Lexware Buchhaltung: in Buchungsmasken (Stapel, Dialog, Onlinebanking) Buchungstexte anlegen und verwenden, Lexware Anleitung

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Hintergrund für die Gestaltung von Buchungsvorlagen für wiederkehrende Geschäftsvorfälle:

Die Vorteile von Buchungstexten sind:

  • Sie brauchen die Angaben für Standardbuchungen nur einmal zu erfassen
  • Sie reduzieren die Möglichkeit von Fehleingaben beim Buchen

In den Kontenrahmen SKR-03 und SKR-04 sind bei Firmenneuanlage gängige Buchungstexte angelegt. Beispiel SKR-03:

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Prüfen Sie, ob für Ihren Geschäftsfall bereits eine Buchungsvorlage vorhanden ist, die Sie anpassen können.

Lern-Ware Hinweis:

Buchungstexte stehen auch zum Aufruf beim Ausbuchen des Zahlungsverkehrs in der Onlinebanking-Buchungsmaske zur Verfügung. Ein automatischer und damit zeitsparender Abgleich der Buchungssätze laut externem Kontoauszug mit den Buchungstexten laut interner Vorlage ist immer dann möglich, wenn der Verwendungszweck laut Kreditinstituts-Buchungssatz so gut wie nur möglich mit dem Buchungstext laut Vorlage über einstimmt.

Die Länge der eingelesenen Buchungssätze können über die Nutzung zusätzlicher Registrierungsdateien erheblich verändert werden.

Buchungstexte als Buchungsvorlage anlegen

  • Öffnen Sie das Menü ‚Verwaltung – Buchungstexte‘ bzw. „Verwaltung-Buchungsvorlagen“.
  • Klicken Sie auf ‚Neu‘.
  • Geben Sie die Daten der Buchungsvorlage ein. Wenn Sie die Buchungsvorlage mit Buchungsautomatik anlegen wollen, muss der Buchungssatz vollständig sein.
    Beispiel: SKR-03

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    In der folgenden Tabelle finden Sie Hinweise zu wichtigen Eingabefeldern:

  • Feld Beschreibung
    Such-Nr. Die Suchnummer dient der einfachen Suche nach Buchungstexten in den Auswahllisten.
    Bezeichnung Geben Sie den Buchungstext ein.
    Konto Geben Sie das Konto ein oder wählen Sie ein Konto über das Kontenplansymbol: 35726_3.jpg
    Splitt im Sollkonto oder Habenkonto Wenn Sie den Buchungsbetrag im Soll oder Haben auf mehrere Konten aufteilen wollen, nutzen Sie die Funktion ‚Splitten‘. Bei Splittbuchungen ist die Eingabe des Gegenkontos im Basiseintrag erforderlich.

    Die Steuerinformation wird aus den Angaben im Konto übernommen.

    Lern-Ware Hinweis:

    Sobald die Konten in der Splittmaske eine Steuerzuorndung erhalten haben, muss diese in der Hauptmaske auf „keine“ gestellt werden, damit der Buchungssatz erfasst werden kann.

    Betrag Wenn der Buchungsbetrag bekannt ist, geben Sie den Betrag hier ein.

     

    Lern-Ware Hinweis:

    Steht der Buchungsbetrag nicht fest, wird dieser beim Onlinebanking-Abgleich mit dem laut Kreditinstitut-Buchungssatz vorgegebenem Wert übernommen.

    Sie könne auch einen Buchungsbetrag splitten, z. B. zwischen Zins- und Tilgungskonto aufspalten, Betrag frei lassen und diesen dann im OLB-Modul auf der Vorkontierungsseite, auf der noch zusätzliche Texteingaben möglich sind, mit den laut Kontoauszug zugewiesenen Beträgen für Zins und Tilgung versehen.

    Das gleiche gilt für Lastschrifteinzüge von Seiten des Finanzamts, wenn zwischen Lohnsteuerkomponenten und Umsatzsteuerzahlungen differenziert werden  muss, diese aber in einem Gesamtbetrag vom Konto abgezogen werden.

    Kostenstelle 1 und 2 Wenn im Firmenstamm ‚Buchen mit Kostenstellenerfassung‘ aktiviert ist, können Sie hier zwei Kostenstellen zuordnen.

    Lern-Ware Hinweis:

    Kostenstellen können ab der Buchhalter Plus Version genutzt werden.

    Wenn Sie alle Angaben zum Buchungstext erfasst haben, klicken Sie auf ‚Speichern‘.

