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Lexware Mahnwesen aus Buchhaltung oder Warenwirtschaft: Mahnformular individuell gestalten, Mahnungen wiederfinden ohne PDF-Ablage


Mit der Funktion Extras Mahnwesen verfügen Sie über ein dreistufiges Mahnverfahren. Das Mahnwesen unterstützt die Überwachung der Fälligkeit noch ausstehender Forderungen.

Für die Mahnstufen eins bis drei können Sie eigene Mahntexte gestalten. Um Kunden zu halten, ist es empfehlenswert Mahntexte sensibel zu handhaben. Natürlich haben Sie auch die Möglichkeit, ein Logo einzubinden.

Kunden, die auch nach dem Setzen der dritten Mahnstufe nicht bezahlt haben, werden über die Auswahl Inkasso aufgelistet. Das Inkassoverfahren kann aus dem Mahnwesen nicht eingeleitet werden.

Gerichtliches Inkassoverfahren

Das gerichtliche Mahnverfahren läuft im Wesentlichen wie folgt ab:

1. Antrag auf Erlass eines Mahnbescheides

Das Mahnverfahren wird durch einen Antrag des Gläubigers beim zuständigen Mahngericht eingeleitet.

Bei einem Antrag auf Erlass eines Mahnbescheides fällt nur eine halbe Gerichtsgebühr an.

Der Schuldner hat die Möglichkeit, dem Mahnbescheid innerhalb einer Frist von 14 Tagen nach Zustellung zu widersprechen.

2. Antrag auf Erlass eines Vollstreckungsbescheides

Der Schuldner hat die Möglichkeit, gegen diesen Vollstreckungsbescheid innerhalb von 14 Tagen nach Zustellung Einspruch einzulegen. Dann wird die Sache nach Zahlung der weiteren Gerichtsgebühren an das für den Wohnsitz des Schuldners zuständige Gericht verwiesen.

Legt der Schuldner keinen Einspruch ein, ergeht ein Vollstreckungsbescheid. Dieser Vollstreckungsbescheid entspricht einem vollstreckbaren Urteil. Hat der Schuldner bis dahin nicht gezahlt, kann der Gerichtsvollzieher mit der zwangsweisen Beitreibung der Forderung beauftragt werden.

Der Antrag auf Erlass eines Mahnbescheides kann dem Gericht in einer nur maschinell lesbaren Form übermittelt werden, wenn diese Form dem Gericht für seine maschinelle Bearbeitung geeignet erscheint. Wird der Antrag von einem Rechtsanwalt oder einem Inkassobüro gestellt, ist nur diese Form der Antragstellung zulässig.

Klicken Sie hier, wenn Sie zur offiziellen Seite der deutschen Mahngerichte wechseln möchten.

Fehlt ein von Ihnen gestellte Rechnung in der Liste der zu mahnenden Forderungen, prüfen Sie bitte, ob in der Rechnung ein Zahlungsziel vorhanden und in den Firmenstammdaten die erforderlichen Fristen hinterlegt sind:


Mahnwesen einrichten

Vor dem ersten Mahnlauf hinterlegen Sie die Einstellungen für das Mahnwesen im Menü ‚Bearbeiten – Firmenangaben‘ auf der Seite ‚Mahnwesen‘:

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Im Dialog ‚Mahnwesen‘ finden Sie folgende Einstellungen:

Einstellung Beschreibung
Mahnwesen basiert auf Wenn Sie in einem Programmpaket mit Warenwirtschaft arbeiten, können Sie wählen, aus welchem Programm-Modul die Offenen Posten für das Mahnwesen herangezogen werden.
Beträge mahnen ab Hinterlegen Sie die Betragshöhe, ab der eine offene Kundenforderung im Mahnwesen bereitgestellt werden soll.
Zinsen auf fälligen Betrag Die Verzinsung während des Verzugs von Geldschulden ist in
§ 288 Abs. 1 und 2 BGB geregelt.(1) Eine Geldschuld ist während des Verzugs zu verzinsen. Der Verzugszinssatz beträgt für das Jahr fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz.
(2) Bei Rechtsgeschäften, an denen ein Verbraucher nicht beteiligt ist, beträgt der Zinssatz für Entgeltforderungen acht Prozentpunkte über dem Basiszinssatz.Den aktuellen Basiszinssatz erfahren Sie über den Link www.bundesbank.de
Dt. Zinsrechnung Das Programm kann Zinsen nach Euro-Zinsrechnung oder nach Deutscher Zinsrechnung berechnen.

  • Euro-Zinsrechnung: Die Monate entsprechen der Anzahl der Kalendertage.
  • Deutsche Zinsrechnung: Ein Monat wird mit 30 Tagen angesetzt, auch wenn der Zinstermin der 31. Tag des Monats ist.

