Lexware Warenwirtschaft Pro und Premium: Kalkulation von Artikeln, Artikeln in Warengruppen mit Gesamtvorlagen und von Projekten


Notwendige Bereitstellung von Artikelangaben in Form von Einkaufspreisen

In der Lexware Software beginnt die Gesamt- Kalkulation im ersten Schritt mit den Eingaben im Datensatz des Stamm-Artikels (Stamm-„Material“ bei Handwerksversion), der Lohn-Leistung, bzw. in der Handwerkerversion noch um Kalkulationen im Datensatz der Miet-Geräte an sich.

Lexware Lieferantenpreise Warenwirtschaft Pro und Rohertragsermittlung- auch für Kalkulation nötig

Es können im Artikelstamm („Material“-Stamm bei Handwerksversion) Informationen zu den Lieferanten, sowie den Lieferantenpreisen inklusive der Artikel- (Material)-Nummer des Lieferanten, bzw. der eigenen Kundennummer beim Lieferanten hinterlegt werden.

Die beiden letztgenannten Informationen sind allerdings nur für das Bestellwesen pro Beleg im Einkauf berichtswirksam- nicht für die Kalkulation. Aber insgesamt wichtig für das Bestellwesen und die Lagerhaltung.

Die Lieferantenpreise im Durchschnitt können als eine Variante des Kalkulationsschemas genutzt werden- wird unten im Artikelbild für „Lexware Büroservice komplett“ als erste Dropdownmöglichkeit im Schema ausgewiesen- diese Lieferantenpreise sind aber unwirksam für Inventurberichte, falls Sie einen Aufwasch machen möchten. Dafür benötigen Sie die im Lexware Einkaufsmodul eingetragenen Artikel-Preise laut  Wareneingangsbeleg (Belegart WE) oder Rechnungseingangsbeleg (Belegart ER)– die dann auch für die Kalkulation im Artikel oder Projekt verwendbar sind.

Kalkulation auf Einzelartikel- oder Leistungsebene für Rohgewinn-Ermittlung im Verkaufsbeleg

Der im Kalkulationsschema des Artikels/Materials definierte“ Gewinn“ als Zwischenstation unter den Einkaufs- und über den Verkaufskonditionen ist der Begriff, der in jedem Projekt-Kalkulationsschema dem Gesamtgewinn zugrunde gelegt wird und damit auch vorhanden sein muss, um zum Beispiel in der Handwerkersoftware Projekt-Gewinne ermitteln zu können.

Alle anderen Warenwirtschaftschaftsversionen können über Projektzuordnungen eine Annäherung an diesen Gesamtgewinn der Summe aus Artikeleinzelgewinnen in Form einer Ampelfärbung (rot, grün, gelb) darstellen. Nur die Handwerkerversion in der Premiumvariante kann auch noch Projekte zusätzlich kalkulieren.

Lern-Ware Kalkulation Artikel in Warengruppe, Gruppenvorlage und Projektzuordnung (Schema via F1-Taste in Produkthilfe aufrufbar)

Wird das Einkaufsmodul in Lexware nicht benutzt, benötigt das Kalkulationsschema in jedem relevanten Datensatz (Artikel=Material, Lohnleistung, Geräte im Handwerk etc.) die frei defnierte Kalkulationsbasis und für die Rohertragsermittlung bzw. Inventur (Rohertrag ist als Zielkomponente in der Kalkulation eingebbar! muss aber auch greifbar sein!) einen manuellen Wert , da keine Werte aus dafür im Einkaufsmodul vorhandenen Belegen greifbar sind- manuelle EK-Preis als vorletzer der im Dropdownmenü angezeigten  beiden Ausgangsmöglichkeiten für freie Kalkulationsvorgaben.

Die im Bild unten aufgezeigten Varianten 2-4 der Kalkulationsgrundlage bedingen das Vorhandensein eines im Einkaufsmodul eingegebenen Preises und setzen damit voraus, dass die Wareneingangsbelege in das Lexware Einkaufsmodul (zumindest grob gegliedert über inhaltlich veränderbare Dummyartikel, wenn nicht als Stammartikel auf Dauer genutzt) abgeschrieben eingetragen werden und die für den Verkauf bestimmten Artikel einen Gewinnausweis daraus berechnet in der Kalkulation hervorbringen.

Berichtswirksam für die Kalkulation (und Inventur!) sind grundsätzlich die Preise im Wareneingangsbeleg (Lieferschein des Lieferanten in Lexware eingegeben als Belegart WE) bzw. die in einer Eingangsrechnung (Belegart ER) in Lexware eingegeben werden. Ersatzweise kann pro Artikel auch ein Preis manuell hinterlegt werden, wenn das Einkaufsmodul in Lexware nicht, wie für die Kalkulation (und Inventur!) benötigt, insgesamt genutzt wird. Oder die freie Kalkulationsbasis an sich gewählt werden.

