Hintergrund
Wie entstehen nicht abgeglichene oder negative Offene Posten (OP)?
Ursachen für nicht abgeglichene OP
| Ursache 1: Fehlende OP-Ausbuchung bei der Buchung der Zahlung |
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| Die häufigste Ursache: Sie buchen Zahlungen oder Rechnungskorrekturen, ohne den offenen Posten über die OP-Schaltfläche auszubuchen.
Die Folge:
Um die offenen Posten abzugleichen, nutzen Sie die Funktion ‚Offene Posten abgleichen‘. |
| Ursache 2: Import von Buchungsdaten auf Personenkonten |
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Beim Import von Buchungsdaten können Sie auf der Seite ‚Angaben‘ wählen, ob für die importierten Buchungen auf Personenkonten offenen Posten erzeugt werden.
 Je nachdem, wie Sie diese Einstellung beim Import wählen, erzeugt das Programm die offenen Posten oder nicht. Fall 1: Sie aktivieren beim Import die Option: ‚Keine Erzeugung von Offenen Posten nach dem Stapelausbuchen‘.
Fall 2: Sie deaktivieren beim Import die Option: ‚Keine Erzeugung von Offenen Posten nach dem Stapelausbuchen‘.
Um die offenen Posten zu bereinigen, nutzen Sie die Funktion ‚Offene Posten abgleichen‘. |
Auswirkungen von nicht ausgebuchten offenen Posten
Offene Posten, die in der OP-Liste stehen bleiben, haben Auswirkungen in verschiedenen Programmfunktionen:
- Nicht abgeglichene OP werden weiterhin im Mahnlauf angezeigt.
- Nicht abgeglichene OP werden weiterhin im Zahlungsverkehr angezeigt.
- Die Offene-Posten-Verwaltung wird unübersichtlich.
- Bei Istbesteuerung werden Erlöse erst nach Abgleich der offenen Posten in der Umsatzsteuer-Voranmeldung ausgewiesen.
Offene Posten abgleichen
Wenn der offene Posten der Rechnung und der Zahlung in der OP-Liste vorhanden sind, können Sie diese offenen Posten abgleichen.
Zum Abgleich nutzen Sie die Funktion ‚Buchen – Offene Posten abgleichen‘.
Das Fenster ist in zwei Bereiche geteilt.
- Im oberen Bereich stehen die Offenen Posten der Rechnungen jahresübergreifend. Also z. B. die Buchungen auf Personenkonten, die Sie gegen ein Erlöskonto, Aufwandskonto oder Anlagekonto erfasst haben.
- Im unteren Bereich stehen die Zahlungen und Rechnungskorrekturen des aktiven Jahres. Das sind die Buchungen auf Personenkonten, die Sie gegen ein Finanz- oder Interimskonto gebucht haben, ohne den Offenen Posten auszubuchen.
Ein Abgleich ist nur zwischen Offenen Posten und Zahlungen möglich. Sie können also nicht Offene Posten und Gutschriften verrechnen.
Ordnen Sie Offene Posten und Zahlungen zu. Sie haben folgende Vorgehensweisen zu Auswahl:
| Zuordnung | Vorgehen |
| Manuelle Zuordnung eines OP zu einer Zahlung. | Markieren Sie den OP und die zugehörige Zahlung. |
| Manuelle Zuordnung mehrerer OPs bzw. Zahlungen. | Halten Sie beim Markieren der OPs/Zahlungen die Taste ‚Strg‘ gedrückt. |
| Automatische Zuordnung. | Markieren Sie den OP oder die Zahlung und klicken Sie auf ‚Automatik‘. Das Programm sucht nach Übereinstimmung von Konto und Betrag. |
Sie können pro Zuordnung entscheiden, wie mit dem Offenen Posten verfahren werden soll.
| Anwendungsfall | Vorgehen |
| Offener Posten und Zahlbetrag stimmen überein. |
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MINDERUNG Der Zahlbetrag ist geringer als der Rechnungsbetrag (Minderung). Die Minderung soll z. B. als Skonto ausgebucht werden. |
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| TEILZAHLUNG
Der Zahlbetrag ist geringer als der Rechnungsbetrag (Teilzahlung). Der Restbetrag soll als Offener Posten weitergeführt werden. |
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| ÜBERZAHLUNG
Der Zahlbetrag ist höher als der zugehörige Offene Posten. |
Nach Klick auf ‚Durchführen‘ kommt folgende Meldung: ‚Der Zahlbetrag übersteigt den Betrag der selektierten offenen Posten‘.
Der Abgleich in dieser Konstallation ist nicht möglich.
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Offene Posten zurücksetzen (Sollbesteuerung)
Offene Posten Debitoren
Offene Posten von Debitoren können in Firmen mit Istbesteuerung nicht manuell zurückgesetzt werden.
In Firmen mit Istbesteuerung wird beim Buchen von Ausgangsrechnungen die Umsatzsteuer auf ein Umsatzsteuerkonto ‚Umsatzsteuer nicht fällig‘ gebucht. Die Umsätze werden zu diesem Zeitpunkt nicht in der Umsatzsteuer-Voranmeldung ausgewiesen.
