Lexware Buchhaltung: Meldung beim Jahresabschluss „Die Sammelkonten sind direkt bebucht“

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Hintergrund der Programmautomatik bei Jahresabschlussarbeiten

Was sind Sammelkonten?
In den Firmenstammdaten (Beitragsbild) sind zwei Sammelkonten hinterlegt:

  • Sammelkonto Debitoren, z. B. SKR-03 Konto 1400, SKR-04 Konto 1200.
  • Sammelkonten Kreditoren, z. B. SKR-03 Konto 1600, SKR-04 Konto 3300.

Diese Konten dienen als Sammelkonten für alle Buchungen auf Personenkonten. Wenn ein Debitorenkonto oder Kreditorenkonto angesprochen wird, bucht das Programm automatisch auf das hinterlegte Sammelkonto.

In der Bilanz sind die Sammelkonten folgenden Bilanzpositionen zugeordnet:

  • Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
  • Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen

Programmautomatik der Sammelkonten in Lexware buchhalter

Forderungen und Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen, die Sie über Personenkonten buchen, werden über eine Programmautomatik in der Bilanz auf folgenden Sammelkonten ausgewiesen:

Bilanzposition Sammelkonto
SKR-03
Sammelkonto
SKR-04
Forderungen aus
Lieferungen und Leistungen
1400 1200
Verbindlichkeiten aus
Lieferungen und Leistungen
1600 3300

In Lexware buchhalter sind die Sammelkonten im Firmenstamm hinterlegt. Bei der Firmenneuanlage mit Standardkontenrahmen werden die Sammelkonten automatisch zugeordnet, z. B. in SKR-03:

Buchhaltung Buchhalter Lexware Lern-Ware Margit Klein 71
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Da die Sammelkonten über eine Programmautomatik angesprochen werden, dürfen diese Konten nicht direkt bebucht werden. Buchungen auf Sammelkonten werden durch folgenden Programmhinweis verhindert:

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Wie können Sammelkonten direkt bebucht sein?

Wenn Sammelkonten direkt bebucht sind, kann das folgende Ursachen haben:

  • Sie haben das Konto in einer älteren Version bebucht, in der diese Vorgehensweise noch möglich war.
  • Zum Zeitpunkt der Buchung war das Konto nicht als Sammelkonto in den Firmendaten hinterlegt.

Welche Auswirkungen haben bebuchte Sammelkonten beim Jahresabschluss?

Wenn Sammelkonten für Forderungen/Verbindlichkeiten direkt bebucht sind, kommt beim Jahresabschluss mit automatischer Vortragsaktualisierung folgende Meldung:

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Wenn Sie die Meldung mit ‚OK‘ bestätigen, führt das Programm folgende Aktionen durch:

  • Das neue Buchungsjahr wird angelegt.
  • Im neuen Buchungsjahr werden keine Vortragsbuchungen erzeugt.
  • Das alte Jahr wird nicht abgeschlossen.

Welche Korrekturmöglichkeiten bestehen?

  • Wenn es sich nur um wenige Buchungen auf das Sammelkonto handelt, stornieren Sie diese Buchungen.
  • Wenn viele Buchungen auf das Sammelkonto gebucht wurden, haben Sie die Möglichkeit, im Firmenstamm ein neues Sammelkonto zu hinterlegen.

Beide Vorgehensweisen sind im Folgenden beschrieben.

Buchungen auf Sammelkonten stornieren

Um den Jahresabschluss erneut mit automatischer Vortragsaktualisierung durchzuführen, sind folgende Schritte erforderlich:

  • Sie ermitteln die Sammelkonten in den Firmendaten.
  • Sie ermitteln und stornieren die direkten Buchungen auf die Sammelkonten.
  • Sie führen den Jahresabschluss erneut durch.

Sammelkonten ermitteln bei der Pro und Premium Version sowie Business Plus und Handwerk Plus:

  1. Öffnen Sie das Menü ‚Bearbeiten – Firmenangaben‘.
  2. Öffnen Sie den Bereich ‚Buchhalter – Einstellungen‘.

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  1. Notieren Sie die Kontonummern der Sammelkonten; z. B. SKR-03: 1400, 1600.

Sammelkonten ermitteln bei Buchhalter Standard und Buchhalter Plus:

  1. Öffnen Sie das Menü ‚Bearbeiten – Firma‘.
  2. Öffnen Sie den Bereich ‚Einstellungen‘.

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  3. Notieren Sie die Kontonummern der Sammelkonten; z. B. SKR-03: 1400, 1600.

Direkte Buchungen auf Sammelkonten ermitteln und stornieren

  1. Öffnen Sie das Menü ‚Ansicht – Journal‘.
  2. Wählen Sie als Zeitraum das Jahr.
  3. Geben Sie als Suchbegriff die Kontonummer des Sammelkontos ein.
  4. Bestätigen Sie die Eingabe mit der Enter-Taste.

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  5. Die Buchungsliste wird auf Buchungen mit dem Sammelkonto gefiltert.
  6. Markieren Sie eine Buchung mit der rechten Maustaste.
  7. Klicken Sie auf ‚Stornieren‘.
  8. Geben Sie das Stornodatum ein.
  9. Bestätigen Sie mit ‚OK‘.
  10. Bejahen Sie die Abfrage, ob die Buchung zur Neubuchung in die Buchungsmaske übertragen werden soll.
  11. Erfassen Sie die Buchung auf ein Personenkonto oder auf ein Forderungs-/Verbindlichkeitskonto ohne Kontokorrent, z. B. SKR-03: 1410 und 1610.
  12. Stornieren Sie alle Buchungen auf das Sammelkonto.