Buchungstexte in den Buchungsmasken

Ihre Buchungstexte stehen in allen Buchungsmasken zur Verfügung. Die Buchungsmasken unterscheiden sich aber darin, ob Angaben eines Buchungstextes in der Buchungsmaske änderbar sind:

Wenn im Menü ‚Buchen‘ nicht alle Buchungsmasken aufgelistet sind, dann aktivieren Sie die fehlenden Menüpunkte im Konfigurationsassistenten:

  1. Öffnen Sie das Menü ‚Verwaltung – Konfigurationsassistent‘.
  2. Wechseln Sie auf die Seite ‚Einstellungen‘.
  3. Öffnen Sie den Zweig ‚Buchen‘.
  4. Setzen Sie den Haken bei den fehlenden Buchungsmasken.

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  5. Speichern Sie die Einstellung.

 

 

Buchungsmaske Beschreibung
Summen- und Saldenvortrag in den Stapel bzw.

 

Summen- und Saldenvortrag
Diese Buchungsmaske dient ausschließlich der Erfassung von Summen- und Saldenvorträgen. Sie unterscheidet sich deshalb von den anderen Erfassungsmasken.

  • Sie erfassen die Beträge in einer Tabelle und können anhand einer Prüfsumme kontrollieren, ob Soll- und Habenbeträge ausgeglichen sind.
  • Die Eingaben müssen in einem Arbeitsgang erfasst und gebucht werden. Das Speichern von Eingaben ist nicht möglich.
  • Gegenkonto ist immer ein Saldovortragskonto bzw. ein Summenvortragskonto.

 

 

 

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Offene Posten abgleichen

Grundlage für die Buchung sind die Eröffnungs-Übernahmebuchungsvorgänge, Buchungsvorlagen  sind nicht greifbar.

Die manuelle Eingabe von Daten und die Neueröffnung von Personen-und Sachkonten zum Abschreiben der zu Grunde gelegten Bilanz-/Summen-und Saldenliste  ist möglich.

Die Angaben des Buchungstextes sind in der Buchungsmaske des Stapels, der generiert wird, änderbar.

 

 

 

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Diese Buchungsmaske dient der korrekten Zuordnung von IST-Besterungs-Merkmalen zur USt-VA, bei Zahlung über Kasse oder Bank von Offenen Posten durch die Kunden.

Änderungen des Buchungstextes oder Abgreifen von Buchungsvorlagen sind hier nicht möglich, da analog zur Onlinebanking-Erfassungsmaske im oberen Teil die Zahlungen (Kreditoren/Debitoren) und im unteren Bereich die OP der Personenkonten der direkten Zuordnung zueinander harren.

Dialogbuchen
und
Schnellbuchen****************Klassikbuchen (Buchen mit Steuerschlüssel nach DATEV-Manier) mit oder ohne Stapelerfassung- Masken sind nur in Lexware Beratersoftware vorhanden
In diesen Buchungsmasken können Sie Buchungstexte auswählen oder den Buchungssatz manuell eingeben.

Nach Auswahl eines Buchungstextes können Sie die Eingaben in den Feldern der Buchungsmasken ändern.

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Lern-Ware Hinweis:

Buchungsvorlagen ohne Splitting können hier aus den Vorlagen heraus genutzt werden. Splittbuchungen als Buchungsvorlagen können nicht integriert werden.

 

Stapelbuchen oder Einnahmen/Ausgaben in den Stapel buchen

Einnahmen/Ausgaben
Diese Buchungsmaske dient der Erfassung von Geschäftsfällen auf Finanzkonten. Bei der Verwendung dieser Buchungsmaske gibt es folgende Besonderheiten:

Sie legen beim Öffnen der Buchungsmaske das Finanzkonto fest.

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Beim nächsten Öffnen des Menüs ‚Buchen‘ können Sie das Finanzkonto direkt wählen.

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In der Buchungsmaske brauchen Sie nur noch das Gegenkonto einzugeben.

