Lexware Buchhalter: Vorlagen zur Buchungserfassung anlegen und verwenden, Anleitung von Lexware mit Tipps von Lern-Ware


Hintergrund

Im Menü ‚Verwaltung – Buchungsvorlagen‘ können Sie Angaben zu Buchungssätzen ganz oder teilweise als Vorlage erfassen. Diese Vorlagen können Sie in den Buchungsmasken auswählen und übernehmen.

Die Vorteile von Buchungsvorlagen sind:

  • Sie brauchen die Angaben nur einmal zu erfassen.
  • Sie reduzieren die Möglichkeit von Fehleingaben beim Buchen.
  • Sie haben die Möglichkeit, auch mit wenig Erfahrung in der Buchführung korrekt zu buchen.

In den Kontenrahmen SKR-03 und SKR-04 sind bei Firmenneuanlage gängige Buchungsvorlagen angelegt:

Prüfen Sie, ob für Ihren Geschäftsfall bereits eine Buchungsvorlage vorhanden ist. Über die Funktion ‚Bearbeiten‘ können Sie eine bestehende Vorlage anpassen.

 


Buchungsvorlage anlegen

  1. Öffnen Sie das Menü ‚Verwaltung – Buchungsvorlagen‘.
  2. Klicken Sie auf ‚Neu‘.
  3. Im Dialog ‚Buchungsvorlage Neu‘ tragen Sie die Angaben zum Buchungssatz ein.
    Lexware Buchhalter Buchungsvorlage neu erstellen

     

  4. Beachten Sie die Hinweise zu einzelnen Eingabefeldern in der folgenden Tabelle:
    Eingabefeld Hinweise
    Suchnummer

     

    Die Suchnummer ermöglicht die gezielte Suche nach Buchungsvorlagen in den Buchungsmasken.

    Die Suchnummer wird vom Programm automatisch hochgezählt. Sie können die Suchnummer manuell ändern.

    Buchungstext Der Buchungstext ist eine Pflichtangabe. Der Buchungstext muss eindeutig sein. Sie können derselben Buchungstext nicht in mehreren Buchungsvorlagen verwenden.
    Belegkreis in den Eingabemasken überschreiben Wenn Sie der Buchungsvorlage einen Belegnummernkreis und eine Belegnummer zuordnen wollen, setzen Sie hier den Haken.
    Automatik Die Automatik nutzen Sie für regelmäßig wiederkehrende Buchungsfälle. Um die Automatik zu nutzen, muss der Buchungssatz vollständig sein.
    Einzelheiten finden Sie im Abschnitt ‚Wiederkehrende Buchungsfälle mit Automatik‘.
  5. Wenn Sie alle Angaben erfasst haben, klicken Sie auf ‚Speichern‘.
  6. Schließen Sie den Dialog ‚Buchungsvorlagen‘ mit Klick auf ‚Speichern‘.

 


Mit Buchungsvorlage buchen

Voreinstellungen

  1. Öffnen Sie das Menü ‚Extras – Optionen – Buchungsmaske‘.
  2. Sie finden folgende Optionen zur Auswahl der Buchungsvorlagen:
    Einstellung Auswirkung in der Buchungsmaske
    Autovervollständigung im Feld Buchungstext aktivieren Wenn Sie den Buchungstext eingeben, wird automatisch die zugehörige Buchungsvorlage vorgeschlagen.
    Suchnummer in Buchungsvorlagen berücksichtigen Wenn Sie die Suchnummer eingeben, wird automatisch die zugehörige Buchungsvorlage vorgeschlagen.
  3. Speichern Sie die Einstellungen.

Buchungsvorlage auswählen

In der Buchungsmaske haben Sie verschiedene Möglichkeiten, eine Buchungsvorlage auszuwählen:

Sie wählen die Buchungsvorlage in der Auswahlliste.

