Lexware Buchhaltung: Jahresabschlussarbeiten Bilanz bzw. Betriebsvermögensvergleich und Einnahmen-Überschuss-Ermittler

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Zu den vorrangigen Jahresabschlussarbeiten gehören die Abstimmung der Konten, die Inventur und Abstimmung der Warenbestände, die Bewertung des Vermögens (Anlagen, Forderungen), die Abschreibungsbuchungen, die Buchungen von Wertberichtigungen sowie die Berücksichtigung der Besonderheiten, die durch das Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz (BilMoG) entstanden sind.

Einnahmenüberschuss-Ermittler haben einen Großteil dieser Aufgaben gleichermaßen zu erledigen wie bilanzierungspflichtige Gewerbetreibende. Im Folgenden der Überblick für Bilanzierer mit Hinweisen für EÜR-Ermittler, was letztere von dem tun müssen, was erstere zu tun haben:

Abstimmung der Konten für Bilanzierer mit Hinweisen für EÜR-Ermittler:

Kontoart Aufgaben
Finanzkonten Konten mit Kontoauszug der Bank abgleichen.
Kassenkonto mit Bestand laut Kassenbuch abgleichen.Lern-Ware Hinweis:EÜR-Ermittler haben den gleichen Abstimmungsbedarf wie Bilanzierer in diesem Punkt.
Interimskonten Abstimmen der Interimskonten.

Betriebseinnahmen- und Ausgaben sind erfolgswirksam auszubuchen.

Lern-Ware Hinweis:

Bei Einnahmen-Überschussrechner gelten lediglich die Ein- und Auszahlungen für Betriebseinnahmen und -Ausgaben als gewinnwirksam. Nicht bezahlte Aus- oder Eingangsrechnungen (bei Kreditoren bitte unten weiter noch mal schauen!) sowie noch nicht beglichene Umsatzsteuerzahllasten beeinflussen die Höhe des Gewinns nicht, es muß ein Zahlvorgang vorliegen.

Forderungen und Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen Offene-Posten-Liste mit Personenkonten abgleichen.

Lern-Ware Hinweis:

Bei Einnahmen-Überschussrechner gelten lediglich die Ein- und Auszahlungen für Betriebseinnahmen und -Ausgaben als gewinnwirksam. Einnahmen-Überschussermittler können zwar Offene Posten für Einbuchung von Aufwand gegen Lieferanten oder von Einbuchung des Ertrags für Kunden führen, müssen diesen Aufwand und Ertrag am Ende des Jahres aber wieder aus-/umbuchen, sofern keine Zahlungen dem gegenüber stehen.

Dabei funktioniert das Lexware Programm bei Kreditoren anders als bei Debitoren. Und bei IST- bzw. Sollbesteuerung für die USt ist auch zu differenzieren:

Debitorenzahlungen werden von den Berichte BWA und EÜR programmseitig erst dann bei IST-Besteuerern und in dem Wirtschaftsjahr gewinnwirksam erfasst, wenn eine Zahlung über den OP-Button via Bank/Kasse/Interimskonto erfolgt. Ebenso erfolgt die Umsatzbesteuerung bei IST-Besteuerern auch erst bei Zahlung des OP im Folgejahr und nicht im Rechnungsstellungszeitpunkt.

Bei Sollversteuerern für die USt erfolgt die Erfassung der USt in der USTVA in dem Moment, in dem der Forderungsbetrag auf das Erlöskonto via Debitor eingebucht wird. Gibt es keine Kundenkonten/Forderungseinbuchungen vorab, dann in Augenblick, in dem die Einzahlung vom Finanzkonto (Bank/Barkasse) auf dem Umsatzkonto erfolgt.

Kreditorenzahlungen werden von den Berichten BWA und EÜR programmseitig bereits bei Einbuchung als Aufwand mit Nettobetrag und Vorsteuer erfaßt und reduzieren damit den Gewinn bei Einbuchung als OP und erhören die Vorsteuerforderung zu gleichen Zeitpunkt. Verbindlichkeiten dürfen also per se jahresübergreifend bei Einnahmenüberschussermittlern nicht existieren und müssen im Vorjahr mit Umbuchungen /Stornierungen gewinnwirksam und vorsteuerrelevant wieder aufgelöst werden. Im Folgejahr können diese dann mit einem Verweis auf das Datum des Belegeingangs im Vorjahr wieder steuerrelevant (für Gewinnermittlung und  Umsatzsteuer) neu als Aufwand gegen Kreditor eingebucht werden, sofern sie dann auch bezahlt werden können.

