Lexware® Lohn: Erfassung von Kurzarbeit -Abrechnung Midi- und Maxijob als Kurzanleitung mit Lexware® Software als Werkzeug

Lenr-Ware für Lexware® KUG Abrechnung als Folgeerscheinung
Teilen Sie Ihr Wissen mit Ihren Kollegen:

ergänzt: 07.11.2020

In diesem Beitrag finden Sie Informationen wie folgt:
  1. Aufgabenerkennung der pragmatischen Abwicklung von Kurzarbeitberechnung
  2. Aufgabenumfeld für effiziente Eingaben von Kurzarbeit in Lexware® Lohn und Gehalt gestalten
  3. Aufgabenbewältigung der Monatsabrechnung von KUG in Lexware® Software als Tanz des Cursors über die Erfassungsmaske
  4. Aufgabenergebnis nach Erfassung von SOLL- und IST-Stunden und SOLL- und IST-Entgelten sichten
  5. Aufgabenkontrolle des Ergebnisses für KUG sowie Ausdruck das Antrags auf Zahlung für Arbeitsausfall

Bleiben Sie, Ihre Mitarbeiter & Familie gesund & munter!

Aufgabenerkennung der pragmatischen Abwicklung von Kurzarbeitabrechnung

Sie sind bereits informiert über die gängigen Notwendigkeiten bei der Abrechnung von Kurzarbeit? Hier noch mal die Kurzfassung für den Zeitraum 2020-2021 der Agentur für Arbeit im Rahmen der Covid-Hilfestellungen in aktuellster Form:

  1. Kurzarbeit anzeigen und Kurzarbeitergeld beantragen (Gesamtübersicht) bei der Agentur für Arbeit, bitte klicken
  2. Kurzarbeitergeld Voraussetzung, Video-Erklärung von der Agentur für Arbeit
  3. FAQ zum Kurzarbeitergeld, Agentur für Arbeit antwortet auch mit Eingabehilfen

Link zur betriebsindividuellen Dateneingabe einer digitalen Anzeige für Kurzarbeit wegen Arbeitsausfall:

Agentur für Arbeit

Unsere umfangreichen Informationen vom Frühjahr 2020 finden Sie hier: Lexware® KUG -Anleitung + Arbeitsagentur Merkblätter als Datensammlung bei Lern-Ware


Aufgabenumfeld für effiziente Eingaben von Kurzarbeit in Lexware® Lohn gestalten

Vorbereitung der Firmenstammdaten

Lern-Ware für Lexware® Kurzarbeit-Eingabemöglichkeit ab Lohn und Gehalt Plus einstellen
Lern-Ware Lexware® Kurzarbeit-Eingabemöglichkeit ab Lohn und Gehalt Plus einstellen, die Basisversion hat keine Einstellungsmöglichkeiten dazu

Für den Fall, dass Ihnen daran liegt, den Abrechnungsweg für KUG vollständig zu verstehen und Ihren Mitarbeitern offen zu legen, schlage ich nachfolgende Vorgehensweise vor, da KUG-Abrechnungen immer auf monatsgenauer Stundenbasis erfolgen, auch wenn ein Monatslohn oder ein Gehalt Grundlage des Arbeitsverhältnisses ist:

Vorbereitung der Stammdaten in der Lohnartenverwaltung

Anlage eines neuen Gehaltskontos für die Sichtbarmachung des Wegfalls des normalen Gehalts, damit der Betrag dort mit dem vereinbarten Entgelt Monat für Monat mit einem Minuszeichen versehen das normale Gehalt auf Nullgehalt reduziert, um den Lexware® KUG-Lohnarten in Zusammenarbeit mit der Lexware® Stundenlohnart 001 den Verständnis-Weg für jeden Beteiligten in der Abrechnung frei zu machen:

Lern-Ware Hinweis:

Für bereits abgerechnete Zeiträume können keine neuen Lohnarten angelegt werden, da die Beginnfrist immer frühestens im laufenden Abrechnungsmonat anfängt. Rückwärtige Eingaben für Lohnarten-Stammdatenanlage sind in Lexware® nicht (mehr) vorgesehen.

