Lexware Buchhaltung 2018: DATEV-Import aus Kanzlei Rechnungswesen Pro, Anleitung von Lexware


Änderungen in Version 2018

In der Version 2018 wurde der DATEV-Import überarbeitet. Die Liste der zu importierenden Daten werden Ihnen nun bereits vor der Buchung in den Stapel oder in das Journal in einer Importliste angezeigt.

Das Programm führt beim Einlesen eine Prüfung der Datensätze durch. In der Importliste können Sie vorhandene Fehler (z. B. Konto ist nicht vorhanden) oder Warnungen (z. B. Betrag übersteigt zulässigen Betrag) vor dem Import erkennen und beheben.

Der aktuelle Bearbeitungsstand der Importliste wird beim Schließen gespeichert. Sie können deshalb die Liste jederzeit später weiter bearbeiten.


Voraussetzungen für den Import

Allgemeine Voraussetzungen

  • Korrektes Format der DATEV-Exportdatei: Die Software ‚DATEV Kanzlei Rechnungswesen pro‘ exportiert die Daten im DATEV-Format (ASCII, CSV). Die Dateien haben folgende Bezeichnung: DTVF_Bezeichnung_Datum_Uhrzeit.csv.
  • Korrekte Version der DATEV-Exportdatei: Je nach Version von Kanzlei Rechnungswesen werden beim Export unterschiedliche Exportversionen erzeugt. In Lexware buchhaltung pro 2018 können Sie die Exportversionen 5.3 und kleiner importieren. Der Import der Exportversion 6.0 wird mit dem Update Januar 2018 ermöglicht.

Lern-Ware Hinweis:

Der Steuerberater kann DATEV- Exporte in verschiedenen Formaten, auch Vorgängerformaten, z. B. 5.3, erstellen, auch wenn er schon Folgerversionen seines Programmes nutzt.

  • Benutzerrechte: Für den Datenimport benötigen Sie in der Benutzerverwaltung die Rechte ‚Datenaustausch – Import‘ und ‚Buchen – Stapel/Journal‘.
  • Aktive DATEV-Schnittstelle in Lexware buchhaltung: Die DATEV-Schnittstelle im Menü ‚Datei – Import – DATEV‘ muss aktiv sein. Wenn der Menüpunkt bei Ihnen nicht angezeigt wird, führen Sie die folgende Anleitung durch: DATEV-Schnittstelle aktivieren

 

Voraussetzungen für den Import von Buchungsdaten

  • Übereinstimmung der Besteuerungsart: Die Besteuerungsart der Firma (Sollbesteuerung, Istbesteuerung) muss in DATEV Kanzlei Rechnungswesen und Lexware buchhaltung übereinstimmen.
  • Übereinstimmung der Kontenpläne: Alle Konten, die in der Exportdatei angesprochen werden, müssen in Lexware buchhaltung angelegt sein. Aktualisieren Sie ggf. Ihren Kontenplan im Menü ‚Verwaltung – Kontenaktualisierung‘ und legen Sie individuelle Sachkonten im Menü ‚Verwaltung – Kontenverwaltung an. Personenkonten können Sie importieren.

Buchungsdaten importieren

Öffnen Sie das Menü ‚Datei – Import – DATEV‘.

Erstellen einer Datensicherung (Beitragsbilder weiter unten beachten)
Hier unterscheiden sich die Vorgehensweisen in Lexware buchhaltung/plus und Lexware financial office

  • Lexware buchhaltung/plus: Bejahen Sie die Abfrage nach dem Erstellen einer Datensicherung. Erstellen Sie die Datensicherung und öffnen Sie dann den Import-Assistenten erneut. Bei der Meldung zur Datensicherung klicken Sie jetzt auf ‚Nein‘.
  • Lexware financial office/plus: Verneinen Sie die Abfrage nach dem Erstellen einer Datensicherung und öffnen Sie den Datensicherungsassistenten über das Menü ‚Datei – Datensicherung – Sicherung‘. Erstellen Sie die Datensicherung und öffnen Sie dann den Import-Assistenten erneut. Bei der Meldung zur Datensicherung klicken Sie jetzt auf ‚Nein‘.

