---

Voraussetzungen für den DATEV- Import ab 2019 für alle Versionen von Lexware® -Buchhaltung

Allgemeine Voraussetzungen

• Version der DATEV-Exportdatei: Aus DATEV Kanzlei Rechnungswesen pro werden die Daten im DATEV-Format (ASCII, CSV) exportiert. Je nach Version von Kanzlei Rechnungswesen werden beim Export unterschiedliche Exportversionen erzeugt. In Lexware® buchhaltung pro 2019 können Sie nach dem Update Februar 2019 die Exportversionen 7.0 und kleiner importieren.
• Benutzerrechte: Für den Datenimport benötigen Sie in der Benutzerverwaltung die Rechte ‚Datenaustausch – Import‘ und ‚Buchen – Stapel/Journal‘.

Lern-Ware Hinweis:

Der Steuerberater kann DATEV- Exporte in verschiedenen Formaten, auch Vorgängerformaten, z. B. 5.3, erstellen, auch wenn er schon Folgerversionen seines Programmes nutzt.

• Benutzerrechte: Für den Datenimport benötigen Sie in der Benutzerverwaltung die Rechte ‚Datenaustausch – Import‘ und ‚Buchen – Stapel/Journal‘.
• Aktive DATEV-Schnittstelle in Lexware® buchhaltung: Die DATEV-Schnittstelle im Menü ‚Datei – Import – DATEV‘ muss aktiv sein. Wenn der Menüpunkt bei Ihnen nicht angezeigt wird, führen Sie die folgende Anleitung durch: DATEV-Schnittstelle aktivieren

Voraussetzungen für den Import von Buchungsdaten

• Übereinstimmung der Besteuerungsart: Die Besteuerungsart der Firma (Sollbesteuerung, Istbesteuerung) muss in DATEV Kanzlei Rechnungswesen und Lexware® buchhaltung übereinstimmen.
• Übereinstimmung der Kontenpläne: Alle Konten, die in der Exportdatei angesprochen werden, müssen in Lexware® buchhaltung angelegt sein. Aktualisieren Sie ggf. Ihren Kontenplan im Menü ‚Verwaltung – Kontenaktualisierung‘ und legen Sie individuelle Sachkonten im Menü ‚Verwaltung – Kontenverwaltung an. Personenkonten können Sie importieren

Neuerungen in Version 2019 für Buchhalter Basis/Standard und Buchhalter Plus

In Lexware® buchhaltung/plus 2019 wurde der DATEV-Importdialog für den Import von Buchungsdaten weiter verbessert. Das sind die wesentlichen Änderungen der Importschnittstelle:

• Multi-Import von Buchungsdaten: Sie können mehrere Dateien mit Buchungsdaten gleichzeitig importieren.
• Import weiterer Daten: Sie können den Importdialog direkt aus der Importliste starten, um weitere Daten zu importieren.

---

Buchungsdaten importieren

Öffnen Sie das Menü ‚Datei – Import – DATEV‘.

Erstellen einer Datensicherung (Beitragsbilder weiter unten beachten)
Hier unterscheiden sich die Vorgehensweisen in Lexware® buchhaltung/plus und Lexware® financial office

• Lexware® buchhaltung/plus: Bejahen Sie die Abfrage nach dem Erstellen einer Datensicherung. Erstellen Sie die Datensicherung und öffnen Sie dann den Import-Assistenten erneut. Bei der Meldung zur Datensicherung klicken Sie jetzt auf ‚Nein‘.
• Lexware® financial office/plus: Verneinen Sie die Abfrage nach dem Erstellen einer Datensicherung und öffnen Sie den Datensicherungsassistenten über das Menü ‚Datei – Datensicherung – Sicherung‘. Erstellen Sie die Datensicherung und öffnen Sie dann den Import-Assistenten erneut. Bei der Meldung zur Datensicherung klicken Sie jetzt auf ‚Nein‘.

Auswahl

• Klicken Sie auf ‚Durchsuchen‘.
• Öffnen Sie das Verzeichnis, in dem Sie die Exportdateien gespeichert haben. Nach der Auswahl desImportverzeichnisses werden die verfügbaren Importdateien automatisch aufgelistet.

