Lexware Warenwirtschaft & Faktura: ABO/Wartung-Aufträge mit Mustervorlagen für wiederholende gleichartige Aufträge in zeitlicher Serie definieren


Der Abovorgang ist das zentrale Element im Bereich Abo/Wartung.

  • Zum einen werden über den Abovorgang alle gleichartigen Auftragsvorlagen zusammengefasst.
  • Zum anderen werden hier wichtige Daten hinterlegt, die für sämtliche zugeordneten Vorlagen gelten.
  • Außerdem wird der Abovorgang bei erreichter Fälligkeit ausgeführt und damit werden aus allen zugeordneten Vorlagen die neuen Aufträge erzeugt.

In den Vorlagen werden alle Adress- und Artikeldaten hinterlegt, die für die daraus resultierenden Aufträge relevant sind.

Für die Erfassung der Vorlagen steht Ihnen der Vorlagenassistent zur Verfügung, der weitgehend identisch mit dem Auftragsassistenten ist. Nur im Vorlagenassistenten erfassen Sie die Laufzeit.

Laufzeit:

Im Normalfall schließen Sie über bestimmte Leistungen einen Vertrag mit Ihrem Geschäftspartner. Im Vorlagenassistenten haben Sie die Möglichkeit, beispielsweise die Vertragslaufzeit einzugeben. Sobald die Laufzeit abgelaufen ist oder die Vorlage aus anderen Gründen vorläufig gesperrt wird, können Sie das Häkchen setzen. Damit wird die gesperrte Vorlage in den folgenden Abovorgängen nicht mehr berücksichtigt.

Bei jedem Datumsfeld kann der Kalender mit Betätigen der F4-Taste aufgerufen werden.

Beachten Sie bei der Neuanlage einer Vorlage, dass grundsätzlich das Systemdatum als Laufzeitbeginn gesetzt wird. Haben Sie direkt im Abovorgang ein Endedatum erfasst, dann wird dieses als Laufzeitende übernommen. Überschreiben Sie gegebenenfalls diese Werte.

So hinterlegen Sie zeitliche Variablen

Es ist möglich, zeitliche Variablen im Feld Auftragsbeschreibung des Abovorgangs zu hinterlegen. Mit Hilfe dieser Platzhalter können die Auftragsbeschreibungen der neu erzeugten Aboaufträge automatisch mit stimmigen Datumswerten gefüllt werden.

Beispiel:

Erstellen Sie beispielsweise monatliche Abrechnungen, hinterlegen Sie in der Auftragsbeschreibung des entsprechenden Abovorgangs diesen Text: Abrechnung für [&VMW] [&VJ4].

Bei der Erzeugung der Aboaufträge wird am 15.01.2013 folgender Text für die Auftragsbeschreibung generiert: Abrechnung Dezember 2012.

Hier eine Übersicht der möglichen Variablen für die Auftragsbeschreibung des Abovorgangs:

Variable

Funktion

Beispiel
(ausgehend vom 15.01.2017)

