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Aufgabenerkennung für notwendigen Ex- oder Import von Bewegungs- oder Stammdaten aus Lexware® heraus oder hinein

1. Lohn-Buchhaltung

Ihre Lohnbuchhaltung wird extern durchgeführt und  Sie möchten die Buchungsliste nicht immer abtippen ODER Lohnbuchhaltung wird intern durchgeführt und Lohnbuchhalter nutzt am anderen Ort ein Softwareprogramm mit ASCII-Importmöglichkeiten.

2. Warenwirtschafts-Buchhaltung

Ihre Ausgangsrechnungen werden mit einer Branchen-Software erstellt und  Sie möchten die Buchungsliste nicht immer abtippen ODER/UND Eingangsrechnungen werden im Lexware® Buchhalter für Zahlungen via Onlinebanking eingetragen und Ihr Finanzbuchhalter nutzt am anderen Ort ein Softwareprogramm mit ASCII-Importmöglichkeiten.

3. Finanz-Buchhaltung

Soll extern weitergeführt oder intern vollständig eingetragen werden.

4. Anlagen-Buchhaltung

Abschreibungsbuchungen aus einem Fremdprogramm sollen integriert werden.

Nur wenn die Vollständigkeit aller Buchungsätze aus Fremdprogrammen mit der Anzahl der Buchungssätze im eigenen Programm übereinstimmt, gibt es auch die sinnvollen Berichtsauswertungen für Umsatz, Gewinn, Kennzahlen und EÜR/BWA, Bilanzauswertungen. Natürlich muss die Qualität der Buchungssätze zudem übereinstimmen- also die Zuordnung zu den Umsatzsteuerbelangen sowie zu Einnahmen-/Ausgabensachverhalten im jeweiligen Sachkonto.

Aufgabenumfeld für erfolgreichen Export von Bewegungs- und Stammdaten

Für den Export von Buchungsdaten in eine andere Firma müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

Voraussetzung	Beschreibung
Kontenplan stimmt überein.	Alle bebuchten Konten müssen in der Importfirma vorhanden sein.
Buchungsjahr stimmt überein.	Das Belegdatum der Buchungsdaten muss im aktiven Wirtschaftsjahr der Importfirma liegen. Wählen Sie deshalb vor dem Import in der Importfirma das richtige Buchungsjahr.
DATEV-Steuerschlüssel sind korrekt hinterlegt.	Prüfen Sie vor dem Export in beiden Firmen die DATEV-Steuerschlüssel. Die Vorgehensweise zur Prüfung finden Sie unter folgendem Link: DATEV-Steuerschlüssel hinterlegen
Einstellung zur DATEV-Automatik ist korrekt hinterlegt.	Diese Kontoeigenschaft finden Sie im Kontenassistenten auf der Seite ‚Eigenschaften‘. Im Menü ‚Verwaltung – Kontenaktualisierung‘ können Sie die Einstellung für alle Standardkonten aktualisieren.
Warnhinweise sind deaktiviert.	Prüfen Sie vor dem Import, bei welchen Konten Sie Warnhinweise aktiviert haben. Warnhinweise sind im Kontenassistenten auf der Seite ‚Eigenschaften‘ hinterlegt. Beispiel Kassenkonto, Auszug aus dem Kontenassistenten: Entfernen Sie für den Import den Haken bei den Warnhinweisen.

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Aufgabenbewältigung des Datenex- und Datenimports

Buchungsdaten exportieren

1. Starten Sie den Assistenten über das Menü ‚Datei – Export – Text/ASCII‘.
2. Markieren Sie ‚Buchungsdaten‘.

   

3. Gehen Sie auf ‚Durchsuchen‘ und wählen Sie das Verzeichnis und den Dateinamen.

   

4. Klicken Sie auf ‚Weiter‘
5. Bestimmen Sie den Zeitraum, den Sie exportieren wollen.
6. Wählen Sie, ob die Buchungen aus dem Journal oder dem Stapel exportiert werden sollen.

   

7. Klicken Sie auf ‚Weiter‘.
8. Die Felder können Sie unverändert übernehmen.

   

9. Klicken Sie auf ‚Weiter‘.
10. Prüfen Sie die Vorschlagswerte für den Text-Kennzeichner und das Feldtrennzeichen.
    Wichtig: Wenn Ihre Buchungssätze die vorgeschlagenen Zeichen enthalten, wählen Sie andere Zeichen.

    

11. Setzen Sie das Häkchen bei ‚Feldnamen in den ersten Datensatz‘.

    

12. Klicken Sie auf ‚Fertig stellen‘.
13. Bestätigen Sie die Meldung ‚Der Daten-Export wurde erfolgreich durchgeführt‘.

Die Exportdatei wird gespeichert.

