Anträge auf Erstattung an die jeweilige staatliche Stelle aus Lexware® als PDF/auf Papier
Aufgabenkontrolle der monatlich einzeln zu stellenden Anträge auf Entschädigungsleistung bei im Zeitraum der Quarantäne-Anordnung erkrankten Mitarbeitern
Die monatsweise Auswahl der Mitarbeiter bei der Ausgabe der Berichte erfolgt manuell durch die Markierung in blauer Farbe innerhalb der Mitarbeiterliste vom Lohnsachbearbeiter selbst. Ansonsten werden auch Anträge für Mitarbeiter ohne die notwendigen Fehlzeiten gedruckt oder gespeichert. Hier die Muster-Anträge aus unseren Beispielen für Mitarbeiter-Quarantäne bzw. Kind-Quarantäne.
Um einen Überblick über die zu erwartenden Entschädigungsleistungen zu erhalten, bietet es sich an, diese Berichte monatsweise als Forderungen an Erträgen aus staatlichen Quellen (Kontokopie der Zuschüsse der Agentur für Arbeit mit anderer Konto-Benennung hilft hier weiter) Ihrerseits an die zu entschädigende Stelle mit dessen Debitorenkonto „Gesundheitsbehörde xyz“ in die Finanzbuchhaltung zu übernehmen, damit am Ende einer Berichtsperiode „gemahnt“ oder geändert werden kann. Wenn die von Ihnen ermittelten Forderungen nicht voll bezahlt werden sollten, muss auch der Lohn im nachhinein geändert werden, falls die Entschädigungsleistungen nicht wie erwartet fließen (dürfen oder können). Insbesondere dann, wenn freiwillig bezahlte Kranken- und Pflegeversicherungsprämien bzw. Beiträge zur betrieblichen Altersversorgung ohne Entgeltumwandlungscharakter, die von Ihnen in die Entschädigungsleistung einberechnet wurden, dort nicht ausgewiesen und bezahlt werden dürfen.
War der Mitarbeiter während der Quarantäne-Anordnung (nachträglich) arbeitsunfähig erkrankt, gilt es für diesen Bescheinigungszeitraum, den Antrag auf Lohnfortzahlung gemäß AAG geltend zu machen und erst für Tage davor oder danach, den Antrag auf Entschädigungsleistungen nach IfSG stellen. Entschädigungsleistungen nach IfSG gelten, wie ganz zu Anfang schon dargestellt, nur für gesunde arbeitsfähige Mitarbeiter, die in Quarantäne müssen oder einem Tätigkeitsverbot unterliegen:
Ist die Auszahlung an den Mitarbeiter bereits vor Einreichung der AU -Bescheinigung zusammen mit dem Antrag auf Entschädigungsleistung an die zuständige Behörde erfolgt, geht der Anspruch nach Aufwandsausgleichgesetz laut § 56 Absatz 7 IfSG grundsätzlich an das entschädigungspflichtige Bundesland über und die Zahlung soll anscheinend unverändert bestehen bleiben.
Meine praktische Erfahrung mit Lohnabrechnugen samt Quarantäneanordnungen gepaart mit AU der gleichen Mitarbeiter aus dem letzten Quartal Jahr 2020 läßt aber Rückschlüsse darauf ziehen, dass die Gesundheitsbehörde, die zur Zahlung verpflichtet ist, ihre Quarantäne-Maßnahmen um die Zeiten für AU herum terminiert. Falls doch die eine Behörde mit den Krankenkassen nicht derart zusammen arbeitet, um das so hintereinander weg zu definieren, mag es sein, dass es an der Entscheidungsfreiheit der Arbeitgeber liegen kann, welchen Maßnahmen der Vorrang eingeräumt wird. Der funktionierenden Erstattung nach AAG oder der (zur Zeit) schleppenden Auszahlung von unter Umständen in Zukunft streitigen Entschädigungsansprüchen nach IfSG.
Die Anträge dürfen eh nur rückwirkend gestellt werden– innerhalb von 12 Monaten nach Anspruchsgrundlage gemäß IfSG, innerhalb von 36 Monaten bei Anspruchsgrundlage nach AAG.
Quelltexte dieses Beitrags:
Anmerkung: Dieser Beitrag bietet einen beispielhaften Einblick in die Notwendigkeiten der Gehaltsabrechnungen bei Verwendung von Lexware® Lohn-& Gehalts-Software. Es besteht dabei kein Anspruch auf Vollständigkeit der Gewährung des Überblicks im Einzelfall Ihrer Firma für Ihre Mitarbeiter. Wir raten zur betriebsindividuellen Rücksprache direkt mit den Sozialversicherungsträgern, die für Ihren Betrieb zuständig sind, um auf einem kurzen Weg ohne unnötige zusätzliche Mißverständnisse eine Klärung Ihrer firmenspezifischen Sachlage bei zusätzlichen Fragestellungen herbei zu führen. Viel Erfolg!
