Lexware Warenwirtschaft: Belege über die interne Poststelle versenden, listenmäßig erkennen und Protokolle darüber abrufen

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Der Dienstanbieter des Services ‚Poststelle‘ verarbeitet Ihren Beleg weiter und bereitet ihn für den Versand vor. Dazu werden bestimmte Bereiche auf einer DIN-A4 Seite bedruckt. So wird z. B. der QR-Code an einer bestimmten Position im Adressfenster platziert, außerdem folgen Angaben in Bereichen am linken Seitenrand.

Eine Rechnung für Briefe (ohne Anhang) wird ab einem Rechnungsbetrag von 5,– Euro erstellt. Einzelbriefe kosten zur Zeit 0,63 € netto  (Stand August 2018).

Generell wird eine Sammelrechnung, die sich nach Auftragsvolumen richtet, gestellt.

Hier die Vorgehensweise laut Briefmarkenanbieter: https://shop.lexware.de/lexware-poststelle


Problemvorbeugung vor Inanspruchnahme der günstigeren Portokosten im Vergleich zur gelben Post:

Unter folgenden Umständen kann es zu Konflikten kommen:

Sie benutzen per Scriptsprache angepasste Formulare. In diesen Formularen wurden die Einstellungen für das Adressfenster oder den linken Rand verändert, so dass die Maße für die reservierten Bereiche nicht mehr stimmen.

Hinweis:

Sie erkennen individuell per Scriptsprache angepasste Formulare an der Endung des verwendeten Formularrahmens. Diese haben die Endung *.umb.
Sie drucken die Falzmarke, da Sie die Option im Formularlayouteditor aktiviert haben. Die Falzmarke fällt in den reservierten Bereich am linken Rand.

Vorgehensweise

  1. Verwenden Sie für den Versand über die Poststelle die Standardeinstellungen.
  2. Generieren Sie Sich z. B. ein Formular und benennen es „Poststelle“.
  3. Sie können dazu z. B. die Standardformulare benutzen, da hier Absenderzeile und Adressfenster automatisch korrekt formiert werden.

Hinweis:

Die Formatierung wird unabhängig von den Einstellungen im Formularlayouteditor durchgeführt.
Wenn Sie die mitgelieferten Standardformulare verwenden, erkennt das Programm automatisch, dass der Versand über die Poststelle erfolgen soll.


Umlaute im Adressfeld verhindert den Versand

Umlaute wie „Ö“, „Ü“, „Ä“ im Adressfeld verhindern den Versand eines Auftrags über Lexware poststelle.

Umlaute wie „Ö“, „Ü“, „Ä“ im Adressfeld verhindern den Versand eines Auftrags über Lexware poststelle.

Führen Sie bitte folgende Lösungsschritte durch, um das Problem zu beheben:

  1. Bitte entpacken Sie die Zip-Datei, die einmal die Variante für die Einzel- und Mehrplatzversionen enthält: Poststelle_fix_formulare
  2. Kopieren die Datei in Ihr Formularverzeichnis. (Menü „?/Info“)
  3. Bitte öffnen Sie im Programm die Formularverwaltung der Aufträge. (Menüweg: „Bearbeiten/Aufträge/Drucken“ -> Klicken Sie dann auf „Formularverwaltung“)
  4. Markieren Sie nun das betreffende Formular, dass Sie für die Versand über die Lexware poststelle verwenden und klicken nacheinander die Schaltflächen „Bearbeiten“ und „im Editor bearbeiten“ an. Sie befinden sich nun im Formulareditor des Programms. Drücken Sie auf Ihrer Tastatur die Taste „F7“. Nachdem die Kompilierung abgeschlossen ist, schließen Sie den Formulareditor
  5. Speichern Sie im vorherigen Formularassistenten, in dem Sie sich nun wieder befinden.
  6. Senden Sie nun noch einmal einen Auftrag über Lexware poststelle.

FM im Protokoll – Der Brief konnte nicht versendet werden >>

„Der Brief konnte nicht versendet werden >> Es befindet sich Text ausserhalb des erlaubten Bereichs.“

Hintergrund:

Wenn Sie die Funktion ‚Poststelle‘ nutzen und Briefe über den Serviceanbieter verschicken lassen, dürfen bestimmte Bereich auf der Seite nicht bedruckt werden. Eine Ansicht, um welche Bereiche es sich hier handelt, finden Sie hier.