• Setzen Sie den Haken bei den Dateien, die Sie importieren wollen.

•   Das Programm prüft, ob die Datei bereits importiert wurde.Das Programm prüft, ob die Datei bereits importiert wurde. Bereits importierte Dateien erkennen Sie an diesem Symbol:   (grüner Kreis mit Haken). Außerdem zeigt das Programm beim Import bereits importierter Dateien diesen Hinweis:

 

• Markieren Sie die Datei, die Sie importieren wollen. Wenn die Stammdaten der Importdatei nicht mit den Angaben im Firmenassistenten übereinstimmen, kommt eine Abfrage, ob die Daten übernommen werden sollen. Sie können den Import auch durchführen, ohne die Daten zu übernehmen.
• Klicken Sie auf ‚Weiter‘.

Lern-Ware Hinweis:

Achten Sie beim Import darauf, dass die Beraternummer, der Beratername und die Mandantennummer aus den Firmenstammdaten mit den vom StB gesandten Daten übereinstimmen. Da keine Prüfung auf bereits implementierte Buchungen -ausserhalb der betroffenen Datei, die im Importlauf steht-  auf Doppelerfassung beim Datev-Import erfolgt (anders als bei der neuen Steuerkanzlei beim Datenaustausch), bietet es sich an, vor dem Import eine Datensicherung durchzuführen.

Hier die Bilder dazu:

 

 

Einstellungen

1. Wählen Sie die Einstellungen zur Belegnummer und die weiteren Einstellungen.
   

   Einstellung	Beschreibung
   Zuordnung zu einem Belegnummernkreis	Wenn Sie die Buchungsdaten einem Belegnummernkreis zuordnen wollen, setzen Sie hier den Haken und markieren Sie den Belegnummernkreis.
   Automatische Belegnummervergabe	Wenn Sie das Kontrollkästchen aktivieren, vergibt Lexware® buchhaltung beim Import automatisch aufsteigende Belegnummern. Um die bestehenden Belegnummern zu übernehmen, entfernen Sie den Haken.
   Periode	Wenn Sie in Ihrer Buchhaltung mit Perioden arbeiten, können Sie hier den Import-Buchungssätzen eine Periode zuordnen.
   Steuer bei Automatikkonten berechnen	Da beim DATEV-Import bei Automatikkonten kein Steuerschlüssel mitgegeben wird, sollte die Funktion Steuer bei Automatikkonten berechnen aktiv sein. Andernfalls wird auf ein Automatikkonto ohne Steuer gebucht. Wichtig: Verwenden Sie die Option ohne Steuer nur dann, wenn Ihre Buchungen als Nettobeträge und die Steuer in einem gesonderten Buchungssatz übertragen werden.
   Nicht vorhandene Kostenstellen und Kostenträger neu anlegen	Diese Option ermöglicht, dass Buchungen auf bisher nicht vorhandene Kostenstellen/Kostenträger erfolgen. In die Kostenstellenverwaltung/Kostenträgerverwaltung wird die Nummerierung übernommen. Ergänzen Sie die Bezeichnung manuell.
   Keine Erzeugung von Offenen Posten nach dem Stapelausbuchen	Wenn Sie diese Einstellung aktivieren, werden keine Offenen Posten für Buchungen auf Personenkonten erzeugt. Wenn Sie diese Einstellung nicht aktivieren, werden Offene Posten erzeugt.Wichtig: Offene Posten werden beim Import nicht automatisch abgeglichen. Gleichen Sie die Offenen Posten nach dem Import manuell ab im Menü ‚Buchen – Offene Posten abgleichen‘.

2. Klicken Sie auf ‚Importieren‘.
3. Das Programm importiert die Datensätze in eine Importliste.

 

Importliste

In der Importliste sehen Sie alle Buchungssätze. Die Buchungssätze sind noch nicht gebucht. Die Importdatensätze werden beim Einlesen geprüft. Fehlerhafte Datensätze werden gekennzeichnet. Dabei wird unterschieden zwischen Warnungen und Fehlern.