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Bei folgenden Kontenkategorien erkennt das Programm automatisch die Art ‚Einnahme‘ oder ‚Ausgabe‘: ‚Einnahmen‘, ‚Betriebsausgaben‘, ‚Forderungen‘ und ‚Verbindlichkeiten‘. Wenn Sie Konten mit anderer Kategorie buchen, dann wählen Sie die Art ‚Einnahme‘ oder ‚Ausgabe‘ manuell.
Schnellbuchen
Diese Buchungsmaske können Sie im Menü ‚Extras – Optionen – Schnellbuchen‘ individuell konfigurieren. Folgende Einstellungen stehen zur Verfügung:

Einstellung Beschreibung
Tabulatorsprünge Sie legen fest, welche Felder der Buchungsmaske bei Bedienung mit der Tabulator- oder Entertaste angesprungen werden.
Erfasste Daten für die nächste Buchung stehen lassen Dies können Sie individuell für jedes einzelne Feld festlegen.
Reihenfolge der Eingabefelder Sie bestimmen, in welcher Reihenfolge die Felder der Buchungsmaske angezeigt werden.
Konteninformation einblenden Diese Einstellung ermöglicht die Anzeige der Kontobezeichnung und des aktuellen Saldos.
Grundlage für die Belegerfassung sind die im Menü ‚Verwaltung -Buchungstexte‘ hinterlegten Buchungstexte.

In diesen Buchungsmasken können Sie zusätzlich Buchungstexte auswählen oder den Buchungssatz manuell eingeben

Die manuelle Eingabe von Daten ist  möglich.

Die Angaben des Buchungstextes sind in der Buchungsmaske  änderbar.

Lern-Ware Hinweis:

Es gibt hier die zusätzliche Möglichkeit, Einnahmen/Ausgaben direkt auf Geldkonten (Barkasse, Girokonten, Paypal als Quasigirokonto) zu erfassen.

Dazu wählen Sie das Finanzkonto (Bank, Kasse) direkt einmalig an und erreichen dann eine Erfassungsmaske, die das Geldkonto bereits als Gegenkonto parat hält und nur auf die Klassifikation des Buchungssatzes als Einnahme/Ausgabe von Ihnen wartet.

Diese ist aber nur dann nötig, wenn aufgrund des von Ihnen eingegbenen Kontos (Debitor, Kreditor, Aufwand, Ertrag, Kapitalkonto als Einlage oder Entnahme, Interimskonto als durchlaufendes Konto) nicht von der Kontenautomatik sofort erkennbar ist, welche Art von Buchung (Einnahme oder Ausgabe) vorliegt.

Also brauchen Sie die Einnahme/Ausgabe-Definition nur bei Privatentnahmen/-einlagen oder bei Buchungen auf durchlaufende Konten zu wählen.

Offene Posten können über diese Buchungsmaske sehr schnell auf den Bankkonten gegen gebucht werden.

 

Online – Kontoauszug abgleichen In dieser Buchungsmaske können Sie Buchungstexte auswählen oder den Buchungssatz neu als Buchungsvorlage definieren. Die neue Buchungsvorlage kann allerdings erst nach einer Aktualisierung des Buchungsfensters durch Neustart des Online-Banking Moduls oder durch die manuelle Direktbuchung einer Einzelbuchung wieder aus dem Vorlagenbereich heraus gefischt werden.

Nach Auswahl eines Buchungstextes können Sie die Eingaben in den Feldern der Buchungsmasken ändern- allerdings erst wenn der Schalter „Buchen“ angeklickt wurde und die Vorerfassung der automatisch oder manuell zugeordneten Buchungssätze zu OP und Buchungsvorlagen zur Kontrolle ansteht, bevor diese direkt über die Programmautomatik ins Journal gebucht werden.


Buchungsarten für Buchungseingabe ohne Buchungsvorlage

Für die Erfassung von Buchungsdaten stehen die Buchungsarten Stapelbuchen und Dialogbuchen zur Verfügung.

Merkmale der Buchungsarten
Stapelbuchen
  • Sie erfassen die Buchungen in den Buchungsstapel.
  • Die Buchungen sind nicht journalisiert.
  • Sie können die Buchungen ändern und löschen.
  • Alle Berichte mit Stapelbuchungen erhalten die Kennung ‚Vorläufig‘.
  • Sie übertragen die Buchungen über “Buchen – Stapel ausbuchen‘ in das Journal.
Dialogbuchen
  • Sie erfassen die Buchungen direkt in das Journal.
  • Die Buchungen können nicht mehr geändert oder gelöscht werden.
  • Wenn Änderungen erforderlich sind, stornieren Sie die Buchung und erfassen den Buchungssatz neu.
  • Stornierungen werden im Journal und in den bebuchten Konten protokolliert.

Buchungsmasken

Die Buchungsmasken zur Eingabe der Buchungsdaten finden Sie im Menü ‚Buchen‘.

