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Um die Buchführung zu vereinfachen, haben Sie die Möglichkeit, Standard-Buchungsvorlagen zu nutzen oder neue Buchungsvorlagen anzulegen. Für regelmäßig wiederkehrende Geschäftsfälle können Sie zusätzlich eine automatische Wiedervorlage einrichten.

Hintergrund für alle Buchhaltungsversionen von Lexware

Im Menü ‚Verwaltung – Buchungsvorlagen‘ können Sie Angaben zu Buchungssätzen ganz oder teilweise als Vorlage erfassen. Diese Vorlagen können Sie in den Buchungsmasken auswählen und übernehmen.

Die Vorteile von Buchungsvorlagen sind:

• Sie brauchen die Angaben nur einmal zu erfassen.
• Sie reduzieren die Möglichkeit von Fehleingaben beim Buchen.

In den Kontenrahmen SKR-03 und SKR-04 sind bei Firmenneuanlage gängige Buchungsvorlagen angelegt:

Prüfen Sie, ob für Ihren Geschäftsfall bereits eine Buchungsvorlage vorhanden ist. Über die Funktion ‚Bearbeiten‘ können Sie eine bestehende Vorlage anpassen.

Lern-Ware Tipp:

Sie können, wie im Beitragsbild gezeigt, auch aus eigenen Buchungsätzen, die in der Eingabemaske vorhanden sind, Buchungsvorlagen per Aufruf auf „als Buchungsvorlage speichern“ definieren. Weiteres Vorgehen damit weiter unten im Beitrag.

Voraussetzungen für alle Buchhaltungsversionen von Lexware

Wenn Sie einer Buchungsvorlage einen Belegnummerkreis zuordnen wollen, legen Sie zunächst den Nummernkreis im Menü ‚Verwaltung – Belegnummern‘ an. Die Belegnummer und die Einstellung ‚automatisch hochzählen‘ werden aus dem Belegnummernkreis übernommen.

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Buchungsvorlage anlegen

a) bei Basis und Plus Ein-Platz-Versionen (auch in den Kompaktzusammenstellungen aus 3 Programmteilen)

1. Öffnen Sie das Menü ‚Verwaltung – Buchungsvorlagen‘.
2. Klicken Sie auf ‚Neu‘.
3. Im Dialog ‚Buchungsvorlage Neu‘ tragen Sie die Angaben zum Buchungssatz ein.

   

4. Beachten Sie die Hinweise zu einzelnen Eingabefeldern in der folgenden Tabelle:
   

   Eingabefeld	Hinweise
   Suchnummer	Die Suchnummer ermöglicht die gezielte Suche nach Buchungsvorlagen in den Buchungsmasken. Die Suchnummer wird vom Programm automatisch hochgezählt. Sie können die Suchnummer manuell ändern.
   Buchungstext	Der Buchungstext ist eine Pflichtangabe. Der Buchungstext muss eindeutig sein. Sie können derselben Buchungstext nicht in mehreren Buchungsvorlagen verwenden.
   Belegkreis in den Eingabemasken überschreiben	Wenn Sie der Buchungsvorlage einen Belegnummernkreis und eine Belegnummer zuordnen wollen, setzen Sie hier den Haken.
   Automatik	Die Automatik nutzen Sie für regelmäßig wiederkehrende Buchungsfälle. Um die Automatik zu nutzen, muss der Buchungssatz vollständig sein. Einzelheiten finden Sie im Abschnitt ‚Wiederkehrende Buchungsfälle mit Automatik‘.

 

b) bei Pro und Premium Mehrplatz-Versionen (auch in den Kompaktzusammenstellungen sowie in Business Plus, Handwerk Plus)

Beispiel: Die monatliche Miete für das Büro in Höhe von 1.500 EUR wird monatlich zum 01. vom Bankkonto abgebucht. Für diese regelmäßig wiederkehrende Buchung soll eine Buchungsvorlage mit Serientermin angelegt werden.