Lern-Ware für Lexware ® KUG ABrechnung Vorbereitung neue Lohnart
Lern-Ware für Lexware® KUG-Abrechnung:
Verwaltung-Lohnarten-laufendes Arbeitsentgelt-neue Lohnart: eigenen Namen wählen
Lern-Ware für Lexware ® KUG neue Lohnart
Lern-Ware für Lexware® KUG-ABrechnung:
Neubenennung Minuslohnart
  • Das gleiche Prinzip gilt für Stundenlöhner. Da können Sie aber bestmöglich zwei neue Stundenlohnarten ins Leben rufen, welche im einen Fall einen positiven Betrag mit der Solstundenzahl des Monats und im anderen Fall die gleiche Sollstundenzahl mit Minusvorzeichen für den Zeitraum von Kurzarbeit parat hält. Achten Sie darauf, dass diese Stundenlohnarten nicht mit „Stunde und Faktor“ sondern mit „Stück und Faktor“ über das Dropdownmenü definiert werden, um diese Hilfslohnarten aus der Berufsgenossenschaftsberechnung fern zu halten.
  • Die eigentliche Stundenlohnart 001, die sich dann auf die BG stundenmäßig auswirkt, wird für die automtische Befüllung durch die Stundenerfassung für IST-Stunden benötigt (auch bei Gehaltsbeziehern).
lern-Ware für Lexware® KUG-Abrechnung: neue Lohnart Sollstunden-Entgelt als Lohnart für Stundenlöhner mit Stück und Faktor-Definition
Lern-Ware für Lexware® KUG-Abrechnung: neue MINUS-Lohnart für Stundenlöhner mit Stück und Faktor-Definition
Lern-Ware für Lexware ® KUG neue Lohnart Fibukontozuordnung Gehalt
Lern-Ware für Lexware ® KUG-Abrechnung:
Minuslohnart auf gleichen Konto wie normales Entgelt kontieren, hier der SKR03 als Basis. Bei Stundenlohn gilt grundsätzlich der Eintrag 4110 als Grundlage für das Nullsummenspiel der neuen Lohnarten
Lern-Ware für Lexware ® KUG Fibukonto Gehalt
Lern-Ware für Lexwre® KUG Abrechnung: Nullsummenspiel von Gehalt und Minusgehalt in der Monatsabrechung, um KUG-Lohnarten und IST-Stunden den Weg zu bereiten

Vorbereitung der Personalstammdaten

Erfassung der SOLL-Stunden in Summe in der Arbeitszeit-Erfassung des Mitarbeiters arbeitstäglich kann auch als Summeneintrag rechts aussen in der letzten Tabellespalte erfolgen:

Lern-Ware für Lexware® KUG-Abrechnung: Die tägliche Soll-Arbeitszeit ohne Pausen kann auch als Summe ohne von-bis Eintrag eingesetzt werden. Diese Sollstunden werden für die KUG-Sollstundenberechnung jeden Monat taggenau berechnet und benötigt.

Aufgabenbewältigung der Monatsabrechnung von KUG in Lexware® Software als Tanz des Cursors über die Erfassungsmaske

Lern-Ware für Lexware® Software – effiziente Erfassung von SOLL- und IST-Stunden sowie SOLL- und IST-Entgelten für Kurzarbeitabrechnungen

SOLL-Stundenzahl monatlich in KUG-Modul automatisiert eintragen

1 + 2 : Der Tanz über die Abrechnungsmaske beginnt mit der Erfassung der SOLL-Stunden in den Personlstammdaten eines jeden Beschäftigten, die im jeweiligen Monat zu erbringen ist.