Das Kalkulationsschema kann absolute oder prozentuale Aufschläge im entweder-oder Verfahren verinnerlichen. Alles was mit dem EK-Preis zu tun hat, basiert auf dem vollen EK-Preis laut Artikelpreisangabe des Lieferanten (wenn als Kalkulationsbasis so gewählt) und kann dann mit Einkaufsrabatten, um Skonti vermindert  aber auch  um (pauschale) Bezugskosten und Gemeinkosten (Verwaltungskostenaufschlag) erhöht werden. Diese einkaufsbezogenen Angaben wirken sich direkt auf die Verkaufspreisfindung als Ergebnis dieser Tabelle aus.

Der Verkaufspreis als solcher kann aber auch um generell eingetragene absolute oder pauschale Kundenrabatte und Kundenskonti erhöht werden, damit diese im Auftrag selber wieder problemfrei (ohne die Einkaufskosten oder den Rohgewinn (GEWINN) zu schmälern) abgezogen werden können.

Lern-Ware Lexware Kalkulation Artikel mit Gemeinkostenzuschlag

Der im Kalkulationsschema ermittelte Gewinn dient auch bei der Projektermittlung in Summe aller Artikel-Einzel-Gewinn-Bestandteile als entsprechender Projekterfolg „GEWINN“- ist also ein Artikel vorhanden, der keine Kalkulationsgrundlage aufweist, geht der Gewinnbetrag teilweise ins „Leere“, verliert seine Genauigkeit, also bitte prüfen, welche Artikel projektrelevant sein sollen.

EVA als Prinzip der elektronischen Datenverarbeitung gilt wie immer: ohne Eingabe-Daten keine Verarbeitung dieser Daten in der Berichts-Ausgabe für Ihre Erkenntnisziele.

Bevor Sie die Eingabedaten speichen, können Sie im unteren Bereich rechts noch entscheiden, ob die im Kalkulationsschema eingegebenen Daten in die Verkaufspreistabelle sofort oder überhaupt für alle Belege, die in Zukunft ausgewiesen werden, gelten sollen oder nur zur Preisfindung Ihrerseits im Kalkulationsschema zur Ansicht verbleiben sollen. Und ob eine automatische Verkaufspreisänderung bei Änderung des eingetragenen Gewinns erfolgen soll.

Kalkulation auf Artikelpositionsebene für Rohgewinn-Ermittlung im Verkaufsbeleg

Im jeweiligen Ausgangs-Beleg kann dieses Kalkulationsschema darüber hinaus auf Artikelpositionsebene für den Beleg an sich, nicht für den Artikel, kundenorientiert individualisiert angepaßt werden.

Lern-Ware Lexware Kalkulation Artikel im Beleg ausserhalb der Stammdaten des Artikels

Kalkulation auf Warengruppenebene der untergeordneten Artikel für Rohgewinn-Ermittlung im Verkaufsbeleg

Wenn Sie Artikel ähnlich oder identisch kalkulieren müssen oder wollen, bzw. Zeitersparnisse bei Preisänderungen auf einen Schlag realisieren möchten, bietet es sich an, Vorlagen auf Warengruppen-Ebene in Lexware zu erstellen und zu pflegen.

Unabhängig von den Gruppenvorlagen kann auf Artikelpositionsebene im Beleg eine anderweitige Kalkulation durchgeführt werden, die sich allerdings nur auf den Beleg und nicht auf die Artikelstammdaten auswirkt, falls Sie nicht auf „Bearbeiten“ des Artikels im Kalkulationsschema sondern nur auf den Rechenschieber im Beleg geklickt haben.

 

Lern-Ware Lexware Kalkulation einer Gruppe von Artikeln gemeinsam

Zu den Warengruppen-Vorlagen gelangen Sie wie folgt:

Bei Klick auf die Gruppenvorlagen gelangen Sie in die Artikel-/Materialverwaltung und können dort die Warengruppe aufrufen, der Sie ein gemeinsames Schema für die Kalkulation mit Ein- und Verkaufsrabatten oder -Skonti unterschieben möchten.

 

Kalkulation von Projekten in der Handwerker Premium Software

In allen Warenwirtschafts-Software Arten von Lexware steht es Ihnen frei, über die Belegeingabe im Einkaufsmodul, Nebenleistungen zum Projekt als internen Beleg zusätzlich zu den Hauptleistungen des Projekts im Handels-/Dienstleistungs- oder Handwerksbereich einzugeben.

