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Lexware Lohn: Für Phantomlohnentgelte als fortgezahlte SFN-Zuschläge in arbeitsfreien Fehlzeiten (Urlaub/Krankheit) eigenständige Lohnart anlegen


Hintergrund

Neben den laufenden fortzuzahlenden Bezügen muss der Arbeitgeber auch Zuschläge (z.B. Nacht- und Feiertagszuschläge) bezahlen, sofern diese regelmäßig anfallen.

Der Anspruch auf Fortzahlung ergibt sich bei

 Wichtig: Zuschläge für Sonn-, Feiertags– und Nachtarbeit sind nur dann steuer– und beitragsfrei, wenn sie für die tatsächliche Arbeit zu den begünstigten Zeiten geleistet wurden (§ 3b EStG). Deshalb sind diese Zuschläge im Rahmen der Entgeltfortzahlung steuer– und beitragspflichtig.

Definition Phantomlohn:

Sozialversicherungsrechtlich tritt die Beitragspflicht für geschuldete Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge auch dann ein, wenn Arbeitgeber ihrer Entgeltfortzahlungspflicht an ihre Arbeitnehmer nicht nachkommen. (fiktiver Arbeitslohn)

In diesem Zusammenhang wurde der Begriff Phantomlohn“ geprägt. Nicht ausgezahltes Entgelt ist beitragspflichtig, wenn der Arbeitnehmer einen gesetzlichen (EFZG und BurlG) oder tarifvertraglichen Anspruch hat (Entstehungsprinzip). Geschieht dies nicht, werden die Beiträge im Rahmen der Beitragsprüfung nacherhoben. Der Phantomlohn kann sich auch bei der versicherungsrechtlichen Beurteilung auswirken. Das ist insbesondere bei möglich, wenn die Entgeltgrenze von 450 EUR durch den Phantomlohn überschritten wird.

Aufzeichnungspflichten des Arbeitgebers:

Die Berechnung der Arbeitsentgelte muss durch korrekte Erfassung der Entgeltarten in den Lohnabrechnungsprogrammen sowie durch geeignete Aufzeichnungen – insbesondere Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitszeiten – nachvollziehbar sein. Werden Arbeitnehmern üblicherweise Zuschläge für Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit gewährt, so muss sichergestellt werden, dass diese auch in die Berechnung des fortzuzahlenden Entgelts an Feiertagen, bei Krankheit und bei Urlaub einfließen.

‚Unterschiedliche Berechnung des fortzuzahlenden Entgelts an Feiertagen/Krankheit und bei Urlaub:

  • An gesetzlichen Feiertagen oder Krankheitstagen, die auf einen Arbeitstag fallen, ist Ihr Arbeitnehmer so zu entlohnen, als hätte er gearbeitet.
  • Soweit keine anders lautenden tarifvertraglichen Regelungen vorhanden sind, ist bei der Berechnung des Urlaubsentgelts grundsätzlich der Betrag zugrunde zu legen, den der Arbeitnehmer durchschnittlich in den letzten 13 Wochen vor Urlaubsbeginn verdient hat.
     

1. Fortzahlung bei Krankheit/Feiertagen:

An Feiertagen und bei Krankheit muss das fortzuzahlende Entgelt auf Basis des regulären Stundensatzes ermittelt werden.

Beispiele

fortzuzahlende Lohnarten nicht fortzuzahlende Lohnarten
  • Zulagen und Zuschläge
  • Betriebliche Altersversorgung (bAV)
  • Vermögenswirksame Leistungen (VWL)
  • SFN-Zuschläge
  • ausgefallene Überstunden
  • Gefahren- und Erschwerniszuschläge
  • durchschnittlicher Akkordverdienst
  • durchschnittliche Provisionen
  • Verpflegungsmehraufwendungen
  • Überstundenzuschläge
  • Auslösungen
  • Essenszuschüsse
  • Fahrtkostenzuschüsse
  • Schmutzzulagen
  • Spesen

Beispiel:
Der Stundenlohnempfänger Heinz verdient pro Stunde 14 EUR
Heinz ist für eine Woche zur Nachtschicht eingeteilt (40 Std.). Aufgrund von Krankheit oder eines Feiertags hat er an einem Tag (8 Std.) nicht gearbeitet.
Neben dem vereinbarten Stundenlohn von 14,00 € und vermögenswirksame Leistungen (40,00 € pro Monat) erhält er üblicherweise einen steuerfreien Nachtzuschlag in Höhe von 25% des vereinbarten Stundenlohns.