Auswahl

  1. Klicken Sie auf ‚Durchsuchen‘.
  2. Öffnen Sie das Verzeichnis, in dem Sie die Exportdateien gespeichert haben. Nach der Auswahl des Exportverzeichnisses werden die verfügbaren Exportdateien automatisch aufgelistet.

    © Haufe Lexware GmbH & Co KG 95045
  3. Das Programm prüft, ob die Datei bereits importiert wurde. Bereits importierte Dateien erkennen Sie an diesem Symbol:   (grüner Kreis mit Haken). Außerdem zeigt das Programm beim Import bereits importierter Dateien diesen Hinweis:

    Margit Klein Lern-Ware
    © Haufe Lexware GmbH & Co KG 95045
  4. Markieren Sie die Datei, die Sie importieren wollen. Wenn die Stammdaten der Importdatei nicht mit den Angaben im Firmenassistenten übereinstimmen, kommt eine Abfrage, ob die Daten übernommen werden sollen. Sie können den Import auch durchführen, ohne die Daten zu übernehmen.
  5. Klicken Sie auf ‚Weiter‘.

Lern-Ware Hinweis:

Achten Sie beim Import darauf, dass die Beraternummer, der Beratername und die Mandantennummer aus den Firmenstammdaten mit den vom StB gesandten Daten übereinstimmen. Da keine Prüfung auf bereits implementierte Buchungen -ausserhalb der betroffenen Datei, die im Importlauf steht-  auf Doppelerfassung beim Datev-Import erfolgt (anders als bei der neuen Steuerkanzlei beim Datenaustausch), bietet es sich an, vor dem Import eine Datensicherung durchzuführen.

Hier die Bilder dazu:

Sichern Sie vor dem Import den Buchungsstand, damit bei Doppelerfasssungen eine Rücksicherung für neue korrekte Importmöglichkeiten sorgt- beim Datevimport erfolgt keine Abfrage, ob die einzubuchenden Geschäftsvorfälle bereits erfasst worden sind, das kann und macht nur der Datenaustausch der neuen Steuerkanzlei von Lexware

 

Beosrgen Sie sich die entsprechenden Berater- und Mandantennummern

 

Einstellungen

  1. Wählen Sie die Einstellungen zur Belegnummer und die weiteren Einstellungen.
    Einstellung Beschreibung
    Zuordnung zu einem Belegnummernkreis Wenn Sie die Buchungsdaten einem Belegnummernkreis zuordnen wollen, setzen Sie hier den Haken und markieren Sie den Belegnummernkreis.
    Automatische Belegnummervergabe Wenn Sie das Kontrollkästchen aktivieren, vergibt Lexware buchhaltung beim Import automatisch aufsteigende Belegnummern. Um die bestehenden Belegnummern zu übernehmen, entfernen Sie den Haken.
    Periode Wenn Sie in Ihrer Buchhaltung mit Perioden arbeiten, können Sie hier den Import-Buchungssätzen eine Periode zuordnen.
    Steuer bei Automatikkonten berechnen Da beim DATEV-Import bei Automatikkonten kein Steuerschlüssel mitgegeben wird, sollte die Funktion Steuer bei Automatikkonten berechnen aktiv sein. Andernfalls wird auf ein Automatikkonto ohne Steuer gebucht.

    Wichtig: Verwenden Sie die Option ohne Steuer nur dann, wenn Ihre Buchungen als Nettobeträge und die Steuer in einem gesonderten Buchungssatz übertragen werden.