Dafür zweckdienlich sind die sogenannten „Nebenleistungen“, die eine eigene Umsatzsteuer-/Vorsteuerzuordnung im Beleg nach sich  und ein eigenes Finanzbuchhaltungskonto im Buchungsübertrag mit sich ziehen. Es müssen nicht nur Versandkosten betroffen sein- Reiseleistungen, Übernachtungen, KFZ-Aufwand an sich (nach Mitarbeitern im Dummylieferanten oder Aufwandskonto getrennt) können derart auch gleich im Projekt als IST-Kosten aufgeführt werden und den Projekterfolg beziffern.

Lexware Lern-Ware Nebenleistungen in der Warenwirtschaft für Projektreisekosten

Darüber hinaus können sonstige IST-Kosten und auch Material-/Lohn-/Geräteleistungen dort über das Lupensymbol zusätzlich mit eingetragen werden, falls von der Eingabe der sonstigen Kosten in der Warenwirtschaft abgesehen werden soll und diese nur über den Kostenstellen-/Kostenträger-Gedanken in der Finanzbuchhaltung Widerhall finden:

Lern-Ware Lexware Projektkalkulation

Wie im Bild erkennbar, können alle Nebenleistungen, sofern nicht als Eigenbeleg über die Leistungsart „Nebenleistungen“ direkt auf die Finanzbuchaltungskonten buchbar erfaßt, manuell listenmäßig pro Kostenart zusätzlich in die Projektkalkulation einfließen.

Projekte der Warenwirtschaft können jahresübergreifend gestaltet werden- Kostenstellen oder Kostenträger, die im jeweiligen Einkaufs- oder Verkaufsbeleg ebenfalls neben dem Projekt eintragbar sind, sind an das Wirtschaftsjahr, das die Buchhaltung umfaßt, gebunden.

Interne Belege, die mit ihrem Buchungsaufwand die korrekten Finanzbuchhaltungskonten treffen und damit zusätzlichen Erfassungsaufwand/Verwaltungskosten beim StB sparen, können im Einkaufsmodul über einen Lieferantendummy angelegt werden. Barzahlung, EC-Cash oder Kreditkartenbezahlung werden pro Aufwandsart auf einen Kreditor (Verrechnungskonto als Personenkonto im 700xx-Bereich) gebucht, welcher dann über die Finanzbuchhaltung über Bank, Kasse und EC-Interimskonto wieder auf Null gestellt wird.

Wenn den Kreditorenkotnen Mitarbeiternamen zugeordnet werden sollen, benötigt man verschiedene Lieferantendummies, einen pro Mitarbeiter. Die Kostenarten brauchen in den Nebenleistungen dann nur eine Kontenzuordnung, keine Zahlungsartenzuordnung.

Notwendige finanzbuchhalterische Kostenstellen (u. U. mit Projektnamen identisch) oder Kostenträger (unter Umständen mit Produktnamen identisch) sowie Projekte können zusammen mit dem Wareneingangs- und Fremdleistungsbelegen (als Eingangsrechnung) des Lieferantendummys (unter Umständen einem bestimmten Mitarbeiter zugeordnet) zusammen mit den jeweiligen Kostenbelegen in den Nebenleistungen (als Kostenarten -auch -mitarbeitergebunden möglich – der Projektnebenkosten) angelegt werden und damit zu einer zeiteffizienten Projektverwaltung führen, die sämtliche Haupt- und Nebenleistungen integriert und alle Ansprechpartner/Vertragsdokumente und Zielparameter für den Geschäftserfolg Anhang des Projekts mit zentralen Datenpfaden zu Excel-, Word-, PDF- oder Bilddateien dokumentiert. Direkt in der  Warenwirtschaft mit Sofortwirkung als Buchungssatz für die Finanzbuchhaltung bei einmaliger Datenerfassung der Geschäftsvorfälle auf Artikelebene aus allen dafür notwendigen Belegen.

Sie erzielen damit die Ersparnis der Vorkontierungen auf dem Beleg, das zusätzliche Einscannen der Belege für Fremde (wird eh eingescannt für das Projekt und kann dann gezippt, z. B.  für den internen Nebenkosten-Beleg per Mail an die Buchhaltung weiter gereicht werden), der zusätzlichen Buchungsdaten-Generierung extra, da diese bei der Datenerfassung schon mit erledigt wird, sofern die Sachkonten in den Warengruppen und Nebenleistungen passen.


Lern-Ware Hinweis:

Lexware Software mit Zeiterfassung, Arbeitszeitkonten, Reisekosten und Projektmanagement

Lexware Warenwirtschaft: Überblick Auftragsarten im Einkauf und Verkauf, Storno-Unterschiede bei Faktura & Auftrag im Vergleich zu Warenwirtschaft

Lexware Buchhaltung Pro und Premium Zusatztools: Liquiditätsproblematik und Kostenstellenthematik gebündelt auswerten, in Excel oder Word übergeben


 

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