Die Vorgehensweise ist anhand der Kostenstellen beschrieben. Das Vorgehen für Kostenträger ist identisch. Den Begriff „Kostenträger“ gibt es allerdings nur für die Versionen der im nachfolgenden Absatz genannten Buchhalter Software von Lexware. Die im Absatz danach genannten Buchhaltersoftware-Varianten nutzen nur den Begriff „Kostenstelle“.
Kostenstellenverwaltung aktivieren in der Business Plus, Financial Office Handwerk Plus, Buchhalter Pro und Premium Version:
- Öffnen Sie ‚Bearbeiten – Firmenangaben‘.
- Wechseln Sie zur Auswahl ‚Buchhalter – Einstellungen‘.
- Setzen Sie einen Haken bei ‚Im Buchhalter mit Kostenstellen/Kostenträgern arbeiten‘.
- Klicken Sie auf ‚Speichern‘.
- Öffnen Sie das Menü ‚Verwaltung – Konfigurationsassistent‘.
- Wechseln Sie auf die Seite ‚Einstellungen‘.
- Setzen Sie ggf. den Haken bei ‚Verwaltung – Kostenstelle‘.
- Speichern Sie die Eingaben.
Kostenstellenverwaltung aktivieren in der Financial Office Plus, Buchhalter Plus Version (Financial Office oder Buchhalter Standard habe dieses Feature nicht):
In der reinen Buchhalter Plus Version, bzw. Financial Office Plus Version, gibt es nur den Begriff „Kostenstelle“, welche pro Buchung mit zwei Kostenstellen in einem Buchungssatz (für Splittbuchungen unendlich viele) belegt werden kann. Berichte zu den Kostenstellen gibt es dort nicht- es kann alles nur mit Excelexport ausgewertet werden.
Alle Berichtsauswertungen im Folgenden betreffen demnach nur die vorhergehend genannten Lexware® Versionen von ganz oben.
Kostenstelle anlegen
Hinweis
Kostenstellen dürfen für eine korrekt Verbuchung nicht mit gleichen Bezeichnungen und Nummern hinterlegt sein. Dies führt bei der Übertragung von Buchungslisten und Importen zu Problemen:
- Buchung auf falsche Kostenstellen
- Buchung auf inaktive Kostenstellen
In der Buchungsmaske werden diese KST so gekennzeichnet: (*)
Vorgehen
- Öffnen Sie Verwaltung – Kostenstellen‘.
- Tragen Sie die Bezeichnung und die Nummer für die Kostenstelle ein.
- Wenn Sie einen Soll/Ist-Vergleich durchführen wollen, klicken Sie auf ‚Budget‘.
- Hinterlegen Sie die Sollwerte.
- Klicken Sie auf ‚Speichern‘.
Kostenstelle inaktiv setzen
Im Menü ‚Verwaltung – Kostenstellen‘ können Sie einzelne Kostenstellen inaktiv setzen.
Beispiel: Die Kostenstelle ‚Allgemein/300‘ wird durch Setzen des Hakens inaktiv gesetzt.
Inaktive Kostenstellen stehen im Druckdialog ‚Kostenstellen‘ und in der ‚Buchungsmaske‘ nicht mehr zur Auswahl.
Beispiel: Im Druckdialog fehlt in der Auswahlliste ‚Kostenstelle‘ die inaktive Kostenstelle ‚Allgemein/300‘.
Wenn Sie hier ‚alle Kostenstellen‘ wählen, wird die inaktive Kostenstelle im Bericht nicht ausgewertet.
Lern-Ware Hinweis:
Achten Sie bitte darauf vor allem die Spalte „Nummer“ auszufüllen, da diese in der Buchungsliste angezeigt und in der Datenbank mit geschleppt wird. Dieser Eintrag ermöglicht die Kontrolle in der Buchungsliste, ob die KSt bei der Buchung mit integriert wurde. Nachträglich kann diese dort nicht eingefügt werden. Die Ursprungsbuchung muss storniert und mit Kostenstellenerfassung neu angelegt werden.
Diese Nummern-Spalte kann auch mit Buchstaben oder synchron zu der Bezeichnung der Kostenstelle benannt werden. Die Bezeichnung der Kostenstelle darf auch nicht leer bleiben, da sonst keine Auswertungen der Kostenstellen im Berichtswesen der netzwerkfähigen Lexwareversionen möglich sind oder die Kontrolle, ob die Kostenstelle bei der Buchung angesprochen wurde, nicht erfolgen kann.
Falls Sie Projekte aus der Warenwirtschaft kostenstellenmäßig auswerten möchten, kann hier auch der Projektname und die Nummer synchron zum Projekt aus der Wawi eingetragen werden. Kostenstellenberichte der netzwerkfähigen Versionen können allerdings nur das jeweilige Wirtschaftsjahr betreffend ausgegeben werden und im Periodenvergleich der Wirtschaftsjahre. Einen jahresübergreifenden Bericht gibt es für Projekte dann in der Warenwirtschaft, sofern dieser Berichtsteil mit verwendet wird.
Kostenstelle löschen
Unbebuchte Kostenstellen können Sie in der Kostenstellenverwaltung löschen. Wenn die Kostenstelle bereits bebucht ist, setzen Sie die Kostenstelle auf ‚Inaktiv‘.
Kostenstellenliste drucken und speichern
- Öffnen Sie ‚Verwaltung – Kostenstellen‘.
- Markieren Sie eine Kostenstelle mit der rechten Maustaste.
- Wählen Sie im Kontextmenü die Druckausgabe oder die Übergabe in ein anderes Format (PDF, XML, Excel).
© Haufe Lexware® GmbH Co. KG 19147
Lern-Ware Hinweis:
Lexware® Kostenstellen und Kostenträger nach Sachkontensummen sortieren und Teilbetriebsergebnisse auswerten (nicht für Buchhalter Standard, Buchhalter Plus oder LFO, LfO Plus)
