Lexware Lohn DAKOTA: Meldebescheinigung A1 als Verfahren für deutsche Arbeitskräfte bei befristeter Entsendung ins EU/EWR-Ausland

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Aufgabenstellung für  elektronische Beantragung und Abholung der A1-Bescheinigung

Wenn ein Arbeitnehmer für einen befristeten Zeitraum in ein EU/EWR-Mitgliedsland oder der Schweiz eingesetzt wird, muss der Arbeitnehmer eine A1-Bescheinigung mit sich zu führen. Die A1-Bescheinigung bewirkt, dass deutsches Sozialversicherungsrecht im Ausland weiter anzuwenden ist.

Aufgabenumfeld der Beantragung einer A1- Bescheinigung

Bei einer Beschäftigung im Ausland gelten grundsätzlich die Vorschriften über soziale Sicherheit des Landes, in welchem die Beschäftigung ausgeübt wird. Bei Vorliegen bestimmter Voraussetzungen können Arbeitnehmer, die im Rahmen eines deutschen Beschäftigungsverhältnisses in einem der Mitgliedsstaaten.

  • der EU,
  • des EWR (Island, Lichtenstein, Norwegen)
  • oder der Schweiz

für einen vorübergehenden Zeitraum eingesetzt werden, in der deutschen Sozialversicherung verbleiben. Dazu ist eine A1-Entsendebescheinigung (kurz: Bescheinigung) erforderlich. Im Folgenden werden die genannten Länder vereinfachend als „Mitgliedsstaat(en)“ bezeichnet.

Auch bei kurzwährenden Auslandseinsätzen in oben genannte Länder ist eine Bescheinigung erforderlich. Eine Mindestdauer für den Auslandseinsatz ist nicht vorgesehen. Grundsätzlich muss für jede geschäftliche Reise ein Antrag gestellt werden.

Beachten Sie: Wenn der Arbeitnehmer die Bescheinigung nicht vorlegen kann, drohen empfindliche Bußgelder.

Voraussetzungen:

Die Bescheinigung wird in der Regel bei Vorliegen folgender Voraussetzungen ausgestellt:

  • Die Entsendung findet in einen Mitgliedsstaat statt.
  • Die voraussichtliche Entsendedauer beträgt nicht mehr als 24 Monate.
  • Die arbeitsrechtliche Bindung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer bleibt bestehen.
  • Nennenswerte Tätigkeit des Arbeitgebers im Niederlassungsstaat
  • Keine Ablösung einer anderen Person im Entsendestaat

Die detaillierten Voraussetzungen finden Sie im „Praktischen Leitfaden über die anzuwendenden Rechtsvorschriften“.

Ausnahmen – keine A1-Bescheinigung erforderlich:

Kein Entsendeantrag ist unter diesen Bedingungen erforderlich:

  • Der Mitarbeiter ist nicht im Inland sozialversicherungspflichtig (z. B. ausländischer Mitarbeiter, der den Rechtsvorschriften eines anderen Landes unterliegt).
  • Kein Ortswechsel (z. B. eine in Frankreich lebende Person wird von einem deutschen Unternehmen in Frankreich angestellt, Einsatzort ist Frankreich).
  • Die entsandte Person ist im Entsendeland bereits sozialversicherungspflichtig angemeldet.
  • Die entsandte Person wird unbefristet ins Ausland versetzt.
  • Die entsandte Person hat keine arbeitsrechtliche Bindung zum entsendeten Unternehmen (beendetes oder ruhendes Arbeitsverhältnis)
  • Personen, die gewöhnlich in mehreren Mitgliedstaaten erwerbstätig sind (betrifft z. B. Fernfahrer, hier ist ein A1-Antrag Ausnahmevereinbarung bei der DVKA – Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland in Bonn zu stellen)
  • Personen, die im Rahmen eines bilateralen Sozialversicherungsabkommens entsandt werden
  • Reise in ein Land außerhalb der EU/EWR oder der Schweiz
  • Flug- und Kabinenpersonal
  • Incentive- oder Urlaubsreisen (sofern keine Erwerbstätigkeit ausgeübt wird)

Keine Entsendung liegt vor

  • Bei Arbeitnehmerüberlassung im Entsendestaat d.h. das Unternehmen im Entsendestaat verleiht den Arbeitnehmer an ein anderes Unternehmen.
  • Drittstaatentsendung d.h. ein im Inland von einem ausländischen Unternehmen angestellter Arbeitnehmer wird in einen dritten Mitgliedsstaat entsandt.
  • Arbeitgeber (mit Sitz in einem anderen Mitgliedsstaat) verlegt die Tätigkeit des Arbeitnehmers in das Mitgliedsland, in welchem der Arbeitgeber seinen Sitz hat.
    Beispiel:  Ein deutscher Arbeitnehmer, der von einem deutschen Unternehmen mit Sitz in der Schweiz eingestellt wurde, wird in die Schweiz versetzt.

