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Ist ein Dokument einmal gespeichert, darf es nicht mehr geändert werden. Da in der Praxis viele Dokumente erneut bearbeitet werden müssen, muss das in diesem Fall dokumentiert werden. Werden Dateien mit dem Windows Explorer abgelegt, fehlt unter Umständen die lückenlose Dokumentation der Bearbeitungshistorie. Der Betriebsprüfer kann so gegebenenfalls nicht alle Änderungen einsehen, sofern er überhaupt von seinem Betriebsprüfungsexport im PC mal wegschaut. Stichproben- oder genau bestimmbare Belege werden immer dann vom Prüfer abgefordert, wenn irgendetwas durch die Angaben im Betriebsprüferexport vom Prüfer in Zweifel gezogen werden kann, falls die Dateninhalte vom Betriebsprüferexport diesen Umstand nahelegen.
Mehr dazu im Schreiben vom Bundesfinanzministerium (BMF), datiert 14.11.2014 Seite 15-16 (von 37 gut lesbaren Seiten insgesamt), Absatz 61-65:
„Die Belegfunktion ist die Grundvoraussetzung für die Beweiskraft der Buchführung und sonst erforderlicher Aufzeichnungen. Sie gilt auch bei Einsatz eines DV-Systems.
Inhalt und Umfang der in den Belegen enthaltenen Informationen sind insbesondere von der Belegart (z. B. Aufträge, Auftragsbestätigungen, Bescheide über Steuern oder Gebühren, betriebliche Kontoauszüge, Gutschriften, Lieferscheine, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Barquittungen, Rechnungen, Verträge, Zahlungsbelege) und der eingesetzten Verfahren abhängig.
Empfangene oder abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe erhalten erst mit dem Kontierungsvermerk und der Verbuchung auch die Funktion eines Buchungsbelegs.
Zur Erfüllung der Belegfunktionen sind deshalb Angaben zur Kontierung, zum Ordnungskriterium für die Ablage und zum Buchungsdatum auf dem Papierbeleg erforderlich. Bei einem elektronischen Beleg kann dies auch durch die Verbindung mit einem Datensatz mit Angaben zur Kontierung oder durch eine elektronische Verknüpfung (z. B. eindeutiger Index, Barcode) erfolgen. Ein Steuerpflichtiger hat andernfalls durch organisatorische Maßnahmen sicherzustellen, dass die Geschäftsvorfälle auch ohne Angaben auf den Belegen in angemessener Zeit progressiv und retrograd nachprüfbar sind.“
Lern-Ware Hinweis zum BMF-Schreiben aus 2014:
Achten Sie bitte auf die „Kann“-Formulierung und auf den rot markierten Satz des Schreibens vom BMF– es lohnt sich, sich dieses vor Augen zu führen. Im roten Link mit Bezug auf das BMF finden Sie einen Beitrag samt Schreiben des BMF vom 14.11.2014 vor. Farbliche Markierungen und Unterstreichung stammen von Lern-Ware und nicht vom BMF.
Die Notwendigkeit für den Grundschutz für die Speicherung von elektronisch erhaltenen Handelsbriefen sowie deren Möglichkeit der elektronischen Archivierung, thematisiert das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) auf folgendem Link: IT-Grundschutz.
Im Folgenden noch ein Link zu Checklisten und Formularen vom BSI, bei denen Sie nach Ansicht dieser, sich selbst die Frage stellen können, wie (revisions-)sicher Ihre Belege bei Ihnen aufgehoben sind- nicht immer ist eine Cloudanbindung der Weisheit letzter Schluss, bzw. bei Papier- oder PDF-Belegen überhaupt notwendig oder geeignet: BSI Checklisten und Formulare
Hier jetzt allerdings zur cloudbasierten Lösung von Lexware® für den Bedarf darüber hinaus:
Lexware® Archiv Dateiformate für Belegarten
Mit Lexware® archivierung können derzeit folgende Dateiformate elektronisch archiviert werden:
| Microsoft Word | doc, docx, dot, dotx |
| Microsoft Excel | xls, xlsx |
| Microsoft Powerpoint | ppt , pptx |
| Microsoft Outlook Mail message | msg |
| Microsoft Outlook Express mail message | eml |
| Microsoft Visio | vsd , vsdx |
| iWork Pages document file | pages |
| iWork Numbers spreadsheet | numbers |
| iWork Keynote presentation file | key |
| Adobe Acrobat portable document file | |
| JPEG compressed bitmap | jpg |
| Portable Network Graphics | png |
| Tag Image File Format | tif, tiff |
| ASCII text-formatted data | txt |
| Rich Text Format | rtf |
| AutoCAD file (CERN) | dxf |
| AutoCAD file (NCSA) | dwg |
| CATIA document file | stp |
| PostScript file | eps |
Lexware® archivierung besteht aus 2 Teilen:
- Dem Lexware® Archivierungsassistenten, einem Software-Client, der lokal auf dem PC des Anwenders installiert wird. Von dort aus werden die Dateien, der überwachten Ordner, in Lexware® archivierung hochgeladen. Beachten Sie, dass derzeit nur die in den Einstellungen vorhanden Dateitypen archiviert werden können.
© Haufe Lexware® GmbH Co. KG 09408 - Und dem eigentlichen Archiv, der Lexware® archivierung, der SaaS/ Cloudkomponente als Server.
Hier befinden sich die aus dem Archivierungsassistenten hochgeladenen Dateien und können jederzeit wieder heruntergeladen werden, von unterwegs eingesehen werden u.v.m.
