Lexware Lohn: Berufgenossenschaft fordert ab 2018 elektronischen Lohnnachweis, Anleitung von Lexware mit Tipps von Lern-Ware

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Hintergrund:

Das elektronische Meldeverfahren wurde zum 01.01.2017 um den Lohnnachweis erweitert und ist für alle Arbeitgeber verpflichtend. In der zweijährigen Übergangsphase müssen Sie den Lohnnachweis spätestens bis zum 16.02 eines Jahres zusätzlich in der bisherigen Form (Online-, Papier- oder Fax-Verfahren) abgeben. Ausnahmen bestehen nur für landwirtschaftliche BGs und der Feuerwehrunfallkasse.

Das Verfahren im Kurzüberblick:

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Vorgehen im Programm:

Programmfunktion: Zeitpunkt:
1. Mitgliedsnummer+PIN prüfen- ggf. ändern. ‚Verwaltung Berufsgenossenschaft-aktuelle Firma‘ – Seite ‚Mitgliedschaft‘. Wenn notwendig: ‚Angaben korrigieren‘ Nach dem Jahreswechsel. Grundlage: aktuell gültiger Veranlagungsbescheid.
2.Stammdatenanfrage BG ‚Extras-dakota- Sendeassistent‘. Anfragen BG-Stammdatendienst‘. Ab Januar eines Meldejahres. Empfehlung: So früh wie möglich, um Korrekturen zu vermeiden.
3. – Stammdaten abholen und
– Übernahme aus der Antwortzentrale
– ‚Extras -dakota-Abholen vom Kommunikationsserver‘.
– ‚Extras-Antwortzentrale‘-‚zu übernehmende Stammdaten‘.
s. oben
4.Prüfung, ob die von der BG zurückgemeldeten Gefahrtarifstellen von den im Programm gespeicherten Daten abweichen. Extras-dakota-Anfragen BG-Stammdatendienst‘ Bericht ‚Abgleich GTS‘.
Bei Abweichung: Korrektur in den Mitarbeiterstammdaten auf der Seite ‚Berufsgenossenschaft‘.
s. oben
5. Lohnnachweis senden. ‚Extras-dakota-Sendeassistent.’Lohnnachweis Berufsgenossenschaft‘. Im Januar des Folgejahres (nach Installation des Updates Januar) Spätestens am 16.02

 

Schritt 1: Mitgliedsnummer und PIN prüfen und ggf. korrigieren:

Um sicher zu stellen, dass der Lohnnachweis mit der korrekten Mitgliedsnummer und den aktuell gültigen Gefahrtarifstellen an die Berufsgenossenschaft gesendet wird, müssen Sie im Vorfeld die Stammdaten bei der BG abfragen und zwingend ins Programm übernehmen. Dazu benötigen Sie die aktuelle PIN und Mitgliedsnummer zu Ihrer Berufsgenossenschaft.

Beachten Sie: Ob Sie die BG-Stammdaten für das aktuelle Meldejahr bereits abgerufen und übernommen haben, können Sie am ‚blauen Ausrufezeichen‘ neben Ihrer Mitgliedsnummer erkennen. Die nachfolgenden Schritte 2 und 3 sind dann nicht mehr erforderlich.

© Lexware 94815

Lexware lohn+gehalt legt mit dem Wechsel des Abrechnungsjahres automatisch einen neuen (Jahres-)Zeitraum an und übernimmt die PIN und Mitgliedsnummer des Vorjahres.

Prüfen Sie, ob in der ‚Verwaltung – Berufsgenossenschaft aktuelle Firma‘ die gespeicherte Mitgliedsnummer und PIN mit dem aktuellen Veranlagungsbescheid Ihrer Berufsgenossenschaft übereinstimmt.

Über die Schaltfläche ‚Angaben korrigieren‘ können Sie die Daten bei Bedarf ändern.

Schritt 2: Stammdatenanfrage bei der BG:

Wenn die Mitgliedsnummer und PIN in den Firmenstammdaten gespeichert sind, wird die Meldung ‚Anfrage BG-Stammdatendienst von Lexware lohn+gehalt automatisch zu Beginn des Abrechnungsjahres erzeugt.
Versenden Sie die Anfrage an den BG-Stammdatendienst über ‚Extras-dakota-dakota Sendeassistent‘.

Schritt 3: Stammdaten (Veranlagungsdaten) von der BG abholen und Übernahme aus der Antwortzentrale:

  1. Holen Sie die Verarbeitungsprotokolle im Menü ‚Extras – dakota – Abholen vom Kommunikationsserver‘ ab. (In der Regel steht die Antwort ca.1 Stunde nach der Stammdatenanfrage zur Verfügung).
    Ergebnis: Die zurückgemeldeten Veranlagungsdaten der Berufsgenossenschaft sind in der Antwortzentrale aufgeführt.
  2. Übernehmen Sie die Daten aus der Antwortzentrale.
    Die für Ihr Unternehmen maßgeblichen Gefahrtarifstellen sind jetzt unter ‚Verwaltung Berufsgenossenschaften aktuelle Firma‘ enthalten.

