Lexware Lohn DAKOTA neu 2016/2017: Elektronischer Lohnnachweis an die Berufsgenossenschaften, Anleitung von Lexware mit Tipps von Lern-Ware


Information der „deutschen gesetzlichen Unfallversicherung“:

Allgemeine Erläuterungen zum neuen digitalen Lohnnachweis (UV-Meldeverfahren) finden Sie unter http://www.dguv.de/de/versicherung/uv-meldeverfahren.

  • Sie müssen erstmalig den Lohnnachweis 2016 mit dem neuen Meldeverfahren melden.
  • Zunächst gibt es eine zweijährige Übergangsphase von 2016-2017. In dieser Zeit müssen Sie den Lohnnachweis elektronisch melden und parallel dazu in der bisherigen Form (Online-, Papier- oder Fax-Verfahren) einreichen.
  • Ab 2018 gilt alleinig der elektronisch versandte Stunden- und Entgeltnachweis als beitragsrelevant für Ihre Zahlungen an die jeweilige BG.

Umsetzung in Lexware lohn+gehalt:

Lesen Sie hier im unteren Teil dieses Beitrags, wie Sie die Neuerungen mit Lexware Software Lohn und Gehalt ab 2017 bestmöglich umsetzen.

In nachstehendem Video zeigen wir Ihnen die Vorgehensweise in Lexware lohn+gehalt.

Verfahren an sich bundesweit:

PIN und Mitgliedsnummer

  • Jeder Betrieb erhält eine eigene Mitgliedsnummer seiner Berufsgenossenschaft und eine PIN zur Teilnahme am elektronischen Meldeverfahren für den Lohnnachweis.

Lern-Ware Hinweis: Mitglieder der LBG erhalten jedoch keine PIN, das  alte Verfahren wird dort beibehalten, die Aufrufe in Lexware nach PIN und BG können auf Dauer inaktiviert werden:

  • Mit der PIN identifizieren Sie sich im Meldeverfahren für den elektronischen Lohnnachweis und bei der Anfrage an den BG-Stammdatendienst.
  • Der BG-Stammdatenabgleich ist verpflichtend und ein Vorverfahren zum eigentlichen elektronischen Lohnnachweis.

 

Zeitpunkt des Versands für den Lohnnachweis:

Der neue Lohnnachweis darf erst versendet werden, wenn Sie vorab über den Stammdatendienst die richtigen UV-Daten bzw. Veranlagungsinformationen (z. B. die Gefahrentarife) bei der entsprechenden Berufsgenossenschaft abgerufen und mit den Angaben in Ihrem Programm abgeglichen haben.

Um sich bei der Abfrage zu identifizieren, müssen Sie die individuelle 5-stellige PIN in Lexware lohn+gehalt eingeben. Nur mit der PIN-Nummer ist es möglich, am neuen Verfahren teilzunehmen (mit Ausnahme der Landwirtschaftlichen Berufsgenossenschaft).

Beachten Sie deshalb unbedingt die Schreiben Ihrer Berufsgenossenschaft. Leiten Sie die Zugangsdaten an die Person weiter, die in Ihrem Unternehmen für die Entgeltabrechnung zuständig ist.

Voraussetzungen für Lexware Anwendungen:

Um den digitalen Lohnnachweis mit Lexware lohn+gehalt zu senden, benötigen Sie

  1. Ihre Mitgliedsnummer bei der Berufsgenossenschaft:Die Mitgliedsnummer haben Sie in der Regel bereits im Programm eingegeben.
  2. Ihre PIN: Die PIN wird für den digitalen Lohnnachweis neu vergeben. Die PIN wird Ihnen von Ihrer Berufsgenossenschaft bis Anfang Dezember 2016 mitgeteilt.
  3. dakota Zertifikat:Die Anfrage an den Stammdatendienst und der Versand des Lohnnachweises erfolgt über dakota.
    Wenn Sie in Lexware lohn+gehalt dakota bisher noch nicht für andere Meldeverfahren genutzt haben, sollten Sie vor der Eingabe der PIN zuerst dakota einrichten- alternativ können aber alle Abfragen und Meldungen via SVnet unabhängig von Lexware Dakota Software erfolgen. Die Berichte und Meldungen in Lexware müssen dafür ganz einfach in SVNet abgeschrieben werden.