Lern-Ware für Lexware ® KUG Abrechnung Sollstundenzahl-Ermittlung aus Arbeitszeit-Vorgaben in den Personalstammdaten

Je nachdem wieviele Stnden an wievielen Wochentagen gearbeitet wird, ergeben sich unterschiedliche Summen pro Monat, da Kalendermonate eine abweichende Anzahl von Arbeitstagen aufweisen:

IST-Stundenerfassung monatlich tatsächlicher erbrachter Arbeitszeit für Stundenlohn und Gehaltsbezieher

3: Die IST-Stundeneingabe der getätigten Arbeitszeit erfolgt dann über die Stundenerfassungsmaske. Auch hier kann über die Tagessummen ganzzahlig oder dezimalgenau (siehe Punkt: Darstellung Std/Min) alles niedergelegt werden:

Lern-Ware für Lexware® KUG-Abrechnung: Zahl der erbrachten Stunden laut Erfassungstabelle der Monatsabrechnung eintragen und summiert als IStstunden pro Lohnart ablesen

SOLL-Entgelt für Stundenlöhner sowie SOLL-Stundensatz für Gehaltsbezieher aufzeigen

4: Das laufende SOLL- Arbeitsentgelt wird über den IST-Stundenlohn als Produkt aus der Anzahl der IST-Stunden (Punkt 3) mit dem noch zu ermittelnden Monatsstundensatz (Punkt 5) ersetzt.

Das Soll-Arbeitsentgelt muss im Bereich der KUG-Abrechnung den Angaben im gültigen Arbeitsvertrag entsprechen. Um die Übersicht über Soll und Ist zu wahren, schlage ich folgende anschauliche Nullstellung des Soll-Gehalts bzw. Soll-Lohnes vor, da dieses ja durch KUG-Entgelte in Zusammenhang mit Lohnart 001 ersetzt werden, die auf der Abrechnung zwangsweise sichtbar auftauchen:

Lern-Ware für Lexware® KUG-Abrechnung- den Überblick wahren, indem Sollbezug durch gleichartige Minuslohnart auf Null gestellt wird.Die getätigten IStstunden sind bereits auf der Abrechnung über Lohnart 001 rot gefärbt sichtbar
Lern-Ware für Lexware® KUG-Abrechnung:: Der Stundensatz bei Stundenlöhnern steht fest, die Sollstundenzahl muss ermittelt und in beide neuen Lohnartn einmal mit +, einmal mit – eingetragen werden. Das ISt-Entgelt ist bereits über die Stundenerfassung ermittelt und muss nur noch zusammen mit dem Sollentgelt (Sollstunden-Entgelt oben), den Ausfallstunden (Sollstunden minus IStstunden) und dem Ist-Entgelt in den KUG-Abrechnungs-ASSi eingetragen werden, um die Zuschüsse zu ermitteln

SOLL-Stundensatz für Gehaltsbezieher ermitteln bzw. SOLL-Entgelt für Stundenlöhner berechnen

5: Bei Gehaltsbeziehern fehlt alleinig noch der monatskorrekte Stundensatz für die Eingabe als „Faktor“ oben in die Lohnart 001, um das IST-Entgelt zu berechnen. Dazu benötigen Sie obiges Sollentgelt laut Punkt 4 und die Sollstundenanzahl in der KUG-Abrechnungsmaske laut Punkt 2. Das Sollgehalt wird im Punkt 5 als Sollentgelt eingetragen.

