Lexware Warenwirtschaft: bei Kunden- oder/und Lieferanten-Adressdaten (Personenkonten) Umsatzsteuer-ID überprüfen und amtlich bestätigen lassen


Art der Anfrage durch den kostenfreien Service für Lexware USt-IDNr.- Prüfung beim Bundeszentralamt für Steuern

Beim Bundeszentralamt für Steuern werden zwei Arten von Prüfungen unterschieden:

  • Einfache Bestätigung: Diese bestätigt auf Anfrage die Gültigkeit einer ausländischen USt-IdNr. zum Zeitpunkt der Anfrage.
  • Qualifizierte Bestätigung: prüft zusätzlich, ob die von Ihnen mitgeteilten Angaben zu Firmenname (einschließlich der Rechtsform), Firmenort, Postleitzahl und Straße mit den in der Unternehmerdatei des jeweiligen EU-Mitgliedstaates registrierten Daten übereinstimmen.Der Service Lexware USt-IdNr.-Prüfung wird beim Aufruf aus dem Kunden-/Lieferantenassistenten oder der Kundenliste als qualifizierte Anfrage beim Bundeszentralamt für Steuern durchgeführt.

Bei der von Lexware Software durchgeführten qualifizierten Anfrage wird zusätzlich zur Gültigkeit einer USt-IdNr. (einfache Bestätigung) die Gültigkeit des zugehörigen Namens und die Anschrift der Person/Firma , der die USt-IdNr. von einem anderen Mitgliedstaat erteilt wurde geprüft.

Beim Aufruf über den Menüpunkt Extras können direkt Angaben erfasst und geprüft werden, ohne auf einen Stammdatensatz zuzugreifen. So können z. B. vor der Stammdatenanlage Daten auf Richtigkeit überprüft werden. Einschränkung dabei ist, dass an dieser Stelle nur eine einfache Bestätigung erfolgen kann.

Grundsätzlich sollte aus Sicherheitsgründen immer eine qualifizierte Anfrage durchgeführt werden, um den Anforderungen der Finanzbehörde gerecht zu werden. Voraussetzung für die Nutzung des Service ist eine kalenderjahres-aktuelle Produktversion.

Die Antwort auf eine von Ihnen gestartete, gültige Abfrage kann, in Abhängigkeit von Ihrer Internetanbindung und der Antwortzeit des entsprechenden Mitgliedstaates, zwischen einigen Sekunden und mehreren Minuten dauern.

Wenn Sie die amtliche Bestätigungsmitteilung anfordern, wird Ihnen diese ein paar Tage nach Anforderung per Post zugesandt.

Gründe für die Prüfung der Gültigkeit USt-IdNr. ausländischer Kunde/Lieferant

Die Unternehmereigenschaft des Leistungsempfängers/-schuldners ist nachzuweisen, um eine Lieferung – bei Vorliegen der weiteren Voraussetzungen – als steuerfrei behandeln zu können bzw. um bei sonstigen Leistungen eine Verlagerung der Steuerschuldnerschaft auf den Leistungsempfänger-/schuldners zu ermöglichen.

Das Bestätigungsverfahren ermöglicht deutschen Unternehmern die Prüfung, ob zum Zeitpunkt der Leistungserbringung die Lieferung oder sonstige Leistung an einen in einem anderen Mitgliedstaat der EU registrierten Unternehmer ausgeführt wird.

Kommt der liefernde/leistende Unternehmer seiner Sorgfaltspflicht bezüglich der Nachprüfung der Richtigkeit der USt-IdNr. nicht nach und stellt sich später heraus, dass die von dem liefernden/leistenden Unternehmen angegebene USt-IdNr. nicht identisch mit der des Leistungsgsempfänger ist, muss das liefernde/leistende Unternehmen mit empfindlichen Steuernachzahlungen rechnen. Um dieses Risiko zu umgehen und der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmann Rechnung zu tragen, empfiehlt sich eine Überprüfung der USt-IdNr. des Leistungsempfängers.

Mit dem Lexware Service haben Sie die Möglichkeit, sich in der Zeit von 5:00 Uhr bis 23:00 Uhr die Gültigkeit einer ausländischen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer qualifiziert bestätigen zu lassen. Die einfache Bestätigungsabfrage ist im Rahmen der nach § 6a Abs. 4 UStG obliegenden Sorgfaltspflichten nicht ausreichend.