Entgeltbestandteil Std.zahl Faktor Betrag
Lohn   170 14,00 EUR 2.380,00 EUR
Nachtzuschlag 25 % steuer/sv-frei    32   3,50 EUR    112,00 EUR
VWL      40,00 EUR
Lohnfortzahlung krank      8 14,00 EUR   112,00 EUR
EFZ Nachtzuschlag st./sv.pflichtig (25%)      8   3,50 EUR     28,00 EUR

Vorgehen im Programm

Rufen Sie die Übersicht der Lohnarten über den Menüpunkt ‚Verwaltung-Lohnarten‘ auf und erfassen Sie die zu zahlenden Bezüge wie gewohnt in den dafür vorgesehenen Lohnarten.

Zur Abrechnung Nachtzuschlags müssen Sie eine neue steuer- und sozialversicherungspflichtige Lohnart anlegen:

  1. Neue Lohnart anlegen oder kopieren
    Legen Sie eine neue Lohnart Nachtzuschlag st./sv.-pflichtig‘ an.
    Markieren Sie dazu die zu kopierende Lohnart (z.B. 0009 ‚Überstunden) in der ‚Übersicht Lohnarten‘ und klicken Sie auf den Eintrag ’neue Lohnart‘.
    Wählen Sie als ‚Art der Neuanlage‘: ‚manuell‘. (Sie können selbstverständlich- sofern eine solche Lohnart bereits in einer anderen Firma angelegt wurde- auch ‚Kopie von Firma‘ wählen.

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  2. Wählen Sie im nachfolgenden Fenster die Zuschlagslohnart LA 0001 ‚Lohn‘ mit dem fortzuzahlenden Zuschlagsatz (in unserem Beispiel: 25%).
    Wie bereits erwähnt, ist der Nachtzuschlag (weil nicht geleistete Arbeit) steuer- und sozialversicherungspflichtig. Achten Sie deshalb auf die korrekten Kennzeichen.

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    Speichern Sie ihre Eingaben und schließen Sie die Lohnartenverwaltung.

Öffnen Sie die Jahresübersicht und erfassen die fortzuzahlenden Stunden in der Lohnart ‚007 Lohnfortzahlung krank‘ und den fortzuzahlenden Nachtzuschlag in der neu angelegten Lohnart.

Hinweis: Der Zuschlagssatz wird automatisch als Faktor in der neu angelegten Lohnart ausgewiesen (im Beispiel 25% von 14,00 EUR=3,5000 EUR). Sie müssen lediglich die ‚Std.Zahl‘ eintragen.

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Hinweise

  • Wenn Sie im Programm einen Kontenplan hinterlegt haben, ergänzen Sie in der Kontenverwaltung der neu angelegten Lohnart ein Sollkonto (z.B. SKR03 Konto 4110; SKR04 Konto 6010 ‚Löhne‘) zuordnen.
  • Ist Ihr Arbeitnehmer an einem gesetzlichen Feiertag oder Sonntag krank, müssen Sie die durch die Krankheit ausgefallenen Bezüge fortzahlen. (inklusive der Zuschläge, wenn er an diesem Tag gearbeitet hätte).
  • Im Gegensatz zu steuerfreien SFN-Zuschlägen sind die fortgezahlten steuer- und sozialversiche­rungspflichtigen Zuschläge im U1/U2-Verfahren erstattungsfähig.

2. Fortzahlung des Arbeitsentgelts bei Urlaub

Das Urlaubsentgelt muss auf Basis des durchschnittlichen Stundensatzes ermittelt werden.

Bei der Fortzahlung des Arbeitsentgelts während Urlaubs muss hinsichtlich des gesetzlichen Mindesturlaubsanspruchs sichergestellt sein, dass der Arbeitnehmer ein Urlaubsentgelt erhält, wie er es bei Weiterarbeit ohne Urlaubsgewährung voraussichtlich hätte erwarten können.
Hierbei sind nach dem Entgeltausfallprinzip zu berücksichtigende Zuschläge ebenfalls steuer- und beitragspflichtig, da sie nicht für tatsächlich geleistete Arbeitszeit in den nach § 3b EStG begünstigten Zeiten gezahlt werden.

Um das fortzuzahlende Entgelt zu ermitteln, kann der Durchschnitt der letzten 13 Kalenderwochen vor Beginn des Urlaubs herangezogen werden.
Zu berücksichtigen sind jedoch vorrangig die in Tarifverträgen getroffenen Vereinbarungen. In manchen Tarifverträgen wird aus Vereinfachungsgründen der 13-Wochen-Zeitraum durch eine entsprechende Lohnabrechnungsperiode (3 Kalendermonate) ersetzt.