[&AT] Aktueller Tag 15
[&AA] Letzter Tag des aktuellen Monats 31
[&VA] Letzter Tag des Vormonats 31
[&LDAM(+1)] Letzter Tag des aktuellen Monats plus 1 (…n) 28
[&LDAM(-1)] Letzter Tag des aktuellen Monats minus 1 (…n) 31
[&AMD] Aktueller Monat als Zahl 1
[&AMW] Aktueller Monat als Wort Januar
[&AMK] Aktueller Monat als Wort, abgekürzt Jan
[&VMD] Vormonat als Zahl 12
[&VMW] Vormonat als Wort Dezember
[&VMK] Vormonat als Wort, abgekürzt Dez
[&AMD(+1)] Aktueller Monat plus 1 (…n) als Zahl 2
[&AMW(+1)] Aktueller Monat plus 1 (…n) als Wort Februar
[&AMK(+1)] Aktueller Monat plus 1 (…n) als Wort, abgekürzt Feb
[&AMD(-1)] Aktueller Monat minus 1 (…n) als Zahl 12
[&AMW(-1)] Aktueller Monat minus 1 (…n) als Wort Dezember
[&AMK(-1)] Aktueller Monat minus 1 (…n) als Wort, abgekürzt Dez
[&AQ] Aktuelles Quartal 1
[&VQ] Vorheriges Quartal 4
[&AQ+1] Aktuelles Quartal plus 1 (…n) 2
[&AQ-1] Aktuelles Quartal minus 1 (…n) 4
[&VJ2] Jahr des Vormonats, zweistellig 15
[&VJ4] Jahr des Vormonats, vierstellig 2016
[&J2AMD(+1)] Jahr des aktuellen Monats plus 1 (…n), zweistellig 18
[&J4AMD(+1)] Jahr des aktuellen Monats plus 1 (…n), vierstellig 2018
[&J2AMD(-1)] Jahr des aktuellen Monats minus 1 (…n), zweistellig 16
[&J4AMD(-1]] Jahr des aktuellen Monats minus 1 (…n), vierstellig 2016
[&VJQ2] Jahr des Vorquartals, zweistellig 16
[&VJQ4] Jahr des Vorquartals, vierstellig 2016
[&J2AQ(+1)] Jahr des aktuellen Quartals plus 1, zweistellig 18
[&J4AQ(+1]] Jahr des aktuellen Quartals plus 1, vierstellig 2018
[&J2AQ(-1)] Jahr des aktuellen Quartals minus 1, zweistellig 16
[&J4AQ(-1)] Jahr des aktuellen Quartals minus 1, vierstellig 2016
[&AJ2] Aktuelles Jahr, zweistellig 17
[&AJ4] Aktuelles Jahr, vierstellig 2017
[&AJ2(+1)] Aktuelles Jahr plus 1 (…n), zweistellig 18
[&AJ4(+1)] Aktuelles Jahr plus 1 (…n), vierstellig 2018
[&AJ2(-1)] Aktuelles Jahr minus 1 (…n), zweistellig 16
[&AJ4(-1)] Aktuelles Jahr minus 1 (…n), vierstellig 2016

Termine + Aufgaben und Abo/Wartung (Serientyp) – Termine können vom erstellenden Benutzer oder Supervisor geändert werden

Kann man Termine ändern, die von „anderen“ Benutzern oder vom Supervisor für einen bestimmten Benutzer erstellt wurden?

Ein solcher Termin/Serientyp kann nur vom Supervisor oder vom Ersteller des Termins/Serientyps/Abovorgang/Wiedervorlage verändert oder gelöscht werden.
Der Benutzer kann lediglich einen Text zu diesem Termin eingeben.

 


Was passiert bei der Ausführung eines Abovorgangs?

Bei der Ausführung des Abovorgangs werden auf Basis der Vorlagen neue Aufträge erzeugt. Sie haben auch die Möglichkeit, einzelne Vorlagen auszuführen.

Automatische Ausführung

Auf Grundlage der Aufgabe wird die Fälligkeit des Abovorgangs ermittelt. Sobald der Fälligkeitszeitpunkt überschritten ist, wird die Aufgabe auf der Startseite im Bereich Heute zu Tun bei Faktura/als Popup-Fenster in Warenwirtschaft angezeigt.

Manuelle Ausführung

Möchten Sie den Abovorgang vor seiner Fälligkeit ausführen, weil die nächste Fälligkeit beispielsweise auf einen Sonntag fällt, dann können Sie die Funktion auch manuell aufrufen. Markieren Sie dazu den gewünschten Abovorgang und gehen Sie im Menü Bearbeiten oder im Kontextmenü auf Abovorgang ausführen.

Protokoll

Egal für welche Vorgehensweise Sie sich entscheiden, Sie erhalten zunächst ein Protokoll: Erst wenn Sie im Protokoll auf die Schaltfläche Ausführen klicken, werden die Aufträge erzeugt und damit die Lager- und Umsatzbuchungen durchgeführt.

Sobald der Abovorgang erfolgreich abgearbeitet wurde, erscheint die Abfrage, ob die neue Fälligkeit gesetzt werden soll. Nur wenn Sie diese Frage mit Ja beantworten, wird der nächste Fälligkeitstermin ermittelt.

Aboaufträge drucken

Um alle Aufträge, die durch die Ausführung des Abovorgangs erzeugt wurden, in einem Arbeitsgang auszudrucken, wechseln Sie über Verwaltung – Aufträge in die Auftragsliste. Sie erkennen die Aboaufträge am Symbol in der Spalte Aboauftrag: Markieren Sie die entsprechenden Aufträge und gehen Sie auf Berichte – Aufträge.


Lern-Ware Hinweis:

Lexware Warenwirtschaft Zusatz-Tools: Warenwirtschaft durchsuchen nach Kundendubletten, Namen, Nummern, Freitexten mit Ergebnisausgabe via PDf oder Excel

Lexware Zusatztools Warenwirtschaft: AboUpdate LX Pro zur einfachen Eingaben von Preisänderungen im Abomodul


 

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