Prüfung der Mitgliedsnummer als Meldung im Lexware scout:

Lexware lohn+gehalt prüft für Sie, ob bei allen zugeordneten Berufsgenossenschaften eine Mitgliedsnummer erfasst ist sowie deren formale Richtigkeit. (zulässige Anzahl und Art der Zeichenfolge). Lösungen zu Fehlermeldungen wegen der Erfassung von Mitgliedsnummern finden Sie unten in den jeweilig benannten Links zu den individuellen Beiträgen.

Hinweise:

  • Sie müssen erstmalig den Lohnnachweis 2016 mit dem neuen Meldeverfahren melden.
  • Für eine Übergangsphase (2016 und 2017) ist der Lohnnachweis sowohl auf dem bisherigen Weg (Brief, Online) als auch mit dem neuen Meldeverfahren zu übermitteln.
  • Wann erhalte ich von der Berufsgenossenschaft die 5-stellige Pin für den neuen Stammdatendienst? Hier der Überblick: versanddaten_zugang-pin-der-bg
  • Beachten Sie bitte auch die Programmhilfen in den jeweiligen Eingabemasken:
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So gehen Sie vor, um den elektronischen Lohnnachweis in Lexware lohn+gehalt mit dakota zu senden:

Ihre bisher in den Firmenstammdaten eingetragene Berufsgenossenschaft wird Ihnen im neuen Verwaltungsdialog ‚Berufsgenossenschaften aktuelle Firma‘ angezeigt. Dort können Sie Ihre firmenbezogenen Daten wie Mitgliedsnummer und PIN eintragen.

  1. PIN Eingabe:
    Rufen Sie dazu die neue Berufsgenossenschaftsverwaltung über das Menü’Verwaltung-Berufsgenossenschaften aktuelle Firma‘ auf.
    Geben Sie die PIN auf dem Register Mitgliedschaft ein.
  2. Anfrage (Datenabgleich) BG Stammdatendienst:
    Bevor Sie den Lohnnachweis an die BG senden können, müssen Sie in einem Vorverfahren Ihre aktuellen Veranlagungsdaten elektronisch abfragen.
    Wählen Sie dazu im dakota Sendeassistenten das Verfahren ‚Anfragen BG-Stammdatendienst‘ und versenden Sie die von Lexware lohn+gehalt erstellten Meldungen.

Wichtig:

Sie müssen für jedes Meldejahr einen separaten Stammdatenabgleich durchführen. Rufen Sie die Stammdaten zur Berufsgenossenschaft nach zu Beginn des Abrechnungsjahres ab. So können Sie sicherstellen, dass Sie mit den für das jeweilige Meldejahr gültigen Gefahrtarifstellen abrechnen und unnötige Korrekturen vermeiden

  1. Übernahme der Daten aus der Antwortzentrale:
    Übernehmen Sie die Antwort auf die Anfrage aus der Antwortzentrale. Die für Ihr Unternehmen maßgeblichen Gefahrtarifstellen sind jetzt unter ‚Verwaltung Berufsgenossenschaften aktuelle Firma‘ aufgeführt.
  2. Abgleich der Gefahrtarifstellen:
    Einen Abgleich zwischen den von der Berufsgenossenschaft zurückgemeldeten Gefahrtarifstellen und den bei Mitarbeitern verwendeten Gefahrtarifstellen finden Sie unter ‚Extras-dakota-Anfragen BG-Stammdatendienst-GTS Abgleich‘.
    Ändern Sie bei Abweichungen ggf. die gewählte Gefahrtarifstelle im Programm. Beachten Sie auf dem Veranlagungsbescheid einiger Berufsgenossenschaften ist die gültige Gefahrtarifstelle unter ‚Strukturschlüssel‘ ausgewiesen.
  3. Lohnnachweis senden:Den elektronischen Lohnnachweis für 2016 erstellt Lexware lohn+gehalt nach dem Jahreswechsel im Januar 2017.
    Voraussetzung ist die Installation des Updates Januar 2017. Das Update steht Ihnen im Rahmen der Aktualitätsgarantie über Lexware Info Service zur Verfügung.Senden Sie nach der Installation den Lohnnachweis für 2016. Wählen Sie dazu im dakota Sendeassistenten das Verfahren ‚Lohnnachweis Berufsgenossenschaft‘.

