Lexware Lohn: Abrechnung von Dienstfahrzeugen als PKW oder E-Bike oder S-Pedelec pro Mitarbeiter und KFZ

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Gleichzeitige Nutzung von PKW und E-Bike kann nicht ausgeschlossen werden:

Neben einem Dienstwagen kann ein Arbeitnehmer ein weiteres Firmenfahrzeug (z. B. E-Bike (Fahrrad) bzw. S-Pedelec (Kraftfahrzeug)) für private Fahrten nutzen. Eine Nutzung durch nahestehende Person (Ehegatte, Lebensgefährte, Kinder) ist nicht ausgeschlossen.

Die Abrechnung mehrerer Dienstfahrzeuge ist in Lexware lohn+gehalt nicht möglich. Sie können deshalb nicht einen PKW und parallel dazu ein Fahrrad/E-Bike in den Lohnangaben des Mitarbeiters erfassen.

Wenn der Arbeitnehmer beide Fahrzeuge abwechselnd für Fahrten zwischen Wohnung – erste Tätigkeitsstätte einsetzt, tauschen Sie im Assistent ‚Dienstwagen‘ das überwiegend genutzte Fahrzeug.

Beispiel:

  • In den Wintermonaten fährt der Arbeitnehmer überwiegend mit dem Pkw zur Arbeit. Im Assistent ‚Dienstwagen‘ hinterlegen Sie den BLP des Pkws z. B. mit 40.000 € und die ‚Fahrten Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte‘ = 10 km. Setzen Sie im Assistent ggf. das Häkchen für die ‚Pauschale Versteuerung durch Arbeitgeber‘. Erfassen Sie in der Abrechnung bei der Lohnart ‚Geldwerter Vorteil weiteres Fahrzeug‘ 49,00 € (ohne Fahrten Wohnung – erste Tätigkeitsstätte).
  • Im Sommer nutzt der Arbeitnehmer vornehmlich das S-Pedelec für die Strecke. Ersetzen Sie im Assistent ‚Dienstwagen‘ den BLP des Dienstwagens durch den BLP des S-Pedelecs z. B. mit 4.900,00 €. In der Abrechnung erfassen Sie in der Lohnart ‚Geldwerter Vorteil weiteres Fahrzeug‘ den geldwerten Vorteil des Fahrzeugs (1% von 40.000 € =) 400,00 €.

Lern-Ware Hinweis:

Falls notwendig müssen für ein Zweitfahrzeug die dafür benötigten Lohnarten individuell manuell angelegt und eingepflegt werden.

Eine Rücksprache mit dem zuständigen Sachbearbeiter bei Ihrem Finanzamt/der OFD/der Infotheke beim FA bietet sich dafür an, um zu ermessen, ob da überhaupt Ihr Gestaltungspielraum nicht vom Ermessenspielraum des Betriebsprüfers einkassiert wird, da die Zeit der Nutzung des jeweiligen Fahrzeugs nicht den ganzen Monat beinhalten kann, wenn zwei vorhanden sein sollten- ein Wechsel zwischen Sommermonaten (E-Bike) und Wintermonaten (PKW) kann allerdings abgebildet werden, muss aber auch als so durchgeführt belegbar sein, da es quasi die Stillegung eines KFZ beinhaltet.

Lern-Ware Hinweis zu Unterschieden zwischen Bemessungsgrundlage für USt und ESt bei Elektro-/Hybridfahrzeugen:

Für die Abrechnung der Umsatzsteuer aus dem geldwerten Vorteil gilt nach wie vor die volle Bemesssungsgrundlage, also 100 % des Anschaffungspreises. Bitte berücksichtigen Sie diesen Umstand durch Zusatzbuchungen in der Finanzbuchhaltung (Serienbuchungsvorlage). Die 1 % Regelung kann ab 2019 auf die Hälfte des Anschaffungspreises reduziert werden.


1. Überlassung von Fahrrädern und E-Bikes bis 25 km/h (sog. Pedelecs)

Pedelecs (Pedal Electric Cycle) sind Fahrräder, die nach der StVO mit einem max. 250 Watt starken Motor betrieben werden dürfen, welcher auf 25 km/h begrenzt ist. Für derartige Räder gilt keine Kennzeichen- bzw. Versicherungspflicht.

Überlässt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ein (Elektro-) Fahrrad auch zur privaten Nutzung, ist der geldwerte Vorteil mit monatlich 1 % der auf volle 100 EUR abgerundeten unverbindlichen Preisempfehlung (einschließlich Umsatzsteuer) zum Zeitpunkt der Inbetriebnahme.anzusetzen. Die Dienstradregelung behandelt Fahrräder und Pedelecs gleich. Diese vereinfachte Bewertungsmethode gilt somit auch für „echte Fahrräder“ ohne Elektromotor-Unterstützung.

