Lexware Buchhaltung: DATEV Import von Buchungsdaten und Personenkonten

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Hier die Neuerungen für die 2018er Software Lexware Buchhaltung: Lexware Buchhaltung 2018: DATEV-Import aus Kanzlei Rechnungswesen Pro, Anleitung von Lexware


Änderungen der DATEV-Schnittstelle

Aktualisierung der DATEV-Schnittstelle: Damit Ihnen alle Änderungen der Schnittstelle zur Verfügung stehen, installieren Sie die aktuellen Updates über das Menü ‚? – Software aktualisieren‘.

Festschreibungskennzeichen

Die Exportschnittstelle von DATEV Kanzlei Rechnungswesen (DATEV-Format) wurde um Angaben zu Festschreibung von Buchungsdaten erweitert. Das Festschreibungskennzeichen ermöglicht die GoBD-konforme Kennzeichnung der Buchungssätze. Festgeschriebene Buchungen dürfen auch nach Exporten in andere Programme nicht mehr verändert werden.
Lexware buchhalter 2017 importiert Buchungsdaten nach Installation des Updates Januar 2017 standardmäßig in den Buchungsstapel:

Buchhaltung Buchhalter Lexware Lern-Ware Margit Klein 215
© Haufe Lexware GmbH Co. KG 77179

Die zu importierenden Buchungen werden auf das Festschreibungskennzeichen geprüft. Wenn die Importdatei festgeschriebene Buchungen enthält, erhalten Sie folgenden Hinweis:

Buchhaltung Buchhalter Lexware Lern-Ware Margit Klein 216
© Haufe Lexware GmbH Co. KG 77179

Wenn Sie als Importziel ‚Journal‘ wählen, beachten Sie, dass fehlerhafte Daten im Journal nicht mehr gelöscht werden können:

Buchhaltung Buchhalter Lexware Lern-Ware Margit Klein 217
© Haufe Lexware GmbH Co. KG 77179

Leistungsdatum

In DATEV Kanzlei Rechnungswesen kann das Leistungsdatum abweichend vom Belegdatum sein. Maßgebend beim Export aus Kanzlei Rechnungswesen ist das Leistungsdatum. Eine Buchung wird in dem Zeitraum exportiert, in dem das Leistungsdatum liegt. Beim Import in Lexware buchhalter wird der Buchung das Belegdatum zugeordnet.

Voraussetzungen für den Import

Für den Datenimport müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Korrektes Format der DATEV-Exportdatei: Die Software ‚DATEV Kanzlei Rechnungswesen‘ exportiert die Daten im DATEV-Format (CSV). Die CSV-Dateien haben die Bezeichnung ‚DTVF_Bezeichnung_Datum_Uhrzeit.csv‘.
  • Korrekte Version der DATEV-Exportdatei: Je nach Version von Kanzlei Rechnungswesen werden beim Export unterschiedliche Exportversionen erzeugt. In Lexware buchhalter/plus 2017 können Sie mit dem Update Juni die Exportversionen 5.3 und kleiner importieren.  Das Update Juni steht ab 19.06.2017 zur Verfügung.
  • Aktive DATEV-Schnittstelle in Lexware buchhalter: Die DATEV-Schnittstelle im Menü ‚Datei – Import – DATEV‘ muss aktiv sein. Wenn der Menüpunkt bei Ihnen nicht angezeigt wird, führen Sie die folgende Anleitung durch: DATEV-Schnittstelle aktivieren

In Lexware buchhalter/plus können Sie folgende Exportversionen  aus Kanzlei Rewe importieren:

Version Lexware buchhalter/plus Unterstützte DATEV-Exportversionen Hinweise
Lexware buchhalter pro/premium 2015 4.3
und kleiner
Falls Sien och die Version 15.00 installiert haben, akutaliseiren Sie das Programm im Menü „?-Lexwre info Service“

Beim Import von Dateinen im format 4.3 weist eine Meldung darauf hin, das die Daten geprüft werden müssen.

Lexware buchhalter pro/premium 2016 ab Version 16.02 5.1
und kleiner
Das Update 16.02 installieren Sie in der Version 2016 über das Menü ‚? – Software aktualisieren‘.
Lexware buchhalter/plus 2015 4.3
und kleiner
Installieren Sie die Aktualisierung im Menü ‚? – Lexware Info Service‘.

Beim Import von Dateien im Format 4.3 weist eine Meldung darauf hin, dass die Daten geprüft werden müssen.

Lexware buchhalter/plus 2016 ab Version 21.02 5.1
und kleiner
Das Update 21.02 installieren Sie in der Version 2016 über das Menü ‚? – Software aktualisieren‘.

