Lexware® Buchhaltung: Summen- und Saldenvorträge listenmäßig auf einen Schlag erfassen, Anleitung von Lexware® mit Tipps von Lern-Ware

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Aufgabenerkennung für die Übernahmenotwendigkeit von Summen- und Salden im laufenden Buchungsjahr:

Für die manuelle Erfassung der Saldenvorträge steht Ihnen eine spezielle Buchungsmaske zur Verfügung. Hier erfassen Sie Ihre Vortragsbuchungen in tabellarischer Form.

Es können zwei Varianten durchgeführt werden:

Variante 1: Buchungsjahr wird neu begonnen, Datenübernahme zum 01.01. als Saldenvortrag (ergibt Eröffnungswerte in der Bilanz, wenn diese als Gewinnermittlung gewählt wurde)

Variante 2: Buchungsjahr läuft bereits, Datenübernahme zum 01.01. als Saldenvortrag und zum Übergabedatum als Summenvortrag

Wann buchen Sie Saldenvorträge manuell?

  • Sie wollen den Jahresabschluss mit automatischem Saldenvortrag nicht nutzen.
  • Sie wollen den Jahresabschluss zu einem späteren Zeitpunkt starten, benötigen aber für einige Konten die Anfangsbestände, z. B. Bank oder Kasse

Wichtig: Wenn Sie später den Jahresabschluss durchführen, müssen die manuell vorgetragenen Vortragsbuchungen im Journal storniert bzw. im Stapel gelöscht werden.

  • Sie wollen eine Firma neu anlegen.

Vorsicht bei Ist-Besteuerung in der USt-Ermittlung und bestehenden Forderungen bei Kunden:

Wenn Sie die Besteuerungsart ‚Istbesteuerung‘ wählen und mit Offenen Posten arbeiten, müssen die noch offenen Rechnungen manuell gegen die Erlöskonten eingebucht werden- also Personenkonto gegen Umsatzkonto. Keine Buchung mit Hilfskonten 9000-9090 für Forderungen bei Istbesteuerern. Nur so wird bei Zahlung im aktuellen Jahr die korrekte Umbuchung der Umsatzsteuer mit dem richtigen Steuersatz generiert. Bedeutet in diesem Zusammenhang, die ISt-Besteuerer können den Listeneintrag für Debitoren in der Summen-Saldenvortragsliste nicht nutzen. Für alle anderen Konten schon. Lieferantensalden sind kein Problem, da die Vorsteuer bereits bei Aufwandseinbuchung gezogen wird.

Die Funktion ‚Offene Posten rücksetzen‘ steht in der Istbesteuerung im Kundenbereich bei ISt-Versteuerung nicht zur Verfügung. Nutzen Sie für Folgejahre den Jahresabschluss mit automatischem Vortrag.

Aufgabenumfeld für Summen- und Saldenübernahme im laufenden Jahr:

  1. Der Kontenplan alt auf neu sollte identisch sein, um einfach die Summen-Saldenliste der bisherigen Buchführung abschreiben zu können.
  2. Bei abweichendem Kontenplan aufgrund der Prinzipien von Kontenwahrheit und -kontinuität am besten einfach die Benennung der neu zu nutzenden Konten um die alte Bezeichnung im Namensbereich erweitern- diesen unter Umständen in Hochkomma oder Sternchen zur Abgrenzung der aktuellen Bezeichnung setzen
  3. Wenn Sie Debitorenkonten und Kreditorenkonten vortragen, wird automatisch ein Offener Posten erzeugt. Da der Offene Posten jahresübergreifend bereits vorhanden sind, erzeugen Sie damit einen doppelten Offenen Posten. Die Offene-Posten-Liste muss bereinigt werden über die Funktion ‚Offene Posten rücksetzen (bitte oben IST-Besteuerung-Notwendigkeit beachten bei OP-Nutzung!).
Lern-Ware Lexware® Buchungen Summen und Saldenvortrag eigene Buchungsmaske

Funktionen der Buchungsmaske ‚Summen- und Saldenvortrag‘

Legen Sie sich die Summen- und Saldenliste der bisherigen Buchhaltungssoftware vor Augen, deren Werte hier eingesetzt werden sollen. Diese Buchungsmaske nutzen Sie bei Firmenneuanlage und unterjährigem Beginn mit Lexware® buchhaltung.

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  • Sie sehen Ihren Kontenplan in Tabellenform und erfassen pro Konto den Vortragswert in der Tabelle.
  • Sie erfassen übersichtlich die Saldenvorträge der Bestandskonten (Sachkonten, Debitoren, Kreditoren).
  • Sie können Summenvorträge für Bestandskonten und Erfolgskonten erfassen.
  • Sie kontrollieren mit einem Klick auf ‚Prüfsumme‘, ob Ihre Bilanz (Aktiva/Passiva) ausgeglichen ist.
  • Sie können neue Konten anlegen ohne die Buchungsmaske zu schließen.

Die aktuellen Kontensalden bereits bebuchter Konten werden nicht gezeigt.