  1. Sollstundenzahl laut Punkt 2: 176 h
  2. Sollentgelt laut Punkt 4: 2400,00 €
  3. Sollentgelt / Sollstundenzahl = 2400,0 € / 176 h = 13,6363 €/h, also 13,64 € Stundenlohn als „Faktor“ für Oktober bei diesem Beschäftigten, welches oben als Stundensatz eingetragen werden muss
Lern-Ware für Lexware® KUG-Abrechnung: Sollentgelt und ISt-Entgelt muss manuell eingetragen werden, kann aber aus der laufenden Abrechnung laut Punkt 4 abgelesen werden. Alle rot markierten Bereiche bitte laut Informationen der Agentur für Arbeit im FAQ-Bereich abarbeiten!
Lern-Ware für Lexware® KUG Abrechnung und Eintrag bzw. Fundort von Soll- und IStentgelt für Punkt 5. Setzt sich das Monatsentgelt aus mehreren Lohnarten zusammen, muss geprüft werden, welche vom Arbeitgeber weiter bezahlt wird (z. B. BAV, Dienstwagen, Kindergartenzuschuss) und ob diese Zahlungen auf Kurzarbeitergeld angerechnet werden. Das IST-Entgelt setzt sich dann unter Umständen aus mehreren Listeneinträgen zusammen, wohingegen das Sollentgelt nicht vollständig ins Minus gesetzt werden muss (z. B. Dienstwagenbezug, der sich nicht auf die Anzahl IST-STunden für das IST-Entgelt auswirkt, sondern von vornherein ein IST-Entgelt-Bestandteil ist, sofern fortgeführt)

AUSFALL-Stunden als Differenz aus SOLL- und IST-Stunden eintragen

Ein letztes Mal muss noch Punkt 2 aufgerufen werden. Die Aufallstunden als Differenz der Sollstunden von den Iststunden muss im Bereich „Stunden“ des KUG-Moduls noch eingetragen werden, damit überhaupt KUG-Lohnarten Beträge in der Abrechnung und im Bescheinigungswesen aufzeigen.

  1. Sollstundenzahl monatsgenau laut Punkten 1+2 = 176 h
  2. Iststundenzahl laut getätigter Arbeitszeit und Stundenerfassung laut Punkt 3 (mit Lupenfaktor): 41,75 h
  3. Ausfallstunden für den Eintrag bei KUG-STunden: 176 h – 41,75 h = 134,25 h
Lern-Ware für Lexware® Software KUG IST- und SOLLStunden, Fehlstunden krankheitsbedingt während KUG, falls nicht vorher schon vorhanden, sind Ausfallstunden bei KUG

Aufgabenergebnis nach Erfassung von SOLL- und IST-Stunden und SOLL- und IST-Entgelten sichten

Wenn dann alle Berechnungen durchgeführt und die Eingaben daraus getätigt sind, ergibt sich folgendes Bild:

Lern-Ware für Lexware® KUG-Abrechnung:: Soll- und Istsunden eingetragen, Ausfallstunden ermittelt und erfaßt- Stundensatzermittlung für IStEntgelt errechnet und mit IStstunden multipliziert, um Istengelt zu erhalten-, IStEntgelt eingetragen, Sollentgelt ebenfalls, Minussollentgelt zusätzlich erfaßt, Abrechnung steht