In folgenden Fällen können Sie betroffen sein:

  1. Sie drucken die Falzmarken.
  2. Sie drucken ein Logo im Bereich des Adressfensters / der Absenderzeile.
  3. Sie drucken ein ganzseitiges / oder großformatiges Logo, welches in den Bereich des Adressfensters / der Absenderzeile fällt.
  4. Sie haben die Position des Adressfensters / der Absenderzeile in der Scriptsprache modifiziert und einen eigenen Formularrahmen erzeugt.

Lösungsvorschlag:

  1. Lassen Sie die Falzmarke weg. Entfernen Sie hierzu im Formularlayoutassistenten den Haken bei:
    ‚Optionen – Falzmarke oben / Falzmarke unten‘.
  2. Passen Sie die Position des Logos so an die Vorgabe an, dass das Logo nicht in die reservierten Bereiche fällt.
  3. Passen Sie die Größe und die Positon des Logos so an die Vorgabe an, dass das Logo nicht in die reservierten Bereiche fällt.
  4. Ob sie einen eigenen Formularrahmen verwenden, erkennen Sie an der Endung *.umb.
    Wenn dem so ist, müssen Sie folgendes berücksichtigen: Neue Einstellungen für die Formulare werden bei Lexware Produkt Aktualisierungen nur für Formulare wirksam, die auf den Standardformularrahmen basieren. Passen Sie Ihre Änderungen in der Scriptsprache gemäß der Vorgabe an und kompilieren Sie Ihren Formularrahmen neu. Neben den Punkten 1. – 3. berücksichtigen Sie dabei insbesondere die Position der Absenderzeile und des Adressfensters!

Tipp: Duplizieren Sie Ihre für Sie angepassten Formulare und passen diese speziell für die Verwendung mit der Poststelle an! Geben Sie den Formularen z. B. den Namenszusatz „Poststelle“.

Hinweis: Beachten Sie auch die Hinweise im angehängten PDF: Anpassung_Formulare_Poststelle


Was muss ich im Fehlerfall (…keine gültige Adresse…) tun?

Diese Fehlermeldung erscheint in der Info-Spalte beim Versenden eines Briefes über die Poststelle: ‚…es konnte keine gültige Adresse gelesen werden… ‚.

Die mit der Version 2015 ausgelieferten Formulare von Lexware berücksichtigen die Freimachungszone. Hier funktioniert die Poststelle einwandfrei – die Freimachungszone wird entsprechend berücksichtigt. Sofern Sie Formulare aus älteren Versionen verwenden, die entweder von Ihnen selbst oder von einem Partner (in der Skriptsprache) angepasst wurden, sollten Sie, auch aufgrund der ggf. gesetzlichen Änderungen, die nur in den aktuellen Formularen berücksichtigt werden, Ihre Änderungen in den aktuellen Formularen nachziehen lassen. Nur so ist gewährleistet, dass Sie immer einen aktuellen Stand haben.

Vorgehen

  1. Rufen Sie einen Auftrag zum Drucken auf.
  2. Klicken Sie auf ‚Formularverwaltung‘.
  3. Wählen Sie das Formular, welches Sie für den Druck über die Poststelle verwenden möchten.
  4. Öffnen Sie über ‚Bearbeiten‘ den Formular-Assistenten.
  5. Wechseln Sie auf die Seite ‚Absenderzeile‘ und ändern Sie dort die Einstellungen wie folgt:

    Warenwirtschaft Lexware Lern-Ware Margit Klein 133
    © Haufe Lexware GmbH Co. KG SF06480
  6. Wechseln Sie auf die Seite ‚Adressfenster‘ und ändern Sie dort die Einstellungen wie folgt:
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Hinweis:

  • Sofern die zuvor aufgeführten Einstellungen korrekt sind, prüfen Sie zusätzlich, ob mehr als sechs Zeilen in Ihrem Adressfeld verwendet werden.
  • Passen den Auftrag nochmals.
  • Reduzieren die Anzahl der Adresszeilen über die entsprechenden Optionen im Formularassistenten.

    Warenwirtschaft Lexware Lern-Ware Margit Klein 135
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  • Beachten Sie bitte auch die Informationen im oben angefügten PDF.

Was muss ich im Fehlerfall ‚Der Brief konnte nicht versendet werden. Es befindet sich Text außerhalb des erlaubten Bereichs‘ tun?

