Lexware Buchhaltung 2018: DATEV-Import aus Kanzlei Rechnungswesen Pro, Anleitung von Lexware


Änderungen in Version 2018

In der Version 2018 wurde der DATEV-Import überarbeitet. Die Liste der zu importierenden Daten werden Ihnen nun bereits vor der Buchung in den Stapel oder in das Journal in einer Importliste angezeigt.

Das Programm führt beim Einlesen eine Prüfung der Datensätze durch. In der Importliste können Sie vorhandene Fehler (z. B. Konto ist nicht vorhanden) oder Warnungen (z. B. Betrag übersteigt zulässigen Betrag) vor dem Import erkennen und beheben.

Der aktuelle Bearbeitungsstand der Importliste wird beim Schließen gespeichert. Sie können deshalb die Liste jederzeit später weiter bearbeiten.


Voraussetzungen für den Import

Allgemeine Voraussetzungen

  • Korrektes Format der DATEV-Exportdatei: Die Software ‚DATEV Kanzlei Rechnungswesen pro‘ exportiert die Daten im DATEV-Format (ASCII, CSV). Die Dateien haben folgende Bezeichnung: DTVF_Bezeichnung_Datum_Uhrzeit.csv.
  • Korrekte Version der DATEV-Exportdatei: Je nach Version von Kanzlei Rechnungswesen werden beim Export unterschiedliche Exportversionen erzeugt. In Lexware buchhaltung/plus 2018 können Sie die Exportversionen 5.3 und kleiner importieren.
  • Aktive DATEV-Schnittstelle in Lexware buchhaltung: Die DATEV-Schnittstelle im Menü ‚Datei – Import – DATEV‘ muss aktiv sein. Wenn der Menüpunkt bei Ihnen nicht angezeigt wird, führen Sie die folgende Anleitung durch: DATEV-Schnittstelle aktivieren

 

Voraussetzungen für den Import von Buchungsdaten

  • Übereinstimmung der Besteuerungsart: Die Besteuerungsart der Firma (Sollbesteuerung, Istbesteuerung) muss in DATEV Kanzlei Rechnungswesen und Lexware buchhaltung übereinstimmen.
  • Übereinstimmung der Kontenpläne: Alle Konten, die in der Exportdatei angesprochen werden, müssen in Lexware buchhaltung angelegt sein. Aktualisieren Sie ggf. Ihren Kontenplan im Menü ‚Verwaltung – Kontenaktualisierung‘ und legen Sie individuelle Sachkonten im Menü ‚Verwaltung – Kontenverwaltung an. Personenkonten können Sie importieren.

Buchungsdaten importieren

Öffnen Sie das Menü ‚Datei – Import – DATEV‘.

Erstellen einer Datensicherung
Hier unterscheiden sich die Vorgehensweisen in Lexware buchhaltung/plus und Lexware financial office

  • Lexware buchhaltung/plus: Bejahen Sie die Abfrage nach dem Erstellen einer Datensicherung. Erstellen Sie die Datensicherung und öffnen Sie dann den Import-Assistenten erneut. Bei der Meldung zur Datensicherung klicken Sie jetzt auf ‚Nein‘.
  • Lexware financial office/plus: Verneinen Sie die Abfrage nach dem Erstellen einer Datensicherung und öffnen Sie den Datensicherungsassistenten über das Menü ‚Datei – Datensicherung – Sicherung‘. Erstellen Sie die Datensicherung und öffnen Sie dann den Import-Assistenten erneut. Bei der Meldung zur Datensicherung klicken Sie jetzt auf ‚Nein‘.

Auswahl

  1. Klicken Sie auf ‚Durchsuchen‘.
  2. Öffnen Sie das Verzeichnis, in dem Sie die Exportdateien gespeichert haben. Nach der Auswahl des Exportverzeichnisses werden die verfügbaren Exportdateien automatisch aufgelistet.

    © Lexware 94957
  3. Das Programm prüft, ob die Datei bereits importiert wurde. Bereits importierte Dateien erkennen Sie an diesem Symbol:   (grüner Kreis mit Haken).
  4. Markieren Sie die Datei, die Sie importieren wollen. Wenn die Stammdaten der Importdatei nicht mit den Angaben im Firmenassistenten übereinstimmen, kommt eine Abfrage, ob die Daten übernommen werden sollen. Sie können den Import auch durchführen, ohne die Daten zu übernehmen.
  5. Klicken Sie auf ‚Weiter‘.

 

Einstellungen

  1. Wählen Sie die Einstellungen zur Belegnummer und die weiteren Einstellungen.
    Einstellung Beschreibung
    Steuer bei Automatikkonten berechnen Damit Automatikkonten mit Steuerinformation importiert werden, setzen Sie den Haken.
    Nicht vorhandene Kostenstellen neu anlegen Fehlende Kostenstellen werden automatisch angelegt. Ergänzen Sie die Kostenstellen nach dem Import im Menü ‚Verwaltung – Kostenstellen‘.
    Keine Erzeugung von Offenen Posten nach dem Stapelausbuchen Wenn Sie diese Einstellung aktivieren, werden keine Offenen Posten für Buchungen auf Personenkonten erzeugt.
    Wenn Sie diese Einstellung nicht aktivieren, werden Offene Posten erzeugt.
    Wichtig: Offene Posten werden beim Import nicht automatisch abgeglichen. Gleichen Sie die Offenen Posten nach dem Import manuell ab im Menü ‚Buchen – Offene Posten abgleichen‘.
  2. Klicken Sie auf ‚Importieren‘.