1. Öffnen Sie das Menü ‚Verwaltung – Buchungsvorlagen‘.
2. Klicken Sie auf ‚Neu‘.
3. Geben Sie die Daten der Buchungsvorlage ein.
   Hinweis: Wenn Sie die Buchungsvorlage mit Buchungsautomatik anlegen wollen, muss der Buchungssatz vollständig sein.Beispiel: SKR-03

   

   In der folgenden Tabelle finden Sie Hinweise zu wichtigen Eingabefeldern:

   Eingabefeld	Hinweise
   Suchnummer	Die Suchnummer unterstützt die Auswahl der Buchungsvorlage in der Buchungsmaske.
   Belegnummer	Belegnummernkreise legen Sie im Menü ‚Verwaltung – Belegnummern‘ an.
   Splitt im Soll- oder Habenkonto	Wenn Sie den Buchungsbetrag im Soll oder Haben auf mehrere Konten aufteilen wollen, nutzen Sie die Funktion ‚Splitten‘. Bei Splittbuchungen ist die Eingabe des Gegenkontos im Basiseintrag erforderlich.
   Steuer	Die Steuerinformation wird aus den Kontoeigenschaften übernommen.

    

4. Wenn Sie alle Angaben erfasst haben, klicken Sie auf ‚Speichern‘.

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Automatisch wiederkehrende Buchungen auffinden

a) bei Basis und Plus Ein-Platz-Versionen (auch in den Kompaktzusammenstellungen aus 3 Programmteilen)

Für regelmäßig wiederkehrende Buchungsfälle (z. B. Miete) können Sie die Buchungsvorlage mit Automatikfunktion einrichten. Die Automatikfunktion ermöglicht die Zuordnung eines Serientyps für die Ausführung der Buchungsvorlage (z. B. monatlich). Wenn das Ausführungsdatum erreicht ist, wird die Buchung im Heute zu tun als Aufgabe angezeigt. Sie können die Automatikbuchungen wahlweise in den Stapel oder das Journal buchen.

Sie können auch einen in die Buchungsmaske eingegebenen Buchungssatz über den Button „Buchungsvorlage übernehmen“

Buchungsvorlage mit Automatik anlegen

1. Erfassen Sie in der Buchungsvorlage alle Angaben zum Buchungssatz.
2. Klicken Sie auf ‚Serientyp‘.

   

3. Wählen Sie im Dialog ‚Serientyp‘ das Serienmuster.

   

4. Legen Sie im Bereich ‚Seriendauer‘ den Beginn und ggf. das Ende der Serie fest.

   

5. Klicken Sie auf ‚OK‘.
6. Speichern Sie die Buchungsvorlage.
7. Öffnen Sie das Menü ‚Verwaltung – Konfigurationsassistent‘.
8. Um die wiederkehrenden Buchungen in den Stapel zu buchen, setzen Sie den Haken bei dieser Einstellung:

   

9. Klicken Sie auf ‚Speichern‘.

Aufgabe ausführen

1. Wenn das Ausführungsdatum erreicht ist, öffnen Sie auf der Startseite die Registerkarte ‚Heute zu tun‘.

   

2. Um die Aufgabe auszuführen, klicken Sie auf den Ausführen-Pfeil .
3. Bestätigen Sie die Meldung mit ‚OK‘.

   

4. Die Buchungsvorlage wird je nach Voreinstellung in den Stapel oder das Journal gebucht.

b) bei Pro und Premium Mehrplatz-Versionen (auch in den Kompaktzusammenstellungen sowie in Business Plus, Handwerk Plus)

Sie können Buchungsvorlagen als Aufgabe einrichten und mit einem Serientermin versehen.
Die Aufgaben werden im Bereich ‚Termine + Aufgaben‘ angezeigt und können dort ausgeführt werden.

1. Markieren Sie die Buchungsvorlage.
2. Klicken Sie auf ‚Aufgabe‘.

   

3. Geben Sie die Daten für die wiederkehrende Buchung ein.

   

   Eingabe	Beschreibung
   Betreff	Der Betreff wird im Bereich ‚Termine + Aufgaben‘ angezeigt und als Buchungstext übernommen.
   Aufgabe zuordnen	Wenn Sie mit mehreren Benutzern arbeiten, beachten Sie die Voraussetzungen für das Bearbeiten, Ausführen und Löschen: Benutzer A legt eine Vorlage an und richtet den Serientyp für Benutzer B ein. Benutzer A sieht die Aufgabe in den Terminen und Aufgaben und kann diese Aufgaben ändern und löschen. Benutzer B sieht die Aufgabe in den Terminen und Aufgaben kann diese Aufgaben nur ändern.
   Serientyp	Hier legen Sie folgende Angaben fest: Die Abstände, in denen die Aufgabe wiederholt wird. Den Beginn und ggf. ein festes Enddatum oder die Anzahl der Wiederholungen.
   Status	Wenn die Aufgabe noch nicht ausgeführt ist, wird der Status ‚Offen‘ angezeigt. Wenn die Aufgabe ausgeführt ist, wird der Status ‚Erledigt‘ angezeigt.
   Erinnerung	Legen Sie fest, wann die Erinnerungsfunktion starten soll.