Beachten Sie jedoch, dass die Überprüfung der Gültigkeit einer UStId-Nummer und deren Zuordnung zu einer bestimmten steuerpflichtigen Person/Firma nur eines der Elemente bei der Nachweisführung hinsichtlich der Umsatzsteuerfreiheit innergemeinschaftlicher Lieferungen und bei der Entscheidung über den Ort einer Dienstleistung in einem anderen Mitgliedstaat ist.

Voraussetzungen für die Erteilung einer USt-IdNr.

Voraussetzung der Erteilung einer USt-IdNr. ist, dass die Person oder Personenvereinigung bei einem deutschen Finanzamt umsatzsteuerlich geführt wird.

Dies ist in der Regel nicht der Fall bei

  • Kleinunternehmern
  • Land- und Forstwirten
  • Unternehmern, die nur Umsätze ausführen, die zum vollen Ausschluss des Vorsteuerbetrages führen (z. B. Ärzte)
  • juristische Personen, die nicht Unternehmer sind
  • Verwaltungseinheiten von Körperschaften des öffentlichen Rechts

Vorgenannte Unternehmer müssen sich daher zur umsatzsteuerlichen Erfassung zunächst an ihr zuständiges Finanzamt wenden. Bei diesem kann gleichzeitig auch die Erteilung einer USt-IdNr. beantragt werden. In diesen Fällen, sowie bei der erstmaligen Aufnahme einer unternehmerischen Tätigkeit (Neugründung) kann die Erteilung der USt-IdNr. beschleunigt werden, wenn dem Bundeszentralamt für Steuern (BZSt), Dienstsitz Saarlouis, eine schriftliche Bestätigung des Finanzamtes über die umsatzsteuerliche Erfassung des Antragstellers vorgelegt wird.

Wie kann ich eine deutsche USt-IDNr.  beantragen?

Für die Beantragung einer UStIdNr. stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

a) Firmenneugründung

Bei einer Firmenneugründung kann die Erteilung einer UStIdNr. direkt beim zuständigen Finanzamt beantragt werden. Im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung, welchen Neugründerinnen bzw. Neugründer bei Ihrem zuständigen Finanzamt einreichen, ist zu diesem Zweck ein entsprechendes Feld anzukreuzen. Dieser Antrag wird, zusammen mit den erforderlichen Angaben über die Erfassung für Zwecke der Umsatzsteuer, an das Bundeszentralamt für Steuern weitergeleitet.
b) Antragstellung über das Internet (www.bzst.de)

Das Antragsformular finden Sie hier: Online-Beantragung.
Dieser Service steht Ihnen täglich von 05:00 bis 23:00 Uhr zur Verfügung.
c) Schriftlicher Antrag

Der schriftliche Antrag ist an das
Bundeszentralamt für Steuern
Dienstsitz Saarlouis
66738 Saarlouis
Telefax: +49-(0)228-406-3801 zu richten.

Portal des Bundeszentralamts für Steuern: USt IDNr-Beantragung

An welchen Stellen im Programm kann die USt-IdNr.-Prüfung durchgeführt werden?

Die Prüfung einer ausländischen USt-IdNr. ist an folgenden Stellen im Programm möglich:

  • Kunden-/Lieferantenassistent – Rechnungsstellung
  • Kunden-/Lieferantenliste – Aktionsleiste
  • Kunden-/Lieferantenliste Menü Bearbeiten
  • Über das Menü Extras

Wer ist zur Überprüfung einer ausländischen USt-IdNr. berechtigt?

Jeder Inhaber einer deutschen USt-IdNr. ist berechtigt Anfragen zu stellen, es sei denn, diese wurde ausschließlich für Zwecke der Erwerbsbesteuerung erteilt.

Aus diesen Grund ist bei jeder Anfrage beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) die eigene deutsche USt-IdNr. (Anfrageberechtigung) zwingend erforderlich.

USt-IdNr. des Geschäftspartners wird vom System als ungültig gemeldet

Eine Nummer kann aus unterschiedlichen Gründen ungültig sein. Kontaktieren Sie zunächst Ihren Geschäftspartner und überprüfen Sie die von ihm angegebene Nummer (korrekte Zeichenanzahl, Länge).

Im beigefügten PDF-Dokument sehen Sie den Aufbau der UStIdNr der jeweiligen EU-Mitgliedsstaaten: Aufbau_der_USt-ID

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