• Fehler: Datensätze, die zu einem Fehler geführt haben, können nicht gebucht werden. Die erste Spalte ist nicht selektierbar. In der zweiten Spalte wird ein Ausrufezeichen angezeigt. Sie können die Fehlerursache beseitigen und anschließend die Importliste erneut prüfen lassen.
  In der folgenden Tabelle finden Sie die häufigsten Fehler und Hinweise zur Abhilfe. Wichtig: Prüfen Sie, ob die vorgeschlagene Abhilfe in Ihrer Buchhaltung sinnvoll ist.

 

Fehler beheben

Fehlerhafte Datensätze sind folgendermaßen gekennzeichnet:

• • Die erste Spalte ist nicht selektierbar (ausgegraut).
  • In der zweiten Spalte wird ein Ausrufezeichen angezeigt.
  • In der Spalte ‚Fehler und Warnungen‘ wird die Fehlerursache angezeigt.
    Beispiel:

Sie können die Fehlerursache beseitigen und nach den Änderungen den aktuellen Stand der Importliste durch Klick auf ‚Import prüfen‘ erneut prüfen lassen. Nach der Prüfung wird die Importliste mit den aktualisierten Fehlern und Warnungen angezeigt.

In der folgenden Tabelle finden Sie die häufigsten Fehler mit Hinweisen zur Abhilfe.

Wichtig: Prüfen Sie, ob die vorgeschlagene Abhilfe in Ihrer Buchhaltung sinnvoll ist.

 

• Fehlertext	Hinweis zur Abhilfe
  Das angegebene Soll-Konto ist nicht vorhanden Das angegebene Haben-Konto ist nicht vorhanden	Die Importliste kann geöffnet bleiben. Öffnen Sie ‚Verwaltung – Kontenverwaltung‘. Legen Sie das fehlende Konto an.
  Das Soll-Konto ist gesperrt< Das Haben-Konto ist gesperrt	Die Importliste kann geöffnet bleiben. Öffnen Sie ‚Verwaltung – Kontenverwaltung‘. Markieren Sie das Konto und klicken Sie auf ‚Bearbeiten‘. Entfernen Sie den Haken bei ‚Konto gesperrt‘.
  Buchungsmonat ist bereits abgeschlossen	Schließen Sie die Importliste. Öffnen Sie ‚Extras – Monatsabschluss‘. Entfernen Sie den Haken bei dem abgeschlossenen Monat. Klicken Sie auf ‚Monatsabschluss‘.

Warnungen prüfen

Datensätze, die zu einer Warnung geführt haben, sind folgendermaßen gekennzeichnet:

• In der ersten Spalte ist kein Haken gesetzt.
• In der zweiten Spalte wird ein Fragezeichen angezeigt.
• In der Spalte ‚Fehler und Warnungen‘ wird der Warnhinweis angezeigt.
  Beispiel:

  

 

Prüfen Sie den Sachverhalt und entscheiden Sie, ob Sie den Datensatz importieren wollen. Setzen Sie dazu in der ersten Spalte den Haken.

 

Warnhinweis	Ursache
Die Buchung führt zu einer Überschreitung des von Ihnen im Kundenkonto hinterlegten Kreditrahmen.	Im Kundenkonto ist ein Kreditrahmen hinterlegt.Sie können den Buchungssatz importieren.
Der eingegebene Betrag übersteigt den steuerlich zulässigen Betrag für geringwertige Wirtschaftsgüter.	Im Anlagekonto für GWG ist die Warnung zur Bemessungsgrenze aktiviert. Sie können den Buchungssatz importieren.
Der Steuerschlüssel der Importdatei wird nicht unterstützt. Der Datensatz wird ohne Steuer importiert.	DATEV verwendet seit der Exportversion 7.0 neue dreistellige Steuerschlüssel. Beim DATEV-Import erfolgt eine Zuordnung (Mapping) der neuen DATEV-Steuerschlüssel zu den Steuerschlüsseln in Lexware® buchhaltung. Dieses Mapping wird für alle uns bekannten Steuerschlüssel durchgeführt. Wenn die Importdatei einen unbekannten Steuerschlüssel enthält, kommt dieser Warnhinweis. Sie können den Buchungssatz in den Buchungsstapel importieren und den Buchungssatz im Stapel bearbeiten.

