Lexware Berater-Software: Büroservice komplett und neue Steuerkanzlei: Datenaustausch, Datenübernahme, Datenexport im Vergleich

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Es existieren grundsätzlich drei Varianten der Datenimporte vom Mandanten:

  1. Datenaustausch über die nur zwischen Lexware Buchhalter-Programmen funktionierende Übernahmefunktion von Büroservice komplett und neuer Steuerkanzlei für Buchalterprogramm ab Version 2011 von Lexware seitens des Mandanten: Datensynchronisation ist möglich, Doppelerfassungen erfolgen nicht, nur Buchhaltungsdaten vorhanden (vom Beginnjahr der Firma, die im Austausch befindlich ist- kein Lohn, kein Wawi, kein Anlagevermögen oder Fehlzeitenaustausch)
  2. Datenübernahme von jahresaktuellen Buchhalter oder Financial office Versionen als Gesamtpaket in die neue Steuerkanzlei oder in Büroservice komplett: Daten liegen zum Übergabezeitpunkt in genau der gleichen Form vor wie beim Mandanten, erst danach können über txt-Format-Importe Doppelerfassungen vorliegen, Lohn- und Warenwirtschaftsdaten sind ebenfalls vorhanden
  3. Datenimport mittels Buchungsdateien im txt-Format aus egal welcher Warenwirtschafts- oder Buchhalter-Software (muss nicht Lexware sein): Doppelerfassungen sind möglich, korrekte Arbeitsweise und Kontrolle der Importvorgänge notwendig, in der Regel sind nur Buchhaltungsdaten für OP-Bereinigung und Zahlungsverkehr im Austausch

Lern-Ware Hinweis:

Seit 2016 bedarf es auch bei diesen Funktionalitäten einer jahresaktuellen Version beim Versender und Empfänger, damit die Funktionssperren nicht greifen können. Buchhalterversionen der Mandanten, die jünger als 2016 und maximal aus dem Jahre 2011 sind, können noch exportieren und auch synchronisieren. Diese Versionen werden aber irgendwann auf den aktuellen Betriebssystemen von Windows nicht mehr problemlos laufen können.


Hintergrund des Datenaustausches

Mit der Funktion ‚Datenaustausch‘ ist ein Austausch von Buchungsdaten zwischen Lexware buchhalter/plus/pro und Lexware neue steuerkanzlei bzw. Lexware büroservice komplett möglich.

Mit dem Datenaustausch wird auch die Datenhoheit zwischen Mandant und Kanzlei übertragen:

Lexware buchhalter/plus/pro Lexware neue steuerkanzlei
Lexware büroservice komplett

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  • Mit dem Export überträgt der Mandant die Datenhoheit zum Steuerberater.
    Exportierte Daten kann Ihr Mandant in Lexware buchhalter/plus/pro nicht bearbeiten. Neue Buchungen können erfasst werden.
  • Mit dem Import der Buchungen kehrt die Datenhoheit wieder zum Mandanten zurück.
    Die Bearbeitung der Daten in Lexware buchhalter/plus/pro ist wieder möglich.

Voraussetzungen

Für den erfolgreichen Datenaustausch müssen in beiden Programmen folgende Firmenangaben übereinstimmen:

  • Gewinnermittlungsart (Bilanz oder Einnahmen-Überschuss-Rechnung)
  • Besteuerungsart (Sollbesteuerung oder Istbesteuerung)
  • Kontenrahmen
  • Wirtschaftsjahr (Kalenderjahr oder abweichendes Wirtschaftsjahr)
  • Erstes Buchungsjahr: Der erste Export (Initialexport) Ihres Mandanten überträgt die Buchungsdaten aller angelegten Buchungsjahre der Firma. Der jahresübergreifende Export ist für den Erhalt jahresübergreifender Bezüge unvermeidlich.

Initialexport durchführen

Der erste Export (Initialexport) in einer Firma überträgt die Buchungsdaten aller angelegten Buchungsjahre der Firma. Der jahresübergreifende Export ist für den Erhalt jahresübergreifender Bezüge unvermeidlich.

Die Übertragung des Datenbestandes kann je nach Datenumfang sehr lange dauern.

Alle übertragenen Buchungsdaten sind zur Bearbeitung gesperrt, bis die Datenhoheit wieder an Sie übergeben wird. In übertragenen Zeiträumen können Sie neue Buchungen erfassen.