4. Klicken Sie auf ‚Serientyp‘.
5. Hinterlegen Sie das Serienmuster.

   

6. Klicken Sie auf ‚OK‘.
7. Speichern Sie die Buchungsvorlage.

Bei Fälligkeit wird die Aufgabe im Menü ‚Ansicht – Termine und Aufgaben‘ angezeigt und kann automatisch ausgeführt werden.

Serien-Aufgabe in Pro und Premium (Business Plus & Handwerk Plus) ausführen

Voreinstellungen

Bestimmen Sie, ob die Verbuchung der Aufgaben in den Buchungsstapel oder das Journal erfolgen soll.

1. Öffnen Sie das Menü ‚Verwaltung – Konfigurationsassistent‘.
2. Wenn Aufgaben als Stapelbuchungen gebucht werden sollen, setzen Sie den Haken bei der Einstellung ‚Buchen der wiederkehrenden Buchungen in den Stapel‘.

   

3. Speichern Sie die Einstellung.

 

Vorgehen

1. Schließen Sie alle Buchungsmasken.
2. Öffnen Sie das Menü ‚Ansicht – Termine+Aufgaben‘.
3. Im rechten Fensterbereich sind die Aufgaben aufgelistet.

   

4. Öffnen Sie die Aufgabe durch Doppelklick.
5. Klicken Sie auf ‚Ausführen‘.
6. Die Aufgabe wird automatisch verbucht.

Wenn nach dem Ausführen einer Aufgabe der nächste Fälligkeitstermin nicht automatisch angezeigt wird, klicken Sie auf ‚Ansicht – Aktualisieren‘.

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Mit Buchungsvorlage buchen-alle Versionen Buchhaltung

Voreinstellungen

1. Wenn Sie alle Angaben erfasst haben, klicken Sie auf ‚Speichern‘.
2. Schließen Sie den Dialog ‚Buchungsvorlagen‘ mit Klick auf ‚Speichern‘.
3. Öffnen Sie das Menü ‚Extras – Optionen – Buchungsmaske‘.
4. Sie finden folgende Optionen zur Auswahl der Buchungsvorlagen:
   

   Einstellung	Auswirkung in der Buchungsmaske
   Autovervollständigung im Feld Buchungstext aktivieren	Wenn Sie den Buchungstext eingeben, wird automatisch die zugehörige Buchungsvorlage vorgeschlagen.
   Suchnummer in Buchungsvorlagen berücksichtigen	Wenn Sie die Suchnummer eingeben, wird automatisch die zugehörige Buchungsvorlage vorgeschlagen.

Buchungsvorlage auswählen

In der Buchungsmaske haben Sie verschiedene Möglichkeiten, eine Buchungsvorlage auszuwählen:

• Sie wählen die Buchungsvorlage in der Auswahlliste.

  

• Sie geben den Buchungstext oder die Suchnummer im Feld ‚Buchungstext‘ ein.

  

 

Buchungsvorlage übernehmen

Wenn Sie die Buchungsvorlage mit der Tastatur übernehmen, können Sie wählen, welche Angaben aus der Buchungsvorlage übernommen werden sollen:

• Alle Angaben übernehmen: Bestätigen Sie die Auswahl mit der Enter-Taste.
• Nur den Buchungstext übernehmen: Bestätigen Sie die Auswahl mit der Tabulator-Taste.

Besonderheiten der Buchungsmaske ‚Einnahmen/Ausgaben‘

Da in der Buchungsmaske ‚Einnahmen/Ausgaben‘ das Finanzkonto bereits vorbelegt ist, werden nur Buchungsvorlagen angezeigt, die folgende Kriterien erfüllen:

• In der Buchungsvorlage ist nur das Sollkonto oder nur das Habenkonto vorgegeben.
• Wenn das Sollkonto und das Habenkonto angegeben sind, muss eines der Konten das ausgewählte Finanzkonto sein.
• Bei Splittbuchungen muss das Konto im Basiseintrag das ausgewählte Finanzkonto sein.

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Lern-Ware Hinweis:

Lexware® Software Warenwirtschaft Nummernkreise: Belegarten, Stammdaten, Buchungsvorlagen

Lexware® Buchhalter Pro und Premium: Buchungsvorlagen verwalten und terminiert automatisch zur Erfassung vorschlagen, in neue Firma importieren

Lexware® Online Banking: externe Kontoumsätze mit Lexware® Buchungen abgleichen

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