 

Stapel wählen (nur)  für Buchhalter Pro, Buchhalter Premium, Kompakt-Variante Business Plus oder Handwerk Plus

Wählen Sie in der Auswahlliste ‚Stapel‘ einen bereits angelegten Stapel oder tragen Sie die Bezeichnung für den Stapel in das Eingabefeld ein.

Lern-Ware Hinweis für Buchhalter Standard und Buchhalter Plus und Kombinationen mit diesen Applikationen:

In diesen Einplatz-Varianten wird der Import dem vorhandenen Buchungsstapel hinzugefügt, da kein weiterer Stapel nutzbar ist. Prüfen Sie also bitte vorab, ob die bereits vorhandenen Buchungen im Stapel ins Journal überführt werden können, um im Falle eines Falles den DATEV-Stapel als Ganzes wieder löschen zu können, falls Fehler auftreten. Oder Sie nutzen insgesamt die vorab erstellte Datensicherung, um noch mal von vorne anzufangen. Beim Import von mehreren DATEV-Stapeln bietet sich zudem die Datensicherung „zwischendurch“ zwecks Festhalten der bereits als treffend importierten Buchungssätze an.

Datensätze buchen

Sie können alle angehakten Datensätze in das Journal oder in den Buchungsstapel buchen. Die entsprechenden Befehle finden Sie in der Aktionsleiste am rechten Seitenrand des Programmfensters (gegenüber von der Hauptnavigation  mit gleicher Länge, auch einklappbar).

• Import buchen (Journal)
• Import buchen (Stapel). Beim Buchen in den Stapel greift die Einstellung der Option ‚Keine Erzeugung von Offenen Posten nach dem Stapelausbuchen‘.

Protokolle erstellen

In der Aktionsleiste finden Sie die Befehle zum Drucken oder Exportieren der Protokolle.

---

Personenkonten importieren

1. Öffnen Sie das Menü ‚Datei – Import – DATEV‘.
2. Wechseln Sie auf die Seite ‚Auswahl‘.
3. Klicken Sie auf ‚Durchsuchen‘.
4. Öffnen Sie das Verzeichnis, in dem Sie die Exportdateien gespeichert haben.
5. Nach der Auswahl des Exportverzeichnisses werden die verfügbaren Exportdateien automatisch aufgelistet.
6. Markieren Sie die Datei, die Sie importieren wollen. Wenn die Daten der Mandantennummer und der Beraternummer nicht mit den Angaben im Firmenassistenten übereinstimmt, kommt die Abfrage, die Daten übernommen werden sollen. Sie können den Import auch durchführen, ohne die Daten zu übernehmen.
7. Klicken Sie auf ‚Weiter‘.
8. Wählen Sie die Einstellungen zu den Duplikaten. Duplikate sind Personenkonten, die in Ihrem Datenbestand bereits vorhanden sind.
   

   Einstellung	Beschreibung
   Duplikate überschreiben vorhandene Daten	Das Programm aktualisiert vorhandene Personenkonten ohne Abfrage.
   Abfrage, ob Duplikate vorhandene Daten überschreiben sollen	Das Programm prüft, ob identische Personenkonten vorhanden sind. Bei jedem vorhandenen Konto kommt eine Abfrage zur Aktualisierung. Wenn Sie diese Abfrage bestätigen, wird das Konto aktualisiert.
   Duplikate werden ignoriert, vorhandene Daten bleiben erhalten	Duplikate werden nicht importiert.

9. Klicken Sie auf ‚Weiter‘.
10. Auf der Seite ‚Import-Daten‘ werden alle Datensätze aufgelistet. Wenn Sie einzelne Datensätze nicht importieren wollen, entfernen Sie den Haken im Kontrollkästchen ‚Auswahl‘.
11. Um den Import zu starten, klicken Sie auf ‚Fertig stellen‘.
    Eine Meldung zeigt an, wie viele Datensätze importiert wurden.
12. Klicken Sie auf ‚OK.

Die Personenkonten werden in Ihren Datenbestand übernommen.

---

Lern-Ware Hinweis:

Lexware® Buchhalter 2017: DATEV Import von Buchungsdaten und Personenkonten

Lexware® Buchhalter 2016: DATEV Import von Buchungsdaten und Personenkonten

---