Bei der Ausbuchung oder dem Abgleich des offenen Postens bewirkt die Programmautomatik:
- die Umbuchung der Umsatzsteuer auf das Konto ‚Umsatzsteuer 19 %‘
- den Ausweis der Bemessungsgrundlage und der Umsatzsteuer in der Umsatzsteuer-Voranmeldung
Für diese Programmautomatik ist der offene Posten zwingend notwendig.
Offene Posten Kreditoren
Offene Posten von Kreditoren, bei denen keine Zuordnung von Rechnung und Zahlung hergestellt werden kann, setzen Sie manuell zurück. Die Funktion ‚Rücksetzen‘ steht im Menü ‚Ansicht – OP‘ und im Menü ‚Buchen – Offene Posten abgleichen‘ zur Verfügung.
Wichtig: Zurückgesetzte offene Posten sind aus der OP-Liste gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden.
Vorgehen
- Öffnen Sie ‚Ansicht – OP Kreditoren‘ oder Buchen – Offene Posten abgleichen‘.
- Markieren Sie den offenen Posten.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche ‚Rücksetzen‘.
Offene Posten zurücksetzen (Istbesteuerung)
Offene Posten Debitoren
Offene Posten von Debitoren können in Firmen mit Istbesteuerung nicht manuell zurückgesetzt werden.
In Firmen mit Istbesteuerung wird beim Buchen von Ausgangsrechnungen die Umsatzsteuer auf ein Umsatzsteuerkonto ‚Umsatzsteuer nicht fällig‘ gebucht. Die Umsätze werden zu diesem Zeitpunkt nicht in der Umsatzsteuer-Voranmeldung ausgewiesen.
Bei der Ausbuchung oder dem Abgleich des Offenen Postens bewirkt die Programmautomatik:
- die Umbuchung der Umsatzsteuer auf das Konto ‚Umsatzsteuer 19 %‘
- den Ausweis der Bemessungsgrundlage und der Umsatzsteuer in der Umsatzsteuer-Voranmeldung
Für diese Programmautomatik ist der Offene Posten zwingend notwendig.
Lern-Ware Hinweis:
Wurde beim Einbuchen eines Zahlungseingangs direkt auf den Debitor gebucht, ohne den OP-Button der Buchungsmaske zu nutzen, wird demnach keine USt für die Voranmeldung von „nicht fällig“ auf „fällig“ gebucht. Dann hilft nur die Buchungsmaske „offene Posten abgleichen“ oder die Stornierung der Zahlungseinbuchung sowie die Neueinbuchung mit Auszifferung des OPs über den entsprechenden Button in der Maske. Letzteres gilt nur für Debitorenbeträge, die einsam ohne negatives oder positives Doppel in der Op-Liste vorhanden sind. Sind vom gleichen Debitor sowohl ein gleich hoher Betrag mit negativem und einer mit positiven Vorzeichen vorhanden, kann dieser über den „Buchen“-Button der OP-Maske via Interimskonto ausgebucht und mit der richtigen USt-Umbuchung versehen werden.
Offene Posten Kreditoren
Offene Posten von Kreditoren, bei denen keine Zuordnung von Rechnung und Zahlung hergestellt werden kann, setzen Sie manuell zurück. Die Funktion ‚Rücksetzen‘ steht im Menü ‚Ansicht – OP‘ und im Menü ‚Buchen – Offene Posten abgleichen‘ zur Verfügung.
Wichtig: Zurückgesetzte Offene Posten sind aus der OP-Liste gelöscht. Gelöschte Offene Posten können nicht wieder hergestellt werden.
Vorgehen
- Öffnen Sie ‚Ansicht – OP Kreditoren‘ oder Buchen – Offene Posten abgleichen‘.
- Markieren Sie den Offenen Posten.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche ‚Rücksetzen‘.
Lern-Ware Hinweise:
OP Abgleich manuell oder über Online Banking
OP fehlen in der Listenansicht oder im Ausbuchungsdialog
Neueanlage einer bestehenden Firma mit Istbesteuerung und Debitorenbuchhaltung
Hinweise zur Verprobung der IST-Versteuerung:
Nutzen Sie die Verprobung zur IST-Besteuerung nach Betriebsprüferschema wie folgt, um sicher zu gehen, korrekte Umsatzsteuererklärungen im Sinne der Erfordernisse des Finanzamts abzugeben:
Diese Plausibiliätsprüfung kann Anhaltspunkte zu Einzahlungen auf Bank oder Kasse zugunsten von Debitoren geben, welche nicht über die OP Debitoren zusätzlich ausgebucht wurden:
Hier die Möglichkeit, über eine weitere Buchungsmaske fehlende OP-Buchungen mit den Zahlungen abzugleichen und die darauf nicht fällige USt über Umbuchungen Lexwareintern in die Umsatzsteuerberichte damit zu schubsen:
