Lexware Lohn: Lohnsteuerbescheinigung laufendes Jahr oder Vorjahr (LStB) mit Elster übertragen


Übersicht

In dieser Anleitung finden Sie folgende Themen:

  • Voraussetzungen
  • Grundlagen
  • Lohnsteuerbescheinigung versenden
  • Lohnsteuerbescheinigung drucken
  • Lohnsteuerbescheinigung mit QR-Code
  • ELSTER in der ELSTER Zentrale
  • Fehler bei der Übertragung

Voraussetzungen

Stellen Sie vor der ersten Übertragung sicher, dass folgendene Voraussetzung erfüllt sind.

1. Firmenstammdaten
Prüfen Sie die Angaben auf der Seite Finanzamt. Insbesondere ob der gewählte ‚Abgabezeitraum‘ korrekt ist.

2. Authentifizierte Übermittlung- ELSTER Zertifikat:
Die elektronische Abgabe der Lohnsteuerbescheinigung muss authentifiziert, also mit elektronischem Zertifikat, erfolgen. Eine ausführliche Anleitung zum Beantragen und Hinterlegen des ELSTER-Zertifikats finden Sie hier: ELSTER-Zertifikat beantragen.

Wichtig:

Merken Sie sich die PIN die Sie vergeben haben. Sie benötigen die PIN für den Versand der LStB und zum Abholen der Verarbeitungsprotokolle.
3. ELSTER-Konfiguration
Hinterlegen Sie im Menü ‚Extras -ELSTER-ELSTER konfigurieren‘ die Angaben zum Datenübermittler, Zertifikat und zum Proxyserver (optional).

 

Grundlagen

Die elektronische Lohnsteuerbescheinigung muss bis zum 28. Februar des Folgejahres gesendet werden.

Eine Lohnsteuerbescheinigung wird vom Programm in folgenden Fällen erstellt:

  • Abrechnungsmonat Dezember: Lexware lohn+gehalt erstellt automatisch eine Lohnsteuerbescheinigung der im Abrechnungsmonat Dezember auf ‚Lohnsteuerkarte‘ beschäftigten Mitarbeiter.
    Selbstverständlich können Sie die LStB auch nach dem Jahreswechsel wie gesetzlich vorgesehen bis zum Februar des Folgejahres versenden. Sie müssen für den Versand der Lohnsteuerbescheinigung ins Vorjahr wechseln. Rufen Sie dazu das Vorjahr über ‚Datei -Abrechnungsjahr wechseln‘ auf.
  • Austritt eines Mitarbeiters
  • Wechsel von „Beschäftigung auf Lohnsteuerkarte“ (ELStAM) zu einer anderen Besteuerungsart.
  • Fehlzeit mit Ende des sozialversicherungsrechtlichen Beschäftigungsverhältnisses.
  • Berichtigung einer bereits übermittelten Lohnsteuerbescheinigung

Ab dem Beschäftigungszeitraum 01.01.2016 müssen geänderte Lohnsteuerbescheinigungen als Korrektur‘ oder ‚Storno/Neu‘ gekennzeichnet werden.

Lexware lohn+gehalt erkennt automatisch, wann eine Lohnsteuerbescheinigung erstellt werden muss und stellt sie zur Übermittlung per ELSTER bereit.

Wenn für einen Arbeitnehmer Gründe für ein Storno bzw. Storno/Neu und gleichzeitig Gründe für eine Korrektur vorliegen, wird die Lohnsteuerbescheinigung immer als Storno bzw. Storno/Neu gekennzeichnet.

Hinweis:

Berichtigung nur bis zum Januar des Folgejahres

Lohnsteuerbescheinigungen des Vorjahres dürfen nur bis zum Januar des Folgejahres berichtigt werden.

Korrekturen des Vorjahres, die nach dem Abrechnungsmonat Januar durchgeführt werden, werden auf der Lohnsteuerbescheinigung des aktuellen Jahres (Folgejahr der abzugebenden LStB) berücksichtigt


Lohnsteuerbescheinigung versenden

  1. Datenbereitsteller

Öffnen Sie das Menü ‚Extras – ELSTER -Elektronische Lohnsteuerbescheinigung -Versand/Protokollabholung‘.

Hier können Sie bei Bedarf die aus den Firmenangaben übernommenen Daten ändern. Wählen Sie dazu die Option ‚Anderen Datenbereitsteller eintragen‘.

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  1. Versand 

Auf der Seite’Versand‘ sind alle angezeigten Mitarbeiter zum Versenden markiert.
Das automatisch gesetzte Kennzeichen Stornierung/Korrektur‘ können Sie nicht ändern. Sie haben aber die Möglichkeit einzelne Mitarbeiter/Lohnsteuerbescheinigungen vom Versand auszuschließen. Entfernen Sie dazu die Markierung vor dem Mitarbeiternamen.