Um sich entsprechend zu authentifizieren benötigen Sie Zugangsdaten, die Sie nach dem Kauf von Lexware® archivierung bzw. nachdem ein Administrator Sie als Benutzer in Lexware® archivierung aufgenommen hat, erhalten.
Lexware® Archive Funktion der Speicherung
Über das Startmenü > Alle Programme > Lexware® archivierung > Lexware® Archivierungsassistent oder unter Windows10 über die Suche nach Lexware® Archivierungsassistent in Cortana können Sie jederzeit den Archivierungsassistenten erneut starten und weitere Lexware- bzw. persönliche Ordner hinzufügen.
Damit Dateien in Lexware® archivierung automatisiert hochgeladen werden können, muss der Lexware® Archivierungsassistent im Hintergrund gestartet sein.
Dies erkennen Sie am „Wolkensymbol“ in der Taskleiste.
In Lexware® archivierung ist eine umfassende Suchfunktion vorhanden. Nachdem die Dateien hochgeladen worden sind, werden diese per OCR-Erkennung automatisch indiziert.
Somit können Sie Inhalte in Dokumenten einfach und schnell finden.
Eine ausführliche Beschreibung der umfangreichen Suchmöglichkeiten finden Sie unter ? > Suchoptionen.
Lern-Ware Hinweis auf ersetzendes Scannen von Papierbelegen:
Das Finanzgericht Münster hat 2015 zu Lasten der Kindergeldkasse geurteilt, dass die Vorlage des Originalbelegs notwendig ist, um Rückerstattungsansprüche an die Kindergeldkasse aus angeblich unberechtigten Zahlungen zugunsten von Kindergeld beweisen zu können.
Bei dem vor dem Gericht verhandelten Fall lag nur noch eine Kopie des Dokuments, welches letztendlich zur Zahlung des Kindergelds geführt hatte, vor , das Original war gemäß Dienstanweisung zum Kindergeld nach dem Einkommensteuergesetz (DA-KG 2016 Seite 16 Punkt O 2.8.2) vernichtet worden.
Hier die Begründung des Urteils FG Münster 24.11.2015 Nummer 14 K 1542/15 AO (PKH) in Auszügen von Absatz 34-36 (Fettdruck und kursive Schrift von Lern-Ware hinzugefügt):
| Kann nämlich eine Urkunde –wie hier die Veränderungsanzeige– nicht mehr im Original vorgelegt werden, ist bei der Abbildung einer Unterschrift im Wege einer Fotokopie oder einer Telekopie die Gefahr von Manipulationen sehr groß. Auch können derartige Manipulationen, etwa durch Einkopieren einer echten Unterschrift in ein anderes Schriftstück, –anders als bei einem Schriftstück mit einer Originalunterschrift– kaum festgestellt werden. Gerade wegen dieser technischen Manipulationsmöglichkeiten lehnen es –wie hier der vom Berichterstatter befragte öffentlich bestellte und vereidigte Sachverständige für Handschriftenvergleich Dr. U — Schriftsachverständige regelmäßig ab, eine ihnen nicht im Original vorgelegte Handschrift auf ihre Echtheit zu überprüfen (vgl. Oberlandesgericht Frankfurt, Urteil vom 24.05.2000 – 17 U 225/98, Monatsschrift für Deutsches Recht 2000, 1330). |
| Hinzu kommt, dass eine Finanzbehörde dann, wenn entscheidungserhebliche Originalunterlagen des Steuerpflichtigen im Bereich der Finanzverwaltung gezielt während des laufenden Verfahrens vernichtet werden, ihre Ansprüche gerade nicht mehr auf eben diese entscheidungserheblichen Originalunterlagen stützen darf, deren Echtheit der Steuerpflichtige bestreitet (vgl. BFH-Beschluss vom 05.02.2014 – X B 138/13, BFH/NV 2014, 720). |
| In diesen Fällen muss es der Rechtsstaat vielmehr aushalten können, wenn in einem Einzelfall ein möglicherweise zugunsten der Finanzbehörde entstandener Anspruch nicht mehr festgesetzt werden kann, weil die Beweismittel im Bereich der Finanzverwaltung vernichtet worden sind und sich die vom Steuerpflichtigen angerufenen Gerichte daher kein eigenes Bild vom Sachverhalt mehr machen können. Der Rechtsstaat wäre hingegen in seinem Kern betroffen, wenn eine möglicherweise nicht entstandene Steuerschuld festgesetzt und nur deshalb gerichtlich bestätigt wird, weil das Gericht wegen der unberechtigten Aktenvernichtung durch die Behörde zu einer eigenen und unabhängigen Prüfung des Sachverhalts nicht mehr in der Lage ist (vgl. BFH in BFH/NV 2014, 720). |
Achten Sie also bitte darauf, die Originale von Betriebsausgaben wirklich 10 Jahre vorhalten zu können, auch wenn die Dienstanweisungen der öffentlichen Hand eine andere Handhabung vorsehen. Es hat immer derjenige das Nachsehen, der keine Originale vorweisen kann. Bei Ausgangsrechnungen sind übrigens die Datensätze und nicht die per Druck oder PDF erzeugten Bilder von den Rechnungen die Originale laut Schreiben vom BMF vom 14.11.2014.
Das Bundesamt für Informationssicherheit hält folgendes Vorgehen bei ersetzendem Scannen für korrekt:
TR-03138-Flyer Ersetzendes Scannen
Im Grunde bedeutet es, dass sowohl Sie als auch der Scanner-Anwender sich ihr Verhalten zertifizieren lassen müssen, um innerhalb der vom Scan-Anbieter gesetzten Grenzen und Verfahrensschritte Dokumente vernichtend als Scan ersetzend verwalten zu können (Seite 4 o. g. Schreibens).