Standardmäßig berechnet das Programm die Verzugszinsen nach der Euro-Zinsrechnung.

Wenn Sie die Deutsche Zinsrechnung nutzen wollen, setzen Sie hier den Haken.

Mahnfristen Das Mahnwesen ist dreistufig aufgebaut. Hinterlegen Sie die Anzahl der Tage für 1., 2. oder 3. Mahnung.
Mahnkosten Sie können für jede Mahnstufe eine Mahngebühr hinterlegen.

Der Stichtag einer zur Mahnung fälligen Rechnung errechnet sich aus folgenden Angaben:

Beispiele:

Rechnungsdatum Zahlungsziel netto in Tagen Mahnfrist in Tagen Stichtag
01.06. 14 7 01.06. + 14 + 7 + 1 = 23.06.
15.06. 14 0 15.06. + 14 + 0 + 1 = 30.06.
25.06. 0 0 25.06. + 0 + 0 + 1 = 26.06.

Falls eine Rechnung im Mahnlauf nicht zum ausgewählten Stichtag angezeigt wird, überprüfen Sie folgende Angaben:

Zahlungsziel:

  • Öffnen Sie die Auftragsliste.
  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die betreffende Rechnung.
  • Wählen Sie die Option Anzeigen.
  • Wechseln Sie auf die Seite Gesamtbetrag.
  • Prüfen Sie die Angaben zum Zahlungsziel.

Stichtagsberechnung

Der Stichtag zur Mahnung ergibt sich aus folgenden Angaben:

Dem Zahlungsziel gemäß der Zahlungsbedingung im Kundenstamm:

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Den Mahnfristen in den Firmenstammdaten auf der Seite ‚Mahnwesen‘:

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Mahnfristen:

  • Öffnen Sie das Menü Extras – Optionen – Auftragsbearbeitung (bzw. Bearbeiten – Firmenangaben Mahnwesen bei der Pro/Premiumversion)
  • Prüfen Sie die Angaben zu Mahnfrist in Tagen (1. bis 3. Mahnstufe)
  • Wenn eine Rechnung vor Ablauf der gesetzten Mahnfrist gemahnt werden soll, muss die Mahnfrist in Tagen angepasst werden.

Voraussetzungen für den Mahnlauf

Damit eine Kundenrechnung im Mahnlauf angezeigt wird, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

Voraussetzung Hier prüfen Sie die Voraussetzungen
Die Kundenrechnungen stehen im Journal. Stapelbuchungen werden nicht berücksichtigt. Menü ‚Ansicht – Journal‘
Die Offenen Posten (OP) steht in der OP-Liste. Menü ‚Ansicht – OP-Debitoren‘
Im Kundenkonto ist als Zahlungsart nicht ‚Lastschrift‘ ausgewählt. Im Kundenkonto auf der Seite ‚Zahlungskonditionen‘
Der Stichtag für die Mahnstufe ist erreicht. Belegdatum: Menü ‚Ansicht – Journal‘.

Zahlungsziel: Im Kundenkonto auf der Seite ‚Zahlungskonditionen‘.

Mahnfrist: Menü ‚Bearbeiten – Firma‘ auf der Seite ‚Mahnwesen‘.

Lern-Ware Hinweis:

In Versionen Business Plus, Handwerk Plus sowie den Pro- und Premiumvarianten als Kompaktversionen können Sie in den Firmenstammdaten entscheiden, in welcher Teil-Applikation das Mahnwesen seine Heimat findet. Die Einplatzversionen verwalten das Mahnwesen im Buchhalter:

Die Mehrplatzversionen lassen einem die Wahl zwischen Warenwirtschaft und Buchhalter:


Vorgehen für die Bearbeitung des Formulars je nach Mahn-/Inkassostufe

Editor für das Mahnlayout starten

Um den Assistenten zum Formularlayout zu starten, muss mindestens ein Offener Posten eines Debitoren vorhanden sein.

  1. Öffnen Sie das Menü ‚Extras – Mahnwesen‘.
  2. Wählen Sie die Mahnstufe und die weiteren Einstellungen.
  3. Wechseln Sie auf die Seite ‚Druck Mahnwesen‘.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche ‚Formularverwaltung‘.

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  5. Markieren Sie die Formularvariante, die Sie bearbeiten wollen (mit Druckersymbol ).

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  6. Klicken Sie auf ‚Bearbeiten‘.
  7. Der Assistent ‚Formularlayout‘ wird gestartet.

 


Formularlayout anpassen mit Übersicht der Formularbereiche

In der folgenden Tabelle finden Sie die Übersicht der Formularbereiche. Zum Teil werden die Formularbereiche automatisch befüllt.

Formularbereich Automatische Befüllung Hinweise
Seiteneinstellung Bestimmen Sie Seitenhöhe, Seitenbereite, Seitenrand und Schriftart.
Kopfzeile
(Standardkopfzeile)
Übernahme aus den Firmendaten: Name, Straße, PLZ, Ort, Telefon. Wenn die Standardkopfzeile oder eine freie Kopfzeile angezeigt werden soll, setzen Sie den Haken. Wählen Sie ‚auf der ersten Seite‘ oder/ und ‚auf den Folgeseiten‘ anzeigen.
Freie Kopfzeile Wenn Option ‚freie Kopfzeile‘ angehakt ist, wird die Standardkopfzeile ersetzt.
Hinterlegen Sie den Text für freie Kopfzeilen. Die Zeilen 1-10 stehen Ihnen 50 Zeichen/ Zeile zur Verfügung.
Kopfzeilengestaltung Wählen Sie für Standardkopfzeile oder die freie Kopfzeile Schriftart- Größe- und Farbe.
Fußzeile Wählen Sie für Standardkopfzeile oder die freie Kopfzeile Schriftart- Größe- und Farbe.
Freie Fußzeile Wenn Option ‚freie Fußzeile‘ angehakt ist, wird die Standardfußzeile ersetzt.
Hinterlegen Sie den freien Text in Block 1-4.
Fußzeilenausrichtung Definieren Sie die Ausrichtung der Fußzeile.
Wenn Sie ein Logo in die Fußzeile einbinden, wählen Sie den Dateipfad. Sie können folgende Bilddateien verwenden: BMP, EPG, GIF, EMF
Absenderzeile Übernahme aus den Firmendaten:
Name, Straße, PLZ, Ort.
Als Trennzeichen zwischen ‚Name, Straße, Ort‘ können Sie ein Komma, Leerzeichen oder ein anderes Zeichen hinterlegen.
Wenn die Firmendaten nicht übernommen werden sollen, hinterlegen Sie eine andere Absenderzeile.
Adressfenster Übernahme aus dem Debitorenkonto:
Anrede, Firmenname, Name, Vorname, Straße, PLZ, Ort.
Optional können Sie aus dem Debitorenkonto die Angaben auswählen: Zusatz, Ansprechpartner, Fax, Land.
Betreff Je nach Mahnstufe ist ein Standardtext voreingestellt. Sie können den Standtext ergänzen oder ersetzen, z. B. ‚Zahlungserinnerung‘ anstatt Mahnung.
Infofeld Das Infofeld ‚Kunden-Nr.‘ entspricht der ‚Kundennummer‘ im Debitorenkonto.
Das Infofeld ‚Datum‘ entspricht dem ‚Stichtag‘ auf der ersten Seite im Mahnwesen.
Optional können Sie die Seitenzahl und Ihre Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-IdNr.) anzeigen.
Logo Sie können max. zwei Bilder einbinden. Folgende Dateiformate werden unterstützt:

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Einleitung Je nach Mahnstufe ist ein Standardtext voreingestellt. Sie können den Standardtext ergänzen oder ersetzen. Für Zeilenumbrüche verwenden Sie die Tastenkombination ‚Strg+Enter‘.
Haupttext Je nach Mahnstufe ist ein Standardtext voreingestellt. Sie können den Standardtext ergänzen oder ersetzten. Der Haupttext ist auf ca. 600 Zeichen begrenzt.
  1. Markieren Sie im Assistenten ‚Formularlayout‘ links den zu ändernden Formularbereich.
    Beispiel: Haupttext

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  2. Im rechten Bereich sehen Sie den änderbaren Formularbereich rot hinterlegt.

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  3. Ändern Sie rechts den gewünschten Bereich.
    Hinweis: Eine ausführliche Beschreibung zu allen wichtigen Einstellungen finden Sie im Anhang.
  4. Klicken Sie auf ‚Speichern‘.
  5. Es kommt folgende Abfrage:

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  6. Wichtig: Klicken Sie auf ‚Nein‘. Speichern Sie die Datei unter einem anderen Namen, da sonst Ihre Änderungen beim Update verloren gehen.
  7. Hinterlegen Sie einen eigenen Dateinamen, z. B. ‚Mahnung_01_mit Logo‘.
  8. Beenden Sie die Formularverwaltung.

Das eigene Formular steht jetzt auf der Seite ‚Drucken‘ zur Auswahl.

 

Reihenfolge der Mahnformulare festlegen

Über die Pfeile in der Kopfzeile können Sie die Reihenfolge der Formularvarianten festlegen.

Beispiel

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Ausführliche Anleitung als PDF-Dokument.

Eine ausführliche Anleitung zum Assistenten ‚Formularlayout‘ können Sie hier als PDF“ Lexware Layout eines Mahnformulars gestalten“ herunterladen.

 

Mahnlauf durchführen

  1. Öffnen Sie das Menü ‚Extras – Mahnwesen‘.
  2. Falls Sie im Mahntext Variablen hinterlegt haben, tragen Sie hier das Datum ein:

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  3. Wählen Sie die weiteren Einstellungen.
    Einstellung Beschreibung
    Mahnstufe Wählen Sie eine Mahnstufe (1 – 3).

    Der Assistent selektiert nur die Offenen Posten für die gewählte Mahnstufe.

    Bereits gemahnte Rechnungen in die Liste aufnehmen Wenn Sie gemahnte Rechnungen nochmals in der gleichen Mahnstufe mahnen wollen, setzen Sie hier den Haken.
    Mehrere Rechnungen eines Kunden in einer Mahnung zusammenfassen Für alle Rechnungen eines Kunden wird eine Mahnung erzeugt. Diese Einstellung ist Voraussetzung für die Berücksichtigung von Rechnungskorrekturen (Gutschriften).
    Rechnungskorrekturen (Gutschriften) berücksichtigen Sie können Rechnungskorrekturen mit Rechnungen verrechnen.
    Fälligkeit Wenn Sie den Mahnlauf auf einen bestimmten Fälligkeitszeitraum einschränken wollen, setzen Sie hier den Haken und wählen das Datum.
    Mahnkosten anrechnen Der Betrag wird aus den Firmenstammdaten übernommen. Sie können den Betrag hier ändern.
    Verzinsung des fälligen Betrages Der Prozentsatz wird aus den Firmenstammdaten übernommen. Sie können den Betrag hier ändern.
    Beträge mahnen ab Der Betrag wird aus den Firmenstammdaten übernommen. Sie können den Betrag hier ändern.
    Kundenbereich Wenn Sie den Kundenbereich eingrenzen wollen, treffen Sie hier Ihre Auswahl.
  4. Klicken Sie auf ‚Weiter‘.
  5. Sie sehen eine Übersicht über die Rechnungen, die zur Mahnung vorgeschlagen werden.
  6. Wenn Sie Rechnungen aus dem Mahnlauf entfernen wollen, entfernen Sie den Haken in der ersten Spalte.
  7. Klicken Sie auf ‚Mahnen‘.
  8. Wählen Sie das Zielgerät:

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  9. Als Exportvarianten stehen ‚Word‘ und ‚PDF‘ zur Verfügung.
  10. Markieren Sie unten die Formularvariante.
  11. Klicken Sie – je nach Zielgerät – auf ‚Vorschau‘ oder ‚Drucken‘.
  12. Entscheiden Sie, ob Rechnungen in die nächste Mahnstufe übernommen werden:

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Mahnstufe senken

Sie können die Mahnstufe von einzelnen bereits gemahnten Offenen Posten zurücksetzen:

  1. Öffnen Sie das Menü ‚Ansicht – OP Debitoren‘.
  2. Markieren Sie den Offenen Posten mit der rechten Maustaste.
  3. Klicken Sie im Kontextmenü auf ‚Mahnstufe senken‘.

Mahnhistorie pro Kunden in Handwerk Plus, Business Plus und Warenwirtschaft Pro hier auffindbar:

Gemahnte Rechnungen erhalten den Status M für gemahnt. Wird mit Abschluss eines Mahnlaufs die Mahnstufe gesetzt, erhält die Rechnung eine entsprechende Kennung.

In der Übersicht Offene Posten – Zahlungseingang im Menü Extras – Zahlungseingang finden Sie:

  • den Status M für gemahnt
  • die Kennzahl (1 – 2 – 3) zur Mahnstufe
  • das Datum der letzten Mahnung
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In der Übersicht Kunden finden Sie im Register Kontakte – Filter nach: Mahnung eine Auflistung aller Mahnschreiben an diesen Kunden zum eingestellten Zeitraum.

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Mehrfach durchgeführte Mahnungen – auch der gleichen Mahnstufe – werden mehrfach dargestellt.

 

Hier die Anleitung im PDF-Format: Layout eines Mahnformulars gestalten


Lern-Ware Hinweis:

Diese Anleitung gilt für alle Versionen von Lexware gleicher Maßen, egal ob Einplatz- oder Mehrplatzversion. Lediglich der Aufruf des Mahnwesens unterscheidet sich- die Netzwerkvariante Warenwirtschaft Pro kann auch Mahnungen verwalten, wenn diese Funktion im Bereich der Firmenstammdaten dort so eingestellt wurde.