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  1. PIN Abfrage:

Damit Sie die Daten senden können, müssen Sie noch die PIN für das verwendete Zertifikat eingeben.
Nachdem Sie Ihre Angaben mit OK bestätigt haben, werden die Lohnsteuerbescheinigungen an die Finanzverwaltung gesendet.

Beispiel: Abfrage der PIN beim Verfahren ‚ELSTER-Basis
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Elster- oder Antwortzentrale:

Der Versand der Lohnsteuerbescheinigung (en) wird in der ‚Antwortzentrale -ELSTERoffene Vorgänge‘ im Status ‚Wartet auf Protokollbereitstellung‘ dokumentiert.

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Holen Sie am nächsten Tag das Verarbeitungsprotokoll über die Funktion ‚Erneut senden / Protokolle abrufen‘ von der Finanzbehörde ab. Prüfen Sie den Status des Verarbeitungsprotokolls. Das Protokoll kann drei mögliche Werte zurückliefern:

0 – Daten geprüft und korrekt (das Statussymbol ist grün).
Die übermittelten Daten sind inhaltlich korrekt. Die Datensendung wurde erfolgreich verarbeitet.

2 – Daten geprüft und fehlerhaft (das Statussymbol ist rot).
Die übermittelten Daten sind inhaltlich fehlerhaft und die Sendung wurde verworfen. Im Protokoll sind die fehlerhaften Datensätze mit einem entsprechenden Fehlertext dokumentiert. Berichtigen Sie die Fehler und wiederholen Sie die Sendung.

3 – Die Datenlieferung wurde noch nicht geprüft (das Statussymbol ist grau bzw. gelb).
Die Datenlieferung wurde noch nicht verarbeitet. Wiederholen Sie die Abholung zu einem späteren Zeitpunkt, bis ein Protokoll mit Status 0 oder 2 vorliegt.


Jahres-Lohnsteuerbescheinigungen im Folgejahr versenden:

Wenn Sie die Lohnsteuerbescheinigungen eines Jahres erst im Folgejahr versenden möchten (bis Abrechnungsmonat Februar möglich), müssen Sie nur darauf achten, dass Sie die einzelnen Funktionen im korrekten Abrechnungsjahr aufrufen.

Vorgehen:

  1. Versand im Vorjahr
    Sie müssen für den Versand der Lohnsteuerbescheinigung ins Vorjahr wechseln. Rufen Sie dazu das Vorjahr über ‚Datei -Abrechnungsjahr wechseln‘ auf.
    Öffnen Sie das Menü ‚Extras -ELSTER -Elektronische Lohnsteuerbescheinigung -Versand/Protokollabholung‘.
  2. Verarbeitungsprotokolle im aktuellen Abrechnungsjahr abholen:
    Holen Sie das Verarbeitungsprotokoll im aktuellen Abrechnungsjahr ab.
  3. Lohnsteuerbescheinigung im Vorjahr drucken:
    Nachdem die Finanzverwaltung die fehlerfreie Verarbeitung im Protokoll bestätigt hat, können Sie die Lohnsteuerbescheinigung im Vorjahr drucken.

Lohnsteuerbescheinigungen drucken

Wichtig: Voraussetzung für den Druck ohne Wasserzeichen/Mustervermerk ist die erfolgreiche Verarbeitung bei der Finanzverwaltung

Nur wenn die Daten erfolgreich von der Finanzverwaltung verarbeitet wurden und im Protokoll bestätigt wurde, können Sie die LStB drucken.
Händigen Sie die Lohnsteuerbescheinigung dem Mitarbeiter aus.

Sie haben 2 Möglichkeiten die Lohnsteuerbescheinigung zu drucken,

1.Antwortzentrale (Einzelplatzversionen)/ELSTER Zentrale (Mehrplatzversionen)

Drucken Sie die Lohnsteuerbescheinigungen unter ‚Extras -ELSTER Zentrale -Historie -Protokoll -Anzeigen‘ bzw. „Extras-Antwortzentrale-Historie-Protokoll-Anzeigen“ bei Einplatznutzern aus:

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2. Menü ‚Extras – ELSTER-Elektronische Lohnsteuerbescheinigung Berichte‘

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Lohnsteuerbescheinigungen Archiv

Unter ‚Extras -ELSTER – Elektronische Lohnsteuerbescheinigung-Archiv‘ finden Sie eine chronologische Auflistung der Lohnsteuerbescheinigungen.

Damit haben Sie einen schnellen Überblick über die Lohnsteuerbescheinigungen und deren Status.

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Innerhalb einer Personalnummer steht die älteste;Sendung unten, die zuletzt gesendete oben.

*Erläuterung ‚kmld‚:

Jede Lohnsteuerbescheinigung erhält eine eindeutige Kennung (Kmld-KONSENS-Mitteilungsidentifikation), dies ist auf Seiten der Finanzverwaltung wichtig zur Nachverfolgung von Stornos/Korrekturen. (KONSENS steht für „Koordinierte neue Softwareentwicklung der Steuerverwaltung“ – ein Projekt zur Vereinheitlichung der Verwaltungssoftware der Finanzämter). Die ‚KmId‘ wird automatisch beim Versand einer Lohnsteuerbescheinigung vergeben.