Anzahlungen Erhaltene und geleistete Anzahlungen prüfen und ggf. Umbuchungen durchführen.

Lern-Ware Hinweis:

Bei Einnahmen-Überschussrechner gelten diese Ein- und Auszahlungen für Betriebseinnahmen und -Ausgaben als gewinnwirksam, weil bezahlt.

Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten Kreditkonto mit Bankauszug abgleichen: Tilgung, Zins, Disagio sind korrekt aufgeteilt.

Lern-Ware Hinweis:

Bei Einnahmen-Überschussrechner gelten diese Ein- und Auszahlungen für Betriebseinnahmen und -Ausgaben als gewinnwirksam, weil bezahlt. Kreditauf- oder Abgelder, ab einer bestimmten Größenordnung, müssen analog zum Abschreibungs-Aufwand für bezahltes angeschafftes Betriebsvermögen (KFZ, Ladentheken, Büroausstattung) jedoch auch zeitanteilig in die EÜR-Ermittlung einfließen und sind dort nicht sofort abzugsfähig im Zeitpunkt der Zahlung. Tilgungen gelten nur als Vermögensumschichtungen, werden zwar bezahlt, berühren die Gewinnberechnung aber genauso wenig wie die Vereinnahmung eines Privat- oder Fremddarlehens bei Einzahlung. Letzteres gilt aber auch für Bilanzierer in Bezug auf die Schuldenaufnahme und Schuldenrückführung.

Umsatzsteuerkonten Überprüfen der Umsatzsteuerverbindlichkeiten und Umsatzsteuerforderungen mit Hilfe der Umsatzsteuerverprobung.

Lern-Ware Hinweis:

In den Netzwerkversionen gibt es einen Bericht für diese Umsatzsteuerverprobung. Sie funktioniert, sofern alle Programmautomatiken und auch Kontenautomatiken unverändert genutzt und keine Direktbuchungen aus der Buchungsmaske herausauf Umsatzsteuerkonten durchgeführt wurden. In der Buchungsmaske selbst, egal welcher, sollte auch die Umsatzsteuerzuorndung pro Erlöskonto nie verändert werden. Vorsteueränderungen beim Aufwand hingegen sind jederzeit möglich.

In den Einplatzversionen gibt es „nur“ einen Bericht zur Zusammensetzung der Bemessungsgrundlage (=Höhe der Gesamterlöse, die umsatzsteuerpflichtig sind) zwecks Kontrolle. Keine Umsatzsteuerverprobung in der Art, dass die Umsatzsteuer, die insgesamt zu zahlen ist, von der Vorsteuer, die insgesamt zu erstatten ist, mit der bereits gezahlten Vorauszahlung verglichen werden kann. Diese Berechnung muss dann manuell vollzogen werden.

Lern-Ware Tipp für IST-Versteuerer bei USt:

Prüfen Sie, ob die auf Konto 1766 (nicht fällige USt im SKR03) stehende Summe, die 19 % der noch nicht fälligen Nettoforderungen beträgt, auch in Summe den noch ausstehenden Bruttoforderungen entspricht.

Endsaldo auf Konto „nicht fällige USt“ durch 0,19 teilen = Nettoforderung

Nettoforderung x 1,19 nehmen = Summe der Bruttoforderungen (auf Konto 1400 laut SKR 03) oder als Summe aller Debitoreneinzelforderungen in der Summensaldenliste.

Beachten Sie bitte, dass Überzahlungen von Debitoren/Rechnungskorrekturen für Debitoren als Habenbetrag in der Bilanz ausgewiesen werden, dabei aber die nicht  fällige USt kürzen.

Privatkonten Prüfen der Privatentnahmen und Privateinlagen und Buchen des Eigenverbrauches.

Lern-Ware Hinweis:

EÜR-Ermittler haben den gleichen Abstimmungsbedarf wie Bilanzierer in diesem Punkt.