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Besonderheiten der Buchungsmasken

Einnahmen/Ausgaben

Diese Buchungsmaske dient der Erfassung von Geschäftsfällen auf Finanzkonten.
Bei der Verwendung dieser Buchungsmaske gibt es folgende Besonderheiten:

Sie legen beim Öffnen der Buchungsmaske das Finanzkonto fest.

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Beim nächsten Öffnen des Menüs ‚Buchen‘ können Sie das Finanzkonto direkt im Menü ‚Buchen‘ wählen.

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In der Buchungsmaske brauchen Sie nur noch das Gegenkonto einzugeben.

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Bei folgenden Kontenkategorien erkennt das Programm automatisch die Art ‚Einnahme‘ oder ‚Ausgabe‘: ‚Einnahmen‘, ‚Betriebsausgaben‘, ‚Forderungen‘ und ‚Verbindlichkeiten‘. Wenn Sie Konten mit anderer Kategorie buchen, dann wählen Sie die Art ‚Einnahme‘ oder ‚Ausgabe‘ manuell.

Schnellbuchen

Diese Buchungsmaske können Sie im Menü ‚Extras – Optionen – Schnellbuchen‘ individuell konfigurieren. Folgende Einstellungen stehen zur Verfügung:

Einstellung Beschreibung
Tabulatorsprünge Sie legen fest, welche Felder der Buchungsmaske bei Bedienung mit der Tabulator- oder Entertaste angesprungen werden.
Erfasste Daten für die nächste Buchung stehen lassen Dies können Sie individuell für jedes einzelne Feld festlegen.
Reihenfolge der Eingabefelder Sie bestimmen, in welcher Reihenfolge die Felder der Buchungsmaske angezeigt werden.
Konteninformation einblenden Diese Einstellung ermöglicht die Anzeige der Kontobezeichnung und des aktuellen Saldos.

Summen- und Saldenvortrag

Diese Buchungsmaske dient ausschließlich der Erfassung von Summen- und Saldenvorträgen. Sie unterscheidet sich deshalb von den anderen Erfassungsmasken.

  • Sie erfassen die Beträge in einer Tabelle und können anhand einer Prüfsumme kontrollieren, ob Soll- und Habenbeträge ausgeglichen sind.
  • Die Eingaben müssen in einem Arbeitsgang erfasst und gebucht werden. Das Speichern von Eingaben ist nicht möglich.
  • Gegenkonto ist immer ein Saldovortragskonto bzw. ein Summenvortragskonto.

Optionen für die Buchungsmasken

Einstellungen für die Buchungsmasken finden Sie im Menü ‚Extras – Optionen‘ auf folgenden Assistentenseiten:

  • Buchungsmaske
  • Buchen
  • Schnellbuchen

Wenn im Menü ‚Buchen‘ nicht alle Buchungsmasken aufgelistet sind, dann aktivieren Sie die fehlenden Menüpunkte im Konfigurationsassistenten.

  1. Öffnen Sie das Menü ‚Verwaltung – Konfigurationsassistent‘.
  2. Wechseln Sie auf die Seite ‚Einstellungen‘.
  3. Öffnen Sie den Zweig ‚Buchen‘.
  4. Setzen Sie den Haken bei den fehlenden Buchungsmasken.

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  5. Speichern Sie die Einstellung.

Debitorenrechnung buchen (analog Kreditorenrechnung: Wareneingang an Lieferant)

Der Buchungssatz für eine Debitorenrechnung sieht folgendermaßen aus, sofern dieser nicht automatisch aus der Lexware-Warenwirtschaft oder anderen Fakturierungssoftware-Anwendungen als Importdatei eingespeist wird:

Sollkonto Betrag brutto* Habenkonto SKR-03 / SKR-04 Betrag
Debitor 1190,00 8400 / 4400 Umsatzerlöse 19% 1000,00
1776 / 3806 Umsatzsteuer 19% ** 190,00
  • Geben Sie den Bruttobetrag ein.
    ** Die Umsatzsteuer wird vom Programm automatisch berechnet.

Sie erfassen den Buchungssatz in der Buchungsmaske:

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Hinweise zu den Eingabefeldern

  • Kürzel und Nummer: Belegnummernkreise legen Sie im Menü ‚Verwaltung – Belegnummern‘ an. Die Belegnummernkreise stehen in der Auswahlliste ‚Kürzel‘ zur Verfügung.
  • Buchungstext: Buchungsvorlagen legen Sie im Menü ‚Verwaltung – Buchungsvorlagen‘ an. In den Buchungsvorlagen tragen Sie alle festen Angaben ein. Die Buchungsvorlagen wählen Sie in der Auswahlliste im Feld ‚Buchungstext‘.
  • Betrag: Geben Sie den Bruttobetrag der Rechnung ein. Das Programm errechnet die Steuer automatisch.