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Aufgabenergebnis Export-Profil speichern

Wenn Sie regelmäßig mit den gewählten Einstellungen exportieren wollen, speichern Sie die Einstellungen in einem Profil.

1. Bejahen Sie die Abfrage: ‚Wollen Sie die Einstellungen in einem Profil speichern?‘
2. Geben Sie einen Titel für das Profil ein.
3. Optional können Sie einen Kommentar hinterlegen.
4. Klicken Sie auf ‚Speichern‘.

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Buchungsdaten importieren

1. Starten Sie den Assistenten über das Menü ‚Datei – Import – Text/ASCII‘.
   2. Markieren Sie Buchungsdaten und klicken Sie auf ‚Weiter‘.

      

   3. Gehen Sie auf ‚Durchsuchen‘ und öffnen Sie in das Verzeichnis, in dem Sie die Exportdatei gespeichert haben.

      

   4. Öffnen Sie die Datei durch Doppelklick und klicken Sie auf ‚Weiter‘.
   5. Aktivieren Sie die Einstellung ‚Erster Datensatz enthält Feldnamen‘.

      

   6. Klicken Sie auf ‚Weiter‘.
   7. Markieren Sie rechts den Eintrag ‚Buchungsbetrag Euro‘ und klicken Sie auf den Pfeil, der nach links zeigt.
      Der Eintrag wird auf der rechten Seite entfernt.

      

   8. Klicken Sie auf ‚Weiter‘
   9. Wählen Sie die Angaben zur Belegnummer und die weiteren Angaben.
      

      Angaben zur Belegnummer
      Einstellung	Hinweise
      Nummern automatisch generieren	Mit dieser Wahl aktivieren Sie die Funktion ‚Nicht vorhandene Nummernkreise anlegen‘. Sofern Sie mit unterschiedlichen Belegkreisen arbeiten, werden fehlende Belegkreise automatisch angelegt.
      Nummernkreis	Wenn Sie einen vorhandenen Nummernkreis zuordnen wollen, aktivieren Sie diese Option.

       

      Weitere Angaben
      Einstellung	Hinweise
      Steuer bei Automatikkonten berechnen	Dieses Häkchen kann aktiv gesetzt bzw. entfernt werden, wenn auf der Seite ‚Feldwahl‘ die Zuordnung ‚Steuerschlüssel‘ aufgehoben ist. Das Setzen des Hakens bewirkt die automatische Buchung der Umsatz- und Vorsteuer.
      Keine Erzeugung von Offenen Posten nach dem Stapelausbuchen	Buchungen auf Personenkonten werden in der Offene-Posten-Liste (OP-Liste) verwaltet. Beim Import findet kein Abgleich von offenen unbezahlten Posten zu bereits bezahlten Posten statt. Sie entscheiden durch Setzen/Entfernen des Hakens, ob Offene Posten erzeugt werden sollen: Wenn keine Offenen Posten erzeugt werden sollen, setzen Sie den Haken. Wenn Offene Posten erzeugt werden sollen, setzen Sie keinen Haken.
      Nicht vorhandene Kostenstellen neu anlegen	Diese Option ermöglicht die Übernahme von Kostenstellen in die Stammdaten.

       

   10. Klicken Sie auf ‚Weiter‘.
   11. Starten Sie den Datenimport durch Klick auf ‚Fertig stellen‘.

   Wenn Daten nicht importiert werden, wird dies durch ein Ausrufezeichen in der ersten Spalte angezeigt. Um weitere Informationen zu erhalten, klicken Sie auf das Ausrufezeichen.

   

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Aufgabenkontrolle nach dem Import von Buchungs- oder Stammdaten

Wenn Daten nicht importiert werden, wird dies im Importassistenten durch ein Ausrufezeichen in der ersten Spalte angezeigt. Um weitere Informationen zu erhalten, klicken Sie auf das Ausrufezeichen.

Wichtig: Bei einem erneuten Import der Datensätze findet kein Abgleich mit den schon importierten Datensätzen statt. Es werden immer alle Datensätze importiert. Prüfen Sie die importierten Datensätze im Menü ‚Ansicht – Buchungsstapel‘.

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Lern-Ware Hinweis:

Export von Daten aus Faktura oder Warenwirtschaft in Buchhaltungsprogramme von Lexware® auch für DATEV Belange

Mitarbeiterdaten von einer Firma in die andere exportieren

DATEV kompatibler Import von Buchungsdaten aus Buchhalter, Warenwirtschaft ohne KNE-Variante (ab 2018 einzig relevant)

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