Lern-Ware Tipp:

Köprerschaften, also GmbHs  /UGs/AGs, haben keine Privatkonten sondern nur (noch nicht eingezahlte) Stammkapitaleinlagen, bzw. wenn in Liquiditätsengpässen geraten, verdeckte Einlagen durch Gehaltsverzichte beim Geschäftführer/bzw. per Beschluss eingelegte Kapitalerhöhungen durch den GF im Stammkapital auszuweisen.

Lohnkonten Prüfen der Konten ‚Verbindlichkeiten aus Lohn+Gehalt‘. Besonders die Konten zur sozialen Sicherheit sollten mit den Beitragsnachweisen und Beitragszahlungen übereinstimmen.

Lern-Ware Hinweis:

EÜR-Ermittler haben den gleichen Abstimmungsbedarf wie Bilanzierer in diesem Punkt.

 

Abschlussarbeiten

Bereich Aufgaben
Planmäßige Abschreibungen Planmäßige Abschreibung auf Anlagevermögen buchen.

Lern-Ware Hinweis:

Einnahmen-Überschussermittler sind dazu auch angehalten.

Wirtschaftsgüter bis 410 EUR/ab Wirtschaftsjahr 2018 bis 800 EUR Wahlrechte für Wirtschaftsgüter bis 410 EÜR optimal nutzen.

Lern-Ware Hinweis:

Einnahmen-Überschussermittler sind dazu auch angehalten.

Anlagenzugänge und Anlagenabgänge Anlagenzugänge und Anlagenabgänge korrekt buchen.

Lern-Ware Hinweis:

Einnahmen-Überschussermittler sind dazu auch angehalten.

Steuerliche Sonderabschreibung Möglichkeiten zur Sonderabschreibung prüfen.

Lern-Ware Hinweis:

Einnahmen-Überschussermittler sind dazu auch angehalten.

Leasing Geleaste Gegenstände werden je nach Vertragsgestaltung dem Leasinggeber oder dem Leasingnehmer zugerechnet.

Lern-Ware Hinweis:

Einnahmen-Überschussermittler sind dazu auch angehalten.

Leasingsonderzahlungen Leasingsonderzahlungen müssen auf die Laufzeit des Vertrages verteilt werden (aktiver Abgrenzungsposten).

Lern-Ware Hinweis:

Einnahmen-Überschussermittler sind dazu auch angehalten.

Steuerlich nicht abziehbare Betriebsausgaben: Nicht abziehbare Betriebsausgaben § 4 Abs. 5 EStG z. B. Bewirtungskosten, Geschenke, Gewerbesteuer dürfen den steuerlichen Gewinn nicht mindern.

Lern-Ware Hinweis:

Einnahmen-Überschussermittler sind dazu auch angehalten. Im EÜR-Formular werden Gewerbesteuerzahlungen, sofern entrichtet und auf das korrekte Sachkonto im Lexware  Kontenplan gebucht, in dieser Rubrik als nicht abzugsfähig korrekt ausgewiesen.

Eigenleistungen Sind Herstellungskosten optimal erfasst und Eigenleistungen aktiviert?

Lern-Ware Hinweis:

Einnahmen-Überschussermittler haben keine aktivierbaren Eigenleistung mangels Ausweis des Betriebsvermögens in einer Bilanz.

Teilwertabschreibung Für nicht mehr marktgängige Waren/Betriebsvermögensteile muss der niedrigere Teilwert herangezogen werden.

Lern-Ware Hinweis:

Einnahmen-Überschussermittler haben keine Möglichkeit zur Teilwertabschreibung mangels Ausweis der Ware/des Betriebsvermögens in einer Bilanz. Hier müsste ein Wechsel der Gewinnermittlungsart in Betracht gezogen werden.

Wertberichtigungen Uneinbringliche und zweifelhafte Forderung müssen von den einwandfreien Forderungen getrennt werden.

Lern-Ware Hinweis:

Einnahmen-Überschussermittler haben keine Forderungen auszuweisen. Entweder der Kunde bezahlt oder er bezahlt nicht. Wenn er nicht bezahlt, gibt es halt auch keine Gewinnerhöhung. Wenn er bezahlt, wird die Einnahme aus dem Hintergrund (als Ausgangsrechnung geschrieben) zur Einzahlung an der Ladenthekenkasse oder auf dem Bankkonto und erhöht damit den Umsatz und führt unter Umständen dann auch zu  Gewinnerhöhung, sofern die Betriebausgaben diesen nicht zu Gänze auffressen.

Pauschale Wertberichtigung Ausfallrisiko (Forderungen, Zins, Skonto) prüfen und nach Erfahrungswerten den Prozentsatz zur pauschalen Wertberichtigung ermitteln.

Lern-Ware Hinweis:

Einnahmen-Überschussermittler haben keine Forderungen auszuweisen. Entweder der Kunde bezahlt oder er bezahlt nicht. Wenn er nicht bezahlt, gibt es halt auch keine Gewinnerhöhung. Wenn er bezahlt, wird die Einnahme aus dem Hintergrund (als Ausgangsrechnung geschrieben) zur Einzahlung an der Ladenthekenkasse oder auf dem Bankkonto und erhöht u. U. den Gewinn.

Also ist auch keine Pauschale Wertberichtigung möglich für EÜR-Ermittler.

Steuerfreie Rücklagen Bildung oder Auflösung steuerfreier Rücklagen (z. B. Investitionsabzugsbetrag) prüfen.

Lern-Ware Hinweis:

Einnahmen-Überschussermittler haben das Recht zur Bildung von IAB. Wird im Formular zur Versendung der EÜR eingetragen.

Rückstellungen Ungewisse Verbindlichkeiten z. B. Gewerbesteuer-Nachzahlung buchen.

Lern-Ware Hinweis:

Einnahmen-Überschussermittler haben keine Verbindlichkeiten auszuweisen. Entweder die Steuer wird im laufenden Jahr bezahlt oder erst im Folgejahr. Nur Zahlungen aus dem zum Abschluss anhängigen Wirtschaftsjahr gelten als Aufwand. Zahlungen im Folgejahr für Steuerbescheide aus dem Vorjahr gelten im Folgejahr als Aufwand.

Rechnungsabgrenzung Aktive und passive Rechnungsabgrenzung ermitteln und ggf. buchen. Also bereits im Bilanzjahr für das Folgejahr erbrachte (KFZ–/Geschäfts-) Versicherungsbeträge als Vermögenswert buchen (Aktive Rechnungsabgrenzung: ARAP) oder noch nicht gezahlte Miete/zu früh vom Kunden erhaltene Zahlungen, für Leistungen die erst im Folgejahr zu erbringen sind (Winterdienstleistungen z. B.) als  Schuldposition (Passive Rechnungsabgrenzung: PRAP ) in die Bilanz einstellen.

Lern-Ware Hinweis:

Einnahmen-Überschussermittler haben keine aktive/passive Rechnungsabgrenzung zu buchen (mit Ausnahme von Disagio bzw. Mietereinbauten, falls dies der Fall sein sollte).

Lern-Ware Hinweis zu Inventurnotwendigkeiten für Bilanzierer:

In der oben aufgeführten Liste fehlt noch die Abgrenzung von eingekaufter Ware zur nicht verkauften Ware zum Bilanzstichtag für alle getätigten Einkäufe des laufenden Wirtschaftsjahres.

Warenbestände gelten als (Rest-Umlauf-) Vermögen des Betriebs, welches zum (durchschnittlichen oder letzten) Einkaufspreis bewertet werden muss, um den korrekten Gewinn zu ermitteln. Würde das nicht erfolgen, könnten durch Wareneinkäufe zum Jahresende Gewinnminderungen erfolgen, die nicht im Sinne der Steuererhebung sind. Daher müssen Bilanzierer ihr Betriebsvermögen (Gebäude, KFZ, Büroausstattung, Produktionsmaschinen etc.) als Aktivvermögen und Ware sowie Forderungen an Kunden als Umlaufvermögen in der Bilanz im Vergleich zu Ihren BetriebsEigen- und BetriebsFremdkapital (Verbindlichkeiten und Steuern unter anderem, die noch nicht bezahlt sind, Darlehen von Familienangehörigen oder anderen Geldgebern) stichtagsgebunden ausweisen. Ohne Gewinn halt keine Steuer.

