Lexware Berater-Software: Büroservice komplett und Steuerkanzlei tauschen Buchungsdaten aus Lexware Financial Office Buchhalter mit automatischer Sachkontenneuanlage untereinander aus

Teilen Sie Ihr Wissen mit Ihren Kollegen:

Hintergrund

Sie erfassen Ihre laufende Buchhaltung selbst, wollen aber auf die fachliche Unterstützung durch einen Steuerberater nicht verzichten.

Mit der Funktion ‚Import/Export – Lexware Beraterformat‘ ist ein Austausch von Daten zwischen Lexware buchhalter pro und Lexware neue steuerkanzlei bzw. Lexware büroservice komplett möglich.

Beim Datenaustausch übertragen Sie auch die Datenhoheit vom Mandanten zur Kanzlei:

Lexware buchhalter pro Lexware neue steuerkanzlei
Lexware büroservice komplett

Kombi Lexware Lern-Ware Margit Klein 233
© Haufe Lexware GmbH Co. KG
  • Mit dem Export übertragen Sie die Daten und die Datenhoheit zum Steuerberater.
    Exportierte Daten können Sie in Lexware buchhalter pro nicht bearbeiten. Neue Buchungen können Sie erfassen.
  • Mit dem Import erhalten Sie die Datenhoheit zurück.
    Falls der Steuerberater Buchungen erfasst hat, werden diese Buchungen importiert.
    Nach dem Import ist die Bearbeitung der Daten wieder möglich.

Voraussetzungen

Für den erfolgreichen Datenaustausch müssen in beiden Programmen folgende Firmenangaben übereinstimmen:

  • Gewinnermittlungsart (Bilanz oder Einnahmen-Überschuss-Rechnung)
  • Besteuerungsart (Sollbesteuerung oder Istbesteuerung)
  • Kontenrahmen
  • Wirtschaftsjahr (Kalenderjahr oder abweichendes Wirtschaftsjahr)
  • Erstes Buchungsjahr

Initialexport durchführen

Der erste Export (Initialexport) in einer Firma überträgt die Buchungsdaten aller angelegten Buchungsjahre der Firma. Der jahresübergreifende Export ist für den Erhalt jahresübergreifender Bezüge unvermeidlich.

Die Übertragung des Datenbestandes kann je nach Datenumfang sehr lange dauern.

Alle übertragenen Buchungsdaten sind zur Bearbeitung gesperrt, bis die Datenhoheit wieder an Sie übergeben wird. In übertragenen Zeiträumen können Sie neue Buchungen erfassen.

Daten exportieren

  1. Öffnen Sie das Menü ‚Datei – Export – Lexware Beraterformat‘.
  2. Lesen Sie die Exporthinweise. Nur wenn alle genannten Hinweise für Ihre Buchhaltung zutreffen, klicken Sie auf ‚Ja‘.
  3. Auf der Seite ‚Historie und Exporteinstellungen‘ ist die Exporthistorie zunächst leer. Im weiteren Verlauf der Zusammenarbeit mit dem Berater sehen Sie hier die ausgeführten Exporte:

    Kombi Lexware Lern-Ware Margit Klein 234
    © Haufe Lexware GmbH Co. KG
  4. Das Programm speichert die Daten in einem Standardverzeichnis. Um den Speicherort zu ändern, klicken Sie auf ‚Durchsuchen‘ und wählen Sie den Speicherort aus.
  5. Wenn Sie die Daten per E-Mail verschicken wollen, setzen Sie den Haken bei ‚Exportdatei soll per Mail verschickt werden‘. Geben Sie die Mailadresse ein.
  6. Auf der Seite ‚Exportoptionen‘ können Sie dem Datenaustausch eine Begleitnotiz hinzufügen.
  7. Auf der Seite ‚Dokumentenauswahl fügen Sie bei Bedarf ergänzenden Dokumente hinzu.
  8. Wechseln Sie auf die Seite ‚Export starten‘ und klicken Sie auf ‚Fertig stellen‘.
  9. Bestätigen Sie die Meldung ‚Ihre Daten werden … vorbereitet‘.

Daten übermitteln

Wenn Sie den Versand per E-Mail aktiviert haben, findet jetzt der automatische Versand an die E-Mailadresse Ihres Beraters statt. Für jedes Buchungsjahr erzeugt das Programm einen Dateianhang.
Hinweis: Kontrollieren Sie in Ihrem E-Mailprogramm den korrekten Versand der E-Mail. Je nach E-Mailprogramm kann es bei einer Zeitüberschreitung vorkommen, dass die E-Mail nicht versendet wurde.

Wenn Sie die Daten auf einem Datenträger übermitteln wollen, wechseln Sie in das Exportverzeichnis. Kopieren Sie die Datei(en) auf einen Datenträger oder nutzen Sie ein Brennprogramm.

