Lexware Buchhaltung oder Warenwirtschaft: Fällige Rechnungen fehlen im Mahnwesen

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Überfällige Rechnungen mahnen. Dazu müssen Kriterien und verschiedene Einstellungen beachtet werden. Das Programm rechnet die Fälligkeit nach den Nettotagen

Einstellung Firmenassistent

Arbeiten Sie mit Lexware financial office pro/premium, bestimmen Sie zunächst, ob in Lexware warenwirtschaft oder in Lexware buchhalter das Mahnwesen genutzt werden soll.

  1. Klicken Sie auf ‚Bearbeiten – Firmenangaben‘.
  2. Gehen Sie rechts auf den Bereich ‚Mahnwesen‘.
  3. Wählen Sie eine Option und nehmen Sie die weiteren Grundeinstellungen vor. Speichern.
  • offene Posten der Buchhaltung
  • ​offene Rechnungen in der Warenwirtschaft
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Einstellung Kundendialog

Kunden können Sie für das Mahnwesen sperren oder zulassen:

  1. Öffnen Sie ‚Verwaltung – Kunden‘
  2. Klicken Sie auf ‚Bearbeiten – Kunden – Bearbeiten‘
  3. Gehen Sie links auf den Reiter ‚Bankverbindung‘.
  4. Bestimmen Sie die Zahlungsart und setzen das Häkchen bei ‚Mahnung zulassen‘.

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  5. Klicken Sie auf ‚Zahlungskonditionen‘ und legen diese über die Schaltfläche fest.

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  6. Klicken Sie auf die entsprechenden Schaltfläche, um eine Zahlungsbedingung anzulegen oder zu bearbeiten.

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  7. Tragen Sie hier die Bezeichnung und den Wortlaut für die Auftragsausgabe fest.
    Über die Schalfläche ‚#‘ können Sie die Variablen an der richtigen Stelle im Text platzieren.

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  8. Speichern Sie.
  9. Wählen Sie die Bedingung für den Kunden aus und verlassen Sie den Kundendialog über ‚Speichern‘.

Extras – Mahnwesen

  • Mahnstufe
    Möchten Sie überfällige Rechnungen erstmalig mahnen, wählen Sie die Mahnstufe 1.
  • Gebucht bis:
    das Datum, zu dem Sie Zahlungseingänge vermerkt/gebucht haben.
  • Fristsetzung bis:
    das Datum, zu dem Sie den Zahlungseingang erwarten.Tipp: Für diese Angaben gibt es Variablen, die in der Druckausgabe die korrekte Datumsangabe steuern. Im Assistenten Formular-Layout integrieren Sie diese in den Einleitungs- oder Haupttext.
  • Legen Sie alle weiteren Angaben zu den Rahmenbedingungen fest.
    Einstellungen zum Mahnwesen, die in den Firmenangaben hinterlegt sind, verändern Sie hier auf Wunsch oder nach Bedarf.
  • Kundenbereich
    Beschränken Sie die Liste auf einen bestimmten Kundenkreis, wenn Sie eine bessere, einfachere Übersicht wünschen.
    Filtern Sie nach:
    Kundennummer – Kontonummer oder Matchcode  

Mahnvorschlag

Mit Klick auf Weiter erhalten Sie auf der zweiten Seite des Mahn-Assistenten die Übersicht zu allen

  • unbezahlten Rechnungen, die zum Stichtag die Mahnfrist + Zahlungsziel um mindestens einen Tag überschritten haben.

Die Verwaltung der Offenen Posten (OP) und das Mahnwesen gehören zusammen. Offene Posten werden über Personenkonten gebucht und haben die Aufgabe, die Sachkonten ‚Forderungen aus Lieferungen und Leistungen‘ und ‚Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen‘ näher zu erläutern. Die OP-Verwaltung ist unterteilt nach Debitoren und Kreditoren.

Stichtagsberechnung
Der Stichtag zur Mahnung ergibt sich aus folgenden Angaben:

  • Dem Zahlungsziel gemäß der Zahlungsbedingung, die in den Kundenstammdaten geführt wird.
  • Der Mahnfrist, die in den Firmenstammdaten hinterlegt ist.
Beispiel
Rechnungsdatum Zahlungsziel Fälligkeit Mahnfrist Mahndatum
01.06. 14 15.06. 5 01.06. + 14 + 5 = 20.06.
01.06. 14 15.06. 0 01.06. + 14 + 0 = 15.06.
01.06. 0 01.06. 0 01.06. + 0 + 0 = 01.06.