Daten exportieren beim Mandanten

  1. Öffnen Sie das Menü ‚Datei – Datenaustausch Berater – Export‘.
  2. Lesen Sie die Exporthinweise. Nur wenn alle genannten Hinweise für Ihre Buchhaltung zutreffen, klicken Sie auf ‚Ja‘.
  3. Auf der Seite ‚Historie und Exporteinstellungen‘ ist die Exporthistorie zunächst leer. Im weiteren Verlauf der Zusammenarbeit mit dem Berater sehen Sie hier die ausgeführten Exporte:

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  4. Das Programm speichert die Daten in einem Standardverzeichnis. Um den Speicherort zu ändern, klicken Sie auf ‚Durchsuchen‘ und wählen Sie den Speicherort aus.
  5. Wenn Sie die Daten per E-Mail verschicken wollen, setzen Sie den Haken bei ‚Exportdatei soll per Mail verschickt werden‘. Geben Sie die Mailadresse ein.
  6. Auf der Seite ‚Exportoptionen‘ können Sie dem Datenaustausch eine Begleitnotiz hinzufügen.
  7. Auf der Seite ‚Dokumentenauswahl fügen Sie bei Bedarf ergänzenden Dokumente hinzu.
  8. Wechseln Sie auf die Seite ‚Export starten‘ und klicken Sie auf ‚Fertig stellen‘.
  9. Bestätigen Sie die Meldung ‚Ihre Daten werden … vorbereitet‘.

Daten übermitteln durch Mandanten

Wenn Sie den Versand per E-Mail aktiviert haben, findet jetzt der automatische Versand an die E-Mailadresse Ihres Beraters statt. Für jedes Buchungsjahr erzeugt das Programm einen Dateianhang.
Hinweis: Kontrollieren Sie in Ihrem E-Mailprogramm den korrekten Versand der Mail. Je nach Programm kann es bei einer Zeitüberschreitung vorkommen, dass die E-Mail nicht versendet wurde.

Wenn Sie die Daten auf einem Datenträger übermitteln wollen, wechseln Sie in das Exportverzeichnis. Kopieren Sie die Datei(en) auf einen Datenträger oder nutzen Sie ein Brennprogramm.

Status Datenaustausch in Buchungslisten anzeigen für Mandanten

Alle Buchungsdaten dieser Firma liegen jetzt beim Steuerberater und erhalten eine entsprechende Kennzeichnung ‚Status Datenaustausch‘. In den Buchungslisten im Menü ‚Buchen‘ und ‚Ansicht‘ können Sie diesen Status anzeigen lassen, z. B. im Journal:

  1. Öffnen Sie ‚Ansicht – Journal‘.
  2. Markieren Sie eine Buchung mit der rechten Maustaste.
  3. Klicken Sie im Kontextmenü auf ‚Listeneinstellungen‘.
  4. Markieren Sie links das Feld ‚Status Datenaustausch‘.

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  5. Verschieben Sie das Feld auf die rechte Seite.
  6. Legen Sie die Position für das Feld fest.
  7. Klicken Sie auf ‚OK‘.

In der Buchungsliste erkennen Sie jetzt am Symbol in der Spalte ‚Status Datenaustausch‘, welche Daten sich beim Berater in Bearbeitung befinden:

Symbol Status Auswirkung
Buchung ist an den Berater exportiert. Bearbeitung nicht möglich.
Buchung ist vom Berater zurückgegeben. Bearbeitung freigegeben.

 

Daten importieren beim Steuerberater/Buchführungshelfer

Dateien in Standardverzeichnis übertragen

Im Initialexport ist jedes Buchungsjahr in einer eigenen Datei gespeichert. Sie erhalten von Ihrem Mandanten deshalb so viele Dateien, wie Buchungsjahre angelegt sind. Speichern Sie die Dateien lokal auf Ihrem Rechner, z. B. auf dem Desktop.

Für den Import erwartet das Programm die Daten im Standardordner ‚Datenimport‘ im Datenverzeichnis.

Beispiel Importverzeichnis: ‚C:\ProgrammData\Lexware\premium\Daten\Datenimport‘

Klicken Sie doppelt auf jede Datei aus dem Datenexport. Damit erzeugen Sie einen automatischen Übertrag in das Standardverzeichnis für den Datenimport. Jeder erfolgreiche Übertrag wird mit einer Meldung bestätigt.

Mandant zuordnen

  1. Öffnen Sie in der Hauptnavigation die Mandantenverwaltung.
  2. Öffnen Sie den Reiter ‚Datenaustausch‘.
  3. Hier finden Sie die Auflistung der nicht zugeordneten Importdateien.
    Beispiel:

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  4. Klicken Sie auf ‚Zuordnen‘.
  5. Markieren Sie in der Firmenliste rechts die Firma‘.