Hinweis: Sie sind an die von der BG zurückgemeldeten Daten gebunden. Wenn Sie andere Veranlagungsdaten (Gefahrtarifstellen) erwarten, kontaktieren Sie Ihre Berufsgenossenschaft.

Schritt 3: Abgleich der Gefahrtarife

Wir empfehlen Ihnen die von der Berufsgenossenschaft zurückgemeldeten Gefahrtarifstellen (GTS) zu Beginn des Abrechnungsjahres (spätestens vor dem Jahreswechsel) mit den in den Mitarbeiterstammdaten hinterlegten Gefahrtarifen zu vergleichen und ggf. zu ändern. So können Sie unnötige Korrekturabrechnungen vermeiden.

Wichtig: Die Korrektur der Gefahrtarifstellen in den Mitarbeiterstammdaten (Seite ‚Berufsgenossenschaft‘) muss im ersten Abrechnungsmonat des Mitarbeiters im Meldejahr erfolgen. Aus diesem Grund ist die Funktion in anderen Abrechnungsmonaten inaktiv.

Nutzen Sie den Bericht ‚Abgleich GTS‘. Hier sind alle Mitarbeiter aufgeführt, bei denen das Programm Abweichungen zwischen den von der BG zurückgemeldeten Gefahrtarifstellen und den in den Mitarbeiterstammdaten gespeicherten Gefahrtarifstellen festgestellt hat. Sie finden den ‚GTS Abgleich‘ unter ‚Extras-dakota-Anfragen BG-Stammdatendienst.

Beispiel ‚GTS Abgleich‘:  

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Zusätzlich erhalten Sie im ‚Lexware scout‘ für alle betroffenen Mitarbeiter entsprechende Hinweise. In diesem Beitrag zu Fehleinstellungen der „Gefahrtarifstelle“ ist die Vorgehensweise zur Korrektur der Gefahrtarifstelle beschrieben.

Tipp:
Wenn für Ihre Firma mehrere Berufsgenossenschaften zuständig sind, bietet Ihnen die Berufsgenossenschaftsliste (Jahresmeldung) einen schnellen Überblick der Zuordnung zu einer Berufsgenossenschaft und der gespeicherten Gefahrtarifstelle.

Schritt 4: Lohnnachweis senden:

Den elektronischen Lohnnachweis erstellt Lexware lohn+gehalt nach dem Jahreswechsel im Januar des Folgejahres.

Voraussetzung ist die Installation des Updates Januar. Das Update steht Ihnen im Rahmen der Aktualitätsgarantie über Lexware Info Service zur Verfügung.

Senden Sie nach der Installation des Updates den Lohnnachweis. Wählen Sie dazu im dakota Sendeassistenten das Verfahren ‚Lohnnachweis Berufsgenossenschaft‘.
Die im elektronischen Lohnnachweis enthaltenen Daten sind detailliert auf der ‚Beitragsabrechnung Lohnnachweis‘ aufgeführt. Sie finden den Bericht unter ‚Extras-dakota-Lohnnachweis-Berufsgenossenschaft‘.

Weitere Informationsquellen:


Kontrolle des erfolgten Versands:

Die erfolgeiche Übernahme der von der BG zurückgemeldeten Stammdaten ist im Menü ‚Verwaltung-Berufsgenossenschaften aktuelle Firma‘ Mitgliedsnummer durch dieses Symbol  bestätigt:

Lohn Buchhaltung Lexware Lern-Ware Margit Klein 288
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Wenn das nicht der Fall ist, kann das folgende Ursachen haben:

  • Die Anfragen an den BG-Stammdatendienst wurde nicht versendet (ist noch auf der Prüfliste aufgeführt) oder war nicht erfolgreich.
  • Die zurückgemeldeten Stammdaten wurden noch nicht aus Antwortzentrale übernommen.

1. ‚Anfragen BG-Stammdatendienst‘:

Die Anfrage an den BG-Stammdatendienst wird vom Programm automatisch für den dakota Versand bereitgestellt sobald die Mitgliedsnummer und PIN im Menü ‚Verwaltung-Berufsgenossenschaften aktuelle Firma‘ angegeben ist.

Die Meldung ist solange auf der Prüfliste aufgeführt, bis der dakota Versand erfolgt ist.

Lohn Buchhaltung Lexware Lern-Ware Margit Klein 289
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Nachdem Sie die ‚Verarbeitungsprotokolle‘ im Menü ‚Extras-dakota‘ abgeholt haben, stehen die BG-Stammdaten für das aktuelle Meldejahr in der Antwortzentrale zur Übernahme bereit.

2. Antwortzentrale:

Übernehmen Sie die Stammdaten aus der Antwortzentrale.

Lohn Buchhaltung Lexware Lern-Ware Margit Klein 290
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Lern-Ware Hinweis:

Lexware Lohn Berufsgenossenschaft mit DAKOTA: Gefahrtarifstelle (GTS) einer betriebsfremden BG zuordnen

Lexware Lohn Berufsgenossenschaft: elektronischer Lohnnachweis enthält keine oder zu niedrige Werte

Lexware Lohn DAKOTA neu 2016/2017: Elektronischer Lohnnachweis an die Berufsgenossenschaften, Anleitung von Lexware mit Tipps von Lern-Ware

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