Lexware Lohn: Berufsgenossenschafts – Daten in Bezug auf Stundenanzahl oder Entgelt fehlen oder sind zu hoch abgerechnet


Zur Prüfung zugrunde gelegter Daten bedarf es der Kontrolle folgender Komponenten:

  1. Stammdateneingabe Mitarbeiter
  2. Firmenstammdaten Arbeitszeit für den Mitarbeiter
  3. Lohnarten- Einstellungen für BG Abrechnungszwecke
  4. laufende Abrechnung mit Entgeltfortzahlung für Mitarbeiter

Lern-Ware Hinweis Jan 2017:

Falls der elektronische Lohnnachweis an die BG in sich nicht stimmig ist, der Jahresbericht für die BG in PDF/Papierform aber korrekt ist, versuchen Sie es bitte ers mit diesem Beitrag als Lösungsvorschlag: Elektronischer Lohnnachweis an die BG ab 2017 bzw. Lexware Lohn Entgeltmeldung 50: falsche Jahressummen

Hier geht es dann los, wenn generell laut Bericht-Berufsgenossenschaft für den Jahresbericht dieser selbst nicht stimmt:

Mitarbeiter-Stammdaten-Einstellung prüfen:

 UV-Pflicht des Mitarbeiters:

Prüfen Sie in den Mitarbeiterstammdaten auf der Seite Berufsgenossenschaft die markierten Einstellungen.

  • ‚Versicherungsfreiheit nach SGB VII‘.
  • ‚Keine UV-Pflicht wegen Auslandsbeschäftigung‘.

Um die Einstellungen zu ändern, wechseln Sie in der Jahresübersicht des betreffenden Mitarbeiters in den Monat Januar bzw. in den Eintrittsmonat (über den Korrekturmodus).

Die Option ‚Versicherungsfreiheit nach ‚SGB VII‘ ändern Sie so:

  • Klicken Sie auf Bearbeiten bei Gefahrtarif 1.
  • Liegt keine Versicherungsfreiheit vor, entfernen Sie das Häkchen.
  • Speichern Sie Ihre Eingabe.

Wenn weitere Gefahrtarifstellen vorhanden sind, prüfen Sie auch diese.

Für nachfolgende Gefahrtarifstellen sind weder Arbeitsentgelt noch Arbeitsstunden an die Berufsgenossenschaften zu melden und werden deshalb nicht auf der BG-Liste und dem Lohnkonto ausgewiesen:

2. ‚Fiktive Gefahrtarifstelle- 88888888‚ bei landwirtschaftlicher Berufsgenossenschaft.

Bei landwirtschaftlichen Berufsgenossenschaften sind keine Angaben zu ‚Gesamt Arbeitsstunden‘ und UV- beitragpflichtigem Entgelt zu machen.

Ausnahme: LGB, Standort Kassel Betriebsnummer 47009510.
Für diese Berufsgenossenschaft werden auf der BG-Liste Angaben zu ‚Gesamte Arbeitsstunden und dem ‚UV-beitragspflichtigem Entgelt'“ ausgewiesen.
Auf dem Lohnkonto werden diese Angaben, wie bei allen landwirtschaftlichen Berufsgenossenschaften, nicht ausgewiesen.

2. Fiktive Gefahrtarifstelle- 99999999′.
Wenn die Unfallversicherungsbeiträge nach der Anzahl der Versicherten im Unternehmen berechnet werden, müssen Sie die Gefahrtarifstelle 99999999 erfassen.
Sowohl das Arbeitsentgelt als auch die Arbeitsstunden sind mit dem Wert Null (Grundstellung) an die Berufsgenossenschaft zu melden.


Firmenstammdaten – ‚Arbeitszeit‘ prüfen

Über die Schaltfläche bearbeiten können Sie die betriebsübliche bzw. tarifvertragliche wöchentliche Arbeitszeit für Vollzeitbeschäftigte erfassen.

  • Sie können die Arbeitszeit pro Tag oder als regelmäßige tägliche Arbeitszeit mit Anzahl der Arbeitstage pro Woche eingeben.
  • Wenn Sie gespeicherte Daten ändern möchten, können Sie Ihre Eingaben in der ‚Tabelle zurücksetzen‘.
    Hinweis: Die Arbeitszeit gilt ab dem aktuellen Abrechnungsmonat.Firmenstammdaten Arbeitszeit

Mitarbeiterstammdaten – ‚Arbeitszeit‘

Die Arbeitszeit des Mitarbeiters wird verwendet:

  • als Vorschlagswert für die Stundenerfassung im Abrechnungsfenster
  • zur Ermittlung der Ausfalltage bei Fehlzeiten für die Entgeltkürzung
  • zur Ermittlung der Ausfalltage bei Fehlzeiten für Erstattungsanträge Umlage U1 (Krankheit)
  • zur Ermittlung der Arbeits- und Ausfalltage für Entgeltbescheinigungen
  • bei Gehaltsempfängern zur Berechnung der Arbeitsstunden für die Meldung an die Berufsgenossenschaft.

Die Arbeitszeit können Sie in der Tabelle auf drei Arten eingeben:

  • ‚von-bis‘ Zeiten je Wochentag
  • Im Feld Summe: Stunden je Wochentag
  • Durchschnittliche tägliche Stundenzahl und Anzahl der Arbeitstage je Woche.
    Erfassen Sie diese Angaben in den Eingabefeldern unterhalb der Tabelle.