Buchungsdaten importieren

Voraussetzungen für den Import von Buchungsdaten

Für den Import von Buchungsdaten müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Übereinstimmung der Besteuerungsart: Die Besteuerungsart der Firma (Sollbesteuerung, Istbesteuerung) muss in DATEV Kanzlei Rechnungswesen und Lexware buchhalter übereinstimmen.
  • Übereinstimmung der Kontenpläne: Alle Konten, die in der Exportdatei angesprochen werden, müssen in Lexware buchhalter angelegt sein. Importieren Sie ggf. vor dem Import der Buchungsdaten die Personenkonten. Aktualisieren Sie ggf. Ihren Kontenplan im Menü ‚Verwaltung – Kontenaktualisierung‘ und legen Sie individuelle Sachkonten im Menü ‚Verwaltung – Kontenverwaltung an. Personenkonten können Sie importieren

 

Vorgehen

  1. Öffnen Sie das Menü ‚Datei – DATEV-Schnittstelle – DATEV-Import‘.
  2. Bestätigen Sie die Abfrage nach dem Erstellen einer Datensicherung mit ‚OK‘. Erstellen Sie die Datensicherung im Menü ‚Datei – Datensicherung – Sicherung‘. Öffnen Sie dann den Importassistenten erneut.
  3. Auf der Seite ‚Auswahl‘ klicken Sie auf ‚Durchsuchen‘.
  4. Öffnen Sie das Verzeichnis, in dem Sie die Exportdateien im CSV-Format gespeichert haben. Nach der Auswahl des Exportverzeichnisses werden die verfügbaren Exportdateien automatisch aufgelistet.
    Beispiel:

    Buchhaltung Buchhalter Lexware Lern-Ware Margit Klein 218
    © Haufe Lexware GmbH Co. KG 77179
  5. Das Programm prüft, ob eine Datei bereits importiert wurde. Bereits importierte Dateien erkennen Sie an diesem Symbol: .
  6. Markieren Sie die Datei, die Sie importieren wollen. Wenn die Stammdaten der Importdatei nicht mit den Angaben im Firmenassistenten übereinstimmen, kommt eine Abfrage, ob die Daten übernommen werden sollen. Sie können den Import auch durchführen, ohne die Daten zu übernehmen.
  7. Klicken Sie auf ‚Weiter‘.
  8. Das Importziel ist standardmäßig ‚Buchungsstapel‘. Sie können das Importziel auf ‚Journal‘ ändern. Beachten Sie, dass keine Prüfung auf schon vorhandene Buchungen stattfindet und dass Buchungen im Journal nicht gelöscht werden können.
  9. Wählen Sie die Einstellungen zu Belegnummer, Periode und Stapel:
  10.  Einstellung                             Beschreibung
    Zuordnung zu einem Belegnummernkreis Wenn Sie den Buchungsdaten einem Belegnummernkreis in Lexware buchhalter zuordnen wollen, setzen Sie den Haken. Wählen Sie dann den Belegnummernkreis.
    Automatische Belegnummernvergabe Wenn Sie das Kontrollkästchen aktivieren, vergibt Lexware buchhalter beim Import automatisch aufsteigende Belegnummern. Um die bestehenden Belegnummern zu übernehmen, entfernen Sie den Haken.
    Periode (nur bei Pro und Premium) Wenn Sie den Monat des Belegdatums als Periode wollen, lassen Sie diese Einstellung deaktiviert. Wenn Sie alle Buchungssätze in eine bestimmte Periode buchen wollen, aktivieren Sie diese Einstellung. Wählen Sie dann die Periode.
    Stapel Diese Einstellung steht nur zur Auswahl, wenn Sie mit mehreren Stapeln buchen. Sie können einen bestehenden Stapel auswählen oder einen neuen Stapelnamen in das Eingabefeld eintragen. Ab 2017 entfällt diese Möglichkeit, da die vom StB zur Verfügung gestellten Buchungen direkt ins Journal gebucht werden müssen.
  11. Wählen Sie die weiteren Einstellungen:
  12. Steuer bei Automatikkonten berechnen Damit Automatikkonten mit Steuerinformation importiert werden, setzen Sie den Haken.
    Nicht vorhandene Kostenstellen neu anlegen Wenn Sie diese Einstellung aktivieren, werden fehlende Kostenstellen automatisch in der Kostenstellenverwaltung angelegt. Ergänzen Sie nach dem Import die Kostenstellen im Menü ‚Verwaltung – Kostenstellen‘.

    Lern-Ware Hinweis:

    Kostenstellen können ab der Buchhalter Plus Version mit übernommen werden. Die Buchalter Standardversion kann keine Kostenstellen schlucken.

    Keine Erzeugung von Offenen Posten nach dem Stapelausbuchen Wenn Sie diese Einstellung aktivieren, werden keine Offenen Posten für Buchungen auf Personenkonten erzeugt. Wenn Sie diese Einstellung nicht aktivieren, werden Offene Posten erzeugt.

