Lexware Lohn: Dienstfahrrad als E-Bike bzw. S-Pedelec / Jobrad als Lohnerhöhung oder Lohnumwandlung abrechnen

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1. Aufgabenerkennung der Abrechnung eines Dienst-Fahrrades über Lohnarten in Lexware:

1. a) Abgabenfreiheit oder Abgabenpflicht:

Elektrofahrrad mit bis zu 25 km/h als Pedelec:

Pedelecs (Pedal Electric Cycle) sind Fahrräder, die nach der StVO mit einem max. 250 Watt starken Motor betrieben werden dürfen, welcher auf 25 km/h begrenzt ist. Für derartige Räder gilt keine Kennzeichen- bzw. Versicherungspflicht. Es gilt nicht als KFZ.

Mit Änderung des Einkommensteuergesetzes zum 1. Januar 2019 wurde die private Nutzung von Fahrrädern neu gefasst (§ 3 Nr. 37 EStG): Steuerfrei sind … „zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn vom Arbeitgeber gewährte Vorteile für die Überlassung eines betrieblichen Fahrrads, das kein Kraftfahrzeug im Sinne des § 6 Absatz 1 Nummer 4 Satz 2 ist;“

Elektrofahrrad ab 25 km/h als S-Pedelec:

S-Pedelecs sind Fahrräder mit einem Elektroantrieb, wobei das Rad schneller als 25 km/h fahren kann (Unterstützung meist bis 45 km/h, Motorleistung 250 Watt und mehr). Solche Räder gelten verkehrsrechtlich als Kleinkraftrad.

Die Steuer- und Sozalabgabenbefreiung für Dienstfahrzeuge als Lohnerhöhungs-Ersatz ist zunächst bis zum 31.12.2021 befristet (§ 52 Abs. 4 Satz 7 EStG 2019).

Die Steuer- und Sozialabgabenpflicht für Dienstfahrzeuge, deren Anschaffungspreis vom Mitarbeiter  über Gehaltsumwandlung finanziert wird, gilt für Altfälle bis 31.12.2018 für den vollen Bruttolistenpreis.

Erfolgt die erstmalige Überlassung des Fahrrads ab 01. Januar 2019 ist der halbe Bruttolistenperis bis zum Januar 2022 zu verbeitragen- im Lohn. In der Finanzbuchhaltung  muss ab 2019 nach wie vor jedoch die USt auf den vollen Listenpreis des geldwerten Vorteils vom Arbeitgeber7Unternehmer bezahlt werden (s. Lern-Ware Hinweis und Beitragsbild), da nach wie vor die volle Vorsteuer aus der Betriebsausgabe beim Kauf oder Leasing des Pedelecs gezogen werden darf.


1.b) Höhe des Bruttolistenpreises für Lohnbuchhaltung und Finanzbuchhaltung für S-Pedelecs

Neuregelung – Überlassung nach dem 1. Januar 2019

Mit Änderung des Einkommensteuergesetzes 2019 ist für ein S-Pedelec, welches im Zeitraum nach dem 31.12.2018 bis vor dem 01.01.2022 neu angeschafft oder zum ersten Mal an einen Arbeitnehmer überlassen wird, nur die Hälfte des Bruttolisten­preises anzusetzen (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 Nr. 2 EStG).

Die Ermittlung der privaten Nutzung ergibt sich mit 1% und 0,03% (Wohnung – erste Tätigkeitsstätte) aus dem hälftigen Bruttolistenpreis. Beachten Sie, dass bei Übertragung der Buchungsliste an Lexware buchhaltung eine Ergänzungsbuchung vorzunehmen ist. Bei der Umsatzsteuer ist für den Sachbezug der volle Bruttolistenpreis zugrunde zu legen (UStAE 15.23 Abs. 5 Satz 4 Nr. 1).

Lern-Ware Hinweis: Lexware Lohn 2019-2022: 1 % Regelung gilt nur für USt- Abgabe, 0,5 % gilt für Bruttolohn an sich bei Elektrofahrzeugen

Wird für die Ermittlung der Privatnutzung die Fahrtenbuchmethode angewendet, wird bei der Ermittlung der Abschreibung nur die Hälfte der Anschaffungs- und anschaffungsnahen Kosten angesetzt. Die Bewertung der Privatnutzung kann für Zwecke der Umsatzbesteuerung übernommen werden.

Der Ansatz des hälftigen Bruttolistenpreises gilt für die gesamte private Nutzung des S-Pedelecs.

Beispiel:

Zum 2. Januar 2019 wird einer Mitarbeiterin ein S-Pedelec im Wert von 3.680 EUR überlassen. Für die Berechnung der privaten Nutzung mittels der pauschalen 1% Regelung setzen Sie den halben Bruttolistenpreis an.

Unverbindliche Preisempfehlung (inkl. USt) 3.680,00 €
davon 1/2 1.840,00 €
abrunden auf volle 100 EUR = Bemessungsgrundlage 1.800,00 €
davon 1% 18,00 €
davon 0,03% x 14 km 7,56 €
Geldwerter Vorteil = 25,56 €

Altregelung – Überlassung vor dem 1. Januar 2019:

Für S-Pedelecs, die vor dem 01.01.2019 angeschafft und an einen Arbeitnehmer überlassen wurden, bleibt es bei der bisherigen Regelung: Die Privatnutzung ist mit 1% + 0,03% des vollen Bruttolistenpreises anzusetzen.