Die Übersicht bietet nochmals die Möglichkeit bestimmte Vorgänge zu markieren und zu verändern.

  • Mahngebühr und/oder Verzugszinsen – haben Sie bei den Rahmenbedingungen die Berechnung von Mahngebühr und Zinsen mit einem Häkchen aktiviert, gibt es jetzt die Möglichkeit diese Berechnung für einzelne Posten zu verändern oder aufzuheben.

Mahnungen oder Mahnungsliste drucken – bestimmen Sie abschließend die Form des Drucks – wählen Sie

  • Ausdruck aller markierten Mahnungen
    oder
  • Ausdruck einer Liste mit allen selektierten Mahnungen

Mahnen

Mit Klick auf die Schaltfläche Mahnen startet der Assistent Drucken.

Nutzen Sie die Möglichkeit den Druck als Vorschau am Bildschirm zu prüfen, bevor Sie den Druckauftrag an den Drucker geben.

Wählen Sie im Bereich Zielgerät die Funktion Export, wenn Sie den Druck als Dateiausgabe wünschen.

Falls eine Rechnung im Mahnlauf nicht zum ausgewählten Stichtag angezeigt wird, überprüfen Sie folgende Angaben:

  • Einstellungen im Assistenten ‚Mahnungen‘
  • Zahlungsziel im Kundenkonto
  • Zahlungsart im Kundenkonto
  • Mahnfristen im Firmenstamm
  • Offene Posten Liste

Einzelheiten zur Vorgehensweise finden Sie in den folgenden Abschnitten.


Einstellungen im Assistenten ‚Mahnungen‘ prüfen

Prüfen Sie auf der Seite ‚Rahmenbedingungen‘ den Kundenbereich. Wählen Sie in der Auswahlliste die korrekte Kategorie.

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Tragen Sie die passenden Angaben in die Eingabefelder ‚von‘ und ‚bis‘ ein.


Zahlungsziel prüfen

  1. Öffnen Sie ‚Ansicht – OP-Debitoren‘.
  2. In der Spalte ‚Fälligkeit‘ wird das Datum des Stichtags zur Fälligkeit angezeigt.
  3. Markieren Sie einen OP mit der rechten Maustaste.
  4. Klicken Sie im Kontextmenü auf die Funktion ‚OP bearbeiten‘.
  5. Die Details zum Kundenkonto werden angezeigt.
  6. Prüfen Sie die Angaben zum Zahlungsziel.

 


Zahlungsart prüfen

Wenn Sie bei einem Kunden die Zahlungsart ‚Lastschrift‘ hinterlegt haben, werden die Offenen Posten des Kunden nicht in das Mahnwesen aufgenommen.

  • Lexware buchhaltung/plus: Um Offene Posten von Kunden mit Lastschrifteinzug zu mahnen, entfernen Sie im Kundenkonto die Einstellung ‚Lastschrift‘. Diese Einstellung gilt für alle Offenen Posten des Kunden.
  • Lexware buchhaltung pro: Sie können in der OP-Liste einzelne Offene Posten bearbeiten und zur Mahnung zulassen.

 


Mahnfristen anpassen

Sie können die Mahnfristen für die erste bis dritte Mahnstufe in der Firmenverwaltung anpassen.

Wichtig:

Die Änderung der Fristen wirkt sich auf alle Offenen Posten aus.

  1. Wechseln Sie in das Menü ‚Bearbeiten – Firma‘.
  2. Öffnen Sie den Bereich ‚Mahnwesen‘.
  3. Prüfen Sie die Angaben ‚Mahnfrist in Tagen‘ für die erste bis dritte Mahnstufe.
  4. Ändern Sie hier bei Bedarf die Mahnfrist.

OP-Liste Debitoren prüfen

Prüfen Sie unter ‚Ansicht – OP-Debitoren‘, ob alle Offenen Posten angezeigt werden. Wenn Offene Posten fehlen, kann das verschiedene Ursachen haben.

Mögliche Ursache Abhilfe
Die Buchung der Rechnung steht noch im Buchungsstapel. Buchen Sie den Stapel aus.
Menü ‚Buchen – Stapel ausbuchen‘.
Der Offene Posten wurde manuell zurückgesetzt. Stornieren Sie die Buchung.
Erfassen Sie die Buchung neu.
Beim Import von Buchungsdaten wurden keine Offenen Posten erzeugt. Stornieren Sie die Buchungen.
Erfassen Sie die Buchungen neu.

 


Lexware Hinweis:

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