Lexware Buchhaltung: Buchungssätze im Dialog sofort ins Journal buchen, Anleitung von Lexware


Optionen wählen

Einstellungen für die Buchungsmaske

Vor dem Buchen können Sie im Menü ‚Extras – Optionen‘ Voreinstellungen für die Buchungsmaske treffen:

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Detaillierte Hinweise zu den einzelnen Optionen finden Sie über die Schaltfläche ‚? Hilfe‘.

Notiz- und Belegfunktion aktivieren

Wenn Sie Ihren Buchungen Notizen oder Belege zuordnen wollen, öffnen Sie die Seite ‚Notizen/Belege‘. Setzen Sie die Haken in den Kontrollkästchen.

Verwaltungsdaten erfassen

In der Buchungsmaske können Sie

  • Belegnummernkreise hinterlegen
  • Buchungstexte wählen
  • Kostenstellen zuordnen

Erfassen Sie diese Daten vor dem Buchen im Menü ‚Verwaltung‘.

Belegnummernkreise anlegen

Mit eigenen Belegnummernkreisen schaffen Sie mehr Ordnung und Übersicht in Ihrer Buchhaltung. Buchungen zu unterschiedlichen Geschäftsfällen erhalten mit der Zuordnung zu einem Belegnummernkreis eine fortlaufende Nummerierung.

Um Belegnummernkreise anzulegen, öffnen Sie das Menü ‚Verwaltung – Belegnummern‘.

  • Der Belegkreis ‚Standard‘ ist vom Programm vorgegeben. Dieser Belegkreis hat kein Kürzel. Die Bezeichnung kann nicht verändert werden.
  • Die Eingaben zu einem neuen Belegkreis erfassen Sie in der untersten leeren Zeile:
  • Die Belegnummer setzt sich aus dem Kürzel und der fortlaufenden Nummer zusammen. Zur Identifikation der Belegnummernkreise vergeben Sie zusätzlich eine Bezeichnung.

Buchungstexte anlegen

Buchungstexte ermöglichen es, auch mit wenig Buchungserfahrung korrekt zu kontieren, und reduzieren die erforderlichen Arbeitsschritte auf ein Minimum.

Buchungstexte legen Sie im Menü ‚Verwaltung – Buchungstexte‘ an:

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Kostenstellen anlegen

Wenn Sie in Ihrer Buchhaltung mit Kostenstellen arbeiten, dann erfassen Sie die Kostenstellen im Menü ‚Verwaltung – Kostenstellen‘.

Buchungen erfassen

Die Dialogbuchungsmaske öffnen Sie über das Menü ‚Bearbeiten – Dialogbuchen‘.

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In den folgenden Abschnitten finden Sie Hinweise zu den Eingabefeldern:

Belegdatum

Beim Öffnen der Buchungsmaske wird automatisch ein Belegdatum vorgeschlagen. Sie können in den Optionen auf der Seite ‚Buchungsmaske‘ einstellen, ob das Belegdatum der letzten Buchung oder das aktuelle Tagesdatum vorgegeben werden soll:

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Belegnummer

Die Kassenbuchführung ist nur in Verbindung mit Belegen beweisend und ordnungsmäßig (BFH-Urteil v. 17.02.1961 VI 110/60 HFR 1961 S. 122). Die Vergabe von Belegnummern erleichtert die Organisation der Belegaufbewahrung und ist somit eine Voraussetzung für eine ordnungsmäßige Buchführung.

Sie können Belegnummern rein numerisch (z. B. 2000) oder mit Belegartenkürzel (z. B. KA2000) vergeben.

Belegartenkürzel legen Sie im Menü ‚Verwaltung – Belegnummern‘ an. Hier legen Sie auch fest, ob die Belegnummer automatisch hochgezählt werden soll.

Buchungstext

Der Eintrag eines Buchungstextes ist nicht zwingend vorgeschrieben. Da Ihre Buchführung aber auch für einen sachverständigen Dritten (z. B. Betriebsprüfer des Finanzamtes) ohne übermäßigen Aufwand nachvollziehbar sein muss, und dies die eventuelle Fehlersuche vereinfacht, sollten Sie auf den Eintrag eines sinnvollen Buchungstextes nie verzichten.

Zur Eingabe eines Buchungstextes stehen 80 Zeichen zur Verfügung.