Lern-Ware Hinweis für EÜR-Ermittler:

Einnahmen-Überschussermittler können zum Jahresende durch Einkauf von Ware noch ihren Gewinn dezimieren, da EÜR-Ermittler keine Bestände irgendeiner Form ausweisen müssen (nur im Rahmen des Anlagenspiegels das Aktivvermögen, das Umlaufvermögen (Ware + Forderungen) jedoch nicht. Auch durch die vor- oder rechtzeitige Zahlung der Umsatzsteuer-Zahllast (10-Tage Regelung im Januar des Folgejahres oder gleich Ende Dezember bezahlen), erfolgt eine direkte Gewinnminderung im laufenden Abschlussjahr.


Lexware Jahresabschluss Kontenzuordnung:

Voraussetzungen

Neuanlage Buchungsjahr für Bilanzierer und EÜR-Ermittler
Legen Sie im Menü ‚Datei – Jahreswechsel‘ das neue Buchungsjahr an. Erst dann ist die Schaltfläche ‚Buchungsjahr abschließen‘ aktiv.

Kontenzuordnung Vorsteuerüberhang und Umsatzsteuerzahllast für Bilanzierer
Beim Jahresabschluss in einer Firma mit Bilanz werden Steuerkonten mit folgenden Kategorien verrechnet:

  • Vorsteuer
  • Umsatzsteuer
  • Umsatzsteuer-Vorauszahlung

Je nach Saldo dieser Konten wird der Saldovortrag auf das im Assistenten hinterlegten Konto Vorsteuerüberhang (SKR 03: 1545) oder Umsatzsteuerzahllast (SKR03: 1790) verbucht.
Hinweis: Damit diese Konten korrekt ermittelt und verrechnet werden können, müssen diese in ihrer Kontenverwaltung der Bilanz Passiva und der Bilanz Aktiva zugeordnet sein. Sie können den Ausweis auf einer Bilanzseite nicht manuell steuern.

Vorgehen für Bilanzierer (vollständig notwendig) und EÜR-Ermittler (nur begrenzt notwendig)

Öffnen Sie das Menü ‚Datei – Jahreswechsel‘ und klicken Sie auf die Schaltfläche ‚Jahresabschluss … durchführen‘.

Die Eingaben auf den Assistentenseiten sind im Folgenden beschrieben.

Einstellungen

Hier legen Sie die Einstellungen zu den automatischen Eröffnungsbuchungen (Saldovortragsbuchungen) im Folgejahr fest.

Einstellung Beschreibung
Erzeugen der Eröffnungsbuchungen für das nächste Jahr Eröffnungsbuchungen erzeugen

Wenn Sie die Eröffnungsbuchungen im Folgejahr erzeugen lassen wollen, setzen Sie hier den Haken. Die Eröffnungsbuchungen erhalten automatisch den Buchungstext ‚EB-Wert‘.

Keine Eröffnungsbuchungen erzeugen
Wenn Sie keine automatischen Eröffnungsbuchungen erzeugen wollen, entfernen Sie den Haken. Die folgenden Abfragen entfallen dann.

Auf der letzten Assistentenseite ‚Abschluss‘ setzen Sie den Haken bei ‚Keine Vortragsbuchungen erzeugen‘ und klicken auf ‚Abschluss‘.

Lern-Ware Hinweis:

Einnahmen-Überschussermittler müssen nur den Banksaldo bzw. den Kassensaldo als Bestand einbuchen, damit eine Kontrolle der Ein- und Auszahlungen auf Bar- und Giroweg möglich ist. Sie müssen also keine Eröffnungsbuchungen erzeugen sondern können im neuen Buchungsjahr einfach die entsprechenden Kontostände dem Bank- oder Barkassenkonto über Hilfskonto 9000 zuweisen. Bei Guthaben auf dem Bankkonto steht das Bankkonto im SOLL und das Konto 9000 im HABEN, bei Schulden darauf umgekehrt. Barkassenkonten werden naturgemäß immer mit Konto 9000 im HABEN gebucht. Oder man nimmt die Einnahmen-Ausgaben-Maske von Lexware für das entsprechende Finanzkonto und definiert die Bestände aus Einnahme oder Ausgabe, dann ist auch alles korrekt.