 

Importliste

In der Importliste sehen Sie alle Buchungssätze. Die Buchungssätze sind noch nicht gebucht. Die Importdatensätze werden beim Einlesen geprüft. Fehlerhafte Datensätze werden gekennzeichnet. Dabei wird unterschieden zwischen Warnungen und Fehlern.

  • Fehler: Datensätze, die zu einem Fehler geführt haben, können nicht gebucht werden. Die erste Spalte ist nicht selektierbar. In der zweiten Spalte wird ein Ausrufezeichen angezeigt. Sie können die Fehlerursache beseitigen und anschließend die Importliste erneut prüfen lassen.
    In der folgenden Tabelle finden Sie die häufigsten Fehler und Hinweise zur Abhilfe. Wichtig: Prüfen Sie, ob die vorgeschlagene Abhilfe in Ihrer Buchhaltung sinnvoll ist.
    Um nach den Änderungen den aktuellen Stand der Importliste zu prüfen, gibt es in der Aktionsleiste den Befehl ‚Import prüfen‘. Nach der Prüfung wird die Importliste mit den aktualisierten Fehlern und Warnungen angezeigt.

    Fehlertext Hinweis zur Abhilfe
    Das angegebene Soll-Konto ist nicht vorhanden

    Das angegebene Haben-Konto ist nicht vorhanden

    Die Importliste kann geöffnet bleiben.

    1. Öffnen Sie ‚Verwaltung – Kontenverwaltung‘.
    2. Legen Sie das fehlende Konto an.
    Das Soll-Konto ist gesperrt<
    Das Haben-Konto ist gesperrt
    Die Importliste kann geöffnet bleiben.

    1. Öffnen Sie ‚Verwaltung – Kontenverwaltung‘.
    2. Markieren Sie das Konto und klicken Sie auf ‚Bearbeiten‘.
    3. Entfernen Sie den Haken bei ‚Konto gesperrt‘.
    Buchungsmonat ist bereits abgeschlossen
    1. Schließen Sie die Importliste.
    2. Öffnen Sie ‚Extras – Monatsabschluss‘.
    3. Entfernen Sie den Haken bei dem abgeschlossenen Monat.
    4. Klicken Sie auf ‚Monatsabschluss‘.

 

  • Warnungen: Datensätze, die zu einer Warnung geführt haben, können gebucht werden. In der ersten Spalte ist kein Haken gesetzt. In der zweiten Spalte wird ein Ausrufezeichen angezeigt. Nach Prüfung des Sachverhaltes können Sie den Haken setzen und den Datensatz importieren.
    Warnhinweis Ursache
    Die Buchung führt zu einer Überschreitung des von Ihnen im Kundenkonto hinterlegten Kreditrahmen. Im Kundenkonto ist ein Kreditrahmen hinterlegt.
    Der eingegebene Betrag übersteigt den steuerlich zulässigen Betrag für geringwertige Wirtschaftsgüter. Im Anlagekonto für GWG ist die Warnung zur Bemessungsgrenze aktiviert.

Import buchen
Sie können die angehakten Datensätze in das Journal oder den Buchungsstapel buchen. Die entsprechenden Befehle finden Sie in der Aktionsleiste.

  • Import buchen (Journal)
  • Import buchen (Stapel). Beim Buchen in den Stapel greift die Einstellung der Option ‚Keine Erzeugung von Offenen Posten nach dem Stapelausbuchen‘.

 


Personenkonten importieren

  1. Öffnen Sie das Menü ‚Datei – Import – DATEV‘.
  2. Wechseln Sie auf die Seite ‚Auswahl‘.
  3. Klicken Sie auf ‚Durchsuchen‘.
  4. Öffnen Sie das Verzeichnis, in dem Sie die Exportdateien gespeichert haben.
  5. Nach der Auswahl des Exportverzeichnisses werden die verfügbaren Exportdateien automatisch aufgelistet.
  6. Markieren Sie die Datei, die Sie importieren wollen. Wenn die Daten der Mandantennummer und der Beraternummer nicht mit den Angaben im Firmenassistenten übereinstimmt, kommt die Abfrage, die Daten übernommen werden sollen. Sie können den Import auch durchführen, ohne die Daten zu übernehmen.
  7. Klicken Sie auf ‚Weiter‘.
  8. Wählen Sie die Einstellungen zu den Duplikaten. Duplikate sind Personenkonten, die in Ihrem Datenbestand bereits vorhanden sind.
    Einstellung Beschreibung
    Duplikate überschreiben vorhandene Daten Das Programm aktualisiert vorhandene Personenkonten ohne Abfrage.
    Abfrage, ob Duplikate vorhandene Daten überschreiben sollen Das Programm prüft, ob identische Personenkonten vorhanden sind. Bei jedem vorhandenen Konto kommt eine Abfrage zur Aktualisierung. Wenn Sie diese Abfrage bestätigen, wird das Konto aktualisiert.
    Duplikate werden ignoriert, vorhandene Daten bleiben erhalten Duplikate werden nicht importiert.
  9. Klicken Sie auf ‚Weiter‘.
  10. Auf der Seite ‚Import-Daten‘ werden alle Datensätze aufgelistet. Wenn Sie einzelne Datensätze nicht importieren wollen, entfernen Sie den Haken im Kontrollkästchen ‚Auswahl‘.
  11. Um den Import zu starten, klicken Sie auf ‚Fertig stellen‘.
    Eine Meldung zeigt an, wie viele Datensätze importiert wurden.
  12. Klicken Sie auf ‚OK.

Die Personenkonten werden in Ihren Datenbestand übernommen.


Lern-Ware Hinweis:

Lexware Buchhalter 2017: DATEV Import von Buchungsdaten und Personenkonten

Lexware Buchhalter 2016: DATEV Import von Buchungsdaten und Personenkonten