Lexware Lohn ELSTAM & DAKOTA: Storno/Korrekturen/Änderungen von Stammdaten und Abrechnungsdaten

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Komplett-Storno eines Mitarbeiters oder Korrekturen für Mitarbeiter

Hintergrund Komplett-Storno für Personalstammdaten

Ein Komplettstorno kommt vor allem in Betracht, wenn ein in Lexware lohn+gehalt bereits erfasster Mitarbeiter aus vielfältigen Gründen doch nicht in der Firma abgerechnet werden soll.

z.B.

  • Ein neuangestellter Mitarbeiter tritt seine Stelle nicht oder in einem anderen Abrechnungsmonat an.
  • Sie haben den Mitarbeiter in der falschen Firma abgerechnet.
 Hinterlegen Sie dafür  folgende Daten:
  • Geben Sie das Austrittsdatum (identisch zum Eintrittsdatum) ein.
  • Wählen Sie als Austrittsgrund ‚Komplett-Storno‘.
  • Speichern Sie Ihre Eingaben.

    Lern-Ware Lexware Kompett Storno Mitarbeiterstammdaten bei Fehleingaben ohne Abrechnungsdurchführung

Beachten Sie Folgendes:

  • Die Eingabe eines Austrittsdatums mit Austrittsgrund Komplett-Storno ist nur im Eintrittsmonat des Mitarbeiters und vor der Schätzung der Beitragsnachweise möglich.
  • Die Funktion Komplett-Storno sollte nur im Notfall genutzt werden.
    Prüfen Sie vorher andere Lösungsmöglichkeiten (z.B. Änderungen im Korrekturmodus, Änderung eines falsch erfassten Eintrittsdatums).
  • Die Eingabe kann nur über Jahresübersicht öffnen oder über den Abrechnungsassistenten erfolgen.
  • Ein Komplett-Storno über den Korrekturmodus ist nicht möglich.
  • Erstellte Bescheinigungen im Bescheinigungswesen bleiben erhalten.
  • Der Mitarbeiter kann nach Löschen des Austrittsdatums wieder bearbeitet werden.

Auswirkungen des Komplett Storno von Mitarbeiterstammdaten

  • Alle für den Mitarbeiter erstellten SV-Meldungen werden automatisch storniert.
  • Alle Lohnangaben des Mitarbeiters für den Abrechnungsmonat werden gelöscht und die Berichte entsprechend geändert.
  • Falls die Anmeldung am ELStAM Verfahren bereits erfolgt ist, stellt Lexware lohn+gehalt automatisch eine Abmeldung zum Austrittsdatum für den Versand bereit.
    Versenden Sie die Abmeldung und übernehmen Sie die Abmeldebestätigung, sobald sie diese erhalten haben.

Falls die Programme Lexware fehlzeiten pro und/oder Reisekosten pro installiert und aktiv sind:

  • Alle gebuchten Abwesenheiten in Lexware fehlzeiten pro werden gelöscht.
  • Die Reisedaten in Reisekosten pro bleiben erhalten.

Kurzübersicht für „normale“ Korrekturen bei korrekt geführten Mitarbeiterstammdaten:

In dieser Anleitung finden Sie folgende Themen:

1. Mitarbeiterstammdaten korrigieren:
Alle Stammdaten mit Ausnahme der ELStAM

2. Abrechnungsdaten korrigieren:
Aktuelles Abrechnungsjahr und Vorjahr

3. Krankenkassendaten (Beitragssätzeändern:
Hinweis: keine Änderung bereits erstellter Beitragsnachweise

4. Auswirkungen auf Meldungen und Berichte:
Erläuterung im PDF-Anhang

5. Korrekturen des Vorjahres:
Die Darstellung auf Meldungen und Berichten ist abhängig vom ‚Sendestatus‘ der Lohnsteuerbescheinigung.

 Beachten Sie unbedingt folgende Hinweise:

  • Bevor Sie Korrekturen durchführen: Erstellen Sie unbedingt eine Datensicherung.
  • Bevor Sie Berichte aufrufen: Schließen Sie den Korrekturmodus. Rufen Sie die Berichte im aktuellen Abrechnungsmonat auf.

 

1.Mitarbeiterstammdaten korrigieren

Sie können in Lexware lohn+gehalt alle Stammdaten auch in bereits abgeschlossene Monate ändern.