Journal oder Buchungsstapel Legen Sie fest, ob die Eröffnungsbuchungen in das Journal oder den Buchungsstapel vorgetragen werden sollen.
Belegkreis Ordnen Sie den Saldenvortragsbuchungen über die Auswahlliste einen Belegkreis zu.
Belegnummer Wenn der Belegkreis nicht mit der voreingestellten Nummerierung beginnen soll, geben Sie die gewünschte Belegnummer ein.

Saldovortragskonten für Bilanzierer

Wählen Sie Vortragskonten mit der Kontenkategorie ‚Saldenvortrag‘.

Wenn Sie mit der Gewinnermittlungsart ‚Einnahmenüberschussrechnung‘ arbeiten, entfällt die Eingabe der Saldenvortragskonten. Der Assistent wechselt über ‚Weiter‘ auf die letzte Seite ‚Abschluss‘.

Übersicht für Standardkontenrahmen:

Konto-Nr. Bezeichnung Kategorie Kontoart
9000 Saldenvorträge Sachkonten Saldovortrag Sachkonten
9008 Saldenvorträge Debitoren Saldovortrag Debitoren
9009 Saldenvorträge Kreditoren Saldovortrag Kreditoren

Gegenkonten

Die Gegenkonten werden für folgende Bereiche benötigt, die vom Programm automatisch errechnet werden:

Bereich Beschreibung für Bilanzierer
Bilanzgewinn
Bilanzverlust
Die GuV-Konten werden saldiert und ergeben den Bilanzgewinn oder Bilanzverlust. Verwenden Sie ein Konto mit der Kategorie ‚Kapital‘
Umsatzsteuer-Zahllast
Vorsteuer-Überhang
Die Konten der Kategorien ‚Umsatzsteuer‘, ‚Vorsteuer‘ und ‚Umsatzsteuervorauszahlungen‘ werden saldiert.
Wenn der Saldo eine Verbindlichkeit an das Finanzamt ergibt, wird das Konto ‚Umsatzsteuer-Zahllast‘ bebucht. Wenn der Saldo eine Forderung an das Finanzamt ergibt, wird das Konto für ‚Vorsteuer-Überhang‘ bebucht.
Hinweis: In der Kontenzuordnung sollten diese Konten der Aktiv- und Passivseite der Bilanz zugeordnet sein.
Privatkontenvortrag Konten mit der Kategorie ‚Privat‘ werden beim Jahresabschluss im Eigenkapital abgeschlossen. Wählen Sie ein Kapitalkonto oder ein Privatkonto.

Hinweis: Wenn kein Konto hinterlegt ist, werden die Salden der bebuchten Privatkonten im Bestand des Eigenkapitals dargestellt.

Beispiele für Gegenkonten (SKR-03 / SKR-04)

Zuordnung Konto
SKR-03
SKR-04
Bezeichnung Kategorie

Kontoart

Bilanzgewinn
Bilanzverlust
0800
2000
Gezeichnetes Kapital Festkapital Kapital

Gezeichnetes Kapital

Gewinnvortrag
Kapitalgesellschaft
0860
2970
Gewinnvortrag vor Verwendung Kapital

Gewinn- und Verlustvortrag

Verlustvortrag
Kapitalgesellschaft
0868
2978
Verlustvortrag
vor Verwendung
Kapital

Gewinn- und Verlustvortrag

Vorsteuerüberhang 1545
1420
Umsatzsteuer-
forderung
Forderungen

Sonstige

Umsatzsteuer-
Zahllast
1790
3841
Umsatzsteuer
Vorjahr
Verbindlichkeiten

Sonstige

Privatkonten-
vortrag
0800
2000
Gezeichnetes Kapital Festkapital Kapital

Gezeichnetes Kapital

Tipp: Halten Sie bei Fragen zur Kontierung Rücksprache mit Ihrem Steuerberater/ Infothek beim Finanzamt.

Abschluss

Um den Abschluss zu bestätigen, setzen Sie die Haken in der Spalte ‚OK‘. Mit Klick auf ‚Abschluss‘ wird der Jahresabschluss erstellt. Die EB-Werte werden in das Journal oder den Buchungsstapel vorgetragen.


Lern-Ware Tipp:

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