Lexware Buchhaltung: Import von Kunden, Lieferanten und Buchungssätzen- Anleitung von Lexware


Hinweise

  • Importieren Sie Personenkonten (Kreditoren und Debitoren) und Buchungsdaten aus Fremdprogrammen über die ASCII/ANSI-Schnittstelle. Die Importdatei muss als Textdatei (.txt) vorliegen. Die Schnittstellenbeschreibung der ASCII/ANSI-Schnittstelle finde Sie hier:
  • Für den Import von Kunden oder Lieferanten sind zwei getrennte Exporte erforderlich.
  • Sichern Sie vor dem Import Ihre Daten.

Personenkonten importieren

  1. Öffnen Sie das Menü ‚Datei – Import – Text/ASCII‘.
  2. Markieren Sie das Importziel ‚Kunden (Debitoren)‘ oder ‚Lieferanten (Kreditoren)‘.

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  3. Klicken Sie auf ‚Weiter‘ zur Seite ‚Importdatei‘.

 

Importdatei

  1. Klicken Sie auf ‚Durchsuchen‘ und öffnen Sie Ihre Exportdatei.
  2. Als Dateiart wählen Sie ‚ANSII‘ für den Import aus Windows-Programmen und ‚ASCII‘ für den Import aus DOS-Programmen.
  3. Wählen Sie die Option für die Duplikate. Duplikate sind Personenkonten, die in Ihrem Datenbestand bereits vorhanden sind.
    Option Auswirkung
    Duplikate überschreiben vorhandene Daten. Mit dieser Option aktualisieren Sie vorhandene Daten ohne Einzelabfrage.
    Abfrage, ob Duplikate vorhandene Daten überschreiben sollen. Das Programm zeigt Duplikate einzeln an. Sie können in jedem Einzelfall entscheiden, ob das Konto aktualisiert werden soll.
    Duplikate werden ignoriert, vorhandene Daten bleiben erhalten. Bestehende Daten werden nicht verändert.
  4. Klicken Sie auf ‚Weiter‘.

 

Einstellungen

  1. Wählen Sie das ‚Feld-Trennzeichen‘. Dieses Zeichen trennt Ihre Datenfelder. Sie sehen die Auswirkung der gewählten Einstellung in der Datenvorschau unterhalb der Einstellungen.

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  2. Wählen Sie den ‚Text-Kennzeichner‘.
  3. Wenn der erste Datensatz den Feldnamen enthält, setzen Sie den Haken. Feldnamen sind die Bezeichnungen der Datenfelder, z. B. ‚Kontonummer‘ oder ‚Kontenbezeichnung‘.

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  4. Klicken Sie auf ‚Weiter‘.

 

Feldwahl

  1. Im Bereich ‚Quelle‘ sehen Sie die Felder Ihrer Importdatei. Zugeordnete Felder sind in der Spalte ‚Erl.‘ angehakt.
  2. Im Bereich ‚Ziel‘ stehen die Felder aus Lexware buchhaltung. Pflichtfelder sind in der Spalte ‚Muss‘ angehakt und müssen zugeordnet werden.

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  3. Um ein Feld zuzuordnen, ziehen Sie es von links auf das zugehörige Feld rechts.
  4. Wenn Sie alle Felder zugeordnet haben, klicken Sie auf ‚Weiter‘.

 

Übersicht

Der Assistent zeigt eine tabellarische Übersicht der Importdaten.

  1. Prüfen Sie die vor dem Import die Datensätze.
  2. Wenn Sie Datensätze ändern wollen, klicken Sie in das Feld und korrigieren Sie den Inhalt.
  3. Um den Import zu starten, klicken Sie auf ‚Fertig stellen‘.

 

Export-Profil speichern

Wenn Sie regelmäßig mit den gewählten Einstellungen exportieren wollen, speichern Sie die Einstellungen in einem Profil.

  1. Bejahen Sie folgende Abfrage: ‚Wollen Sie die Einstellungen in einem Profil speichern?‘
  2. Geben Sie einen Titel für das Profil ein.
  3. Optional können Sie einen Kommentar hinterlegen.
  4. Klicken Sie auf ‚Speichern‘.

 


Buchungsdaten importieren

Das Programm importiert Buchungsdaten in den Buchungsstapel. Wenn Sie mit mehreren Stapeln arbeiten, können Sie die Datensätze in einen eigenen Stapel buchen lassen. Dann können Sie gezielt den jeweiligen Importstapel löschen können, falls Sie den Import wegen Fehlermeldungen wiederholen müssen. Die Einstellung zum Buchen mit mehreren Stapeln finden Sie im Menü ‚Extras – Optionen – Buchungsmaske‘.

