Lexware Buchhalter: Offene Posten bei Ist- oder Sollversteuerung abgleichen oder zurück setzen, Anleitung von Lexware


Hintergrund

Wie entstehen nicht abgeglichene oder negative Offene Posten (OP)?

Für nicht abgeglichene Offene Posten gibt es folgende Ursachen:

Ursache Auswirkung in der OP-Liste
Sie buchen Zahlungen oder Rechnungskorrekturen, ohne den Offenen Posten auszubuchen. Der Offene Posten bleibt in der OP-Liste stehen. Für die Zahlung oder Rechnungskorrektur wird ein Offener Posten mit negativem Betrag gebildet.
Sie importieren Buchungsdaten.
Sie aktivieren beim Import folgende Option: ‚Keine Erzeugung von Offenen Posten nach dem Stapelausbuchen‘.
Die bestehenden Offenen Posten bleiben in der OP-Liste stehen.
Sie importieren Buchungsdaten.
Sie deaktivieren beim Import folgende Option: ‚Keine Erzeugung von Offenen Posten nach dem Stapelausbuchen‘.
Die bestehenden Offenen Posten bleiben in der OP-Liste stehen. Für importierte Zahlungen und Rechnungskorrekturen werden negative Offene Posten erzeugt. Es findet kein automatischer Abgleich der Offenen Posten statt.

Auswirkungen von nicht ausgebuchten oder negativen Offenen Posten

Offene Posten, die in der OP-Liste stehen bleiben, haben Auswirkungen in verschiedenen Programmfunktionen:

  • Nicht abgeglichene OP werden weiterhin im Mahnlauf angezeigt.
  • Nicht abgeglichene OP werden weiterhin im Zahlungsverkehr angezeigt.
  • Die Offene-Posten-Verwaltung wird unübersichtlich.
  • Bei Istbesteuerung werden Erlöse erst nach Abgleich der Offenen Posten in der Umsatzsteuer-Voranmeldung ausgewiesen.

Offene Posten abgleichen

Wenn der Offene Posten der Rechnung und der Zahlung in der OP-Liste vorhanden sind, nutzen Sie zur Bereinigung der OP-Liste die Funktion ‚Buchen – Offene Posten abgleichen‘.

 

Das Fenster ist in zwei Bereiche geteilt.

  • Im oberen Bereich stehen die Offenen Posten der Rechnungen jahresübergreifend. Also z. B. die Buchungen auf Personenkonten, die Sie gegen ein Erlöskonto, Aufwandskonto oder Anlagekonto erfasst haben.
  • Im unteren Bereich stehen die Zahlungen und Rechnungskorrekturen des aktiven Jahres. Das sind die Buchungen auf Personenkonten, die Sie gegen ein Finanz- oder Interimskonto gebucht haben, ohne den Offenen Posten auszubuchen.

Ein Abgleich ist nur zwischen Offenen Posten und Zahlungen möglich. Sie können also nicht Offene Posten und Gutschriften verrechnen.

Ordnen Sie Offene Posten und Zahlungen zu. Sie haben folgende Vorgehensweisen zu Auswahl:

Zuordnung Vorgehen
Manuelle Zuordnung eines OP zu einer Zahlung. Markieren Sie den OP und die zugehörige Zahlung.
Manuelle Zuordnung mehrerer OPs bzw. Zahlungen. Halten Sie beim Markieren der OPs/Zahlungen die Taste ‚Strg‘ gedrückt.
Automatische Zuordnung. Markieren Sie den OP oder die Zahlung und klicken Sie auf ‚Automatik‘. Das Programm sucht nach Übereinstimmung von Konto und Betrag.

Sie können pro Zuordnung entscheiden, wie mit dem Offenen Posten verfahren werden soll.

Anwendungsfall Vorgehen
Offener Posten und Zahlbetrag stimmen überein.
  1. Markieren Sie den Offenen Posten.
  2. Klicken Sie auf ‚Automatik‘. Die zugehörige Zahlung wird markiert.
  3. Klicken Sie auf ‚Durchführen‘.
  4. Der markierte Offene Posten und die Zahlung werden automatisch abgeglichen. Der Offene Posten wird aus der OP-Liste entfernt.
Der Zahlbetrag ist geringer als der Rechnungsbetrag (Minderung). Die Minderung soll z. B. als Skonto ausgebucht werden.
  1. Markieren Sie den Offenen Posten und die zugehörige Zahlung.
  2. Klicken Sie auf ‚Durchführen‘. Der Dialog ‚Ausbuchen Offene Posten‘ wird geöffnet.
  3. Aktivieren Sie ‚Ausbuchen des Differenzbetrags als Minderung‘.
  4. Klicken Sie auf ‚Weiter‘.
  5. Geben Sie das Minderungskonto ein.
  6. Klicken Sie auf ‚Buchen‘.
Der Zahlbetrag ist geringer als der Rechnungsbetrag (Teilzahlung). Der Restbetrag soll als Offener Posten weitergeführt werden.
  1. Markieren Sie den Offenen Posten und die zugehörige Zahlung.
  2. Klicken Sie auf ‚Durchführen‘. Der Dialog ‚Ausbuchen Offene Posten‘ wird geöffnet.
  3. Aktivieren Sie ‚Weiterführen des Differenzbetrags als Offenen Posten‘.
  4. Klicken Sie auf ‚Buchen‘.
Der Zahlbetrag ist höher als der zugehörige Offene Posten. Nach Klick auf ‚Durchführen‘ kommt folgende Meldung: ‚Der Zahlbetrag übersteigt den Betrag der selektierten offenen Posten‘.