Ausnahme ‚Steuerdaten‘: Wenn keine Ersatzbescheinigung vorliegt, sind Sie an die von der Finanzverwaltung gelieferten ELStAM gebunden.

Vorgehen:

  1. Um Mitarbeiterstammdaten zu ändern, öffnen Sie über die Jahresübersicht den ersten zu korrigierenden Monat.
  2. Wechseln Sie in den Korrekturmodus, indem Sie bei der nachfolgenden Abfrage auf ‚korrigieren‘ klicken.

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  3. Öffnen Sie die Stammdaten des Mitarbeiters. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.

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  4. Schließen Sie die Lohndaten.
  5. Im nachfolgenden Fenster sind die Stammdaten mit ‚altem Wert‘ und ’neuen Wert‘ aufgeführt.
    Wählen Sie den gewünschten Zeitraum für den Sie die geänderten Stammdaten übernehmen möchten.Die Mitarbeiterstammdaten können Sie wahlweise
  • Für einen einzelnen Monat oder
  • Für einen Zeitraum von Monat bis Monat
  • Ab einem Monat für alle nachfolgenden Monate ändern.

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  • Klicken Sie auf ‚Fertigstellen‘.
    Wenn die vorgenommenen Änderungen Auswirkungen auf die Abrechnungsdaten haben, wird für jeden geänderten Monat die abgebildete Meldung angezeigt.

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  • Bestätigen Sie mit ‚OK‘.
  • Schließen Sie die Jahresübersicht.

Wenn Sie melderelevante Daten ändern, (z.B. die Krankenkasse, Beitragsgruppe), erstellt Lexware lohn+gehalt automatisch die erforderlichen SV-Meldungen (Storno- und Neumeldungen).

Wie sich die Korrekturen auswirken, können Sie in diesem Abschnitt nachlesen: 4. Auswirkungen auf Meldungen und Berichte.

2. Abrechnungsdaten korrigieren

Korrigierbarer Zeitraum:
Sie können die Abrechnungen aller abgeschlossenen Abrechnungsmonate des aktuellen Jahres und des Vorjahres korrigieren. Weiter zurückliegende Zeiträume können in Lexware lohn+gehalt nicht korrigiert werden.

Vorgehen:

Gehen Sie wie bei der Stammdatenänderung beschrieben vor.

Hinweis: Änderung der Abrechnungsdaten nur für einzelne Monate möglich.

Die Änderung der Abrechnungsdaten ist – im Gegensatz zu Stammdatenänderungen- nicht für einen festgelegten Zeitraum möglich. Wenn Sie Abrechnungen mehrerer Monate ändern müssen, wiederholen Sie die Schritte für jeden Abrechnungsmonat.

3.Krankenkassendaten (Beitragssätze) ändern

Zusatzbeitrag oder Beitragssatz für die Umlage U1/U2 ändern:

Die in den ‚Krankenkassengaben ‚allgemein‘ gespeicherten‘ Beitragssätze gelten für alle Firmen, die Sie abrechnen und in denen die Krankenkasse verwendet wird.
Sie müssen die Beitragssätze nicht in jeder Firma ändern. Sobald Sie in eine andere Firma wechseln, wird automatisch der Korrekturassistent gestartet.

Vorgehen:

  • Wählen Sie im Menü ‚Verwaltung -Krankenkassenangaben allgemein‘ die zu ändernde Krankenkasse aus.
  • Über ‚Angaben korrigieren‘ können Sie den Beitragssatz im zuvor markierten Zeitraum ändern. Überschreiben Sie den vorhandenen Beitragssatz mit dem neuen Wert.

Ergebnis: Lexware lohn+gehalt berechnet die abzuführenden Beiträge im zu korrigierenden Zeitraum neu.

4. Auswirkungen auf Meldungen und Berichte

Wenn Sie Abrechnungs- oder Mitarbeiterstammdaten oder Krankenkassendaten eines abgeschlossenen Monats durch eine Korrektur verändert haben, dann hat dies – je nach vorgenommener Änderung – Auswirkungen auf Meldungen und Berichte.

Die Darstellung auf den einzelnen Berichten haben wir für Sie im angehängten pdf Dokument ‚Korrekturen und ihre Auswirkungen auf Meldungen und Berichte‘ ausführlich erläutert.