Innerhalb einer Personalnummer steht die älteste Sendung unten, die zuletzt gesendete oben.


Lohnsteuerbescheinigungen 2016 mit QR-Code

Nach Installation der Version 2017 -V.17.00 sind nur bei Aufruf über Berichte QR-Codes enthalten.

Im ‚QR-Code‘https://delta.lexware.de/get_image.php?image=1297ff163.png sind die Daten der Lohnsteuerbescheinigung des einzelnen Mitarbeiters abgespeichert. Diese Daten können aus der Lohnsteuerbescheinigung digital in die Online-Steuererklärung 2016 übertragen werden.

Der Vorteil:

Wer mit ’smartsteuer‘ von Lexware seine Steuererklärung erstellt, kann mit einer kostenlosen App den QR-Code auslesen. Die Lohnsteuerbescheinigungsdaten werden dann direkt in die Steuererklärung übernommen. Das lästige und fehleranfällige Abtippen der Daten entfällt also komplett.


ELSTER in der ELSTER Zentrale/Anwort-Zentrale

Die ELSTER Zentrale finden Sie im Menü ‚Extras -ELSTER Zentrale‘. Hier stehen die Registerkarten ‚Ausgangskorb‘ und ‚Historie‘ zur Verfügung.

Einplatznutzer von Lexware Financial Software finden im Menü „Extras-Antwortzentrale“ die Registerkarten „Elster-offene Vorgänge“ und „Elster-Historie“ wieder.

  • Ausgangskorb in Elsterzentrale/ „Elster-offene Vorgänge“ in der Antwortzentrale
    Hier finden Sie die Steuerdatenfälle, die nicht übertragen werden konnten. Um Informationen zum Datenfall zu bekommen, klicken Sie in der Spalte ‚Protokoll‘ auf den Link ‚Vorschau‘.

 

  • Historie
    Die ‚Historie‘ enthält die erfolgreich verarbeiteten Sendungen.
    In der Spalte ‚Protokoll‘ finden Sie den Link zum Übertragungsprotokoll.
    In der Spalte ‚Zusatzangaben‘ finden Sie weitere Informationen, z.B.zum Datenbereitsteller und zum Datenübermittler.

Fehler bei der Übertragung

  • Verfügbarkeit der ELSTER-Server
    Prüfen Sie bei Fehlermeldungen zunächst die Erreichbarkeit der ELSTER-Server. Informationen zur Server-Verfügbarkeit finden Sie auf der Webseite der Finanzverwaltung ‚ElsterOnline‘: Verfügbarkeit der ELSTER-Server
  • Fehler im Programm prüfen
    Übertragungsfehler werden im Dialog ‚Steuerdatenübertragung‘ angezeigt.Beispiel: ‚Das verwendete Zertifikat ist nicht mehr gültig‘

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    Um weiterführende Informationen zu erhalten, klicken Sie auf die Schaltfläche ‚Weiterführende Links‘.Der oben abgebildete Dialog wird nur im Anschluss an die Steuerdatenübertragung angezeigt.

Sie können die Informationen zum Steuerdatenfall aber jederzeit über die ELSTER Zentrale aufrufen und aufgetretene Fehler analysieren.Rufen Sie dazu das Menü ‚Extras – ELSTER Zentrale‘ auf. Auf der Seite ‚Ausgangskorb‘ ist der Steuerdatenfall mit dem Status ‚Fehler‘ dokumentiert.

Teilansicht der ELSTER Zentrale/Antwortzentrale ‚Ausgangskorb‘

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Klicken Sie auf Details. Prüfen Sie die Fehlermeldung.

Beispiel: Das verwendete Zertifikat ist nicht mehr gültig

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Wichtig: Alle Lohnsteuerbescheinigungen dieser Sendung erneut übermitteln

Die Finanzverwaltung verarbeitet die in einem Sendevorgang übermittelte Lohnsteuerbescheinigungen immer als Gesamtpaket. Wenn eine Sendung aufgrund nicht verarbeitbarer Daten eines einzelnen Mitarbeiters abgelehnt wird, stellt Lexware lohn+gehalt deshalb wieder alle Mitarbeiter für den Versand bereit.


Lern-Ware Hinweis:

Achten Sie bitte darauf, dass es versionsverschiedene Elstermodule gibt. Senden Sie die Lohnsteuerbescheinigung  noch mit der 2017er Version im Dezember, dann benötigen Sie noch die dafür aktuelle Elsterapplikation. Haben Sie bereits die 2018er Version ohne Probleme installiert, brauchen Sie die 2018er Version als Elstersoftware.

Hier der Überblick: Elsterupdate manuell laden

Lexware Lohn: Lohnsteuerbescheinigung 2017 gibt nach Versand Fehlernummer „202525015“ aus


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