Aufgabenbewältigung für die Übernahme von Summen- und Salden mittels eigenständiger Buchungsmaske

Bevor Sie die Buchungsmaske ‚Summen- und Saldenvortrag‘ öffnen, prüfen Sie folgende Voraussetzungen.

  • Wollen Sie in den Stapel oder in das Journal buchen?
    Sie können die Buchungsmaske ‚Summen- und Saldenvortrag‘ im Stapel oder Journal nutzen. Diese Einstellung hinterlegen Sie im Menü ‚Verwaltung – Konfigurationsassistent. Setzen Sie den Haken im Bereich ‚Einstellungen – Buchen‘.
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  • Wollen Sie einen Belegkreis für Eröffnungsbuchungen anlegen?
    Wenn Sie einen eigenen Belegnummernkreis für Saldenvortragsbuchungen verwenden wollen, legen Sie ihn neu an. Wechseln Sie in das Menü ‚Verwaltung – Belegnummern‘ und legen Sie den Belegnummernkreis an, z. B. mit dem Kürzel ‚EB‘.

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  • Liegen alle Unterlagen vor?
    Legen Sie die Unterlagen bereit, z. B. Schlussbilanz, Einnahmenüberschussrechnung, Summen- und Saldenliste. Der Schlussbestand des Vorjahres muss mit dem Anfangsbestand des Folgejahres übereinstimmen.

Variante 1: Buchungsjahr wird neu begonnen, Saldenvorträge zum 01.01. erfassen

Wichtig: Erfassen Sie alle Vorträge in einem Arbeitsgang. Eingaben, die in der Maske nicht über ‚Buchen‘ abgeschlossen sind, werden nicht gespeichert.

  1. Öffnen Sie das Menü ‚Buchen – Summen- und Saldenvortrag (in den Stapel)‘.
  2. Wählen Sie einen der Bereiche ‚Sachkonten‘, ‚Debitoren‘, ‚Kreditoren‘. In der Auswahl ‚Debitoren‘ und ‚Kreditoren‘ erfassen Sie Forderungen und Verbindlichkeiten der Personenkonten (IST-Besteuerer erfassen Debitoren über manuelle Erlösbuchungen ausserhalb dieser Maske!).
  3. Tragen Sie den Anfangsbetrag des Kontos in der Spalte ‚Saldenvortrag Aktiva‘ oder ‚Saldenvortrag Passiva‘ ein.
    • Beispiel:
    • Laut Summen-und Saldenliste 31.12.2016 beträgt der Kontensaldo der Bank 12.100 EUR.
    • Übernehmen Sie den Betrag in den Summen- und Saldenvortrag 2017.
    • Der Saldo im Aktivkonto ‚Bank‘ ist positiv und wird deshalb im ‚Saldenvortrag Aktiva‘ hinterlegt.
    • Wenn der Saldo negativ ist, wählen Sie den ‚Saldovortrag Passiva‘.
    • Für Passivkonten wird ein positiver Betrag entsprechend im ‚Saldenvortrag Passiva‘ vorgetragen.

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  4. Tragen Sie nacheinander die Anfangsbestände der gewünschten Konten ein.

Hinweis: Wenn das Vorjahr abgeschlossen ist, sind die Summenvorträge inaktiv (grau).

  1. Wenn in allen Bereichen die Beträge erfasst sind, klicken Sie auf die Schaltfläche ‚Prüfsumme aktualisieren‘. Wenn Aktiva und Passiva ausgeglichen sind, beträgt die Prüfsumme 0,00 EUR.
  2. Wenn Sie alle Eingaben erfasst haben, klicken Sie auf ‚Buchen‘.
  3. Tragen Sie die Saldovortragskonten ein oder wählen Sie die Konten über die Auswahllisten.
  • Die Saldenvortragskonten werden automatisch vorgeschlagen, Beispiel SKR-03.

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  • Wählen Sie das Summenvortragskonto. Wenn das Vorjahr abgeschlossen ist, ist das Summenvortragskonto kein Pflichtfeld.

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  • Wählen Sie optional einen Belegnummernkreis. Wenn Sie keinen Belegnummernkreis wählen, wird automatisch der Standardbelegnummernkreis genutzt.

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  • Geben Sie das Belegdatum für Summenvorträge ein. Wenn das Vorjahr abgeschlossen ist, ist das Datum kein Pflichtfeld.
  • Klicken Sie auf ‚OK‘.
  1. Die Saldenvorträge werden je nach Einstellung in den Stapel oder das Journal gebucht. Als ‚Belegdatum‘ wird automatisch der erste Tag Ihres Wirtschaftsjahres gewählt.

Variante 2: Buchungsjahr läuft bereits, Saldenvorträge müssen unterjährig erfasst werden

Beispiel:

  • Sie beginnen die Buchhaltung mit Lexware® buchhalter innerhalb des Geschäftsjahres zum Stichtag 01.07.2019.
    Anhand der Summen- und Saldenliste oder der Schlussbilanz 2018 erfassen Sie die Salden der Bestandskonten zum 01.01.2018.
  • Die Saldendifferenz erfassen Sie zum 30.06.2019 über das Summenvortragskonto.

