Lexware Faktura & Auftrag sowie Warenwirtschaft: Abschlagsrechnungen erstellen, Anzahlungsrechnungen buchen, Akonto-Zahlungen in Rechnungen ausweisen, Abschlagsbeträge als Listeneintrag im Auftragsbuchhaltung wiederfinden


Vorgehensweise zur Erstellung von Abschlagsrechnungen für Akontozahlungen:

Hinweise zu Abschlagsrechnungen

Für Abschlagsrechnungen gelten folgende Einschränkungen:

  • In einer Abschlagsrechnung können keine unterschiedlichen Steuersätze verarbeitet werden.
  • Abschlagsrechnungen können nicht in eine andere Auftragsart weitergeführt werden.
  • Abschlagsrechnungen können nicht an die Buchhaltung übertragen werden.

 

In der Auftragsliste gibt es für Abschlagsrechnungen den Status ‚A‘ (in Schlussrechnung berücksichtigt):

  • Abschlagsrechnungen, die in einer Schlussrechnung berücksichtigt wurden, sind im Statusfeld der Auftragsliste mit dem Status ‚A‘ gekennzeichnet.
  • Rechnungen, in denen eine Abschlagsrechnung verrechnet wurde, sind ebenfalls mit dem Status ‚A‘ gekennzeichnet.

 

Lern-Ware Hinweis: Abschlagsrechnungen zu Schlussrechnungen können listenmäßig im Auftragsreiter der Kundenmappe ausgewiesen werden:

 

Abschlagsrechnungen erstellen Sie wie folgt:

  • Öffnen Sie die Auftragsübersicht und legen Sie einen neuen Verkaufsauftrag an.
  • Nutzen Sie über das Kontextmenü die Funktion Duplizieren, wenn Sie Angaben aus einem Angebot oder einer Auftragsbestätigung in die Abschlagsrechnung übernehmen möchten.
  • Im Auftragsassistenten wählen Sie die Auftragsart Abschlagsrechnung.
  • Beachten Sie die Angaben zum Text in der Auftragsbeschreibung.
    Liegt aus dem Angebot bzw. der Auftragsbestätigung ein Text vor, kann dieser…

    • übernommen werden.
    • oder überschrieben werden.

Hinweis:

Wenn Sie mit Standardtexten arbeiten, kann ein bereits angelegter Textbaustein über das Lupensymbol ausgewählt und eingefügt werden.

  • Wechseln Sie zur Auswahl Positionen.
  • Löschen Sie die Positionen, die in dieser Abschlagsrechnung nicht abgerechnet werden sollen, aus der Positionsliste.
  • Sind noch keine Positionen angelegt und soll eine pauschale Abschlagsrechnung erstellt werden, haben Sie die Auswahl:
    • Manueller Artikel – frei verfügbare Eingabefelder
    • Stammartikel –  Zugriff auf die Artikelliste
  • Prüfen Sie abschließend im Auswahlbereich Summe die Zahlungsbedingungen und den Rechnungsbetrag.
  • Schließen Sie den Auftragsassistenten mit Klick auf Speichern.

Abschlagsrechnungen in einer abschließenden Rechnung abziehen:

  • Erstellen Sie eine Rechnung. Die Rechnung kann entweder neu, oder über die Funktion Weiterführen aus einem Angebot bzw. einer Auftragsbestätigung erzeugt werden.
  • Erstellen, ändern oder ergänzen Sie die Positionen nach Ihren Wünschen.
  • Abschlagsrechnungen können auf der Seite Summe im Auftragsassistenten abgezogen werden:
    Über ein Listenfeld wählen Sie in diesem Fall Abzüglich Abschlagsrechnungen:
Warenwirtschaft Lexware Lern-Ware Margit Klein 65
© Haufe Lexware GmbH Co. KG 02143
  • Es wird eine neue Seite Abschlagsrechnung eingefügt und sofort geöffnet.

  • Dort werden alle Abschlagsrechnungen für diesen Kunden in einem neuen Fenster angezeigt.
  • Setzen Sie für die Belege, die berücksichtigt werden sollen, einen Haken oder selektieren Sie gleich alle verfügbaren Abschlagsrechnungen.

Hinweis:

Abschlagsrechnungen können – im Gegensatz zu den Teilrechnungen in Lexware handwerk premium – nicht an die Buchhaltung übertragen werden.


Meldung: Abschlagsbetrag/Abschlagsrechnungsbetrag ist größer als der Rechnungsbetrag

Die Meldung Der Abschlagsbetrag ist größer als der Rechnungsbetrag soll Sie davor warnen, versehentlich eine zu niedrige Schlussrechnung auszustellen.