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  6. Klicken Sie auf ‚Zuordnen‘.
  7. Bestätigen Sie die Abfrage mit ‚OK‘.

Daten importieren

Ausstehende Importe finden Sie in der Mandantenverwaltung im Reiter ‚Datenaustausch‘:

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  1. Um das Datenaustausch-Center zu starten, klicken Sie auf den Link ‚Jetzt starten‘.
    Oder öffnen Sie das Datenaustausch-Center über das Menü ‚Datei – Datenaustausch‘.
  2. Klicken Sie auf ‚Import starten‘.
  3. Mit Klick auf ‚Weiter‘ wechseln Sie auf die nächste Assistentenseite.
  4. Auf der Seite ‚Importinformationen‘ haben Sie die Möglichkeit, eine Datenvorschau aufzurufen.
  5. Auf der Seite ‚Mitgelieferte Dokumente‘ sehen Sie ggf. die mitgesendeten Dokumente Ihres Mandanten. Um die Dokumente zu speichern, klicken Sie auf ‚Durchsuchen‘ und wählen Sie das Speicherverzeichnis.
  6. Auf der Seite ‚Import starten‘ klicken Sie auf ‚Fertig stellen‘.
  7. Die Daten werden eingelesen.
  8. Wenn Sie ein Protokoll erstellen wollen, bejahen Sie die Abfrage mit ‚Ja‘.

Daten exportieren

  1. Öffnen Sie das Menü ‚Datei – Datenaustausch‘.
  2. Klicken Sie auf ‚Einstellungen‘.
  3. Das Programm speichert die Exportdatei im Standardverzeichnis. Um das Verzeichnis für alle Mandanten zu ändern, klicken Sie auf ‚Durchsuchen‘ und wählen Sie Ihr Verzeichnis.
  4. Wenn Sie die Exportdatei per E-Mail versenden wollen, aktivieren Sie diese Einstellung und hinterlegen Sie Ihre E-Mailadresse.

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  5. Speichern Sie die gewählten Einstellungen.
  6. Klicken Sie auf ‚Export starten‘.
  7. Auf der Seite ‚Status Datenbestand‘ sehen Sie den Stand des Datenabgleichs. Sie können auf ‚Periodendarstellung‘ umstellen.
  8. Wählen Sie auf der Seite ‚Exportoptionen‘ den Zeitraum.
  9. Bei Bedarf fügen Sie eine Begleitnotiz hinzu.
  10. Auf der Seite ‚Dokumentenauswahl‘ haben Sie die Möglichkeit, Dokumente an den Mandanten zu exportieren.
  11. Auf der Seite ‚Export starten‘ exportieren Sie die Daten durch Klick auf ‚Fertig stellen‘.
  12. Bestätigen Sie nach dem Export die Meldung ‚Ihre Buchungsdaten wurden … zusammengefasst‘.

Daten übermitteln für Steuerberater/Buchführungshelfer an Mandanten

Wenn Sie den Versand per E-Mail aktiviert haben, findet jetzt der automatische Versand an die E-Mailadresse Ihres Beraters statt.
Hinweis: Kontrollieren Sie in Ihrem E-Mailprogramm den korrekten Versand der Mail. Je nach Programm kann es bei einer Zeitüberschreitung vorkommen, dass die E-Mail nicht versendet wurde.

Wenn Sie die Daten auf einem Datenträger übermitteln wollen, wechseln Sie in das Exportverzeichnis. Kopieren Sie die Datei(en) auf einen Datenträger oder nutzen Sie ein Brennprogramm.

 

Daten importieren beim Mandanten

Nachdem Ihr Berater seine Arbeiten abgeschlossen hat, exportiert er die Daten.

  1. Sie erhalten vom Steuerberater eine LXC-Exportdatei. Beispiel:

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  2. Speichern Sie die Datei lokal, z. B. auf Ihrem Desktop.
  3. Um die Daten in das Importverzeichnis zu kopieren, klicken Sie Datei doppelt an.
  4. Bestätigen Sie folgende Abfrage:

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  5. Wechseln Sie in Lexware buchhalter/plus/pro.
  6. Öffnen Sie das Menü ‚Datei – Datenaustausch Berater – Import‘.
  7. In der Importhistorie sehen Sie die zu importierende Datei:

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  8. Klicken Sie auf ‚Weiter‘ bis zur Seite ‚Import starten‘.
  9. Um die Daten in Ihren Datenbestand zu übernehmen, klicken Sie auf ‚Fertig stellen‘.
  10. Drucken Sie bei Bedarf das Protokoll.

