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Lexware Faktura & Auftrag sowie Warenwirtschaft: Sammelrechnung aus diversen Lieferscheinen für nur einen Kunden erstellen


Nutzen Sie die Auftragsart Sammelrechnung, wenn Sie mehrere Lieferscheine eines Empfängers in einer Rechnung fakturieren wollen.

Die Abrechnung über die Auftragsart Sammelrechnung setzt voraus, dass die ausgeführten Lieferungen / Leistungen in der Auftragsart Lieferschein dokumentiert sind.

Erstellen Sie die Sammelrechnung aus mehreren Lieferscheinen wie folgt:

  1. Öffnen Sie den Auftragsassistenten und wählen Sie im Feld Auftragsart – Sammelrechnung.
  2. Wählen Sie den Kunden – prüfen Sie die Angaben zum Beleg und geben Sie Ihren Text zur Auftragsbeschreibung ein.
  3. Wechseln Sie mit Klick auf Weiter zur Übersicht der nicht fakturierten Lieferscheine (vgl. folgende Abbildung – bitte beachten Sie, dass die Ansicht je nach Programmversion leicht variieren kann)

Tipp:

Halten Sie den Text zur Auftragsbeschreibung allgemein, und speichern Sie den Text als Textbaustein.Textbausteine können immer wieder verwendet werden.
Übernehmen Sie bereits angelegte Textbausteine mit Klick auf das Lupensymbol.

Warenwirtschaft Lexware Lern-Ware Margit Klein 66
© Haufe Lexware GmbH Co. KG 19418
  1. Markieren Sie die Lieferscheine, die Sie über diese Sammelrechnung abrechnen möchten.
  2. In der Version ‚Faktura & Auftrag‘ erweitern Sie die Markierung auf mehrere – oder alle Lieferscheine, indem Sie die Taste Strg gedrückt halten während Sie mit der linken Maustaste Ihre Auswahl treffen.
  3. Auf der Folgeseite werden Die Lieferscheine und die dazugehörigen Positionen angezeigt.
  4. Prüfen Sie die angegebenen Positionen.
  5. Abschließend werden auf der Seite 4 des Assistenten die Zahlungsbedingungen und der Gesamtbetrag angezeigt.
  6. Beenden Sie die Erfassung über Speichern.

Hinweis:

Änderungen können an dieser Stelle nicht vorgenommen werden. Sollte es Abweichungen geben vom Lieferschein hin zur tatsächlichen Lieferung, muss erst eine Korrektur im Lieferschein vorgenommen werden.


Zusammenführen der Belegkreise „Rechnung“ und „Sammelrechnung“

Möchten Sie, dass zusammengehörige Belegarten einem einzigen Nummernkreis zugeordnet sind, setzen Sie ein Häkchen in der Spalte Zusammenführen.

Sie finden dieses Häkchen in Verwaltung->Einstellungen->Nummernkreise-> Belegarten:

Beispiel

Zusammengehörige Belegarten (bei den Handwerkerversionen):

  • Angebot und Nachtrags-Angebot
  • Auftragsbestätigung und Nachtrags-Auftragsbestätigung
  • Rechnung – Sammelrechnung – Teilrechnung und Schlussrechnung

Beispiel

Zusammenführen:

Sie Haben in der Belegart Rechnung sowohl Rechnungen wie auch Sammelrechnungen erstellt.

aktuelle Rechnungsnummer: 10034
aktuelle Sammelrechnungsnummer: 10005

Die Funktion Zusammenführen

  1. ermittelt die größte Zahl im Nummernkreis Rechnung und Sammelrechnung.
  2. verwendet in der Beleggruppe Rechnung immer die nächst höhere Nummer, wenn ein Auftrag aus dieser Gruppe angelegt wird.
    Ausgangsnummer ist die größte Zahl zum Zeitpunkt des Zusammenführens.
Belegart Aktuelle Nummer Nächste fortlaufende Nummer
Rechnung 10034 10035
Sammelrechnungen 10005 10036

Hinweis:

Im Auftragsassistenten besteht die Möglichkeit die vom Programm vorgegebene Belegnummer zu überschreiben.
Werden hierbei Buchstaben oder Sonderzeichnen (z. B. Bindestrich) verwendet, geht die Hochzählfunktion verloren. Auch das Zusammenführen der Belegnummer ist dann nicht mehr möglich. Von da ab muss die nächste fortlaufende Belegnummer immer direkt eingetragen werden.

 


Sammelrechnungen mit Belegerzeugung stornieren (nur in Handwerk plus, Business Plus, Warenwirtschaft Pro und Premium)

Folgende Auftragsarten lassen sich stornieren:

Aufträge Verkauf

  • Lieferschein
  • Rechnung
  • Sammelrechnung
  • Rechnungskorrektur

Aufträge Einkauf

  • Bestellung
  • Wareneingang
  • Eingangsrechnung
  • Rücksendung
  • Lieferantengutschrift

Vorgehensweise beim Stornieren eines Auftrags:

  • Auftrag in der Übersicht mit der rechten Maustaste anklicken.
  • Aus dem Kontextmenü Stornieren auswählen.
  • Bei Bedarf im Auftragsassistenten oben rechts das Storno-Datum ändern.
  • Storno-Auftrag speichern.
  • Je nach Auftragsart erscheinen nun diverse Hinweistexte, welche auf die Implikationen des Stornierens hinweisen, u. a. auch darauf, dass das Stornieren nicht mehr rückgängig gemacht und der Stornobeleg nicht mehr gelöscht werden kann. Am Ende steht die Frage: „Sind Sie sicher, dass Sie diesen Auftrag stornieren möchten?“
  • Beantworten Sie diese Sicherheitsabfrage mit Ja.
  • Im Hintergrund führt das Programm nun eventuell die vorher im Hinweistext angekündigten Bereinigungen bei Statistik und Lagerbeständen durch.

Status-Setzungen oder -Veränderungen beim Stornieren:

  • Storno erhält Status LB, falls eine Lagerbuchung mit dem Stornieren einherging.
  • Stornierter Auftrag erhält Status O (storniert) und W (da „weitergeführt“ zu Storno).
  • Bei Ursprungs-Aufträgen (falls stornierter Auftrag durch Weiterführen entstanden war oder Sammelrechnung ist): Status W und (bei Lieferscheinen, Wareneingängen und Rücksendungen) Status F (fakturiert) werden entfernt. Bei Auftragsbestätigungen und Bestellungen wird auch Status LE entfernt.