Wurde in einer Abschlagsrechnung ein Betrag abgerechnet, der höher ist, als der Rechnungsbetrag, sind folgende Lösungswege möglich:

A. Rechnungsbetrag hochsetzen auf die Summe der Abschläge – Unterschiedsbetrag als Rechnungskorrektur abrechnen

Erstellen Sie die Rechnung in Höhe der Abschlagsrechnungen

Auf der Seite Summe, markieren Sie im Feld: Abzüglich Abschlagsbetrag die Auswahl:

  • Abzüglich Abschlagsrechnung.

Führen Sie die Zuordnung der Abschlagsrechnungen durch.

Nutzen Sie das Feld Nachbemerkung für einen Hinweis zur Abrechnung an Ihren Auftraggeber/Kunden.

Beenden Sie die Auftragserfassung mit Klick auf Speichern.

Legen Sie eine Rechnungskorrektur an in der Sie den Unterschiedsbetrag zu Gunsten Ihres Auftraggebers/Kunden berechnen.

_________________________________________________________________________________________

B. Rechnungsbetrag korrekt erstellen – Abschlagsrechnung als „Abschlagsbetrag“ in Abzug bringen

-> es wird eine Rechnung mit einem Negativbetrag erstellt

-> in der Nachbemerkung die Abschlagsrechnungen als Text aufführen

_________________________________________________________________________________________

C. Rechnungsbetrag erst hochsetzen und nachträglich korrigieren

  1. Erstellen Sie die Rechnung in Höhe der Abschlagsrechnungen
  2. Führen Sie die Zuordnung der Abschlagsrechnungen durch und speichern Sie den Auftrag.
  3. Wechseln Sie über die Auftragsliste wieder in die Bearbeitung des Auftrags.
  4. Öffnen Sie die Seite Positionen..
  5. Markieren Sie die Position, die zu korrigieren ist.
  6. Mit Klick auf die Schaltfläche Bearbeiten, werden die Angaben zur Position in die Eingabefelder übernommen..
  7. Korrigieren Sie die Angaben zur Berechnung auf das korrekte Maß.
  8. Auf der Seite Gesamtbetrag wird der Forderungsbetrag mit einem negativen Vorzeichen angezeigt.
  9. Speichern Sie den Auftrag – der Ausgabe über den Druck oder dem Versand steht nichts mehr im Wege.

Erhaltene Anzahlungen buchen – Anleitung

Sie buchen erhaltene Anzahlungen zum Zeitpunkt des Zuflusses auf das Konto ‚Erhaltene Anzahlungen 19 % USt‘. Den Umsatz weisen Sie bei Zahlungseingang in der Umsatzsteuer-Voranmeldung aus. Sie buchen auf das Standardkonto für erhaltene Anzahlungen:

  • SKR-03: 1718 Erhaltene Anzahlung 19 % USt.
  • SKR-04: 3272 Erhaltene Anzahlung 19 % USt.

Beispiel

  • Der Unternehmer erhält vom Kunden eine Anzahlung über 1.190 EUR brutto per Banküberweisung.
  • Nach Leistungserstellung wird die gesamte Leistung über 3.570 EUR brutto in der Schlussrechnung aufgeführt.
  • Die bis dahin berechnete Anzahlung über 1.190 EUR ist vom Rechnungsbetrag abzusetzen.

 


Buchungssätze

Sie buchen in vier Schritten:

  1. Zahlungseingang der Anzahlung.
    Die fällige Umsatzsteuer wird in der Umsatzsteuer-Voranmeldung unter Kennzahl ’81‘ ausgewiesen, bei Ist- und Sollversteuerern gleichermaßen.
  2. Buchen der Schlussrechnung über den Gesamtbetrag.
  3. Umbuchung der Anzahlung.
    Wichtig: Buchen Sie den Offenen Posten (OP) der Anzahlung aus. Den Restbetrag führen Sie als OP weiter.
  4. Zahlungseingang der Restzahlung.
    Buchen Sie den Offenen Posten aus.
Buchungssätze SKR-03 / SKR-04
Schritt Sollkonto Habenkonto Betrag
1. Anzahlung 1200 / 1800 Bank 1718 / 3272 Erh. Anzahlungen 19% 1.190
2. Schlussrechnung Debitor 8400 / 4400 Erlöse 19 % USt. 3.570
3. Umbuchung Anzahlung

Wichtig: mit Ausbuchung des OP

1718 / 3272
Erhaltene Anzahlungen 19%
Debitor 1.190
4. Zahlungseingang Restzahlung 1200 / 1800 Bank Debitor 2.380

 

Ausweis in den Auswertungen
Bilanz Bei der Gewinnermittlungsart ‚Betriebsvermögensvergleich‘ weisen Sie erhaltene Anzahlungen bei Zahlungseingang als Verbindlichkeit aus. Das Standardkonto ‚Erhaltene Anzahlungen‘ ist der Bilanz Passiva zugeordnet:

‚D. Verbindlichkeiten / 3. erhaltene Anzahlungen auf Bestellungen‘.