Weitere Informationsquellen:

  • Ausführliche ‚Hilfe‘ im Programm

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Nicht vergessen:

Lohnnachweis für 2016 und 2017  zusätzlich in Papierform an die Berufsgenossenschaft senden.

Den elektronischen Lohnnachweis erstellt Lexware lohn+gehalt nach dem Jahreswechsel im Januar des Folgejahres.
Voraussetzung ist die Installation des Updates Januar. Das Update steht Ihnen im Rahmen der Aktualitätsgarantie über Lexware Info Service zur Verfügung.

Senden Sie nach der Installation den Lohnnachweis. Wählen Sie dazu im dakota Sendeassistenten das Verfahren ‚Lohnnachweis Berufsgenossenschaft‘.


Allgemeine Erläuterungen zum neuen digitalen Lohnnachweis finden Sie Lexware softwarebezogen bei folgenden Lern-Ware Beiträgen:

Lexware Lohn 2017: BG N und BG Bau verdoppeln Anzahl der Ziffern in Mitgliedsnummern, Scout Problem in 2016 bei installierter 2017 Version

Lexware Lohn: Berufsgenossenschaft Fehlermeldung; Die eingegebene Mitgliedsnummer hat ein ungültiges Format / ist ungültig/nicht erfasst;

Lexware Lohn: Meldeverfahren für einzelne Betriebsstätten mit eigener Betriebsnummer für alle Sozialversicherungszweige mit neuem Bestandsfehlerverfahren

Lexware vor Ort 2016 für 2017: Gesetzliche Unfallversicherung bläht Lohnsoftware-Programme ab 2017 auf

oder bei Ihrer Berufsgenossenschaft in Bezug auf das neue Meldeverfahren.


Kundenmitteilung von Herrn R. am 18.01.2017 zur Mitgliedsnummer der BGN: erst nach Weglassen der Buchstaben und Punkte in der Mitgliedsnummer wurde diese in Lexware als gültig erkannt.


Abweichung zwischen Berufsgenossenschaftsliste und elektronischem Lohnnachweis:

Zur Berechnung der Beiträge legen die Berufsgenossenschaften nach § 218f SGB VII für 2016 ausschließlich das beitragspflichtige Entgelt zugrunde, das Sie schriftlich auf dem Formular (Papier oder über den Online-Zugang) Ihrer Berufsgenossenschaft gemeldet haben. Die Grundlage dafür liefert Ihnen der Bericht Berufsgenossenschaftsliste.

Wichtiger Hinweis: In der Einführungsphase des neuen elektronischen Verfahrens werden die aus Lohn- und Gehaltsprogrammen elektronisch gemeldeten Daten für 2016 bei der Beitragsberechnung nicht berücksichtigt. Diese Phase dient vor allem zur Qualitätssicherung.

In der 2-jährigen Übergangsphase (Veranlagung 2016 und 2017) müssen Sie

  • den Lohnnachweis elektronisch melden und
  • zusätzlich das Formular Lohnnachweis in Papierform oder online (auf der Internetseite Ihrer Berufsgenossenschaft) einreichen, denn aus diesem erfolgt die Beitragsberechnung.

Vorgehen:

Nutzen Sie wie gewohnt zum Ausfüllen des Lohnnachweises die Berufsgenossenschaftsliste. Auf der Berufsgenossenschaftsliste sind alle benötigten Werte korrekt aufgeführt.