Zusätzliche Grundlohnarten oder geldwerte Vorteile berücksichtigen

  • Beträge für Verträge zur betrieblichen Alterversorgung sollten dahingehend geprüft werden, ob das sozialversicherungsrechtliche Entgelt bei KUG noch für Umwandlungen dafür zur Verfügung steht. Bei Verträgen als reine zusätzliche Arbeitgeberleistung (also ehemalige Lohnerhöhung) braucht lediglich die Prüfung erfolgen, ob die Finanzierbarkeit dieser Leistungen noch machbar ist und der Nachtrag zum Arbeitsvertrag eine Aussetzung der Zahlung während eines bestandskräftigen Arbeitsverhältnisses von vornherein ermöglicht. Letztere Verträge sind eh sozialabgabenfrei- sprechen Sie in jedem Fall mit dem betroffenen AN und u. U. mit der Versicherungsgesellschaft, um Möglichkeiten der Beitragsfreistellung sowie Nachzahlung auf einen Schlag in Erfahrung zu bringen.
  • der Bezug von mehreren Lohnarten (Dienstwagen oder -Rad, Vermögenswirksame Leistungen, Fahrgeld oder Kindergartenbeiträge, Verpflegung oder Unterkunft) bedarf ebenfalls einer genaueren Einschätzung der Sollentgeltcharaktere auf Berücksichtigungsfähigkeit als IST-Entgelt, bzw. Pflicht zur Zahlung laut Arbeitsvertrag, auch wenn dafür keine Arbeitstunden laut Iststundenliste der Stundenerfassung direkt erbracht werden müssen. Antworten darauf geben die Informationen der Agentur für Arbeit- diese sind lesenswert und leicht verständlich und ganz zu Anfang als Link aufrufbar.
  • Die FAQ der Arbeitsagentur helfen in jedem Fall weiter- ansonsten schauen Sie sich die Zusammensetzung von Soll- und IStengelt konzentriert(er) an- belegen Sie nur das Sollentgelt mit Minusgehalt, was auch wirkliich nicht (mehr) zum IStentgelt gehört.
  • Falls das Istentgelt dann aus mehreren Lohnarten sv-pflichtiger Art besteht, aber nicht mit der ISt-Stundenanzahl direkt in Verbindung gebracht wird (z. B. vermögenswirksame Leistung als Zusatzlohn) gilt dieses halt als gesamtes IST-Entgelt… und muss auch als solches im KUG-Assistenten summiert mit dem Lohn für die IST-Stunden zusammen eingetragen werden, wenn die Fortführung der Zahlung an den VL-Finanzdienstleister erfolgt.

Zusätzlicher Lohn durch Feiertag oder Urlaub, sonstige Zuzahlung Arbeitgeber während KUG, Fehlzeit wegen Krankheit

Feiertage gelten nicht als KUG-fähig, wenn an diesen branchenbedingt nicht gearbeitet worden wäre. Diese sind somit ohne Ausfallstunden mit voller Sollstundenanzahl dieses Tages laut Arbeitszeittafel in den Personalstammdaten zu berechnen und gehören zum IST-Entgelt, für alle die Arbeitnehmer, die Sonn- und Feiertags keiner Erwerbs-Arbeit nachgehen. Es ist ein vom Arbeitgeber bezahlter „Sonder“-Urlaubstag.

Vertraglich vereinbarte Urlaubstage werden genauso wie Feiertage ohne Arbeitseinsatz behandelt. Wochentags-Sollstunden werden als IST-Stunden in Stundenerfassung eintragen, die Fehlzeit „Urlaub“ als solche genutzt und die dann darüber blau markierten Stunden in der Stundenerfassungsmaske, rot als Summe in der Abrechnungsmaske zum IST-Entgelt zu Lasten des Arbeitgeber addiert und im KUG-Modul als IST-Entgelt erfaßt.

Vom Arbeitgeber zusätzlich zum KUG erbrachte (steuer- und sv-freie) Entgeltbestandteile, die die Nettoauszahlung annähernd auf das Niveau bringen, welches ohne KUG realisiert werden kann, sind zulässig. Die Eingabemöglichkeit dafür ist im KUG-Modul im Bereich „Entgelt“ vorgesehen und zieht auch wieder einen Tanz über die Abrechnungsmaske nach sich, um sehen zu können, ob und inwieweit die Zuzahlung den Auszahlungsbetrag in echt erhöht- zumindest wenn es sch nicht um vollständig abgabenfreie Entgelterhöhungen handelt, wie zu Anfang der KUG-Geschichte im Frühjahr 2020. ZU-Zahlungen oberhalb des eigentlichen KUG-zeitraumfreien Nettoentgelts aus Vormonaten sind nicht erlaubt.

