Lexware® Lohn: Stundenerfassung über Lexware-Excel-Liste als Programmtool, Vorlagen von Lexware® mit Durchführungsanleitung (Mindestlohn-Beachtung)

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Voraussetzung für das automatische Einlesen der Stundenerfassung ist der Export der Vorlage aus dem Programm.

Vorlage zur Stundenerfasssung exportieren:

  1. Öffnen Sie über Datei – Export – die Stundenerfassung…
  2. Wählen Sie Zeitraum und Mitarbeiter
  3. Geben Sie den gewünschten Speicherort über die Schaltfläche Durchsuchen an

Der Excel-Export Assistent führt Sie Schritt für Schritt zur Ausgabe der folgenden Vorlage:

Lohn Buchhaltung Lexware® Lern-Ware Margit Klein 117
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Die Ausgabe erfolgt als xml-Datei mit folgendem Namen: Stundenerfassung_<Jahr><Monat><Personalnummer><Nachname><Vorname>.xml

Um eine xml-Datei bearbeiten zu können, benötigen Sie Excel 2003 oder eine höhere Version.

Stundenerfassung importieren:

  1. Erfassen Sie die Stunden im Format 00:00, zum Beispiel: von 08:00 bis 12:15
  2. Speichern Sie die ausgefüllte Vorlage
  3. Öffnen Sie den Excel Import-Assistenten – Stundenerfassung auf der Seite Stundenerfassung des entsprechenden Mitarbeiters im Abrechnungsfenster über die Schaltfläche Ja
Lohn Buchhaltung Lexware® Lern-Ware Margit Klein 118
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Hinweis: Diese Schaltfläche ist nur im jeweils aktuellen Abrechnungsmonat aktiv. Die Import-Funktion ist nur pro Mitarbeiter möglich.

  1. Auf der Seite Auswahl wählen Sie über die Schaltfläche Durchsuchen die gespeicherte Vorlage aus
  2. Über die Schaltfläche Weiter wird der Import überprüft und das Ergebnis angezeigt

War der Import erfolgreich, erhalten Sie folgende Meldung:

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Stundenerfassung von Mitarbeitern direkt aus den Stammdaten ohne Excelliste mit Berücksichtigung der gesetzlichen Feiertage aus den Stammdaten der Bundesländer

Firmenstammdaten – ‚Arbeitszeit‘ korrekt eintragen

Über die Schaltfläche bearbeiten können Sie die betriebsübliche bzw. tarifvertragliche wöchentliche Arbeitszeit für Vollzeitbeschäftigte erfassen.

  • Sie können die Arbeitszeit pro Tag oder als regelmäßige tägliche Arbeitszeit mit Anzahl der Arbeitstage pro Woche eingeben.
  • Wenn Sie gespeicherte Daten ändern möchten, können Sie Ihre Eingaben in der ‚Tabelle zurücksetzen‘.
    Hinweis: Die Arbeitszeit gilt ab dem aktuellen Abrechnungsmonat.

Mitarbeiterstammdaten – ‚Arbeitszeit‘

Die Arbeitszeit des Mitarbeiters wird verwendet:

  • als Vorschlagswert für die Stundenerfassung im Abrechnungsfenster
  • zur Ermittlung der Ausfalltage bei Fehlzeiten für die Entgeltkürzung
  • zur Ermittlung der Ausfalltage bei Fehlzeiten für Erstattungsanträge Umlage U1 (Krankheit)
  • zur Ermittlung der Arbeits- und Ausfalltage für Entgeltbescheinigungen
  • bei Gehaltsempfängern zur Berechnung der Arbeitsstunden für die Meldung an die Berufsgenossenschaft.

Die Arbeitszeit können Sie in der Tabelle auf drei Arten eingeben:

  • ‚von-bis‘ Zeiten je Wochentag
  • Im Feld Summe: Stunden je Wochentag
  • Durchschnittliche tägliche Stundenzahl und Anzahl der Arbeitstage je Woche.
    Erfassen Sie diese Angaben in den Eingabefeldern unterhalb der Tabelle.