    Nicht vorhandene Kostenstellen und Kostenträger neu anlegen Diese Option ermöglicht, dass Buchungen auf bisher nicht vorhandene Kostenstellen/Kostenträger erfolgen. In die Kostenstellenverwaltung/Kostenträgerverwaltung wird die Nummerierung übernommen. Ergänzen Sie die Bezeichnung manuell.
    Keine Erzeugung von Offenen Posten nach dem Stapelausbuchen Wenn Sie diese Einstellung aktivieren, werden keine Offenen Posten für Buchungen auf Personenkonten erzeugt.
    Wenn Sie diese Einstellung nicht aktivieren, werden Offene Posten erzeugt.Wichtig: Offene Posten werden beim Import nicht automatisch abgeglichen. Gleichen Sie die Offenen Posten nach dem Import manuell ab im Menü ‚Buchen – Offene Posten abgleichen‘.
  2. Klicken Sie auf ‚Importieren‘.

 

Importliste

In der Importliste sehen Sie alle Buchungssätze. Die Buchungssätze sind noch nicht gebucht. Die Importdatensätze werden beim Einlesen geprüft. Fehlerhafte Datensätze werden gekennzeichnet. Dabei wird unterschieden zwischen Warnungen und Fehlern.

 

  • Fehler: Datensätze, die zu einem Fehler geführt haben, können nicht gebucht werden. Die erste Spalte ist nicht selektierbar. In der zweiten Spalte wird ein Ausrufezeichen angezeigt. Sie können die Fehlerursache beseitigen und anschließend die Importliste erneut prüfen lassen.
    In der folgenden Tabelle finden Sie die häufigsten Fehler und Hinweise zur Abhilfe. Wichtig: Prüfen Sie, ob die vorgeschlagene Abhilfe in Ihrer Buchhaltung sinnvoll ist.

 

Fehler beheben

Fehlerhafte Datensätze sind folgendermaßen gekennzeichnet:

  • Die erste Spalte ist nicht selektierbar (ausgegraut).
  • In der zweiten Spalte wird ein Ausrufezeichen angezeigt.
  • In der Spalte ‚Fehler und Warnungen‘ wird die Fehlerursache angezeigt.
    Beispiel:

    Lohn Buchhaltung Lexware Lern-Ware Margit Klein 257
    © Haufe Lexware GmbH & Co KG 95045

Sie können die Fehlerursache beseitigen und nach den Änderungen den aktuellen Stand der Importliste durch Klick auf ‚Import prüfen‘ erneut prüfen lassen. Nach der Prüfung wird die Importliste mit den aktualisierten Fehlern und Warnungen angezeigt.

In der folgenden Tabelle finden Sie die häufigsten Fehler mit Hinweisen zur Abhilfe.

Wichtig: Prüfen Sie, ob die vorgeschlagene Abhilfe in Ihrer Buchhaltung sinnvoll ist.

 

  • Fehlertext Hinweis zur Abhilfe
    Das angegebene Soll-Konto ist nicht vorhanden

    Das angegebene Haben-Konto ist nicht vorhanden

    Die Importliste kann geöffnet bleiben.

    1. Öffnen Sie ‚Verwaltung – Kontenverwaltung‘.
    2. Legen Sie das fehlende Konto an.
    Das Soll-Konto ist gesperrt<
    Das Haben-Konto ist gesperrt
    Die Importliste kann geöffnet bleiben.

    1. Öffnen Sie ‚Verwaltung – Kontenverwaltung‘.
    2. Markieren Sie das Konto und klicken Sie auf ‚Bearbeiten‘.
    3. Entfernen Sie den Haken bei ‚Konto gesperrt‘.
    Buchungsmonat ist bereits abgeschlossen
    1. Schließen Sie die Importliste.
    2. Öffnen Sie ‚Extras – Monatsabschluss‘.
    3. Entfernen Sie den Haken bei dem abgeschlossenen Monat.
    4. Klicken Sie auf ‚Monatsabschluss‘.