Sofern Sie Formulare aus älteren Versionen verwenden, die entweder von Ihnen selbst oder von einem Partner (in der Skriptsprache) angepasst wurden, sollten Sie, auch aufgrund der ggf. gesetzlichen Änderungen, die nur in den aktuellen Formularen berücksichtigt werden, Ihre Änderungen in den aktuellen Formularen nachziehen lassen.

Nur so ist gewährleistet, dass Sie immer einen aktuellen Stand haben.

Falls Sie dies nicht durchführen möchten, korrigieren Sie Ihre Einstellungen im Formularassistenten wie nachfolgend beschrieben:

Vorgehen

  1. Rufen Sie einen Auftrag zum Drucken auf.
  2. Klicken Sie auf ‚Formularverwaltung‘.
  3. Wählen Sie das Formular, welches Sie für den Druck über die Poststelle verwenden möchten.
  4. Öffnen Sie über ‚Bearbeiten‘ den Formular-Assistenten.
  5. Prüfen Sie, ob Sie auf der Seite ‚Optionen‘ die Falzmarke/Lochmarke aktiviert haben und deaktivieren Sie diese Optionen.

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  6. Wechseln Sie auf die Seite ‚Absenderzeile‘ und ändern Sie dort die Einstellungen wie folgt:
    Position von oben: 4,5 cm
    Position von links: 2,1 cm

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  7. Wechseln Sie auf die Seite ‚Adressfenster‘ und ändern Sie dort die Einstellungen wie folgt:
    Position von oben: 6.3 cm
    Position von links: 2,1 cm

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  8. Wechseln Sie auf die Seite ‚Logo‘.
    Sie haben ein ganzseitiges Logo, welches in die Freimachungszone druckt.
    Bearbeiten Sie Ihr Logo, sodass die Freimachungszone eingehalten wird.

Hinweis:

Falls Sie die Einstellungen ändern, ist es ratsam dieses Formular für die Poststelle unter einem eigenen Namen zu speichern. Dann wird Ihr bisher verwendetes Formular nicht überschrieben.

Verwenden Sie zukünftig das neue Formular zum Versenden Ihrer Briefe über die Poststelle.


Status-Spalte für Poststelle in der Auftragsliste einblenden, um Versanddaten abzufragen

Sie können in der Auftragsliste den Status der Aufträge einsehen, die Sie über die Poststelle versendet haben. Außderdem steht ein Protokoll mit allen Versende-Informationen zum ausgewählten Beleg zur Verfügung.

Vorgehen

Status-Spalte für Poststelle in Auftragsliste einblenden

  1. Öffnen Sie das Menü ‚Verwaltung – Aufträge Verkauf‘ bzw. ‚Verwaltung – Aufträge Einkauf‘.
  2. Markieren Sie einen Eintrag mit der rechten Maustaste.
  3. Klicken Sie im Kontextmenü auf ‚Listeneinstellungen‘.
  4. Markieren Sie im Fenster ‚Listeneinstellungen‘ links den Eintrag ‚Poststelle‘.
  5. Verschieben Sie den Eintrag nach rechts.
  6. Platzieren Sie den Eintrag an der gewünschten Position.
  7. Klicken Sie auf ‚OK.

Sie sehen in der Auftragsliste in der Spalte ‚PS‘ den Status Ihrer Briefe, die Sie über die Poststelle versendet haben.

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Protokoll öffnen

Um das Protokoll mit allen Versende-Informationen zum ausgewählten Beleg anzusehen, klicken Sie auf das Symbol (farbigen Briefumschlag).

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Sie sehen auf einen Blick,

  • ob ein Beleg mehrfach versendet wurde,
  • den Betrag, mit dem frankiert wurde,
  • den Status des Beleges.

Um die für den Versand übermittelte PDF-Datei einzusehen, klicken Sie das auf das PDF-Symbol.

Status aktualisieren

Den Status aktualisieren Sie so:

  • im Menü ‚Extras – eRechnung/Poststelle – Poststelle‘ über die Schaltfläche ‚Status aktualisieren‘
  • nachdem Sie den Status über die Verwaltung aktualisiert haben in der Auftragsliste mit der Funktionstaste ‚F5‘
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Lern-Ware Hinweis:

Lexware Poststelle ab 2018 für Faktura und Warenwirtschaft: Anpassungen via Januar-Update

Lexware Faktura und Warenwirtschaft: Wo finde ich Fragen und Antworten zu Lexware mobile und anderen integrierten Cloud-Services?


 

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