Lexware Lohn: Krankenkassenverwaltung mit Umlagesätze U1/U2 und Zusatzbeitragssätze geändert erfassen

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Hinweis zu Eingaben am Jahresanfang oder bei Eintritt eines neuen Mitarbeiters mit neuer Krankenkasse

Prüfen Sie vor der Abrechnung Januar die Einstellungen in Ihren Krankenkassenangaben.

Beiträge zur Umlage U1/U2 werden nicht berechnet

Welche Ursachen kann es haben, wenn die Umlage nicht berechnet wird?

Ursache 1: unvollständige Angaben in der Krankenkassenverwaltung

Damit Lexware lohn+gehalt Beiträge zur Umlage berechnen kann, sind folgende Angaben in den ‚Krankenkassenangaben allgemein‘ und ‚Krankenkassenangaben aktuelle Firma‘ erforderlich:

1. Krankenkassenangaben allgemein:
Prüfen Sie, ob für den gewählten Zeitraum Erstattungs- und Beitragssätze auf der Seite ‚U1 Umlagesätze-Krankheit‘ und U2 ‚Umlagesätze- Mutterschutz‘ erfasst sind.
2. Krankenkassenangaben aktuelle Firma:
Prüfen Sie auf der Seite ‚U1 Umlagesätze-Krankheit‘ folgende Voraussetzungen:

  • Umlagepflicht der Firma ist bejaht.
  • Der für die Firma gültige Erstattungssatz ist ausgewählt

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Hinweis: Die Krankenkassenangaben ‚aktuelle Firma‘ müssen zusätzlich für angelegte Betriebsstätten vorhanden sein. Wenn auf der Seite Umlage 1 /Umlage 2 keine Angaben erfasst sind, kann Lexware lohn+gehalt keine Umlage berechnen.

Definition Betriebsstätte:

  • Mit Betriebsstätten werden Teile eines Betriebs bezeichnet, die sozialversicherungsrechtlich als eigenständig zu beurteilen sind und von der Agentur für Arbeit eine eigene Betriebsnummer erhalten haben.
  • Nur wenn für einen Teil Ihres Betriebs eine eigene, von der des Hauptsitzes abweichende, Betriebsnummer vergeben wurde, müssen Sie diesen als Betriebsstätte anlegen.
  • Lexware lohn+gehalt erstellt für jede Betriebsstätte eigene Beitragsnachweise an die Krankenkasse unter der jeweiligen Betriebsnummer.

Wenn Ihr Betrieb nur eine einzige Betriebsnummer hat, benötigen Sie keine weiteren Betriebsstätten.

Wenn Sie die Betriebsstätte fälschlicherweise angelegt haben, ordnen Sie den/die Mitarbeiter dem ‚Hauptsitz‘ zu.
(Mitarbeiterstammdaten Seite ‚Firma‘).

Ursache 2: In den Mitarbeiterstammdaten ist keine Umlagepflicht zur U1/U2 bejaht.

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Aktivieren Sie auf der Seite ‚Kassen‘ die Checkbox U1/U2.

Die Höhe der Umlagesätze erfahren Sie bei der jeweiligen Krankenkasse.

 

Ursache 3: Defekte Krankenkassendaten- ab 2019

In Einzelfällen liegen defekte Krankenkassendaten in der Datenbank vor. Dies betraf in den bisher bekannten Fällen nur Krankenkassen, die schon längere Zeit keinem Mitarbeiter mehr zugeordnet waren.

Wenn ihre Angaben in der Krankenkassenverwaltung und den Mitarbeiterstammdaten vollständig erfasst sind, aber dennoch keine Umlage berechnet wurde, wenden Sie sich zur Reparatur der Datenbank direkt an unsere Hotline (z.B. Anwendungsberatung).

Lexware Lohn & Gehalt Pro: 0800 7234 187

Lexware Lohn & Gehalt Basis oder Plus: 0800 7234 175 bzw. 0900  1900 020

Dort werden zunächst Ihre Kontaktdaten und Informationen zu dieser Meldung aufgenommen.

Selbstverständlich erhalten Sie innerhalb der nächsten Tage einen Rückruf von einem Lexwwre Servicemitarbeiter.


Eingaben im Programm

1. Menü ‚Verwaltung – Krankenkassenangaben allgemein‘

Hier erfassen Sie die allgemein gültigen Umlagesätze Ihrer Krankenkassen.

Rufen Sie die zu bearbeitende Krankenkasse auf.

  • ‚Neuer Zeitraum‘ anlegen:
    Klicken Sie auf ‚Neuer Zeitraum‘ und wählen Sie Monat und Jahr aus, ab dem der neue Beitragssatz gilt.