Für Standardbuchungen können Sie im Menü ‚Verwaltung‘ Buchungstexte hinterlegen. Wählen Sie die Buchungstexte in aus der Auswahlliste.

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Wenn Sie in den Optionen die Funktion ‚Autovervollständigung‘ aktiviert haben, werden erfasste Teilwörter mit den hinterlegten Buchungstexten verglichen.

Buchungsbetrag

Eine Buchung ist erst vollständig, wenn Sie zuvor einen gültigen Betrag eingegeben haben. Über die Tastenkombination Alt + N können Sie die Betragseingabe entweder als Bruttobetrag (einschließlich USt) oder Nettobetrag (ohne USt) vornehmen.

Wenn Sie die kaufmännische Betragserfassung bevorzugen (Betragseingabe ohne Komma), dann aktivieren Sie diese Einstellung in den Optionen auf der Seite ‚Buchungsmaske‘.

Kontierung

Hier weisen Sie Ihren Einnahmen und Ausgaben die entsprechenden Konten zu. Das Buchen mit Kontierung ist erforderlich, wenn Sie Ihre Kassenbuchführung in ein Finanzbuchführungssystem übertragen möchten.

Als Eingabehilfe können Sie den Kontenplan öffnen und hier das richtige Konto suchen. Übernehmen Sie das Konto mit Doppelklick. Damit die Kontonummer in die Eingabefläche übertragen und die Kontenbezeichnung neben der Eingabefläche dargestellt.

Art

Die Art ‚Einnahmen‘ oder ‚Ausgabe‘ richtet sich nach dem eingegebenen Konto und wird automatisch hinterlegt.

Steuer

Die Angaben im Eingabefeld ‚Steuer‘ werden über die Kontierungen geregelt. Lexware kassenbuch übernimmt die Steuerart (Vor- oder Umsatzsteuer) des Kontos und den jeweils für das Belegdatum gültigen Steuersatz. Der entsprechende Steuersatz und errechnete Steuerbetrag wird Ihnen neben dem Auswahlfeld angezeigt.

Wenn bei einem speziellen Geschäftsvorfall der Vorsteuersatz des Kontos nicht mit Ihrer Buchung übereinstimmt, dann können Sie über die Auswahlliste die richtige Steuer auswählen.

Wichtig: Wählen Sie bei allen Kontierungen mit Umsatzsteuer auf jeden Fall ein Konto, das mit dem korrekten Steuersatz angelegt ist.

Kostenstelle

Sie können Ihre Aufwands- und Ertragsbuchungen mit Kostenstellen erfassen. Über die Auswahlliste stehen alle im Menü ‚Verwaltung‘ angelegten Kostenstellen zur Auswahl.

Belege zuordnen

Die Belegfunktion aktivieren Sie in den Optionen auf der Seite ‚Notizen/Belege‘.

Sie können einer Buchung einen oder mehrere Belege beifügen.

  1. Öffnen Sie die Buchungsmaske.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche ‚Beleg‘.
  3. Der Dialog ‚Belege‘ wird geöffnet:
  4. Um einen Beleg zuzuordnen, klicken Sie auf ‚Beleg einfügen‘.
  5. Ordnen Sie die Datei zu.
    • Der Beleg wird im Datenverzeichnis gespeichert.
    • Dem Beleg wird eine laufende Nummer zugeordnet.
    • Als Beschreibung wird der Dateiname übernommen. Um die Beschreibung zu ändern, klicken Sie doppelt in das Feld ‚Beschreibung‘ und editieren Sie den Eintrag.

    Beispiel:

    Buchhaltung Buchhalter Lexware Lern-Ware Margit Klein 505
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  6. Um den Beleg zu öffnen, klicken Sie auf ‚Beleg anzeigen‘ oder machen Sie einen Doppelklick auf das Dateisymbol bzw. die laufende Nummer.

Lern-Ware Hinweise:

Lexware Buchhalter: in Buchungsmasken (Stapel, Dialog, Onlinebanking) Buchungstexte anlegen und verwenden, Lexware Anleitung

Lexware Buchhalter: Einstellungen zum Buchungsverhalten für die Buchungsmaske in den Optionen festlegen, Buchungslisten nach Bedarf einstellen

Lexware Buchhalter: Optionen zur Einstellung der Buchungsmaske für manuelle Eingaben vom Beleg oder Kontoauszug weg in die Fibu


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