Status Datenaustausch in Buchungslisten anzeigen

Alle Buchungsdaten dieser Firma liegen jetzt beim Steuerberater und erhalten eine entsprechende Kennzeichnung ‚Status Datenaustausch‘. In den Buchungslisten im Menü ‚Buchen‘ und ‚Ansicht‘ können Sie diesen Status anzeigen lassen, z. B. im Journal:

  1. Öffnen Sie ‚Ansicht – Journal‘.
  2. Markieren Sie eine Buchung mit der rechten Maustaste.
  3. Klicken Sie im Kontextmenü auf ‚Listeneinstellungen‘.
  4. Markieren Sie links das Feld ‚Status Datenaustausch‘.

    Kombi Lexware Lern-Ware Margit Klein 235
    © Haufe Lexware GmbH Co. KG
  5. Verschieben Sie das Feld auf die rechte Seite.
  6. Legen Sie die Position für das Feld fest.
  7. Klicken Sie auf ‚OK‘.

In der Buchungsliste erkennen Sie jetzt am Symbol in der Spalte ‚Status Datenaustausch‘, welche Daten sich beim Berater in Bearbeitung befinden:

Symbol Status Auswirkung
Buchung ist an den Berater exportiert. Bearbeitung nicht möglich.
Buchung ist vom Berater zurückgegeben. Bearbeitung freigegeben.

Daten importieren

Nachdem Ihr Berater seine Arbeiten abgeschlossen hat, exportiert er die Daten.

  1. Sie erhalten vom Steuerberater eine LXC-Exportdatei. Beispiel:

    Kombi Lexware Lern-Ware Margit Klein 236
    © Haufe Lexware GmbH Co. KG
  2. Speichern Sie die Datei lokal, z. B. auf Ihrem Desktop.
  3. Um die Daten in das Importverzeichnis zu kopieren, klicken Sie Datei doppelt an.
  4. Bestätigen Sie folgende Abfrage:

    Kombi Lexware Lern-Ware Margit Klein 237
    © Haufe Lexware GmbH Co. KG
  5. Wechseln Sie in Lexware buchhalter pro.
  6. Öffnen Sie das Menü ‚Datei – Import – Lexware Beraterformat‘.
  7. In der Importhistorie sehen Sie die zu importierende Datei:

    Kombi Lexware Lern-Ware Margit Klein 238
    © Haufe Lexware GmbH Co. KG
  8. Klicken Sie auf ‚Weiter‘ bis zur Seite ‚Import starten‘.
  9. Um die Daten in Ihren Datenbestand zu übernehmen, klicken Sie auf ‚Fertig stellen‘.
  10. Drucken Sie bei Bedarf das Protokoll.

Nach dem Import enthält Ihre Buchführung alle Buchungen, die vom Steuerberater vorgenommen wurden.

Mit dem Import haben Sie die Datenhoheit wieder übernommen. Der ‚Status Datenaustausch‘ in den Buchungslisten ändert sich auf

Weitere Exporte durchführen

Alle weiteren Exporte führen Sie im Menü ‚Datei – Export – Lexware Beraterformat‘ durch.

Nach dem Initialexport exportieren Sie nur noch ausgewählte Zeiträume. Vereinbaren Sie mit dem Steuerberater, welche Intervalle übertragen werden sollen. Die Zeitraumauswahl treffen Sie im Datenaustauschassistenten auf der Seite ‚Exportoptionen‘:

Kombi Lexware Lern-Ware Margit Klein 239
© Haufe Lexware GmbH Co. KG

Ein erneuter Export überträgt nur Buchungen, die nicht über die Kennzeichnung ‚Bereits an den Berater exportiert‘ verfügen. Bereits exportierte Daten werden nicht erneut exportiert, da sie dem Berater bereits vorliegen. Das gilt auch für alle Daten, die der Berater zurückgegeben hat.


Lern-Ware Hinweis zur Benutzergruppe Steuerberater und Buchführungshelfer:

Die Berater-Software-Produkte Steuerkanzlei und Büroservice komplett basieren auf der Financial office Premium (Steuerkanzlei) bzw. Pro Variante (Büroservice komplett) von Lexware. Sowohl in der Steuerkanzlei als auch in Büroservice komplett können über das Leistungsverzeichnis der Steuerberatergebühren-Verordnung mandantenkomforme Forderungen gestellt werden.

Die Steuerkanzlei von Lexware hat zudem sämtliche Steuererklärungsvordrucke zum (automatischen Ausdruck im Laufe der Zeit) in petto.

Beide Berater Software-Varianten bieten neben der Gebührenabrechnung die sechs Teilapplikationen (Buchhalter, Lohn, Warenwirtschaft, Reisekosten, Fehlzeiten) mit einer kostenfreien Telefonhotline via Lexware Ansprechpartner bei jahresaktuellem Bezug.


Teilen Sie Ihr Wissen mit Ihren Kollegen:

Ähnliche Kategorien zur Selbstschulung:

1. LEXWARE SOFTWARE im PC & Netzwerk4. LEXWARE BUCHHALTUNG & E-BILANZ + EÜRDatenübergabe an StB / Lexware E-Bilanz / EÜR / EHUGDigitaler Beleg- & Buchungssatz-ImportLern-Ware Service & Lexware Anleitung