Anlage EÜR Bei der Gewinnermittlungsart ‚Einnahmenüberschussrechnung‘ sind erhaltene Anzahlungen bei Zahlungseingang eine erfolgswirksame Einnahme. Der Ausweis erfolgt unter den umsatzsteuerpflichtigen Betriebseinnahmen.
Umsatzsteuer-Voranmeldung Die umsatzsteuerliche Behandlung und Buchung ist bei Sollbesteuerung und Istbesteuerung gleich. Die Steuer entsteht mit Ablauf des Voranmeldungszeitraumes, in dem das Entgelt vereinnahmt worden ist (§ 13 Abs.1 UStG).

 


Erhaltene Anzahlung als Forderung buchen

Wenn Sie Anzahlungen als Zahlungseingang buchen, fehlt die Zuordnung zu einem Debitoren/Kunden. Sie können über die Offenen Posten nicht feststellen, welcher Kunde die Anzahlung geleistet hat. Wenn Sie auch für Anzahlungen die Offene Posten-Verwaltung nutzen wollen, buchen Sie Anzahlungen als Forderung. Als Gegenkonto für die Forderung buchen Sie auf ein Interimskonto. Legen Sie dafür ein eigenes Interimskonto an.

Interimskonto anlegen

  1. Öffnen Sie ‚Verwaltung – Kontenverwaltung‘.
  2. Markieren Sie das Interimskonto ‚Durchlaufende Posten‘.
  3. Klicken Sie auf ‚Kopieren‘.
  4. Tragen Sie eine neue Kontonummer ein, z. B. SKR-03: 1591, SKR-04: 3630.
  5. Tragen Sie die Kontobezeichnung ein, z. B. ‚Forderung Anzahlung‘.
  6. Klicken Sie auf ‚Weiter‘ und übernehmen Sie die weiteren Einstellungen unverändert.
  7. Beenden Sie den Assistenten über ‚Speichern‘.

Beispiel

  • Sie erfassen eine Anzahlung als Forderung über 11.900 EUR.
  • Nach Leistungserstellung buchen Sie die Schlussrechnung über den Gesamtbetrag 35.700 EUR brutto.
  • Die Anzahlung über 11.900 ziehen Sie in der Schlussrechnung vom Endbetrag ab.

Buchungssätze

  1. Anzahlung als Forderung über Interimskonto.
  2. Zahlungseingang der Anzahlung über das Konto ‚Erhaltene Anzahlungen‘.
    Die fällige Umsatzsteuer wird in der Umsatzsteuer-Voranmeldung unter Kennzahl 81 ausgewiesen.
  3. Ausbuchen der Forderung gegen das Debitorenkonto.
  4. Buchen der Schlussrechnung.
  5. Umbuchung der Anzahlung mit Ausbuchung des Offenen Postens der Anzahlung. Den Restbetrag führen Sie als OP weiter.
  6. Zahlungseingang der Restzahlung mit Ausbuchung des Offenen Postens.
Buchungssätze SKR-03 / SKR-04
Buchungsschritt Sollkonto Habenkonto Betrag
1. Anzahlung als Forderung 10000 Debitor 1591 / 3631 Forderung Anzahlung 11.900
2. Zahlungseingang Anzahlung 1200 / 1800 Bank 1718 / 3272 Erh. Anzahlungen 19% 11.900
3. Ausbuchung Forderung 1591 / 3631 Forderung Anzahlung 10000 Debitor 11.900
4. Schlussrechnung 10000 Debitor 8400 / 4400 Erlöse 19 % USt 35.700
5. Umbuchung Anzahlung 1718 / 3272 Erh. Anzahlungen 19% 10000 Debitor 11.900
6. Zahlungseingang Restzahlung 1200 / 1800 Bank 10000 Debitor 23.800

 

Hinweis:

Abschlagsrechnungen aus Lexware faktura+auftrag oder Lexware warenwirtschaft können nicht an die Buchhaltung übertragen werden. Erfassen Sie Anzahlungen in Lexware buchhalter.


Lern-Ware Hinweise:

Lexware Warenwirtschaft: Abschlagsrechnung über Lexware Handelsversion oder Teilrechnung über Lexware Handwerkerversion

Lexware Buchhalter: Erhaltene Anzahlungen buchen (Umsatzsteuerberechnung anstossen)

Lexware Faktura & Auftrag sowie Warenwirtschaft: Sammelrechnung aus diversen Lieferscheinen für nur einen Kunden erstellen

Lexware Financial Office Premium: Handel und Handwerksversion im Vergleich zur Basisvariante der Netzwerklösung mit Barkassensoftware


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