Bei der Ermittlung des Durchschnittslohns sind zu berücksichtigen z.B.  Nicht zu berücksichtigen sind z.B.:
  • Laufendes Arbeitsentgelt
  • Erschwerniszuschläge
  • Zuschläge für SFN
  • Regelmäßige Sachzuwendungen
  • Leistungen an eine Direktversicherung, Pensionsfonds oder -kasse
  • Überstunden
  • Weihnachts-/Urlaubsgeld
  • Tantiemen, Gratifikationen
  • Jubiläumszuwendungen
  • Sonstige Zuschläge
  • Reisekostenersatz
  • Spesen

Praxistipp:
Häufig wird im Rahmen von Betriebsprüfungen festgestellt, dass die Berechnungen für die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall bzw. für das Urlaubsentgelt zu gering ausgefallen sind. Grund sind dann oft die Nichtberücksichtigung von Provisionszahlungen oder Entgeltzuschlägen, insbesondere für Nachtarbeit.
(Quelle: Lexware lohn+gehalt wissen: „Beiträge aus fiktiven Entgeltzahlungen“- mit Praxisbeispiel)

Vorgehen:

Lexware lohn+gehalt kann keine Durchschnittsstundensätze ermitteln. Sie müssen deshalb zunächst den durchschnittlichen Stundensatz ermitteln.

Lern-Ware Hinweis:

Lexware Betriebsprüferexport für Phantom-Lohn-Durchschnittsberechnung wegen SFN-Zuschläge der Vormonate für Fehlzeit-Folgemonat nutzen

Beispiel:
Mitarbeiter Heinz hat in den letzten 3 Monaten folgenden Bruttoverdienst erzielt. Die tägliche Arbeitszeit beträgt 8 Stunden. Dabei sind regelmäßig SFN-Zuschläge angefallen und deshalb zu berücksichtigen.

Januar Februar März Summe
Stundenlohn 15,00 15,00 15,00
Arbeitsstunden 176,0 Std. 160,0 Std. 184,0 Std. 520,0 Std.
Arbeitslohn 2.640,00 2.400,00 2.760,00
Sachzuwendungen regelmäßig 35,00 45,00 30,00
Erschwerniszuschlag 100,00 120,00 90,00
SFN-Zuschlag 50% 80,00 60,00 90,00
Gesamtbrutto 2.855,00 2.625,00 2.970,00 8.450,00
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Im April hat Heinz 10 Arbeitstage Urlaub und an 11 Tagen gearbeitet.

Stunden Faktor Brutto
 Arbeitsstunden 88,0 15,00 1.320,00
 Sachbezüge 20,00
 Erschwerniszulage 100,00
SFN-Zuschlag 50% tatsächlich geleistet 4,0 7,50 30,00
Urlaubsstunden (Durchschnittsberechnung) 80,0 16,25 1.300,00
Gesamtbrutto 2.770,00

 

 

 

 

 

 

Vorgehen im Programm

Zur Abrechnung des fortzuzahlenden Urlaubslohns haben Sie mehrere Möglichkeiten. Sie müssen dazu eine eigene neue Lohnart anlegen.

Abrechnung als Betrag:

Wenn Sie die fortzuzahlenden Zuschläge als Betrag erfassen wollen, legen Sie eine neue Lohnart wie oben beschrieben an.
Wir empfehlen Ihnen die Lohnart 0020 zu kopieren und anschließend den zuvor errechneten Urlaubslohn zu erfassen.

Wichtig: Nehmen Sie die Berechnung des durchschnittlichen Arbeitslohns zu den Lohnunterlagen.

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Abrechnung als Stunden und Faktor:

Wenn Sie die Urlaubsstunden wie den Stundenlohn (Stunden und Faktor) abrechnen möchten, legen Sie eine neue Lohnart als Kopie der Lohnart ‚0014 Urlaubsstunden‘ an.

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In unserem Beispiel sind in der selbst angelegten Lohnart 0053 ‚Fortzahlung Zuschläge‘ 80 Stunden mit dem Faktor 16,25 EUR (Durchschnittsstundenlohn) zu erfassen.

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Hinweise

  • Fällt ein Feiertag in den Urlaub, darf dieser Tag nicht auf den Urlaubsanspruch angerechnet werden (§ 3 Abs. 2 BurlG), d.h. für die Abrechnung kommt die unter Feiertag genannte Abrechnung zum Tragen.
  • Wenn Sie im Programm einen Kontenplan hinterlegt haben, ergänzen Sie in der Kontenverwaltung für die neu angelegten Lohnarten die entsprechenden Sollkonten (z.B. SKR03: Konto 4110; SKR04: Konto 6010 ‚Löhne‘).

Lern-Ware Hinweis:

Lexware Lohn: Steuerfreiheit von Sonn-, Feiertags-, Nachtzuschläge inklusive Grundlohnzugehörigkeit mit Hinweis auf Phantomlohnberchnung während Urlaub und Krankheit

Lexware Betriebsprüferexport für Phantom-Lohn-Durchschnittsberechnung wegen SFN-Zuschläge der Vormonate für Fehlzeit-Folgemonat nutzen

Lexware Lohn: Steuerfreiheit von Sonn-, Feiertags-, Nachtzuschläge inklusive Grundlohnzugehörigkeit mit Hinweis auf Phantomlohnberchnung während Urlaub und Krankheit