Wichtig: Mit diesem monatlichen 1-%-Durchschnittswert ist die private Nutzung abgegolten. Aus der Nutzung für Fahrten Wohnung-Arbeitsstätte entsteht kein weiterer geldwerter Vorteil. Mit diesem monatlichen 1-%-Durchschnittswert ist die private Nutzung abgegolten, also alle:

  • Privatfahrten,
  • Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sowie
  • Heimfahrten im Rahmen der doppelten Haushaltsführung

Vorgehen in Lexware lohn+gehalt:

1. Mitarbeiter steht nur 1 Fahrrad/E-Bike zur Verfügung:

Erfassen Sie zur Berechnung des geldwerten Vorteils auf der Seite Dienstwagen im Feld Listenpreis den Wert (lt. Preisempfehlung) des Fahrrades/E-Bike:

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Hinweis:
Wenn das Dienstfahrzeug nicht während des ganzen Monats überlassen wird, muss dennoch der monatliche 1-%-Betrag für die Privatnutzung ungekürzt für den vollen Kalendermonat angesetzt werden.

Ein ‚monatlicher Eigenanteil des Mitarbeiters‘ reduziert den geldwerten Vorteil:
Wenn sich der Mitarbeiter an den Anschaffungskosten des Fahrzeugs beteiligt, dann erfassen Sie den monatlichen Eigenteil. Teilen Sie eine einmalige Zahlung des Mitarbeiters durch die Restmonate des Kalenderjahres.
Lexware lohn+gehalt reduziert monatlich den geldwerten Vorteil für Privatfahrten (1 % des Listenpreises) um den Eigenanteil des Mitarbeiters.

2. Mitarbeiter steht ein KFZ- und zusätzlich ein E-Bike/Fahrrad zur Verfügung:

Weil auf der Seite Dienstwagen nur 1 Fahrzeug abgerechnet werden kann, müssen Sie den Nutzungswert des E-Bikes /Fahrrad selbst berechnen und in selbst angelegten neuen Lohnarten eingeben.
Hinweis: Für die ‚Fahrten Wohnung-erste Tätigkeitsstätte‘ ist nur bei S-Pedelecs (>25 km/h) ein geldwerter Vorteil anzusetzen. Die Berechnung entfällt also bei Fahrrädern /E-Bikes.

Beispiel:
Bruttolistenpreis Dienstfahrrad: 5.000 EUR
geldwerter Vorteil für die Privatnutzung: 1% vom Bruttolistenpreis= 50 EUR

A. Der Arbeitnehmer übernimmt die Leasingrate in Höhe von 40 EUR (wird vom Arbeitgeber einbehalten).

Die Leasingrate mindert den Nutzungswert.

Erfassen Sie im Bereich ‚geldwerter Vorteil‘ folgende Lohnarten:

–  ‚1% vom Listenpreis‘ und
–  ‚Eigenanteil des Arbeitnehmers‘ mit negativem Vorzeichen.

Lohnabrechnung:

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2. Überlassung von E-Bikes als Kfz (sog. S-Pedelecs)

S-Pedelecs sind Fahrräder mit einem Elektroantrieb, mit dem das Rad über 25 km/h fahren kann (Unterstützung meist bis 45 km/h, Motorleistung 250 Watt und mehr). Solche Räder gelten verkehrsrechtlich als Kleinkraftrad.

Die Bewertung des geldwerten Vorteils aus der verbilligten oder unentgeltlichen Überlassung eines sog. S-Pedelecs erfolgt nach dem für die Überlassung von Kraftfahrzeugen (Pkw) geltenden Grundsätzen.
Der geldwerte Vorteil aus der privaten Nutzung und die Nutzung zu Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte oder für Familienheimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung ist unter Anwendung der sog. Listenpreismethode wie folgt zu bewerten:

  • 1-%-Ansatz für die Privatnutzung plus zusätzlich
  • 0,03 % des Listenpreises je Entfernungskilometer für Fahrten Wohnung – erste Tätigkeitsstätte.

Anstelle der Listenpreismethode kann der geldwerte Vorteil nach der sog. Fahrtenbuchmethode ermittelt werden.

Vorgehen in Lexware lohn+gehalt:

1. Listenpreis- 1 % Berechnung

Erfassen Sie zur Berechnung des geldwerten Vorteils in den Lohnangaben des Mitarbeiters auf der Seite ‚Dienstwagen‘ den Listenpreis des S-Pedelecs.

Ein ‚monatlicher Eigenanteil des Mitarbeiters‘ reduziert den geldwerten Vorteil:
Wenn sich der Mitarbeiter an den Anschaffungskosten des Fahrzeugs beteiligt, dann erfassen Sie den monatlichen Eigenteil. Teilen Sie eine einmalige Zahlung des Mitarbeiters durch die Restmonate des Kalenderjahres. Lexware lohn+gehalt reduziert monatlich den geldwerten Vorteil für Privatfahrten (1 % des Listenpreises) um den Eigenanteil des Mitarbeiters.

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2. Fahrten Wohnung- erste Tätigkeitsstätte:

Wenn das Dienstfahrzeug für regelmäßige Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genutzt wird, ist zusätzlich zu der 1%-Regelung für die private Nutzung der geldwerte Vorteil aus der Nutzung für Fahrten von der Wohnung zur Arbeitsstätte zu berücksichtigen. Aktivieren Sie den Bereich ‚regelmäßige Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte‘.