Wenn Sie in der Abrechnung die Stundenerfassung benutzen wollen, dann geben Sie die Arbeitszeiten ‚von-bis‘ in der Tabelle ein.
Für vollzeitbeschäftigte Mitarbeiter können Sie die in den Firmenstammdaten erfasste Arbeitszeit übernehmen.
Ob ein Mitarbeiter in Voll- oder Teilzeit beschäftigt ist, legen Sie in den Mitarbeiterstammdaten auf der Seite ‚Tätigkeit – Vertragsform‘ fest.

  • Setzen Sie zur Übernahme der Arbeitszeiten aus den Firmenstammdaten das Häkchen bei:‘Es gilt die betriebsübliche/tarifvertragliche wöchentliche Arbeitszeit für Vollbeschäftigte‘.Die Arbeitszeiten aus den Firmenstammdaten (detailliert oder als Gesamtstunden pro Woche) werden ab dem aktuellen Abrechnungsmonat übernommen.

    Lohn Buchhaltung Lexware® Lern-Ware Margit Klein 120
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Hinweis:

  • Die Eingabefelder im Mitarbeiterassistenten sind inaktiv, wenn das Kontrollkästchen angehakt ist.
  • Wenn Sie die Eingaben ändern und die ‚Tabelle zurücksetzen‘ möchten, entfernen Sie das Häkchen.
    Die aus den Firmenstammdaten übernommenen Zeiten bleiben im Mitarbeiterassistenten erhalten. Sie können die Angaben ändern.

Rückwirkende Änderung der Arbeitszeit

In abgeschlossenen Abrechnungsmonaten kann die Option für die Übernahme der betriebsüblichen Arbeitszeit nicht mehr gewählt werden. Die manuelle Änderung der Arbeitszeit ist über den Korrekturmodus möglich.

Beispiel:

  • In den Firmenstammdaten ist die Arbeitszeit Montag bis Freitag jeweils 8:00 bis 16:00 Uhr(Eingabe in der Tabelle) erfasst. Die Tabelle wird zurückgesetzt.
  • Änderung der Arbeitszeit von bisher 8,0 auf 7,5 Stunden:
    ‚Regelmäßige tägliche Arbeitszeit‘ =7,50 Stunden– ‚Anzahl Arbeitstage pro Woche‘ =5.
  1. Mitarbeiter A – ‚Tätigkeit -Vertragsform‘ = Teilzeit unbefristet oder befristet.
    Regelmäßige tägliche Arbeitszeit =3,00 und Anzahl Arbeitstage pro Woche =3:Die Arbeitszeit in den Mitarbeiterstammdaten bleibt unverändert. (kein Vollzeitbeschäftigter)
  2. Mitarbeiter B – ‚Tätigkeit -Vertragsform‘ = Vollzeit unbefristet oder befristet.
    Die Option: ‚Es gilt die betriebsübliche/tarifvertragliche wöchentliche Arbeitszeit für Vollbeschäftigte‘ ist aktiviert.Im aktuellen Abrechnungsmonat verändert sich die Arbeitszeit in den Mitarbeiterstammdaten analog den Firmenstammdaten:
    Regelmäßige tägliche Arbeitszeit =7,50 Stunden – Anzahl Arbeitstage pro Woche = 5.
    Die Arbeitszeit in den Vormonaten bleibt unverändert: Montag bis Freitag jeweils 8:00 bis 16:00 Uhr.

Für die Übernahme von Stunden aus den Mitarbeiter-Stammdaten in die Stundenerfassung können Sie wählen, ob auch für gesetzliche Feiertage eine Übernahme erfolgen soll. Die entsprechende Option finden Sie in Lexware® lohn+gehalt unter Extras – Optionen.