Monatsabschlüsse (Standard und Plus) bzw. Periodenabschlüsse (Business Plus, Handwerk Plus, Buchhalter Pro und Buchhalter Premium) aufheben

Da beim Jahresabschluss alle Monate des Vorjahres abgeschlossen wurden, müssen die Monatsabschlüsse wieder aufgehoben werden.

  1. Öffnen Sie das Menü ‚Extras – Monatsabschluss‘ bzw. „Extras – Periodenabschluss“
  2. Entfernen Sie den Haken bei ‚Januar‘.
  3. Klicken Sie auf ‚Monatsabschluss‘.
  4. Bestätigen Sie die Abfrage.

Die Monatsabschlüsse werden aufgehoben.

 

Direkte Buchungen auf Sammelkonten ermitteln und stornieren

  1. Öffnen Sie das Menü ‚Ansicht – Journal‘.
  2. Wählen Sie als Zeitraum das Jahr.
  3. Geben Sie als Suchbegriff die Kontonummer des Sammelkontos ein.
  4. Bestätigen Sie die Eingabe mit der Enter-Taste.

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  5. Die Buchungsliste wird auf Buchungen mit dem Sammelkonto gefiltert.
  6. Markieren Sie eine Buchung mit der rechten Maustaste.
  7. Klicken Sie auf ‚Stornieren‘.
  8. Geben Sie das Stornodatum ein.
  9. Bestätigen Sie mit ‚OK‘.
  10. Bejahen Sie die Abfrage, ob die Buchung zur Neubuchung in die Buchungsmaske übertragen werden soll.
  11. Erfassen Sie die Buchung auf ein Personenkonto oder auf ein Forderungs-/Verbindlichkeitskonto ohne Kontokorrent, z. B. SKR-03: 1410 und 1610.
  12. Stornieren Sie alle Buchungen auf das Sammelkonto.

Wenn Sie alle direkten Buchungen auf das Sammelkonto storniert haben, können Sie den Jahresabschluss wieder durchführen.

Wenn Sie alle direkten Buchungen auf das Sammelkonto storniert haben, können Sie den Jahresabschluss wieder durchführen.

Neues Sammelkonto im Firmenstamm hinterlegen

Sie haben die Möglichkeit, im Menü ‚Verwaltung – Kontenverwaltung‘ das Sammelkonto zu kopieren und das neue Konto im Firmenstamm als Sammelkonto zu hinterlegen.

Wichtig:

Das Programm weist alle Automatikbuchungen auf das Sammelkonto immer unter dem aktuellen Sammelkonto aus. Wenn Sie das Sammelkonto im Firmenstamm ändern, werden deshalb alle Buchungen auf das bisherige Sammelkonto in der Summen- und Saldenliste und in der Bilanz rückwirkend unter dem neuen Sammelkonto ausgewiesen.

 


Hintergrund der Prorgammautomatik bei laufenden Buchungsvorgängen

Programmautomatik der Sammelkonten
Alle Debitorenkonten sind Unterkonten des Sammelkontos ‚Forderungen aus Lieferungen und Leistungen‘:

  • SKR-03: Konto 1400
  • SKR-04: Konto 1200

Alle Kreditorenkonten sind Unterkonten des Sammelkontos ‚Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen‘:

  • SKR-03: Konto 1600
  • SKR-04: Konto 3300

Bei jeder Buchung auf ein Personenkonto wird das Sammelkonto durch eine Programmautomatik ebenfalls bebucht. Der Saldo der Debitorenkonten entspricht damit immer dem Saldo des Sammelkontos ‚Forderungen aus Lieferungen und Leistungen‘. Der Saldo der Kreditorenkonten entspricht immer dem Saldo ‚Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen‘.

Sammelkonten können nicht direkt bebucht werden. Beim Versuch, ein Sammelkonto zu bebuchen, kommt folgende Meldung: ‚Das direkte Buchen auf Forderungs- bzw. Verbindlichkeitskonten ist nicht möglich.‘

Hinterlegung der Sammelkonten
Die Sammelkonten sind im Firmenstamm hinterlegt:

Programm Menü Assistentenseite
Lexware buchhalter pro, premium Bearbeiten – Firmenangaben Buchhalter
Lexware financial office, plus Bearbeiten – Firma, Modul ‚Buchhaltung‘ Einstellungen
Lexware buchhalter, plus Bearbeiten – Firma Einstellungen

Beispiel SKR-03:

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Ursache

Sie haben ein Sammelkonto direkt bebucht.

Abhilfe
Buchen Sie Forderungen und Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen ohne Personenkonto auf die Konten ohne Kontokorrent. Die DATEV-Kontenrahmen stellen für diese Buchungen eigene Konten zur Verfügung.

  • Forderungen aus Lieferungen und Leistungen ohne Kontokorrent
    SKR-03: Konto 1410
    SKR-04: Konto 1210
  • Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen ohne Kontokorrent
    SKR-03: Konto 1610
    SKR-04: Konto 3310

Diese Konten können Sie direkt bebuchen.


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