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Lexware Lohn 2018: Mitarbeiter fehlen in der Lohnabrechnung/Personalstamm


Bedingungen für das Auftreten des Fehlers:

  1. Der Jahreswechsel wurde vor der Installation des Updates Januar -Version 22.01 durchgeführt und
  2. Im Datenbestand sind Mitarbeiter vorhanden, die vor 2016 ausgeschieden sind und
  3. Bei diesen Mitarbeitern wurde eine betriebliche Altersvorsorge mit AG-Zuschuss abgerechnet.

Lexware bedauert es sehr, dass Ihnen durch den Datenbankfehler Unannehmlichkeiten entstanden sind.

Abhilfe:

Zur Fehlerbehebung empfehlen wir Ihnen, den Datenbestand vom Dezember 2017 zurückzusichern (falls Sie in der Kompaktversion LFO oder LFO Plus nicht schon Buchungssachverhalte oder Ausgangsrechnungen für 2017 nach Einspielen des Updates laut Setupdatei aus Nov/Dez 2017 vor dem 08.01.2018 eingetragen haben!) und den Monatswechsel in den Januar 2018 mit der Version 22.01 durchzuführen.

Lern-Ware Hinweis für Nutzer von Lexware Financial Office und Lexware Financial Office Plus:

Wenn Sie bereits nach dem Jahreswechsel im Lohn noch Daten in der Fakturierung und in der Buchhaltung erfaßt haben, sichern Sie bitte erst einmal wie gehabt. Danach exportieren Sie die Buchungsdaten, die nach BuchungsDATUM, sortiert werden können, aus dem Journal oder Stapel in einer Excelliste, die  Belegnummer, das BELEGdatum, den Betrag in Euro,  das Soll- und Habenkonto aufweist, zusätzlich ab. Des weiteren drucken Sie sich alle Ausgangsrechnungen, die seit dem Monatswechsel in den Januar erstellt worden sind (Rechnungsdatum ist da ausschlaggebend) als PDF-Sammlung aus. Erst dann rufen Sie bitte bei Lexware an.

Danach sind Ihre Daten wieder in Ordnung, sofern der Buchungsstand und Auftragsstand aus Dezember immer noch der gleich wie von heute ist.

Sollte diese Vorgehensweise nicht möglich sein, weil z. B. Meldungen versendet oder ELStAM-Änderungslisten abgeholt wurden, hat Lexware für Sie eine kostenfreie Sonderhotline eingerichtet:

Unter der Telefonnummer 0800-7234189 werden zunächst Ihre Kontaktdaten aufgenommen.

Sie erhalten schnellstmöglich einen Rückruf eines Spezialisten, die Ihren Datenbestand per Remotezugriff berichtigen können.

Damit allen betroffenen Kunden möglichst schnell geholfen werden kann, bittet Lexware um Verständnis, dass unter dieser Telefonnummer ausschließlich Anfragen zu dem geschilderten Sachverhalt aufgenommen werden können.

Lern-Ware Anleitung als Zwischenlösung:

Firmenneuanlage mit Übernahme aller Mitarbeiter ab Januar

Hier die Anleitung zum Ex- und Import von Mitarbeiterdaten:

https://www.lern-ware.de/index.php/2017/01/16/lexware-lohn-mitarbeiterstammdaten-von-einer-firma-oder-einem-programm-in-ein-anderes-ex-und-importieren/

Schrittweise Übergabe von alter Firma an neue Firma:

  1. Bestehende Firma in Firmenverwaltung (Bearbeiten -> Firma) umbenennen („firmenname bis 2017“)
  2. Haken im Bereich „Firma-Sozialversicherung“ in Altfirmenverwaltung setzen, dass letzter Abrechnungsmonat Dezember wegen Softwarewechsel gilt (um die Jahresmeldungen dort zu generieren, wenn möglich zu versenden oder für SVComfort abzuschreiben)
  3. Neue Firma mit Abrechnungsbeginn 01.01.18 anlegen, Softwarewechsel in Firmenstamm (Bearbeiten->Firma) mit Beginn Abrechnungsmonat Januar anhaken
  4. BG-Datenerfassung in Verwaltung BG nur mit einer BG eintragen, Stammdatenabfrage neu generieren in Dakota
  5. Krankenkassenverwaltung prüfen auf aktuelle Umlagesätze/Zusatzbeiträge und dort ggf. erfassen oder mit E-Service abrufen
  6. Mitarbeiterdaten aus alter Firma laut o.g. Anleitung exportieren und in neue Firma importieren, eingegebene Daten dann kontrollieren (über Datei->Drucken->Personalstammblatt in alter Firma via PDF mit Bildschirm abgleichbar)
  7. Lohndaten (laufender Lohn, Betriebliche AV, VWL) eingeben für Januar
  8. Frage von Lexware, ob die Steuer-ID in neuer Firma gelten soll, bejahen
  9. Notfalls noch mittels ELSTAM-Meldungen versenden- Wechsel des Datenübermittlers Steuermerkmale neu vom Bundeszentralamt anfordern
  10. Dakotameldungen wegen Wechsel des Abrechnungssystems (in neuer Firma ab ersten Abrechnungsmonat angehakt in Firmenstammdaten) durchführen.

Wenn Sie unabhängig von der Fakturierung und Buchhaltung diese Lohnfirma als eigenständige Firma in LEXWARE fortführen, muss die Buchungsliste aus dieser Firma monatlich manuell in die Finanzbuchhaltung ex- und importiert werden:

Lexware Lohn: Buchungsliste aus Lexware Lohn + Gehalt manuell in die Finanzbuchhaltung übertragen bzw. exportieren

Für den Fall, dass wieder Abrechnungsprobleme im Lohn auftauchen, kann aber allein diese Lohnfirma einer Datenbankreparatur unterzogen werden, ohne dass die Finanzbuchhaltung oder Fakturierung/Warenwirtschaft von der Datenrücksicherung nach erfolgter Reparatur davon beeinflußt werden sollte– gilt insbesonderer für die Netzwerkversionen. Bei den Einplatzversionen muss mehr Sorgfalt ausgeübt werden, um nur diese eine Lohn-Firma manuell rücksichern zu können, ohne eine Gesamtdatenrücksicherung ausführen zu müssen. Das sollte dann aber die Hotline von Lexware mit begleiten.

Eine Rückkehr in die Altfirma ist zur Zeit wegen der Neuorientierung der ELSTAM-Daten für die Neufirma nur möglich, wenn in der Altfirma vorläufig der Haken bei „Ersatzbescheinigung liegt vor“ bis zum Ende des Jahres/bis zur Fortführung der Abrechnung in der Altfirma gesetzt wird und die Daten dann manuell im Bereich Steuer aus der Neufirma übernommen werden- alternativ den Wechsel des Datenübermittlers in Altfirma nach Übernahme der laufenden Lohndaten aus Neufirma definiert in Neufirma den Haken setzen und nicht mehr abrechnen.

Lexware Lohn: Lohndaten in neue Abrechnungsfirma importieren, vorab aus Lexware exportieren

Viel Erfolg!