Lexware® Buchhaltung: Buchungsjahr neu anlegen

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Aktualisierung: 04.02.2021

Wenn das neue Jahr beginnt, muss in der Lexware® Software ein neues Buchungsjahr angelegt werden, um die neuesten Buchungen erfassen zu können. In dieser Lern-Ware-Anleitung finden Sie die wichtigen Informationen und Schritte der Neuanlage in folgender Reihenfolge:

  1. Übersicht zur Neuanlage mittels Saldenvorträge und Offener Posten
  2. Funktionen der Neuanlage (je Softwareversion)
  3. Vorraussetzungen und Aufgaben vor Anlegen des neuen Jahres
  4. Schritte für die Anlage eines neuen Buchungsjahres

Mit dem neuen Jahr in der Buchhaltung wollen Sie auch gleich die Anlagen neu erfassen? Dann lesen Sie die Schritte bei der Lern-Ware-Anleitung für das Anlegen eines neuen Buchungjahres in der Anlagenverwaltung nach.

Buchhaltung im neuen Wirtschaftsjahr fortführen- alle Versionen

Bei der Fortführung der Buchhaltung sind die Saldenvorträge und die Offenen Posten zu bedenken.

Saldenvorträge

Saldenvorträge können Sie vollständig oder teils manuell buchen oder beim Jahresabschluss automatisch erzeugen lassen. Eine Übersicht zur Vorgehensweise finden Sie in der folgenden Tabelle:

Buchung der Saldenvorträge Übersicht zur Vorgehensweise
Automatische Buchung beim Jahresabschluss Im Dialog für den Jahresabschluss aktivieren Sie die Automatik für das Erzeugen der Eröffnungsbuchungen. Sie können die EB-Buchungen wahlweise in den Buchungsstapel oder das Journal buchen.
Manueller Saldenvortrag einzelner Buchungen Wenn Sie einzelne Konten zur Kontenabstimmung in das neue Jahr vortragen wollen (z. B. Bank oder Kasse), dann erfassen Sie diese Buchungssätze im Menü ‚Buchen‘.Beim Jahresabschluss lassen Sie die Eröffnungsbuchungen in den Stapel buchen und löschen Saldenvorträge, die Sie bereits erfasst haben.
Manueller Saldenvortrag aller Buchungen Wenn Sie alle Saldenvorträge manuell buchen wollen, nutzen Sie die dafür vorgesehene Erfassungsmaske im Menü ‚Buchen – Summen- und Saldenvortrag‘. Das Programm prüft bei der Erfassung, ob die Eröffnungsbilanz ausgeglichen ist.

Offene Posten

Offene Posten werden jahresübergreifend fortgeführt. Nach der Neuanlage des Buchungsjahres finden Sie alle offenen Posten im Menü ‚Ansicht – OP‘.

Sie können im neuen Jahr:

  • Zahlungen zu offenen Posten aus dem Vorjahr buchen,
  • Rechnungen des Vorjahres im Zahlungsverkehr überweisen oder einziehen,
  • Rechnungen des Vorjahres mahnen.

Beim Jahresabschluss mit automatischem Saldenvortrag werden für Debitoren- und Kreditorenkonten keine offenen Posten erzeugt.

Wichtig für den manuellen Vortrag:

Wenn Sie Debitorenkonten und Kreditorenkonten manuell vortragen, wird nochmals ein offener Posten erzeugt. Da alle offenen Posten jahresübergreifend bereits vorhanden sind, erzeugen Sie durch diese Buchungen einen doppelten offenen Posten.

Lern-Ware Hinweis für manuelle Eröffnungsbuchungen bei Personenkonten:

Erzeugen Sie die Buchungsliste für Kreditoren und Debitoren im Stapel. Diesen exportieren Sie dann via Ascii in eine tabulatorgetrennte Txt-Datei und löschen den Stapel. Beachten Sie bitte bei den Buchhaltungsversionen im Einplatzverfahren (buchhaltung basis/standard und buchhaltung plus), dass beim Löschen sämtliche Buchungen, egal ob diese als EB-Werte vorhanden sein sollen oder als normale Geschäftsvorfälle schon vorhanden sind, gelöscht werden, da dort nicht mehr als nur ein Stapel gebucht werden kann.