2. -3 . Abrechnung verschiedener Pedelec-Kategorien

2.a Aufgabenumfeld der Abrechnung eines E-Bikes bis 25 km/h als Fahrrad „Pedelec“:

In Lexware lohn+gehalt können Sie auf der Seite ‚Dienstwagen‘ nur 1 Dienstfahrzeug erfassen. Wenn dem Mitarbeiter neben einem Dienstwagen zusätzlich ein Fahrrad/E-Bike zur Verfügung steht, haben Sie die Möglichkeiten den Nutzungswert über selbst angelegte Lohnarten abzurechnen. Beachten Sie die Unterscheidung von Fahrrädern/E-Bikes und S-Pedelecs.

  • Für die private Nutzung eines Fahrrads / EBikes, welches nicht als Kraftfahrzeug zugelassen ist, sind keine Fahrten Wohnung zu erster Tätigkeitsstätte etc. zu erfassen.

3. a Aufgabenbewältigung der Abrechnung eines E-Bikes bis 25 km/h als Fahrrad „Pedelec“:

Bei Entgeltumwandlung gilt die Anleitung für die Anlage von Anschaffungs-Werten im Rahmen eines Dienst-KFZ und zur Buchungssatzergänzung bei Anschaffung ab 01.01.2019:

Lexware Lohn: Dienstwagen mit 1 % Regelung abrechnen; Neuerungen ab 2019 für Elektromobilität

Lexware Lohn 2019-2022: 1 % Regelung gilt nur für USt- Abgabe, 0,5 % gilt für Bruttolohn an sich bei Elektrofahrzeugen

Wenn die steuerrechtlichen Voraussetzungen vorliegen, mindert der Gehaltsverzicht/Barlohnumwandlung das steuer- und sv-pflichtige Brutto.

Haufe-Lexware SF 20261

Erfassen Sie

– in einer Lohnart im Bereich ‚geldwerter Vorteil‘ ‚1% vom Listenpreis‘ und
– eine weitere Lohnart im Bereich ‚laufendes Arbeitsentgelt‘ mit negativem Vorzeichen für den Gehaltsverzicht.


2. b. Aufgabenumfeld der Abrechnung eines E-Bikes ab 25 km/h als Kleinkraftrad „S-Pedelec“:

S-Pedelecs sind Fahrräder mit einem Elektroantrieb, mit dem das Rad über 25 km/h fahren kann (Unterstützung meist bis 45 km/h, Motorleistung 250 Watt und mehr). Solche Räder gelten verkehrsrechtlich als Kleinkraftrad.

3.b. Aufgabenbewältigung der Abrechnung eines E-Bikes ab 25 km/h als Kleinkraftrad „S-Pedelec“:

Die Bewertung des Vorteils aus der verbilligten oder unentgeltlichen Überlassung eines sog. S-Pedelecs erfolgt nach den für die Überlassung von Kraftfahrzeugen (Pkw) geltenden Grundsätzen. Der Vorteil aus der Privatnutzung und für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte oder für Familienheimfahrten bei doppelter Haushaltsführung ist unter Anwendung der sog. Listenpreismethode wie folgt zu bewerten:

  • Ein S-Pedelec, das verkehrsrechtlich als Kraftfahrzeug gilt, ist wie ein Elektro-Pkw abzurechnen (+d.h. inkl. des geldwerten Vorteils bei Fahrten Wohnung zu erster Tätigkeitsstätte etc.) :
    • 1% des Listenpreises für die Privatnutzung und
      0,03% des Listenpreises je Entfernungskilometer für Fahrten Wohnung – erste Tätigkeitsstätte.
  • Wenn das Dienstfahrzeug nicht während des ganzen Monats überlassen wird, muss dennoch der Betrag für die Privatnutzung ungekürzt für den Kalendermonat angesetzt werden.

Anstelle der Listenpreismethode kann der geldwerte Vorteil nach der sog. Fahrtenbuchmethode ermittelt werden.

Hier gilt die Anleitung für die Anlage von Werten im Rahmen eines Dienst-KFZ und zur Buchhungssatzergänzung bei Anschaffung ab 01.01.2019:

Lexware Lohn: Dienstwagen mit 1 % Regelung abrechnen; Neuerungen ab 2019 für Elektromobilität

Lexware Lohn 2019-2022: 1 % Regelung gilt nur für USt- Abgabe, 0,5 % gilt für Bruttolohn an sich bei Elektrofahrzeugen


4. Aufgabenergebnis der Abrechnung eines E-Bikes:

Das Ergebnis ist analog zur KFZ-Abrechnung im Dienstwagenbereich.

Bei Entgeltumwandlung durch Lohnverzicht für E-Bike und Nutzung des Dienstwagenassistenten für Abrechnung des E-Bikes:

Die Finanzierung des Fahrrads können Sie als (negative) Gehaltslohnart in der Abrechnung ansetzen (Kopie LA 0002 – Gehalt). Alternativ können Sie für die Abrechnung der Privatnutzung eine weitere Lohnart im Bereich ‚Geldwerter Vorteil‘ (Kopie ‚LA 2000 – Reisekosten steuerpflichtig‘) anlegen und umbenennen.​

Haufe-Lexware SF 20261

Wenn sowohl ein Bike als auch ein PKW abgerechnet werden sollen, benötigen Sie für das Bike selbst angelegte neue Lohnarten.


Lern-Ware Hinweis:

Lexware Lohn: neu angelegte Lohnarten mit Berufsgenossenschafts-Zuweisung


 

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