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Im Normalfall wählen Sie die Option regelmäßige Fahrten.
Dabei sind zwei Berechnungsmethoden des geldwerten Vorteils möglich.

Monatspauschale:
Berechnung: 0,03 % des Bruttolistenpreises * Kilometer der einfachen Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte.
Erfassen Sie die ‚Entfernung in Kilometer (einfache Strecke)‘ und tragen Sie die ‚Arbeitstage im Monat‘ ein.

Beispiel:
Auf der Lohnabrechnung wird der als geldwerte Vorteil zu versteuernde Betrag (1% Regelung) in der Lohnart 9011 ausgewiesen.
Zusätzlich wird der geldwerte Vorteil ‚Fahrten Wohnung-Arbeitsstätte‘ mit 16,80 Euro (0,03 % v. 4.000 Listenpreis *14 km) in der Lohnart ‚9012-Dienstwagen(KM)‘ ausgewiesen.

Besondere Berechnung nach Anzahl der tatsächlichen Nutzungstage (Einzelbewertung-Fahrtenbuchmethode)
Statt der Monatspauschale können sie auch die tatsächlichen Nutzungstage für die Berechnung zugrunde legen.
Berechnung: 0,002 % des Bruttolistenpreises * Kilometer der einfachen Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte * tatsächlicher Anzahl der Arbeitstage (Nutzungstage).

Wichtig:

Bei dieser Berechnungsmethode (Einzelbewertung) müssen Sie die besonderen Aufzeichnungspflichten des Arbeitnehmers bzw. Aufbewahrungspflichten des Arbeitgebers beachten. Der Arbeitnehmer muss eine schriftliche datumsgenaue Aufzeichnung (Fahrtenbuch) einreichen. Die tatsächlichen Nutzungstage laut Fahrtenbuch dienen als Grundlage für den Lohnsteuerabzug. Das Wahlrecht ist fahrzeugbezogen und kann für das jeweilige Kalenderjahr nur einheitlich ausgeübt werden. Ein Wechsel zwischen der 0,03% Monatspauschale und der Einzelbewertung mit 0,002 % ist während des Jahres nur beim Wechsel des Dienstfahrzeugs zulässig.

Erfassen Sie die ‚Arbeitstage im Monat.‘

Beispiel:

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Im Beispiel wird auf der Lohnabrechnung der geldwerte Vorteil 11,20 Euro (0,002% v. 4.000 Listenpreis 14 km 10 Arbeitstage) in der Lohnart 9012 ausgewiesen.

‚Pauschale Versteuerung durch Arbeitgeber‘:
Wenn Sie die Option ‚Pauschale Versteuerung durch Arbeitgeber‘ wählen, wird die Höhe der Entfernungspauschale mit 15 % pauschal versteuert und in der Lohnsteuerbescheinigung Zeile 18 ausgewiesen. Lexware lohn+gehalt begrenzt die Pauschalierung (lt. Einkommensteuergesetz) auf höchstens 0,30 EUR je Kilometer und Arbeitstag.
Übersteigt der geldwerte Vorteil diesen Betrag, dann wird der übersteigende Teil als steuer- und sozialversicherungspflichtiger geldwerter Vorteil in die Lohnabrechnung übernommen.

‚gelegentliche Nutzung‘ (weniger als 5 Tage im Monat):
Wenn dem Mitarbeiter das Fahrzeug nicht dauerhaft, sondern nur zu besonderen Zwecken zur Verfügung steht, dann wählen Sie die Option ‚gelegentliche Nutzung (weniger als 5 Tage im Monat)‘.
Der geldwerte Vorteil für Privatfahrten und für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte wird dann mit insgesamt 0,001% des Listenpreises je gefahrenem Kilometer berechnet.

Beachten Sie: In diesem Fall verlangt die Steuerbehörde einen Nachweis.

3. Fahrten Home Office und Betrieb

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Aktivieren Sie die Check-Box und geben Sie die ‚Anzahl der Fahrten im Monat‘ und die einfache Entfernung in Kilometer ein. Lexware lohn+gehalt berechnet als geldwerten Vorteil 0,002 % des Listenpreises je Kilometer und je Anzahl der Fahrten vom Home-Office zum Betrieb. Auf der Lohnabrechnung werden die geldwerten Vorteile unter der Lohnart ‚9016 – Dienstwagen Fahrten zwischen Home-Office und Betrieb‘ ausgewiesen.

Hinweis: Eine pauschale Versteuerung mit 15 % durch den Arbeitgeber ist nicht möglich.


Lern-Ware Hinweis:

Lexware Lohn: Dienstwagen mit 1 % Regelung abrechnen

Lexware Lohn: Fahrtenbuch monatsweise mit Excel-Arbeitsmappe abrechnen

Lexware Lohn: Fahrtenbuch monatsweise mit Excel-Arbeitsmappe abrechnen


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