Wichtig

Wenn Datensätze nicht importiert werden können, erhalten Sie Fehlerhinweise zur Ursache. Alle korrekten Daten werden importiert. Bei einem erneuten Import findet keine Prüfung auf bereits importierte Daten statt. Wir empfehlen deshalb, den Import in einen leeren Stapel durchzuführen. Falls Sie den Import wiederholen müssen, löschen Sie zunächst den bereits importierten Stapel und importieren nochmals alle Buchungen in den leeren Stapel.

 

Voraussetzungen

Voraussetzung Erläuterung
Importdatei als Textdatei.txt Sie können Textdateien in Microsoft Excel öffnen und dort die Feldformate prüfen und ändern. Wenn Sie Änderungen vornehmen, speichern Sie die Datei wieder als Textdatei.
Importdatei mit den erforderlichen Feldern und Feldformaten Die Schnittstellenbeschreibung der ASCII/ANSI-Schnittstelle finde Sie hier: Schnittstellenbeschreibung Pro
Konten müssen im Kontenplan vorhanden sein Prüfen Sie, ob alle Importkonten im Kontenplan vorhanden sind. Legen Sie nicht vorhandene Sachkonten vor dem Import an. Für Standardkonten nutzen Sie die Kontenaktualisierung im Menü ‚Verwaltung – Kontenaktualisierung‘.
Übereinstimmung der Besteuerungsart Prüfen Sie die Besteuerungsart (Sollbesteuerung/Istbesteuerung) in Lexware buchhaltung im Menü ‚Bearbeiten — Firmenangaben – Gewinnermittlungsart‘. Stellen Sie sicher, dass die Importdaten mit der gleichen Besteuerungsart erstellt sind.
Buchungsjahr Öffnen Sie das Buchungsjahr, in das Sie importieren wollen. Für jedes Buchungsjahr ist ein gesonderter Import erforderlich.
Steuerschlüssel Der Steuerschlüssel ist bei Konten ohne das Merkmal ‚DATEV-Automatikkonto‘ erforderlich. Nur dann wird die Steuerinformation importiert.
Beispiel: Der Steuerschlüssel ‚9‘ ist im Importkonto ‚Bürobedarf‘ SKR-03 4930 / SKR-04 6815 vorhanden. Die Vorsteuer 19% wird beim Import automatisch erzeugt.

 

Auswahl

  1. Öffnen Sie das Menü ‚Datei – Import – Text/ASCII‘.
  2. Markieren Sie das Importziel ‚Buchungsdaten‘.

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  3. Klicken Sie auf ‚Weiter‘ zur Seite ‚Importdatei‘.

 

Importdatei

  1. Klicken Sie auf ‚Durchsuchen‘ und öffnen Sie Ihre Exportdatei.
  2. Als Dateiart wählen Sie ‚ANSII‘ für den Import aus Windows-Programmen und ‚ASCII‘ für den Import aus DOS-Programmen.
  3. Klicken Sie auf ‚Weiter‘.

 

Einstellungen

  1. Wählen Sie das ‚Feld-Trennzeichen‘. Das Zeichen trennt Ihre Datenfelder. Sie sehen die Auswirkung der gewählten Einstellung in der Datenvorschau unterhalb der Einstellungen.

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  2. Wählen Sie den ‚Text-Kennzeichner‘.
  3. Wenn der erste Datensatz den Feldnamen enthält, setzen Sie den Haken. Feldnamen sind die Bezeichnungen der Datenfelder, z. B. ‚Kontonummer‘ oder ‚Kontenbezeichnung‘.

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  4. Klicken Sie auf ‚Weiter‘.

 

Feldwahl

  1. Im Bereich ‚Quelle‘ sehen Sie die Felder Ihrer Importdatei. Zugeordnete Felder sind in der Spalte ‚Erl.‘ angehakt.
  2. Im Bereich ‚Ziel‘ stehen die Felder aus Lexware buchhaltung. Pflichtfelder sind in der Spalte ‚Muss‘ angehakt und müssen zugeordnet werden.

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  3. Um ein Feld zuzuordnen, ziehen Sie es von links auf das zugehörige Feld rechts.
  4. Wenn Sie alle Felder zugeordnet haben, klicken Sie auf ‚Weiter‘.

 

Angaben

Angabe Erläuterung
Nummern automatisch generieren Wenn Sie beim Import neue Belegnummern erzeugen wollen, aktivieren Sie die Option. Wenn Sie beim Import die Belegnummern aus der Importdatei übernehmen, entfernen Sie den Haken.
Nummernkreis Wenn auf der Seite ‚Feldwahl‘ das Feld ‚Belegnummernkreis‘ zugeordnet ist, kann der ‚Nummernkreis‘ genutzt werden.