Krankheitsbedingte Fehlzeiten von Arbeitnehmern gelten nur als KUG-fähig, wenn die Krankheit innerhalb der bereits begonnenen KUG-Frist ihren ersten Fehltag verzeichnet. Dann wird KUG für die fehlzeitbedingte Abwesenheit bezahlt. Es erfolgt keine Aufwandsentschädigung über Krankenkassen, da ja die Agentur für Arbeit den Arbeitgeber „entschädigt“. Die Entgeltfortzahlung läuft dann nur in Höhe des KUG-Anspruchs zugunsten des Arbeitnehmers, also unter Umständen mit Nettoauszahlungsminderungen.

Lern-Ware für Lexware® Stundenerfassung Arbeitszeit Krankheit Urlaub während KUG

War die Fehlzeit schon vor Beginn der KUG-Zeit vorhanden, besteht Anspruch auf Aufwandsausgleich für den Arbeitgeber bei der Krankenkasse des Beschäftigten und für den Arbeitnehmer Anspruch auf volle Lohnfortzahlung. Geht die Krankheit in den Krankengeldbezug zahlt die Agentur für Arbeit für den Fall, dass der erste gemeldete Krankheitstag während der KUG-Zeit vorhanden war, ansonsten die zuständige Krankenkasse.

Lern-Ware für Lexware® Abrechnungsmaske Iststunden Urlaubsstunden- Krankstunden werden mit KUG finanziert als Lohnfortzahlung während KUG, keine Aufwandsentschädigung von der KK sondern von der Agentur für Arbeit, für Urlaub und Feiertag sind die Tages-Sollstunden als Iststunden einzutragen

Aufgabenkontrolle des Ergebnisses für KUG sowie Ausdruck das Antrags auf Zahlung für Arbeitsausfall

Abrechnungen für berechtigte Personengruppen prüfen

Lern-Ware für Lexware® KUG-Abrechnung:: Für die Nachvollziehbarkeit der Abrechnung auf Arbeitnehmerseite bietet es sich an, die Sollstundenanzahl bei Gehaltsbeziehern, die Fehlstunden wegen Krankheit bei allen Mitarbeitern im Textfeld sichtbar zu machen, Urlaubs -/Feiertags-und Arbeitsstunden sind in Summe die Zahl der IST-Stunden, die vom Arbeitgeber zu zahlen sind (wenn generell an Feiertagen nicht gearbeitet worden wäre)

Nur Beschäftigte mit Personengruppe 101 (also vollständig abhängig Beschäftigte, die weisungsgebunden arbeiten und mehr als 450,00 € pro Monat auf Dauer verdienen und nicht in Altersrente zusätzlich sind) können für KUG-Abrechnungen berücksichtigt werden. Ausnahmsweise und in besonderen Fällen auch Azubis (Personengruppe 105)- das hängt aber auch von der Einschätzung der zuständigen Sachbearbeiter bei der Agentur für Arbeit ab.

Bescheinigungswesen starten und betriebsindividuell Zellen füllen

Lern-Ware für Lexware® KUG Antrag aus Bescheinigungswesen heraus stellen, Anzeige Arbeitsausfall bzw. Liste Krankengeld für KUG ist dort auch enthalten, Befüllten der leeren Zeilen im Vordruck betriebsindividuell notwendig- jeden Monat neu, leider
Lern-Ware für Lexware® KUG-Abrechnung:: Extras Bescheinigungswesen KUG Antrag (hier Seite 1) drucken und versenden

Bei Bedarf an mehr Informationen bitte die Mitarbeiter der Agentur für Arbeit oder die Betriebsberater der betroffenen Krankenkasse kontakten.

Lern-Ware für Lexware® mit KUG Antrag Liste (letzte Seite) mit Aufsallentgelten, die Vater Staat zuschießen soll
Bleiben Sie und Ihre Mitarbeiter gesund und munter!

Teilen Sie Ihr Wissen mit Ihren Kollegen:
1. LEXWARE® SOFTWARE im PC & Netzwerk2. LEXWARE® LOHN & GEHALTLern-Ware Service & Lexware® AnleitungMonatsabrechnung & Elektronische Meldungen