Hinweise:

1. Keine Korrektur der Lohnsteuerbescheinigung des Vorjahres, wenn diese bereits gesendet ist bzw. ab Abrechnungsmonat Februar.
Ab dem Bescheinigungszeitraum 2016 müssen geänderte Lohnsteuerbescheinigungen als Korrektur oder Storno/Neu gekennzeichnet werden.

2. Keine Änderung erstellter Beitragsnachweise

Wenn die Korrektur Auswirkungen auf die Beiträge zur Sozialversicherung hat, dann wird die Korrektur im nächsten zu erstellenden Beitragsnachweis verrechnet. (Restbeitragsschuld)

Beitragsabrechnung:
Die Darstellung auf der Beitragsabrechnung ist abhängig vom Zeitpunkt der Änderung.

Monat/Zeitpunkt der Änderung Berücksichtigung auf Beitragsnachweis/Beitragsabrechnung Buchungsliste
Änderung des aktuellen Monats/ aber nach Erstellen der Beitragsnachweise.
Bsp.: Änderung im Februar aber nach Fertigstellen der Beitragsnachweise.
Folgemonat als Restbeitragsschuld/guthaben
Beispiel: Änderung aus Februar wird im März über Restbeitragsschuld/guthaben berücksichtigt.
Enthalten im aktuellen Monat (im Bsp.: Februar)
Korrektur abgeschlossener Abrechnungsmonate/ Darstellung unabhängig vom Zeitpunkt der Fertigstellung der Beitragsnachweise.
(Bsp. Abrechnungsmonat =im März: Änderung über Korrekturmodus Jan-Februar)
Enthalten im nächsten zu erstellenden Beitragsnachweis: (im Bsp.: Wenn Beitragsnachweise März bereits erstellt: im April)

  • Ursprüngliche Beitragsberechnungsgrundlagen des korrigierten Monats mit negativen Vorzeichen und der Kennzeichnung ‚(alt)‘.
  • Neue Berechnungsgrundlagen nach der Korrektur mit der Kennzeichnung ‚(neu)‘.
Enthalten im aktuellen Monat (im Bsp.: März)

  • Ursprüngliche Buchung: ‚korrigiert Monat‘ (Bsp. Jan. + Feb).
  • Neue Buchung ‚berichtigt Monat‘ (Bsp. Jan.+Feb.).

5.Korrekturen des Vorjahres

Wählen Sie im Menü ‚Datei-Abrechnungsjahr wechseln‘ das Vorjahr aus.

Die Korrektur führen Sie wie unter ‚Mitarbeiterstammdaten korrigieren‘ bzw. ‚Abrechnungsdaten korrigieren‘ beschrieben, durch.

Auswirkungen auf Meldungen und Berichte:

Die Darstellung der Korrekturen auf Meldungen und Berichte ist davon abhängig, ob Sie die Lohnsteuerbescheinigung des Vorjahres bereits gesendet haben oder nicht. Wenn Sie die Lohnsteuerbescheinigung des Vorjahres noch nicht gesendet haben, wirken sich die Vorjahreskorrekturen wie unter Punkt 4 beschrieben, aus. Andernfalls beachten Sie die nachfolgenden Ausführungen sowie das angehängte Dokument unten.

Auswirkungen von Vorjahreskorrekturen bei bereits gesendeter Lohnsteuerbescheinigung:

Nach Ausstellung der Lohnsteuerbescheinigung darf der Lohnsteuerabzug des Vorjahres nicht mehr geändert werden. Diese Vorschrift hat zur Folge, dass Korrekturen des steuerpflichtigen Entgelts und der daraus resultierende Steuerabzug des Vorjahres im Folgejahr berücksichtigt werden müssen.

  • Lexware lohn+gehalt fragt Sie bei einer Korrektur des Vorjahres im Abrechnungsmonat Januar, ob die Lohnsteuerbescheinigung bereits übermittelt wurde.Wenn Sie die Abfrage bejahen, dann wird das Vorjahr steuerlich nicht mehr korrigiert.
  • In späteren Abrechnungsmonaten muss die Ausstellung der Lohnsteuerbescheinigung „unterstellt“ werden. Eine Abfrage erscheint deshalb nicht mehr.

Hier das PDF als Übersicht dazu:  Korrekturen- Auswirkungen auf Meldungen und Berichte


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