  • Nummernkreis — nicht aktiviert: Wenn Sie die Nummernkreise der Importdatei übernehmen wollen, setzen Sie keinen Haken bei ‚Nummernkreis‘. Zusätzlich haben Sie dann die Option ‚Nicht vorhandene Nummernkreise neu anlegen‘.
  • Nummernkreis – aktiviert: Wenn Sie einen bestehenden Belegnummernkreis übernehmen wollen, aktivieren Sie die Option ‚Nummernkreis‘. Die in Lexware buchhaltung bestehenden Belegnummernkreise können markiert und zugeordnet werden.
Steuer bei Automatikkonten berechnen Das Feld ist automatisch aktiviert, wenn auf der Seite ‚Feldwahl‘ das Feld ‚Steuerschlüssel‘ zugeordnet ist. Wenn auf der Seite ‚Feldwahl‘ das Feld ‚Steuerschlüssel‘ nicht zugeordnet ist, können Sie die Option editieren.

  • Einstellung aktiv bei DATEV-Automatikkonten: Der Steuersatz des angesprochenen DATEV-Automatikkontos im Kontenplan wird verwendet. Nur wenn der Aufhebungsschlüssel 40 hinterlegt ist, wird die Steuerautomatik aufgehoben.
  • Einstellung aktiv bei Nicht-DATEV-Automatikkonten: Der Steuerschlüssel der Importdatei wird für die Berechnung der Steuer verwendet.
  • Einstellung inaktiv: Der Import erfolgt ohne Berechnung der Steuer.

Wichtig: Der Import von Splittbuchungen mit direkten Buchungen auf Steuerkonten ist nicht möglich.

Keine Erzeugung von Offenen Posten nach dem Stapelausbuchen Wenn Sie keine offenen Posten (OP) benötigen, aktivieren Sie diese Option. Wenn Sie mit OP arbeiten, entfernen Sie den Haken.
Nicht vorhandene Kostenstellen übernehmen Wenn Sie neue Kostenstellen in das Menü ‚Verwaltung — Kostenstellen‘ übernehmen wollen, aktivieren Sie die Option. Hinweis: Übernommen wird die Kostenstellennummer. Ergänzen Sie nach dem Import die Bezeichnung unter ‚Verwaltung — Kostenstellen
Periode In Lexware buchhaltung pro wird die Umsatzsteuer-Voranmeldung nach Periode erstellt.
Nettobuchungen nicht in Bruttobuchungen umwandeln Für die korrekte Verbuchung müssen Bruttobuchungen vorliegen. Nettobuchungen können ggf. zu einer falschen Umsatzsteuer-Voranmeldung oder Umsatzsteuererklärung führen. Um Bruttobuchungen zu importieren, setzen Sie keinen Haken bei der Einstellung ‚ Nettobuchungen nicht in Bruttobuchungen umwandeln‘.
Keine Erzeugung von Offenen Posten nach dem Stapelausbuchen Hier legen Sie fest, ob für die importierten Buchungssätze auf Personenkonten Offene Posten erzeugt werden.
Wenn Sie keine offenen Posten (OP) benötigen, aktivieren Sie diese Option.
Wenn Sie mit offenen Posten arbeiten, entfernen Sie den Haken. Gleichen Sie nach dem Import die offenen Posten von Rechnungen mit den offenen Posten der zugehörigen Zahlungen ab.Einzelheiten zum OP-Abgleich finden Sie im Abschnitt ‚Vorgehen nach dem Import‘.

 

Übersicht

Der Assistent zeigt eine tabellarische Übersicht der Importdaten.

  1. Prüfen Sie die vor dem Import die Buchungsdaten.
  2. Wenn Sie Datensätze ändern wollen, klicken Sie in das Feld und korrigieren Sie den Inhalt.
  3. Um den Import zu starten, klicken Sie auf ‚Fertig stellen‘.

 

Export-Profil speichern

Wenn Sie regelmäßig mit den gewählten Einstellungen exportieren wollen, speichern Sie die Einstellungen in einem Profil.

  1. Bejahen Sie folgende Abfrage: ‚Wollen Sie die Einstellungen in einem Profil speichern?‘
  2. Geben Sie einen Titel für das Profil ein.
  3. Optional können Sie einen Kommentar hinterlegen.
  4. Klicken Sie auf ‚Speichern‘.

 


Nach dem Import

Buchungsstapel prüfen und ausbuchen

Nach dem Import stehen die Buchungssätze im Buchungsstapel. Im Stapel können Sie Buchungen bearbeiten und löschen.