 

Warnungen prüfen

Datensätze, die zu einer Warnung geführt haben, sind folgendermaßen gekennzeichnet:

  • In der ersten Spalte ist kein Haken gesetzt.
  • In der zweiten Spalte wird ein Fragezeichen angezeigt.
  • In der Spalte ‚Fehler und Warnungen‘ wird der Warnhinweis angezeigt.
    Beispiel:

    Lohn Buchhaltung Lexware Lern-Ware Margit Klein 258
    © Haufe Lexware GmbH & Co KG 95045

 

Prüfen Sie den Sachverhalt und entscheiden Sie, ob Sie den Datensatz importieren wollen. Setzen Sie dazu in der ersten Spalte den Haken.

Warnhinweis Ursache
Die Buchung führt zu einer Überschreitung des von Ihnen im Kundenkonto hinterlegten Kreditrahmen. Im Kundenkonto ist ein Kreditrahmen hinterlegt.
Der eingegebene Betrag übersteigt den steuerlich zulässigen Betrag für geringwertige Wirtschaftsgüter. Im Anlagekonto für GWG ist die Warnung zur Bemessungsgrenze aktiviert.

 

Import buchen
Sie können die angehakten Datensätze in das Journal oder den Buchungsstapel buchen. Die entsprechenden Befehle finden Sie in der Aktionsleiste.

  • Import buchen (Journal)
  • Import buchen (Stapel). Beim Buchen in den Stapel greift die Einstellung der Option ‚Keine Erzeugung von Offenen Posten nach dem Stapelausbuchen‘.

 


Personenkonten importieren

  1. Öffnen Sie das Menü ‚Datei – Import – DATEV‘.
  2. Wechseln Sie auf die Seite ‚Auswahl‘.
  3. Klicken Sie auf ‚Durchsuchen‘.
  4. Öffnen Sie das Verzeichnis, in dem Sie die Exportdateien gespeichert haben.
  5. Nach der Auswahl des Exportverzeichnisses werden die verfügbaren Exportdateien automatisch aufgelistet.
  6. Markieren Sie die Datei, die Sie importieren wollen. Wenn die Daten der Mandantennummer und der Beraternummer nicht mit den Angaben im Firmenassistenten übereinstimmt, kommt die Abfrage, die Daten übernommen werden sollen. Sie können den Import auch durchführen, ohne die Daten zu übernehmen.
  7. Klicken Sie auf ‚Weiter‘.
  8. Wählen Sie die Einstellungen zu den Duplikaten. Duplikate sind Personenkonten, die in Ihrem Datenbestand bereits vorhanden sind.
    Einstellung Beschreibung
    Duplikate überschreiben vorhandene Daten Das Programm aktualisiert vorhandene Personenkonten ohne Abfrage.
    Abfrage, ob Duplikate vorhandene Daten überschreiben sollen Das Programm prüft, ob identische Personenkonten vorhanden sind. Bei jedem vorhandenen Konto kommt eine Abfrage zur Aktualisierung. Wenn Sie diese Abfrage bestätigen, wird das Konto aktualisiert.
    Duplikate werden ignoriert, vorhandene Daten bleiben erhalten Duplikate werden nicht importiert.
  9. Klicken Sie auf ‚Weiter‘.
  10. Auf der Seite ‚Import-Daten‘ werden alle Datensätze aufgelistet. Wenn Sie einzelne Datensätze nicht importieren wollen, entfernen Sie den Haken im Kontrollkästchen ‚Auswahl‘.
  11. Um den Import zu starten, klicken Sie auf ‚Fertig stellen‘.
    Eine Meldung zeigt an, wie viele Datensätze importiert wurden.
  12. Klicken Sie auf ‚OK.

Die Personenkonten werden in Ihren Datenbestand übernommen.


Lern-Ware Hinweis:

Lexware Buchhalter 2017: DATEV Import von Buchungsdaten und Personenkonten

Lexware Buchhalter 2016: DATEV Import von Buchungsdaten und Personenkonten


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