Vor dem Buchen der EB-Werte also bitte den bereits bestehenden Stapel bei Einplatzversionen und deren Kompaktvarianten ins Journal überführen und bestmöglich auch eine Datensicherung erstellen.

Nach Erstellung des  Personenkontenstapels und dem Export der Buchungssätze aus diesem Stapel diesen Stapel in Lexware® löschen. Die Exportdatei via Ascii-Importdatei wieder einlesen und beim Einlesen darauf achten, dass angehakt wird: „Keine offene Posten beim Stapelausbuchen erzeugen“. Dann haben Sie auch keine Doppelerfassung der EB-Wert in den OP- wichtige Maßnahme für ISt-Versteuerer, da diese OPs manuell nicht aus der OP-Liste zurückgesetzt werden können


Hintergrund der Neuanlage von Buchungsjahren im Buchhalter als Einzel- oder Mehrplatzversion (Vortragsaktualisierung als Unterscheidungskriterium)

Nutzen Sie zur Neuanlage des Wirtschaftsjahrs das Menü „Datei → Jahreswechsel“. Beim Jahreswechselassistenten finden Sie Unterstützung und Informationen zum Jahreswechsel und Jahresabschluss. Alternativ können Sie auch einfach auf „Datei → Neu → Buchungsjahr“ klicken:

Menüführung um neues Buchungsjahr anzulegen
Die Menüführung für die Anlage des neuen Buchungsjahres

Funktionsweise für Einzelplatz- und Netzwerkversionen laut Funktionsspalte:

Die Neuanlage des Buchungsjahres umfasst folgende Funktionen:

Funktion Beschreibung
Neuanlage des Buchungsjahres für alle Buchhalterversionen Sie können zwischen den Buchungsjahren wechseln und z. B. nachträglich im alten Jahr Ihre Abschlussbuchungen erfassen.
Vortragsaktualisierung nur für Business Plus, Handwerk Plus, Buchhaltung Pro und Buchhaltung Premium-Versionen Mit der Funktion ‚Die Salden aus dem Jahr … übernehmen‘ werden die Salden des Vorjahres als EB-Wert übernommen. Das gilt noch für alle Buchhalterversionen.

Wichtig für netzwerkbasierte Versionen (links aufgelistet):

  • Die Vortragsaktualisierung kann ausschließlich bei Neuanlage des Buchungsjahres aktiviert werden.
  • Saldenvortragskonten werden bei der Neuanlage des Jahres festgelegt und können nachträglich nicht geändert werden.
  • Prüfen Sie, ob alle Konten eine Zuordnung zur Standardauswertung haben. Konten ohne Zuordnung zur Standardauswertung werden nicht vorgetragen.

Voraussetzungen  und Aufgaben vor Anlegen eines neuen Jahres (alle Buchhalterversionen)

  • Belegkreis: Wenn Sie den Buchungen der Vortragsaktualisierungen einen Belegkreis zuordnen wollen, dann legen Sie den Belegkreis vor der Neuanlage des Buchungsjahres an. Nutzen Sie dazu ‚Verwaltung – Belegnummern‘.
  • Kontierung: Klären Sie die Kontierung der Vortragskonten vor der Neuanlage des Buchungsjahres. Kontierungsvorschläge für SKR-03 und SKR-04 finden Sie unten in den Tabellen ‚Saldovortragskonten‘ und ‚Gegenkonten‘.
  • Zuordnung der Konten zum Jahresabschluss: Um die Zuordnung der Konten zum Jahresabschluss zu prüfen, nutzen Sie die Funktion ‚Extras → Lexware® scout‘.