Aufgabendurchführung für A1-Antragsstellung formal und in Lexware

Der Antrag auf Ausstellung einer A1-Entsendebescheinigung muss im Voraus elektronisch beim zuständigen Träger gestellt werden.

Zunächst sind zwei Antragsverfahren zu unterscheiden:

  • A1-Antrag für Entsendungen innerhalb der EU/EWR oder Schweiz nach Art. 12 Absatz 1 Verordnung (EG) Nr. 883/2004. Das Verfahren ist vollständig elektronisch.
  • A1-Antrag für Ausnahmevereinbarungen nach Art. 16 Absatz 1 Verordnung (EG) Nr. 883/2004 (z. B. wenn die Beschäftigung im Ausland länger als 24 Monate dauert).
    Besonderheit: Nur der Antrag wird elektronisch übermittelt, die weitere Bearbeitung erfolgt auf dem Postweg.
    Anträge auf Ausnahmevereinbarungen sind bei dem GKV-Spitzenverband, DVKA (Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland) elektronisch zu beantragen.

Je nach sozialversicherungsrechtlichem Status des Arbeitnehmers sind unterschiedliche Stellen für die Genehmigung zuständig. Sofern der SV-Status aus den in Lexware lohn+gehalt hinterlegten Stammdaten erkennbar ist, wird die zuständige Annahmestelle automatisch im elektronischen Antrag berücksichtigt.
Bei geringfügig / kurzfristig beschäftigten Arbeitnehmern müssen Sie die zuständige Stelle im Assistenten selbst ergänzen.

Gesetzlich oder freiwillig Krankenversicherte Krankenkasse, bei welcher der Arbeitnehmer versichert ist.
Privat Krankenversicherte (auch Selbstständige und Gewerbetreibende) Deutsche Rentenversicherung, DRV Knappschaft Bahn-See oder zuständigen Regionalträger der DRV
Berufsständisch Versicherte (ohne gesetzl./freiw. Krankenversicherung, Befreiung von Rentenversicherungspflicht)  Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen
Beherrschender Gesellschafter-Geschäftsführer (Personengruppe 997) Der A1-Antrag ist schriftlich bei den o.g. Annahmestellen einzureichen. Ein Online-Antrag ist für Unternehmer noch nicht vorgesehen. Den A1-Antrag finden Sie auf den Seiten der DVKA zum Download. Senden Sie den ausgefüllten Antrag mit der Post an den zuständigen Träger der Rentenversicherung.
Geringfügig / kurzfristig beschäftigte Arbeitnehmer Die Bundesknappschaft (Minijob-Zentrale) erteilt keine A1-Entsendebescheinigung. Für den Antrag gelten die o.g. Annahmestellen (häufig die gesetzliche Krankenkasse des Mitarbeiters).

Die zuständige Stelle prüft,

  • ob eine Entsendung im Sinne der Verordnung EG 883/2004 vorliegt und
  • ob die deutschen Rechtsvorschriften für die Zeit der Auslandsbeschäftigung weiterhin anzuwenden sind.

Ablehnung

Die zuständige Stelle kann den Antrag ablehnen, wenn z. B. die Voraussetzungen für eine Bescheinigung nicht vorliegen. Eine Ablehnung wird Ihnen über die Antwortzentrale elektronisch übermittelt.

Programmschritte mit Dakota Schnittstelle für A1 Antragsstellung in Lexware

Schritt 1: A1 – Antrag erstellen

  1. Rufen Sie das Menü ‚Extras – Entsendung (A1-Bescheigung) – Antragsassistent‘ auf.
  2. Wählen Sie die Schaltfläche ‚Neu‘.

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  3. Auf der nächsten Seite werden alle im aktuellen Abrechnungsmonat beschäftigten Arbeitnehmer aufgelistet.
    Beachten Sie:
    Für nicht ‚abhängig Beschäftigte‘ (im Sinne der Sozialversicherung) ist kein elektronischer Antrag vorgesehen. Dies betrifft im Wesentlichen Selbständige (Freiberufler), Gewerbetreibende und GmbH-Gesellschafter Geschäftsführer. Die A1-Anträge für diese Personengruppen müssen Sie wie bisher in Papierform einreichen.
    Das Formular finden Sie hier zum Download.
  4. Wählen Sie den Mitarbeiter aus und klicken auf die Schaltfläche ‚Erstellen‘.
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    Der Formular-Assistent startet. Das Programm übernimmt die Mitarbeiterstammdaten in den Assistenten.

  5. Vervollständigen Sie die Angaben im Formular-Assistenten.

Hinweise:
– In der linken Navigationsleiste werden Ihnen alle Formularseiten angezeigt. Seiten mit unvollständigen Eingaben sind  mit markiert
– Sie haben jederzeit die Möglichkeit, durch Klicken auf die Schaltfläche ‚Speichern‘ Ihren aktuellen Bearbeitungsstand zu speichern.
– Über ‚Extras – Entsendung (A1-Bescheinigung) – Antragsassistent‘ – ‚Bearbeiten‘ können Sie den Antrag erneut aufrufen.
Beachten Sie, dass die letzte Seite ‚Erklärung zur Informationspflicht‘ stets neu bestätigt werden muss.

  1. Lesen Sie auf der letzten Seite die ‚Erklärung zur Informationspflicht‘ aufmerksam durch.
  2. Bestätigen Sie die einzelnen Punkte.
    Wenn Sie alle Angaben gemacht haben und die Formularseiten mit ✓ markiert sind, klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche ‚Fertigstellen‘.

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  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche ‚OK‘ um dne Assistenten zu schließen.
  4. Versenden Sie den Antrag.

Wenn sich während der Bearbeitung herausstellen sollte, dass der Antrag nicht mehr benötigt wird, können Sie den Antrag über die Schaltfläche ‚Löschen‘ aus der Übersicht entfernen.
Nach dem Versand können Sie den Antrag ansehen oder stornieren.

Schritt 2: A1 – Antrag drucken

Unmittelbar nach Versand des Antrags können Sie sich die ‚Bestätigung der Antragsstellung‘ ansehen und ggf. ausdrucken.

  1. Rufen Sie das Menü ‚Extras – Entsendung (A1-Bescheinigung) – Gesendete Anträge‘ auf.
    Beachten Sie: In der aktuellen Programmversion werden im Druckassistenten alle gesendeten Anträge angezeigt.
  2. Einzelne Anträge können Sie drucken, indem Sie in der ‚Vorschau‘ den gewünschten Antrag aufrufen und über den Eintrag ‚Aktuelle Seite drucken‘ ausgeben.
    Hinweis: Alternativ können Sie eine *.pdf-Datei erzeugen. Wählen Sie hierzu im Bereich Zielgerät den Eintrag ‚Export‘
    In dem *.pdf-Dokument können Sie über die Suchfunktion die jeweiligen Anträge finden (z. B. Antragsdatum = 11.07.2019 –> Suchfeld: 11.07.2019).

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Schritt 3:  A1 – Entsendebescheinigung drucken

Wenn Ihr Antrag von der zuständigen Stelle bewilligt worden ist, erhalten Sie eine entsprechende Meldung in der Antwortzentrale.

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  1. Klicken Sie auf den Link ‚Anzeigen‘.
  2. Drucken Sie die Bescheinigung aus und übergeben Sie diese Ihrem Mitarbeiter.

Archivierte Bescheinigungen, sind in der Rubrik ‚erledigte Einträge‘ aufgeführt. Klicken Sie hierzu auf den Link ‚+ Filter einblenden‘.

Ein Antrag kann auch abgelehnt werden. Den Ablehnungsgrund sehen Sie in der Detailansicht der Rückmeldung.

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A1 – Antrag stornieren mit Lexware Software

Der A1-Antrag ist vom Arbeitgeber zu stornieren, wenn er

  • nicht zu stellen war (z. B. die Entsendung für den im Antrag genannten Arbeitnehmer findet nicht statt),
  • einem Träger übermittelt wurde, der nicht zuständig ist oder
  • unzutreffende Angaben enthält.
  • bzw. sich Angaben in der Zwischenzeit geändert haben (Reisedaten, Beschäftigungsort).

Erfolgt die Stornierung, weil der Antrag an eine unzuständige Stelle übermittelt wurde oder unzutreffende Angaben enthielt, müssen Sie einen neuen Antrag stellen.

Über ‚Extras – Entsendung (A1-Bescheigung) – Antragsassistent‘ können Sie versendete Anträge stornieren. Versenden Sie anschließend den „Storno“-Antrag.

Bei sozialversicherungsrechtlichen Fragen wenden Sie sich an die zuständige Einzugsstelle (Krankenkasse, Rentenversicherung, VW, DVKA).


Lern-Ware Hinweise:

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