Beispiel Bestandskonto ‚Kasse‘

Der Kassenbestand zum 01.01.2019 beträgt laut Summen- und Saldenliste 1.000 EUR. Zum 30.06.2019 beträgt der Kassensaldo 1.600 EUR.

Buchungssätze

Belegdatum Konto Soll SKR-03/SKR-04 Konto Haben SKR-03/SKR-04 Betrag EUR
01.01.2019 1000/1600 Kasse 9000 Saldenvorträge Sachkonten 1.000
30.06.2019 1000/1600 Kasse 9090 Summenvortragskonto 600

Belegdatum der Buchungen

Für alle Saldenvorträge wird automatisch das Belegdatum 01.01. vergeben. Für die Summenvorträge hinterlegen Sie das Belegdatum manuell nach Klick auf ‚Buchen‘.

Vortrag der Offenen Posten Debitoren und Kreditoren

Die Sammelkonten ‚Forderungen/Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen‘ buchen Sie nicht (Beispiel SKR-03: 1400/1600, SKR 04: 1200/3300). Erfassen Sie die offenen Forderungen und Verbindlichkeiten im Bereich Debitoren/Kreditoren. Diese Beträge werden automatisch auf den Sammelkonten saldiert.

Wichtig:

  • Die Vortragsdaten gehen zwar in die Einnahmen-Überschuss-Rechnung des entsprechenden Jahres ein, aber nicht in die Umsatzsteuerjahreserklärung (die Informationen über die entsprechenden Steuersätze der Erlöskonten fehlen ja).
  • Im Fall der Istversteuerung werden bei Bezahlung von offenen Posten, die über ein Vortragskonto eingebucht werden, keine Steuerumbuchungen erstellt und keine Umsätze in der Umsatzsteuerjahreserklärung ausgewiesen (auch hier fehlen die Informationen über den Steuersatz. Weder das Debitorenkonto noch das Vortragskonto haben einen Steuerschlüssel).

Empfehlung: Soll die Jahresumsatzsteuererklärung erstellt werden, oder im Fall der Istversteuerung ein OP Abgleich von offenen Posten durchgeführt werden, empfiehlt sich ggf. ein Import der bisherigen Buchungsdaten (falls die alte Software diese Funktion hat). Oder die angefangenen Monate nochmal manuell nachbuchen

Vorgehen

  1. Öffnen Sie die Erfassungsmaske ‚Buchen – Summen- und Saldenvortrag‘.
  2. Erfassen Sie die Salden der Sachkonten zum 01.01. in den Spalten ‚Saldenvortrag Aktiva‘ und ‚Saldenvortrag Passiva‘.
  3. Erfassen Sie die Saldendifferenz der Bestandskonten in den Spalten ‚Summenvortrag Soll‘ und ‚Summenvortrag Haben‘.
  4. Wechseln Sie links in den Bereich ‚Debitoren’/’Kreditoren‘.
  5. Erfassen Sie die Offenen Posten zum 01.01. in den Spalten ‚Saldenvortrag‘. Die Saldendifferenz zum 30.06 tragen Sie in der Spalte ‚Summenvortrag‘ ein.
  6. Erfassen Sie zum 30.06. die Summenvorträge der GuV-Konten.
  7. Klicken Sie auf die Schaltfläche ‚Prüfsumme aktualisieren‘.
    Die Prüfsumme 0,00 zeigt, dass die Bilanzsumme Aktiva und Passiva ausgeglichen ist.
  8. Beenden Sie die Erfassung mit Klick auf ‚Buchen‘.
  9. Hinterlegen Sie die Vortragskonten.
    Konten in den Standardkontenrahmen: Sachkonten 9000, Debitoren 9008, Kreditoren 9009
  10. Hinterlegen Sie das ‚Summenvortragskonto‘
    Konto in den Standardkontenrahmen: 9090.
  11. Wählen Sie Belegnummernkreis und Belegnummer. Sie können einen Nummernkreis eintippen oder aus der Liste auswählen.
  12. Hinterlegen Sie das Belegdatum 30.06. für Summenvorträge.
  13. Schließen Sie die Buchungsmaske mit ‚OK‘.

Die Salden der Bestands- und Erfolgskonten sind übernommen. Ab 01.07. buchen Sie die laufenden Geschäftsfälle in Lexware® buchhaltung.

Aufgabenergebnis ergibt die abgeschriebene Summen-Saldenliste der Vorgänger-Buchhaltung

Anhand der über diese Listeneinträge im Stapel erfaßten Buchungssätze kann die Summen-Saldenliste, die als Bericht in Lexware® dann erstellt wird, mit der Summen-und Saldenliste der Vorgänger-Buchhaltung verglichen und für gut befunden werden.

Aufgabenkontrolle ergibt abweichende Summen- und Saldenlisten, Korrekturen im Stapel/via Stornobuchung

Da die Buchungen noch im Stapel weilen, den Korrekturbedarf durch Vergleich der SuSa ermitteln und im Stapel korrigierend umbuchen. Ansonsten, wenn im Journal der Stapel verankert wurde, die Stornierungsfunktion nutzen.


Lern-Ware Hinweis:

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