Nach dem Import enthält Ihre Buchführung alle Buchungen, die vom Steuerberater vorgenommen wurden.

Mit dem Import haben Sie die Datenhoheit wieder übernommen. Der ‚Status Datenaustausch‘ in den Buchungslisten ändert sich auf

Weitere Exporte durchführen

Alle weiteren Exporte führen Sie im Menü ‚Datei – Datenaustausch Berater – Export‘ durch.

Nach dem Initialexport exportieren Sie nur noch ausgewählte Zeiträume. Vereinbaren Sie mit dem Steuerberater, welche Intervalle übertragen werden sollen. Die Zeitraumauswahl treffen Sie im Datenaustauschassistenten auf der Seite ‚Exportoptionen‘:

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Ein erneuter Export überträgt nur Buchungen, die nicht über die Kennzeichnung ‚Bereits an den Berater exportiert‘ verfügen. Bereits exportierte Daten werden nicht erneut exportiert, da sie dem Berater bereits vorliegen. Das gilt auch für alle Daten, die der Berater zurückgegeben hat.


Unterschied zwischen Datenübernahme und Datenaustausch

Datenübernahme und Datenaustausch sind in der Funktionalität wie folgt zu unterscheiden:

1. Datenübername:

Die Daten können nur in eine Richtung bewegt werden. Es handelt sich um eine einmalige Übergabe der Daten.

2. Datenaustausch:

Die Daten können beliebig oft hin und her bewegt werden


In welchem Fall kann eine Datenübernahme empfehlenswert sein?

  • Sie wollen die Bearbeitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung und/oder die Buchhaltung Ihres Mandanten vollständig übernehmen.
  • Ihr Mandant hat eines der folgenden Produkte im Einsatz:
    – Lexware buchhalter/plus
    – Lexware lohn+gehalt/plus
    – Lexware financial office/plus
  • Die Programmversion bei Ihrem Mandanten ist aus dem selben Jahr wie Ihre Lexware neue steuerkanzlei oder aus dem Vorjahr.

Die Datenübernahme kann nur erfolgen, wenn die Daten Ihres Mandanten über die Funktion ‚Datei – Übergabe an Lexware Programme‘ erstellt wurden.


In welchem Fall sollte mit dem Datenaustausch gearbeitet werden?

  • Ihr Mandant übernimmt einen Teil der Buchhaltung selbst.
  • Für die Erstellung des Abschlusses oder zur Abstimmung schickt er Ihnen die Buchungsdaten mit allen Informationen zum Kontenplan über den Datenaustausch. Der zeitliche Rahmen kann dabei auf einen oder mehrere Monate festgelegt werden.
  • Ihr Mandant hat eines der folgenden Produkte im Einsatz:
    – Lexware buchhalter pro
    – Lexware buchhalter/plus – auch als Applikation in Lexware financial office

Beim Datenaustausch werden die Daten Ihres Mandanten über das Datenaustausch-Center importiert und exportiert. Es muss kein direkter Zugriff auf den Rechner bzw. das Programm ihres Mandanten hergestellt werden.

 


Lern-Ware Hinweise zu den beiden anderen Varianten:

Datenübernahme von der Basis- oder Plusversion in Netzwerkversionen

Import von Personenkonten und Buchungsdaten in Buchhalterversionen von Lexware

Nutzer der Berater-Software von Lexware (Büroservice komplett sowie neue Steuerkanzlei) verfügen über Hotlinenummern mit kostenfreiem Support für alle 6 Programmapplikationen (Buchhaltung, Lohn + Gehalt, Anlagenverwaltung, Warenwirtschaft, Reisekosten, Fehlzeiten) sowie der zusätzlich nutzbaren Kanzleiverwaltung für die Abrechnung erbrachter Leistungen nach Steuerberatergebührenverordnung.

Daher rufen Sie bitte uns nur an, wenn Ihnen bewußt ist, dass Sie bei uns Ihre Software als Abonnement in Betreuung gegeben haben (gleicher Preis wie bei Haufe-Lexware inklusive aller Verbandsrabattmöglichkeiten), um die jährlichen Gratisminuten zusätzlich oder den darüber hinausgehenden Minutensupport kostengünstig ergänzend zu erhalten, vielen Dank!

Sicherheitssoftware auf Lexware Software einstellen

Lexware Buchhalter und E-Bilanz: Konten manuell der E-Bilanz Taxonomie zuordnen


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