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  • Klicken Sie auf ‚OK‘. Der neue Zeitraum ist in der Zeitraumauswahl aufgeführt.
    Geben Sie den neuen Beitragssatz ein.
  • Wenn Sie auf die Schaltfläche ‚Übernehmen‘ klicken, sind Ihre Eingabe gespeichert. Die Krankenkassenverwaltung bleibt geöffnet.
  • Klicken Sie nach der letzten Eingabe auf die Schaltfläche ‚Übernehmen‘ und ‚OK‘. Die Daten sind gespeichert und die Krankenkassenverwaltung geschlossen.

Wichtig:

Erstattungssatz U1 prüfen, das gleiche gilt für U1, eine Liste der Beitragssätze (alle drei oben genannten) ist in der allgemeinen KK-Verwaltung vorne als PDF aufrufbar

Prüfen Sie, ob in der jeweiligen Firma der Erstattungssatz für die Umlage U1 korrekt eingestellt ist.

Auf gleiche Art und Weise geben Sie auch die Zusatzbeitrags- und Umlage 2-sätze auf der Karteikarte „Zusatzbeitragssatz“ und „U2“ ein. Auf der Karteikarte „U2“ besteht unter Umständen die Notwendigkeit, den aus der U1-Karteikarte übernommenen  Fristbeginn zu markieren und dann auf „Angaben korrigieren“ zu gehen, um die Änderung zu Jahresanfang oder zum anderen Stichtag noch anpassen zu können.

2. Menü ‚Verwaltung-Krankenkassenangaben aktuelle Firma‘

Hier wählen Sie die von der jeweiligen Firma gewählten Erstattungssätze aus.

  • Prüfen Sie den ‚gewählten Erstattungssatz Umlage U1‘ mit dem zugehörigen Beitrag.
  • Wählen Sie den für die aktuelle Firma geltenden Erstattungssatz aus
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    Wenn im angegebenen Zeitraum für den gewählten Erstattungssatz ein anderer Beitragssatz zu berücksichtigen ist, ändern Sie die Daten wie unter ‚Krankenkassenangaben allgemein‘ beschrieben.‚Angaben für Betriebsstätte… : Weil Betriebsstätten sozialversicherungsrechtlich als eigenständig zu beurteilen sind, müssen Sie die Angaben zum gewählten Erstattungssatz auch für die Betriebsstätte erfassen. Lexware lohn+gehalt berücksichtigt für die Betriebsstätte nicht automatisch den beim Hauptsitz gewählten Erstattungssatz.

3. ‚Angaben korrigieren‘

Sie können Ihre Angaben nachträglich ändern. Gilt diese Änderung auch in abgeschlossenen Abrechnungsmonaten korrigiert Lexware lohn+gehalt diese Monate automatisch. Wenn Sie die bearbeitete Krankenkasse auch in anderen Firmen verwenden, werden Korrekturen durchgeführt. Sobald Sie in die jeweilige Firma öffnen, startet der Korrekturmodus.

 


Individuelle und durchschnittliche Zusatzbeiträge zur Krankenversicherung in Lexware eintragen

1. Höhe des Zusatzbeitrags

2. Eingaben im Programm

3. Kein Zusatzbeitrag: Eingabefelder ausgegraut

  • Minijobzentrale
  • Landwirtschaftliche Krankenkassen

4. Besonderheit: durchschnittlicher Zusatzbeitrag
Stand 2017: 1,1%

5. Hinweis zur Lohnsteuerberechnung

1. Höhe des Zusatzbeitrags

Der Arbeitgeber muss den einkommensabhängigen prozentualen Zusatzbeitrag bei der Lohnabrechnung einbehalten und mit dem Beitragsnachweis abführen. Der Zusatzbeitrag ist allein vom Arbeitnehmer zu tragen.

Für Arbeitsentgelte aus geringfügigen Beschäftigungen wird kein Zusatzbeitrag erhoben.

Jede Krankenkasse legt aufgrund ihrer wirtschaftlichen Situation in ihrer Satzung fest ob und in welcher Höhe sie einen Zusatzbeitrag erhebt. Die Höhe des Zusatzbeitrags erfahren Sie bei der jeweiligen Krankenkasse.

Darüber hinaus stehen Ihnen folgende Informationsquellen zur Verfügung:

  • Der GKV-Spitzenverband veröffentlicht die aktuellen prozentualen Zusatzbeiträge der Krankenkassen im Internet.
  • Lexware lohn+gehalt: Auf der Seite Krankenkassenverwaltung-allgemein finden Sie die aktuelle Beitragssatzdatei der Krankenkassen.

 Hinweis

  • Zusatzbeitragssätze, die Sie nach dem Erstellen der Beitragsnachweise eingegeben haben, werden automatisch über die Restbeitragsschuld im Folgemonat berücksichtigt.
  • Wenn Sie Lexware eService personal nutzen, können Sie die aktuellen Krankenkassendaten ganz einfach per Mausklick in die Krankenkassenverwaltung von Lexware lohn+gehalt übernehmen. Sie müssen die Beitragssätze nicht selbst pflegen.