  1. Formular Lohnnachweis ausfüllen und an die Berufsgenossenschaft schicken:
  • Rufen Sie im Abrechnungsjahr 2016 im Menü ‚Berichte‘ die Berufsgenossenschaftsliste auf.
  • Achten Sie darauf in den Druckoptionen den ‚Jahresbericht‘ auszuwählen‘.

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  1. Elektronischen Lohnnachweis mit dakota übermitteln.
    Senden Sie den elektronischen Lohnnachweis an die Berufsgenossenschaft. Wie bereits erläutert, werden die übermittelten Werte bei der Beitragsberechnung noch nicht berücksichtigt.

Wenn Sie den elektronischen Lohnnachweis dennoch korrigieren möchten, gehen Sie wie nachfolgend beschrieben vor:

Wichtig: Erstellen Sie zunächst eine aktuelle Datensicherung.

Schritt 1: Ermittlung der betroffenen Mitarbeiter
Vergleichen Sie die beitragspflichtigen Entgelte der Berufsgenossenschaftsliste mit denen des Lohnnachweises.
Am besten nutzen Sie dazu den Bericht ‚Beitragsabrechnung Lohnnachweis‘.

  1. ‚Beitragsabrechnung Lohnnachweis‘ der Berufsgenossenschaft drucken.
    Drucken Sie den Bericht im Abrechnungsjahr 2017 im Menü ‚Extras- dakota‘.
  2. Berufsgenossenschaftsliste 2016 drucken.
    Drucken Sie die Berufsgenossenschaftsliste, die Ihnen auch als Grundlage für den Lohnnachweis in Papierform dient, im Abrechnungsjahr 2016 über das Menü ‚Berichte‘.

Schritt 2: Neuberechnung der Werte für die Berufsgenossenschaft.
Durch die nachfolgend beschriebene Vorgehensweise aktualisiert das Programm die Abrechnungsdaten und korrigiert den zu sendenden Lohnnachweis.

  1. Öffnen Sie im Abrechnungsjahr 2016 die Jahresübersicht des betroffenen Mitarbeiters.
  2. Rufen Sie den ersten Abrechnungsmonat (Januar bzw. Eintrittsmonat) im Menü ‚Bearbeiten-Korrekturmodus‘ auf.
  3. Wählen Sie bei der nachfolgenden Abfrage den Eintrag ‚Korrigieren‘.
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    Die Lohnangaben des Mitarbeiters werden im Korrekturmodus geöffnet.

  4. Führen Sie im Bereich ‚Laufendendes Arbeitsentgelt‘ auf den Spaltenkopf ‚Betrag‘ einen Doppelklick aus.
    Dadurch bewirken Sie eine Neuberechnung der Abrechnungsdaten im Programm.
  5. Schließen Sie das Abrechnungsfenster.
  6. Die abgebildete Meldung wird für jeden Monat des Abrechnungsjahres angezeigt. Bestätigen Sie die Meldungen mit ‚OK‘.
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    Ergebnis: Nach Abschluss der Korrekturen steht der berichtigte Lohnnachweis für den Versand bereit.

  7. Wechseln Sie wieder in das Abrechnungsjahr 2017 und senden Sie den Lohnnachweis über den dakota Sendeassistenten.

Hinweis:

Damit versicherungsfreie Geschäftsführer auf dem Lohnnachweis nicht berücksichtigt werden, müssen Sie in der derzeitigen Programmversion die Versicherungsfreiheit gesondert kennzeichnen.

Beachten Sie bitte folgende Beiträge zusätzlich:

GmbH GF frewillig versichert in BG und KV richtig abrechnen

GmbH GF privat versichert in BG und KV richtig abrechnen


Lern-Ware Hinweis:

Hier noch einige Tipps zur Installation, die bereits in Vorjahren aktuell waren:

Sicherheitssoftware mit Ausnahmen für Lexware Software behandeln

Speicherplatz auf Laufwerk C reicht nicht

Hinweise zur Neuinstallation 2016 oder 2017

Hier noch mal die Telefonnummern, die für kostenfreie Installationshilfe bei Lexware-Programmen zuständig sind:

0800-er Nummer für kostenfreie Installationhilfe versionsverschieden


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