  • Ist die Option Bei Übernahme von Zeiten aus den Stammdaten auch für Feiertage Stunden übernehmen nicht angehakt, werden für Wochentage, die gesetzliche Feiertage sind und für die in den Mitarbeiter-Stammdaten Arbeitszeiten vorhanden sind, Stunden übernommen. Dies entspricht dem bisherigen Programmverhalten.
  • Ist die Option Bei Übernahme von Zeiten aus den Stammdaten auch für Feiertage Stunden übernehmen angehakt, werden für Wochentage, die gesetzliche Feiertage sind und für die in den Mitarbeiter-Stammdaten Arbeitszeiten vorhanden sind, Stunden übernommen. Es werden automatisch Zuschläge für Feiertage ausgewiesen.

Beispiel:

Für den Abrechnungsmonat Mai sollen Stunden aus den Mitarbeiter-Stammdaten übernommen werden. Der Mitarbeiter hat in den Stammdaten unter Wöchentliche Arbeitszeit für Montag – Freitag Arbeitszeiten hinterlegt. Ist die Option Bei Übernahme von Zeiten aus den Stammdaten auch für Feiertage Stunden übernehmen nicht angehakt, werden bei der Übernahme der Stunden aus den Mitarbeiter-Stammdaten für den 1. Mai (= Montag) keine Stunden eingesetzt.

  • Ist die Option Bei Übernahme von Zeiten aus den Stammdaten auch für Feiertage Stunden übernehmen angehakt, werden bei der Übernahme der Stunden aus den Mitarbeiter-Stammdaten für den 1. Mai (= Montag) Stunden eingesetzt. Außerdem werden die Stunden für den 1. Mai automatisch in der entsprechenden Zuschlags-Spalte ausgewiesen.

Hinweis: Die gewählte Option wirkt sich immer nur bei neuen Übernahmen von Stunden aus den Mitarbeiter-Stammdaten aus. Bereits in der Stundenerfassung vorhandene Stunden werden durch die Umstellung der Option nicht verändert.

 

Stundenerfasung für Mindestlohnnachweise notwendig- entweder aus den Stammdaten, aus der Excelliste oder manuell monatlich eintragen

Prüfen Sie, ob für Ihre Mitarbeiter – sofern sie nicht unter eine der Ausnahmen fallen, der Mindestlohn erreicht wird.
Dies müssen Sie selbst prüfen, Lexware® lohn+gehalt enthält keine entsprechende Funktion.

Maßgeblich für die Frage, ob der Mindestlohn erreicht wird, ist das je geleisteter Arbeitsstunde gezahlte Entgelt. Vergütungen, die als feste Monatsbeträge gezahlt werden, müssen mit den tatsächlichen Arbeitsstunden des Monats auf einen Stundensatz umgerechnet werden. Inwieweit neben einem Stundenlohn oder festen Monatsbezug gezahlte weitere Vergütungsbestandteile auf den Mindestlohn angerechnet werden können, ist noch nicht in allen Punkten geklärt. Die gesetzlichen Vorgaben hierzu sind nur vage.

Damit die Einhaltung des Mindestlohns geprüft werden kann, müssen

  • für geringfügig entlohnte Beschäftigte (in allen Branchen) und
  • für alle Mitarbeiter in sofortmeldepflichtigen Betrieben

Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufgezeichnet werden. Sie können dazu die Excel-Vorlage in Lexware® lohn+gehalt unter Datei – Export – Stundenerfassung nutzen.

Tipp: Excel-Vorlage (oben) im Programm nutzen

Eine detaillierte Darstellung der Regelungen zum Mindestlohn finden Sie im angehängten PDF-Dokument: Mindestlohn


Lern-Ware Hinweis:

Mindestaufzeichnungspflichten Mindestlohn im Überblick

Sonderzahlungen sind laut Bundesarbeitsgericht auf Mindestlohn anrechenbar

Arbeitszeitkonto mit eigener Stundenlohnart und Textfeldnutzung monatsgenau in Lexware® erfassen


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