 

2. Eingaben im Programm

Wenn eine Krankenkasse erstmalig einen Zusatzbeitrag erhebt oder wenn sich der Zusatzbeitrag der Krankenkasse ab einem Datum ändert, dann gehen Sie so vor:

  • Menü ‚Verwaltung-Krankenkassenangaben allgemein‘:
    Rufen Sie die Seite ‚Zusatzbeiträge‘ der zu bearbeitenden Krankenkasse auf.
  • Neuen Zeitraum anlegen:
    Um einen neuen Zusatzbeitragssatz einzugeben, klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer Zeitraum‘
    Wählen Sie Monat und Jahr aus, ab dem der neue Beitragssatz gilt.

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  • Klicken Sie auf ‚OK‘. Der neue Zeitraum wird in die Liste der Zeiträume eingefügt und ist ausgewählt.
    Geben Sie den neuen Zusatzbeitragssatz ein.
  • Um Ihre Eingabe zu speichern und die Krankenkassenverwaltung geöffnet zu halten, klicken Sie auf die Schaltfläche ‚Übernehmen‘.
    Um Ihre Eingaben zu speichern und die Krankenkassenverwaltung zu schließen, klicken Sie auf die Schaltfläche ‚OK‘.

Änderung für abgerechnete Monate:

Betrifft die Änderung abgeschlossene Abrechnungsmonate korrigiert Lexware lohn+gehalt diese Monate automatisch.
Wenn Sie die bearbeitete Krankenkasse auch in anderen Firmen verwenden, dann werden die Korrekturen durchgeführt, sobald Sie in die jeweilige Firma wechseln.

3. Kein Zusatzbeitrag: 

Weil kein Zusatzbeitrag zu entrichten ist, sind für diese Krankenkassen die Eingabefelder ausgegraut:

  • Minijobzentrale (Knappschaft-B-S):
    Für geringfügig Beschäftigte ist kein Zusatzbeitrag zu entrichten.
  • Landwirtschaftliche Krankenkassen:
    Landwirtschaftliche Krankenkassen sind aufgrund ihrer besonderen sozial- und finanzpolitischen Aufgaben nicht am Gesundheitsfonds beteiligt. Aus diesem Grund sind keine Zusatzbeiträge zu erheben.

4. Besonderheit: durchschnittlicher Zusatzbeitrag

Für Personengruppen deren Beiträge regelmäßig von Dritten getragen werden, gilt nicht der Zusatzbeitrag der jeweiligen Krankenkasse, sondern der gesetzlich festgelegte durchschnittliche Zusatzbeitragssatz.
  • Personengruppe 121-Geringverdiener (z.Bsp. Auszubildende)
  • Personengruppe 122-Auszubildende in außerbetrieblicher Einrichtung
  • Personengruppe 123-Teilnehmer, die ein freiwilliges Soziales oder ökologisches Jahr (JFDG) oder einem Bundesfreiwilligendienst (BFDG) leisten.

Höhe des durchschnittlichen Zusatzbeitrags:

Das Bundesgesundheitsministerium legt den durchschnittlichen Zusatzbeitragssatz bis zum 01. November jeweils für das Folgejahr fest.
Für das Jahr 2016 und 2017 beträgt der durchschnittliche Zusatzbeitragssatz 1,1%.
Sie finden den gesetzlich festgelegten Zusatzbeitrag unter ‚Verwaltung – Gesetzl. Rechengrößen Bundesländer‘ auf der Seite ‚Sozialversicherung‘.

Eingaben im Programm:
Der durchschnittliche Zusatzbeitrag wird von Lexware lohn+gehalt automatisch bei den betreffenden Personengruppen berücksichtigt. Sie müssen nichts weiter eingeben.

 

5. Hinweis zur Lohnsteuerberechnung:

Bei der Bemessung der einzubehaltenden Lohnsteuer muss auch der einkommensbezogene Zusatzbeitrag der gesetzlichen Krankenkasse berücksichtigt werden.
In § 39b Abs. 2 Satz 5 Nr. 3 EStG wird auf den einkommensbezogenen Zusatzbeitragssatz der Krankenkasse verwiesen.

Steuerlich wird der kassenindividuelle Zusatzbeitrag die ‚Vorsorgepauschale‘, die in Lexware lohn+gehalt eingearbeitet ist, bei der Berechnung der monatlichen Lohnsteuer automatisch berücksichtigt. Wenn sich der Zusatzbeitragssatz einer Krankenkasse ändert, kann sich das auf die Lohnsteuerberechnung beim einzelnen Mitarbeiter auswirken.


Lern-Ware Hinweis:

Lexware Lohn: Krankenkassenfusion mit neuer Betriebsnummer für bereits versicherte Mitarbeiter einstellen

Lexware Lohn Kassenfusion via Update Juli 2017: Liste der fusionierten KK mit aktualisierten Betriebsnummern


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