    Wichtig:

    Offene Posten werden beim Import nicht automatisch abgeglichen. Gleichen Sie die Offenen Posten nach dem Import manuell ab im Menü ‚Buchen – Offene Posten abgleichen‘.

  13. Klicken Sie auf ‚Weiter‘.
    Auf der Seite ‚Import-Daten‘ sehen Sie alle Datensätze.
  14. Wenn Sie einzelne Datensätze nicht importieren wollen, entfernen Sie den Haken im Kontrollkästchen ‚Auswahl‘.
  15. Buchhaltung Buchhalter Lexware Lern-Ware Margit Klein 219
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  16. Um den Import zu starten, klicken Sie auf ‚Fertig stellen‘.

Fehlerhinweise und Protokolldruck

Wenn alle Buchungen importiert werden können, kommt die Meldung ‚Die Daten wurden erfolgreich importiert‘. Sie haben die Möglichkeit, ein Protokoll zu drucken:

Buchhaltung Buchhalter Lexware Lern-Ware Margit Klein 220
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  • Wenn fehlerhafte Datensätze vorhanden sind, zeigt eine Meldung die Anzahl der importierten Datensätze an. Schließen Sie die Meldung mit ‚OK‘. Mit Klick auf das Ausrufezeichen erhalten Sie einen Hinweis zur Fehlerursache.

    Buchhaltung Buchhalter Lexware Lern-Ware Margit Klein 221
    © Haufe Lexware GmbH Co. KG 77179
  • Über die Schaltflächen ‚Weitere Daten importieren‘ bzw. ‚Beenden‘ können Sie das Protokoll öffnen, in dem alle fehlerhaften Buchungssätze aufgelistet sind.

Im Protokoll sind alle fehlerhaften Buchungssätze aufgelistet.

  • Über die Schaltflächen ‚Weitere Daten importieren‘ bzw. ‚Beenden‘ können Sie das Protokoll öffnen, in dem alle fehlerhaften Buchungssätze aufgelistet sind.

    Buchhaltung Buchhalter Lexware Lern-Ware Margit Klein 222
    © Haufe Lexware GmbH Co. KG 77179

Wichtig: Prüfen Sie nach dem Import die importierten Buchungsdaten.

Personenkonten importieren

  1. Öffnen Sie das Menü ‚Datei – Import – DATEV‘.
  2. Wechseln Sie auf die Seite ‚Auswahl‘.
  3. Klicken Sie auf ‚Durchsuchen‘.
  4. Öffnen Sie das Verzeichnis, in dem Sie die Exportdateien gespeichert haben.
    Nach der Auswahl des Exportverzeichnisses werden die verfügbaren Exportdateien automatisch aufgelistet.
  5. Markieren Sie die Datei, die Sie importieren wollen. Wenn die Daten der Mandantennummer und der Beraternummer nicht mit den Angaben im Firmenassistenten übereinstimmt, kommt die Abfrage, ob die Daten übernommen werden sollen. Sie können den Import auch durchführen, ohne die Daten zu übernehmen.
  6. Klicken Sie auf ‚Weiter‘.
  7. Wählen Sie die Einstellungen zu den Duplikaten:
    Was sind Duplikate?
    Duplikate sind Personenkonten mit Kontonummern, die in Ihrem Datenbestand bereits vorhanden sind.
    Duplikate überschreiben vorhandene Daten Bestehende Personenkonten werden ohne Abfrage mit den Daten der Importdatei überschrieben.
    Abfrage, ob Duplikate vorhandene Daten überschreiben sollen Das Programm prüft, ob in Ihrem Datenbestand identische Personenkonten vorhanden sind. Bei jedem bestehenden Personenkonto kommt eine Abfrage. Nur wenn Sie diese Abfrage bestätigen, wird das Konto aktualisiert.
    Duplikate werden ignoriert, vorhandene Daten bleiben erhalten Bestehende Personenkonten werden nicht importiert.
  8. Klicken Sie auf ‚Weiter‘.
    Auf der Seite ‚Import-Daten‘ sehen Sie alle Datensätze.
  9. Wenn Sie einzelne Datensätze nicht importieren wollen, entfernen Sie den Haken im Kontrollkästchen ‚Auswahl‘.
  10. Um den Import zu starten, klicken Sie auf ‚Fertig stellen‘.
    Eine Meldung zeigt die Anzahl der importierten Datensätze an.
  11. Klicken Sie auf ‚OK.

Die Personenkonten werden in Ihren Datenbestand übernommen.

Wichtig für alle Fremdprogramme, die DATEV-Austauschfunktionen haben und nicht Kanzlei REWE von DATEV sind:

Der Lexware Support unterstützt Anfragen zur Übernahme dieser Daten in dem DATEV-Austauschformat nicht. Nutzen Sie bitte für den Im- und Export von Warenwirtschaftsbuchungssätzen oder Lohnbuchungslisten die ASCII-Schnittstelle aus der Fremdsoftware


Lern-Ware Hinweis:

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