Aktion Vorgehen
Buchungsstapel prüfen Sie können den Stapel ansehen oder drucken. Starten Sie ‚Ansicht — Buchungsstapel‘ oder ‚Berichte — Buchungsstapel‘.
Buchungen bearbeiten Wechseln Sie in das Menü ‚Ansicht — Buchungsstapel‘. Markieren Sie die Buchung mit der rechten Maustaste. Klicken Sie auf ‚Bearbeiten‘ und ändern Sie die Buchung in der geöffneten Stapelbuchungsmaske.
Einzelne Buchungen löschen Öffnen Sie das Menü ‚Ansicht — Buchungsstapel‘. Markieren Sie die Buchung mit der rechten Maustaste und klicken Sie auf ‚Löschen‘.
Stapel löschen Löschen Sie den Stapel im Menü ‚Buchen – Stapel löschen‘.
Stapel ausbuchen Um den Stapel in das Journal zu übertragen, wählen Sie ‚Buchen – Stapel ausbuchen‘.

 

Offene Posten abgleichen

Beim Import findet kein automatischer Abgleich der offenen Posten statt. Wenn Sie beim Import offene Posten erzeugt haben, sollten Sie nach dem Ausbuchen des Stapels den OP der Rechnung mit dem OP der Zahlung abgleichen.

  1. Öffnen Sie das ‚Menü ‚Buchen – Offene Posten abgleichen‘.
  2. Klicken Sie auf ‚Automatik‘. Der OP der Rechnung und der OP der zugehörigen Zahlung werden markiert.
  3. Starten Sie den Abgleich mit Klick auf ‚Durchführen‘.

 

Besonderheiten beim Import von Saldovortragsbuchungen

Wenn Sie Eröffnungsbuchungen durch die Vortragsaktualisierung erzeugen, erhalten diese Buchungen in der Datenbank den Status Vortragsaktualisierung. Anhand dieses Status werden die Buchungen bei der nächsten Vortragsaktualisierung erkannt, und das Programm errechnet den Differenzsaldo.

Importierte Buchungen bekommen den Status Import. Die Buchungen werden deshalb bei einer nachfolgenden Vortragsaktualisierung nicht erkannt und für die Berechnung des Differenzsaldos nicht berücksichtigt.

Wenn Sie bereits Datensätze importiert haben und eine erneute Vortragsaktualisierung starten wollen, gehen Sie so vor:

  • Importierte Saldenvortragsbuchungen, die noch im Buchungsstapel stehen, können Sie im Menü ‚Ansicht — Buchungsstapel‘ löschen.
  • Importierte Saldenvortragsbuchungen, die bereits in das Journal gebucht sind, stornieren Sie im Menü ‚Ansicht — Journal‘.

Lern-Ware Hinweis:

Lexware Buchhaltung 2018: DATEV-Import aus Kanzlei Rechnungswesen Pro, Anleitung von Lexware

Lexware Buchhalter, Lohn, Warenwirtschaft, Anlagenverwaltung DATEV Schnittstelle: Export von Buchungsdaten für Fremdprogramme in deren DATEV-Importschnittstelle wird nicht unterstützt

Lexware Lohn: ASCII Import Lohndaten mit Meldung „Ein Muss-Feld (Merkmal M) ist nicht zugeordnet…“

Lern-Ware Hinweise zur IST-Besteuerung und deren Verprobung/Programmautomatik:

Nutzen Sie die Verprobung zur IST-Besteuerung nach Betriebsprüferschema wie folgt, um sicher zu gehen, korrekte Umsatzsteuererklärungen im Sinne der Erfordernisse des Finanzamts abzugeben:

Lexware Buchhaltung: Umsatzsteuer-Verprobung bei ISt-Besteuerung für Bilanzierer, jahresübergreifende Betrachtung der bezahlten Offenen Posten für USt-Zweck

Diese Plausibiliätsprüfung kann Anhaltspunkte zu Einzahlungen auf Bank oder Kasse zugunsten von Debitoren geben, welche nicht über die OP Debitoren zusätzlich ausgebucht wurden:

Lexware Buchhalter: Neuanalage einer bestehenden Firma mit Istbesteuerung und Debitorenbuchhaltung, Übertrag offener Forderungen und Verbindlichkeiten

Hier die Möglichkeit, über eine weitere Buchungsmaske fehlende OP-Buchungen mit den Zahlungen abzugleichen und die darauf nicht fällige USt über Umbuchungen lexwareintern in die Umsatzsteuerberichte damit zu schubsen:

Lexware Buchhalter: Offene Posten bei Ist- oder Sollversteuerung abgleichen oder zurück setzen, Anleitung von Lexware


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