Zahlungseingang buchen-> OP-Button wichtig für IST-Versteuerer!

Nach dem Zahlungseingang erlischt die Forderung. Der Offene Posten (OP) wird ausgeglichen.

Für die Buchung von Zahlungseingängen und Zahlungsausgängen nutzen Sie die Buchungsmaske Einnahmen/Ausgaben.

  1. Öffnen Sie ‚Buchen – Einnahmen/Ausgaben‘.
  2. Wählen Sie das Finanzkonto.
  3. Erfassen Sie alle Angaben in der Buchungsmaske.
  4. Klicken Sie auf die Schaltfläche ‚OP‘.

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  5. Der Dialog ‚Ausbuchen Offener Posten‘ wird geöffnet.
  6. Markieren Sie den Offenen Posten.

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  7. Klicken Sie auf ‚Buchen‘.

Hinweis: Sie können Offene Posten auch über das Menü ‚Ansicht – OP-Debitoren‘ oder ‚OP-Kreditoren‘ ausbuchen.


Splittbuchung erfassen beim Wareneingang (analog beim Rechnungsausgang für Debitoren, Splittung der Erlöskonten notwendig, Debitor an Erlöse mit 19 %  bzw. Erlöse mit 7 %):

Splittbuchungen sind zusammengesetzte Buchungssätze. Sie bestehen aus zwei oder mehreren Teilbeträgen mit unterschiedlichen Kontierungen.

Beispiel
Eine Eingangsrechnung enthält Positionen mit unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen. Die Positionen müssen auf Wareneingangskonten mit entsprechenden Mehrwertsteuersätzen gebucht werden.

Rechnungsposition Sollkonto SKR-03 / SKR-04 Betrag Habenkonto Betrag
1 3400 / 5400 Wareneingang 19% 100,00
1576 / 1406 Vorsteuer 19% 19,00
2 3300 / 5300 Wareneingang 7% 100,00
1571 / 1401 Vorsteuer 7% 7,00
Summe Kreditor 226,00

Vorgehen

  1. In der Buchungsmaske geben Sie den Bruttobetrag der Rechnung ein.

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  2. Um die Teilbeträge zu erfassen, klicken Sie auf ‚Splitten‘.
  3. Geben Sie den Buchungstext, den Bruttobetrag und das Konto für den ersten Splitteintrag ein.
  4. Klicken Sie auf ‚Übernehmen‘.

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  5. Das Programm zeigt den Restbetrag an, der noch nicht verbucht ist.

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  6. Erfassen Sie die weiteren Teilbeträge.
  7. Wenn Sie alle Positionen erfasst haben, klicken Sie auf ‚Schließen‘.
  8. Um die Buchung abzuschließen, klicken Sie auf ‚Buchen‘.

Exkurs: Kostenstellen-/Kostenträger-Erfassung im Splittverfahren

Sobald Sie in den Firmenstammdaten die Kostenstellen/Kostenträgerfunktion angehakt haben, Kostenstellen und -träger in der „Verwaltung“ mit Name (wichtig!) und Nummer eingetragen haben, erscheint diese Zusatzbuchungsmöglichkeit als Dropdownmenü in der Haupt- und Splittbuchungsmaske:

Kostenstellen und Kostenträgerberichtsmöglichkeiten in Firmenstammdaten eintragen

 

Kostenstellen oder Kostentraeger in Splitt- oder Hauptbuchungsmaske von Lexware nutzen

 

Lexware Splittbuchungsmaske mit Buchungstext aus Hauptbuchungsmaske automatisch befüllen

Lern-Ware Hinweis:

Lexware Buchhalter Pro und Premium ab 2017: digitale Belegerfassung

Lexware Buchhalter und Buchhalter Plus ab 2016: digitale Belegerfassung

Lexware Kostenstellen und Kostenträger nach Sachkontensummen sortieren und Teilbetriebsergebnisse auswerten

Lexware Buchhalter Basis, Plus, Pro und Premium mit Kostenstatistik und erweiterter betriebswirtschaftlichen Auswertung: Zuordnung der Konten für voläufige Ergebnisermittlung und Veranschaulichung der Kapitalbewegungen


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