Buchungsjahr anlegen für alle Buchhalterversionen

  1. Öffnen Sie ‚Datei – Jahreswechsel‘.
  2. Klicken Sie auf ‚Buchungsjahr … anlegen‘.
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  3. Um das neue Jahr [mit Vortragsaktualisierung in den netzwerkbasierten Pro und Premium-Versionen; Buchhalter und Buchhalter Plus in der Einzelplatzversion verfügen über diese Funktionalität der Vortragsaktualisierung nicht] anzulegen, aktivieren Sie folgende Einstellungen, wird über diese gleiche Buchungsmaskenabfrage aber die Eröffungsbuchungen für das neue Jahr:
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  4. Bestätigen Sie mit ‚OK‘.
  5. Der Assistent ‚Vorträge aktualisieren‘ öffnet sich.
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Die Einstellungen im Assistenten sind im Folgenden beschrieben.

Einstellungen
Erzeugen der Eröffnungsbuchungen für das nächste Jahr für alle Buchhalterversionen mti Einschränkung bei Bilanzauswahl imVorfeld Um die Eröffnungsbilanzwerte (EB-Werte) in das Folgejahr zu übernehmen, setzen Sie hier den Haken.
Wichtig für Handwerk Plus, Business Plus und alle Pro und Premiumversionen:Wenn Sie mit der Funktion ‚Handels-/Steuerbilanz‘ arbeiten, aktivieren Sie diese Option. Sie vermeiden damit Abweichungen in der Eröffnungsbilanz. Die Einzelplatzversionen Buchhalter und Buchhalter Plus buchen nur im Handelsbilanzmodus und haben keine Möglichkeit der Vorauswahl.
Journal oder Buchungsstapel für alle Buchhalterversionen Legen Sie fest, ob die EB-Werte in das ‚Journal‘ oder den ‚Buchungsstapel‘ vorgetragen werden sollen. Wenn Sie ‚Buchungsstapel‘ auswählen und mit mehreren Stapeln arbeiten, wird der Stapel ‚Vortragsaktualisierung‘ vorgeschlagen.
Belegkreis (optional) für alle Buchhalterversionen Ordnen Sie den Saldenvortragsbuchungen über die Auswahlliste einen Belegkreis zu.
Belegnummer für alle Buchhalterversionen Wenn der Belegkreis nicht mit der voreingestellten Nummerierung beginnen soll, geben Sie die gewünschte Belegnummer ein.

Saldovortragskonten bei allen Buchhalterversionen

Für die Buchungssätze der Saldenvorträge benötigt das Programm ein Saldovortragskonto, das ein Gegenkonto eines Bestandskontos ist. Die Saldovortragskonten finden Sie in den Standardkontenrahmen in der Kategorie ‚Saldovortrag‘. Für Sach- und Personenkonten kann das gleiche Saldovortragskonto gewählt werden. Wir empfehlen, für Debitoren und Kreditoren separate Konten zu verwenden.

Wenn Sie mit der Gewinnermittlungsart ‚Einnahmenüberschussrechnung‘ arbeiten, entfällt die Eingabe der Saldenvortragskonten. Der Assistent wechselt auf die letzte Seite ‚Abschluss‘.

Saldovortragskonten
Konto-Nr. Bezeichnung Kategorie Kontoart
9000 Saldenvorträge Sachkonten Saldovortrag Sachkonten
9008 Saldenvorträge Debitoren Saldovortrag Debitoren
9009 Saldenvorträge Kreditoren Saldovortrag Kreditoren

Bestandskonten bei allen Buchhalterversionen

Die Gegenkonten zu den Saldenvortragskoten werden für folgende Bereiche benötigt, die vom Programm automatisch errechnet werden:

  • Bilanzgewinn / Bilanzverlust: Die GuV-Konten werden saldiert und ergeben den Bilanzgewinn oder Bilanzverlust. Verwenden Sie ein Konto mit der Kategorie ‚Kapital‘.
  • Umsatzsteuer-Zahllast / Vorsteuer-Überhang: Die Konten der Kategorien ‚Umsatzsteuer‘, ‚Vorsteuer‘ und ‚Umsatzsteuervorauszahlungen‘ werden saldiert. Wenn der Saldo eine Verbindlichkeit an das Finanzamt ergibt, wird das Konto ‚Umsatzsteuer-Zahllast‘ bebucht. Wenn der Saldo eine Forderung an das Finanzamt ergibt, wird das Konto für ‚Vorsteuer-Überhang‘ bebucht. In der Kontenzuordnung sollten diese Konten der Aktivseite und der Passivseite der Bilanz zugeordnet sein.
  • Privatkontenvortrag: Konten mit der Kategorie ‚Privat‘ werden beim Jahresabschluss im Eigenkapital abgeschlossen. Wählen Sie ein Kapitalkonto oder ein Privatkonto. Wenn Sie kein Konto hinterlegen, werden die Salden der bebuchten Privatkonten im Bestand des Eigenkapitals dargestellt.
Beispiele für Gegenkonten (SKR-03 / SKR-04)
Zuordnung Konto Bezeichnung Kategorie Kontoart
Bilanzgewinn
Bilanzverlust
0800 / 2000 Gezeichnetes Kapital / Festkapital Kapital Gezeichnetes Kapital
Gewinnvortrag
Kapitalgesellschaft
0860 / 2970 Gewinnvortrag vor Verwendung Kapital Gewinn- und Verlustvortrag
Verlustvortrag
Kapitalgesellschaft
0868 / 2978 Verlustvortrag vor Verwendung Kapital Gewinn- und Verlustvortrag
Vorsteuerüberhang 1545 / 1420 Umsatzsteuerforderung Forderungen Sonstige
Umsatzsteuer-
Zahllast
1790 / 3841 Umsatzsteuer Vorjahr Verbindlichkeiten Sonstige
Privatkontenvortrag 0800 / 2000 Gezeichnetes Kapital / Festkapital Kapital Gezeichnetes Kapital

Abschluss für alle Buchhalterversionen

Um den Abschluss zu bestätigen, setzen Sie die Haken in der Spalte ‚OK‘. Wenn Sie alle Angaben bestätigt haben, wird die Schaltfläche ‚Weiter‘ aktiv.

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Saldenvortrag für alle Buchhalterversionen

Sie sehen die Übersicht der aktuellen Salden im alten Buchungsjahr (Saldo alt) und im neuen Buchungsjahr (Saldo neu). Die Differenz aus ‚Saldo alt‘ und ‚Saldo neu‘ ergibt den Buchungsbetrag der Saldenvortragsbuchung.

  1. In der ersten Spalte können Sie einzelne Buchungen durch Setzen oder Entfernen des Hakens selektieren.
  2. Um die Salden in das neue Wirtschaftsjahr zu übernehmen, klicken Sie auf ‚Salden übertragen‘.
Nur für Handwerk Plus, Business Plus und alle Pro und Premiumversionen

Wenn Sie den Assistenten an dieser Stelle abbrechen, ist das neue Buchungsjahr angelegt und die Vortragsaktualisierung ist aktiviert. Vortragsbuchungen werden nicht erzeugt.

Vortragsaktualisierung durchführen (diese Funktion ist nicht für Buchhalter und Buchhalter Plus in der Einzelplatzversion vorhanden!)

Um geänderte Salden des Vorjahres zu aktualisieren, öffnen Sie im Vorjahr das Menü ‚Extras – Vortragsaktualisierung‘ im Vorjahr. Führen Sie die Aktualisierung der Salden durch.


Lern-Ware Hinweise:

Nun fehlt Ihnen noch das neue Buchungsjahr in der Anlagenverwaltung? Dann lesen Sie die Schritte in der Lern-Ware-Anleitung nach.

Lexware® Jahresabschlussarbeiten für EÜR und Bilanz

Lexware® Wirtschaftsgutanlage in Anlagenverwaltung


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