Der Abgleich in dieser Konstallation ist nicht möglich.

  1. Stornieren Sie im Menü ‚Ansicht – Sachkonto‘ die Zahlung.
  2. Erfassen Sie die Buchung neu und buchen Sie den Offenen Posten aus.
  3. Entscheiden Sie, wie Sie mit dem Differenzbetrag verfahren wollen.

Offene Posten zurücksetzen (Sollbesteuerung)

Offene Posten, bei denen keine Zuordnung von Rechnung und Zahlung hergestellt werden kann, setzen Sie manuell zurück. Die Funktion ‚Rücksetzen‘ steht im Menü ‚Ansicht – OP‘ und im Menü ‚Buchen – Offene Posten abgleichen‘ zur Verfügung. In Firmen mit Sollbesteuerung können OP-Debitoren und OP-Kreditoren zurückgesetzt werden.

Wichtig: Zurückgesetzte Offene Posten sind aus der OP-Liste gelöscht. Gelöschte Offene Posten können nicht wieder hergestellt werden.

Vorgehen

  1. Öffnen Sie ‚Ansicht – OP Debitoren/Kreditoren‘ oder ‚Buchen – Offene Posten abgleichen‘.
  2. Markieren Sie den Offenen Posten.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche ‚Rücksetzen‘.

Offene Posten zurücksetzen (Istbesteuerung)

Offene Posten Debitoren

Offene Posten von Debitoren können in Firmen mit Istbesteuerung nicht manuell zurückgesetzt werden.

In Firmen mit Istbesteuerung wird beim Buchen von Ausgangsrechnungen die Umsatzsteuer auf ein Umsatzsteuerkonto ‚Umsatzsteuer nicht fällig‘ gebucht. Die Umsätze werden zu diesem Zeitpunkt nicht in der Umsatzsteuer-Voranmeldung ausgewiesen.

Bei der Ausbuchung oder dem Abgleich des Offenen Postens bewirkt die Programmautomatik:

  • die Umbuchung der Umsatzsteuer auf das Konto ‚Umsatzsteuer 19 %‘
  • den Ausweis der Bemessungsgrundlage und der Umsatzsteuer in der Umsatzsteuer-Voranmeldung

Für diese Programmautomatik ist der Offene Posten zwingend notwendig.

Lern-Ware Hinweis:

Wurde beim Einbuchen eines Zahlungseingangs direkt auf den Debitor gebucht, ohne den OP-Button der Buchungsmaske zu nutzen, wird demnach keine USt für die Voranmeldung von „nicht fällig“ auf „fällig“ gebucht. Dann hilft nur die Buchungsmaske „offene Posten abgleichen“ oder die Stornierung der Zahlungseinbuchung sowie die Neueinbuchung mit Auszifferung des OPs über den entsprechenden Button in der Maske. Letzteres gilt nur für Debitorenbeträge, die einsam ohne negatives oder positives Doppel in der Op-Liste vorhanden sind. Sind vom gleichen Debitor sowohl ein gleich hoher Betrag mit negativem und einer mit positiven Vorzeichen vorhanden, kann dieser über den  „Buchen“-Button der OP-Maske via Interimskonto ausgebucht und mit der richtigen USt-Umbuchung versehen werden.

Offene Posten Kreditoren

Offene Posten von Kreditoren, bei denen keine Zuordnung von Rechnung und Zahlung hergestellt werden kann, setzen Sie manuell zurück. Die Funktion ‚Rücksetzen‘ steht im Menü ‚Ansicht – OP‘ und im Menü ‚Buchen – Offene Posten abgleichen‘ zur Verfügung.

Wichtig: Zurückgesetzte Offene Posten sind aus der OP-Liste gelöscht. Gelöschte Offene Posten können nicht wieder hergestellt werden.

Vorgehen

  1. Öffnen Sie ‚Ansicht – OP Kreditoren‘ oder Buchen – Offene Posten abgleichen‘.
  2. Markieren Sie den Offenen Posten.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche ‚Rücksetzen‘.

Lern-Ware Hinweise:

OP Abgleich manuell oder über Online Banking

OP fehlen in der Listenansicht oder im Ausbuchungsdialog

Neueanlage einer bestehenden Firma mit Istbesteuerung und Debitorenbuchhaltung

Hinweise zur Verprobung der IST-Versteuerung:

Nutzen Sie die Verprobung zur IST-Besteuerung nach Betriebsprüferschema wie folgt, um sicher zu gehen, korrekte Umsatzsteuererklärungen im Sinne der Erfordernisse des Finanzamts abzugeben:

Lexware Buchhaltung: Umsatzsteuer-Verprobung bei ISt-Besteuerung für Bilanzierer, jahresübergreifende Betrachtung der bezahlten Offenen Posten für USt-Zweck

Diese Plausibiliätsprüfung kann Anhaltspunkte zu Einzahlungen auf Bank oder Kasse zugunsten von Debitoren geben, welche nicht über die OP Debitoren zusätzlich ausgebucht wurden:

Lexware Buchhalter: Neuanalage einer bestehenden Firma mit Istbesteuerung und Debitorenbuchhaltung, Übertrag offener Forderungen und Verbindlichkeiten

Hier die Möglichkeit, über eine weitere Buchungsmaske fehlende OP-Buchungen mit den Zahlungen abzugleichen und die darauf nicht fällige USt über Umbuchungen lexwareintern in die Umsatzsteuerberichte damit zu schubsen:

Lexware Buchhalter: Offene Posten bei Ist- oder Sollversteuerung abgleichen oder zurück setzen, Anleitung von Lexware


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