Lexware Buchungsvorlage laut Auswahlliste im Buchungssatz eintragen

Sie geben den Buchungstext oder die Suchnummer im Feld ‚Buchungstext‘ ein.

Lexware Buchungsvorlage laut Nummer im Buchungssatz eintragen

Buchungsvorlage übernehmen
Wenn Sie die Buchungsvorlage mit der Tastatur übernehmen, können Sie wählen, welche Angaben aus der Buchungsvorlage übernommen werden sollen:

  • Alle Angaben übernehmen: Bestätigen Sie die Auswahl mit der Enter-Taste.
  • Nur den Buchungstext übernehmen: Bestätigen Sie die Auswahl mit der Tabulator-Taste.

Besonderheiten der Buchungsmaske ‚Einnahmen/Ausgaben‘
Da in der Buchungsmaske ‚Einnahmen/Ausgaben‘ das Finanzkonto bereits vorbelegt ist, werden nur Buchungsvorlagen angezeigt, die folgende Kriterien erfüllen:

  • In der Buchungsvorlage ist nur das Sollkonto oder nur das Habenkonto vorgegeben.
  • Wenn das Sollkonto und das Habenkonto angegeben sind, muss eines der Konten das ausgewählte Finanzkonto sein.
  • Bei Splittbuchungen muss das Konto im Basiseintrag das ausgewählte Finanzkonto sein.

 


Wiederkehrende Buchungsfälle mit Automatik

Für regelmäßig wiederkehrende Buchungsfälle (z. B. Miete) können Sie die Buchungsvorlage mit Automatikfunktion einrichten. Die Automatikfunktion ermöglicht die Zuordnung eines Serientyps für die Ausführung der Buchungsvorlage (z. B. monatlich). Wenn das Ausführungsdatum erreicht ist, wird die Buchung im ‚Heute zu tun‘ als Aufgabe angezeigt. Sie können die Automatikbuchungen wahlweise in den Stapel oder das Journal buchen.

Buchungsvorlage mit Automatik anlegen

  1. Erfassen Sie in der Buchungsvorlage alle Angaben zum Buchungssatz.
  2. Klicken Sie auf ‚Serientyp‘.
  3. Wählen Sie im Dialog ‚Serientyp‘ das Serienmuster.
  4. Legen Sie im Bereich ‚Seriendauer‘ den Beginn und das Ende der Serie fest.

    Lexware Buchungsvorlage Einzelplatz Serientyp definieren
  5. Klicken Sie auf ‚OK‘.
  6. Speichern Sie die Buchungsvorlage.

Voreinstellung wählen: Stapelbuchung oder Journalbuchung

  1. Öffnen Sie das Menü ‚Verwaltung – Konfigurationsassistent‘.
  2. Um die wiederkehrenden Buchungen in den Stapel zu buchen, setzen Sie den Haken bei dieser Einstellung:
  3. Klicken Sie auf ‚Speichern‘.

Aufgabe ausführen im Buchhalter Standard oder Buchhalter Plus:

  1. Wenn das Ausführungsdatum erreicht ist, öffnen Sie auf der Startseite die Registerkarte ‚Heute zu tun‘.
  2. Um die Aufgabe auszuführen, klicken Sie auf den Ausführen-Pfeil .
  3. Bestätigen Sie die Meldung mit ‚OK‘.
  4. Die Buchungsvorlage wird je nach Voreinstellung in den Stapel oder das Journal gebucht.

 

Aufgabe ausführen in Buchhalter Pro und Premium und in Business Plus und Handwerk Plus:

 


Lern-Ware Tipp:

Lexware Hotline, Support, Hilfe, Schulung, Kontakt über Margit Klein (Dipom-Ökonom, Sparkassenkauffrau, Versicherungsfachfrau), GOLD-PARTNER von Lexware, Telefon: 05143 66 900 98- wir rufen zurück!
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Die verschiedenen Arten von Support für Lexware Produkte finden Sie im Überblick auf: Lern-support-Ware

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