Wenn Sie in der Abrechnung die Stundenerfassung benutzen wollen, dann geben Sie die Arbeitszeiten ‚von-bis‘ in der Tabelle ein.
Für vollzeitbeschäftigte Mitarbeiter können Sie die in den Firmenstammdaten erfasste Arbeitszeit übernehmen.
Ob ein Mitarbeiter in Voll- oder Teilzeit beschäftigt ist, legen Sie in den Mitarbeiterstammdaten auf der Seite ‚Tätigkeit – Vertragsform‘ fest.

  • Setzen Sie zur Übernahme der Arbeitszeiten aus den Firmenstammdaten das Häkchen bei:‘Es gilt die betriebsübliche/tarifvertragliche wöchentliche Arbeitszeit für Vollbeschäftigte‘.Die Arbeitszeiten aus den Firmenstammdaten (detailliert oder als Gesamtstunden pro Woche) werden ab dem aktuellen Abrechnungsmonat übernommen.79631-MA-Arbeitszeit.png

Hinweis:

  • Die Eingabefelder im Mitarbeiterassistenten sind inaktiv, wenn das Kontrollkästchen angehakt ist.
  • Wenn Sie die Eingaben ändern und die ‚Tabelle zurücksetzen‘ möchten, entfernen Sie das Häkchen.
    Die aus den Firmenstammdaten übernommenen Zeiten bleiben im Mitarbeiterassistenten erhalten. Sie können die Angaben ändern.

Rückwirkende Änderung der Arbeitszeit

In abgeschlossenen Abrechnungsmonaten kann die Option für die Übernahme der betriebsüblichen Arbeitszeit nicht mehr gewählt werden. Die manuelle Änderung der Arbeitszeit ist über den Korrekturmodus möglich.

Beispiel:

  • In den Firmenstammdaten ist die Arbeitszeit Montag bis Freitag jeweils 8:00 bis 16:00 Uhr(Eingabe in der Tabelle) erfasst. Die Tabelle wird zurückgesetzt.
  • Änderung der Arbeitszeit von bisher 8,0 auf 7,5 Stunden:
    ‚Regelmäßige tägliche Arbeitszeit‘ =7,50 Stunden– ‚Anzahl Arbeitstage pro Woche‘ =5.
  1. Mitarbeiter A – ‚Tätigkeit -Vertragsform‘ = Teilzeit unbefristet oder befristet.
    Regelmäßige tägliche Arbeitszeit =3,00 und Anzahl Arbeitstage pro Woche =3:Die Arbeitszeit in den Mitarbeiterstammdaten bleibt unverändert. (kein Vollzeitbeschäftigter)
  2. Mitarbeiter B – ‚Tätigkeit -Vertragsform‘ = Vollzeit unbefristet oder befristet.
    Die Option: ‚Es gilt die betriebsübliche/tarifvertragliche wöchentliche Arbeitszeit für Vollbeschäftigte‘ ist aktiviert.Im aktuellen Abrechnungsmonat verändert sich die Arbeitszeit in den Mitarbeiterstammdaten analog den Firmenstammdaten:
    Regelmäßige tägliche Arbeitszeit =7,50 Stunden – Anzahl Arbeitstage pro Woche = 5.
    Die Arbeitszeit in den Vormonaten bleibt unverändert: Montag bis Freitag jeweils 8:00 bis 16:00 Uhr.
Lohnarten-Kontrolle weil BG-Arbeitsstunden zu hoch oder zu niedrig:

Die auf der ‚BG-Liste‘ ausgewiesen Arbeitsstunden werden von Lexware lohn+gehalt aus den abgerechneten Lohnarten mit dem Kennzeichen Berufsgenossenschaft ermittelt.

Dieses Lohnartenkennzeichen kann folgende Werte haben:

  • ‚erfasste Stunden‘ -bei Stundenlohnarten (z.Bsp – 0001 Lohn)
    Die ‚BG-Stunden‘ werden aus der Stundenlohnart(en) oder der Stundenerfassung des Mitarbeiters ermittelt.Beispiel:
  • ‚monatliche Basisstunden‘- bei Betragslohnarten (z.Bsp. 0002 Gehalt)
    Die ‚BG-Stunden‘ werden aus den Mitarbeiterstammdaten ‚wöchentliche Arbeitszeit‘ ermittelt.
  • ‚keine Stunden‘

Wenn Sie bei einem Mitarbeiter Stundenlohnarten und im selben Abrechnungsmonat eine Betragslohnart abrechnen, werden sowohl die ‚erfassten Stunden‘ (Stundenlohnart) als auch die Stunden aus der ‚wöchentlichen Arbeitszeit‘ berücksichtigt. Dadurch ist die ausgewiesene Stundenzahl zu hoch.

Abhilfe

Weil das Kennzeichen Berufsgenossenschaft nicht geändert werden kann, benötigen Sie zur Abrechnung.von Betragslohnarten eine Lohnart mit dem Kennzeichen ‚Berufsgenossenschaft: ‚keine Stunden‘.

Wir empfehlen Ihnen die unter ‚laufendes Arbeitsentgelt‘ vorhandene Lohnart ‚Prämie‘ zu nutzen.

Sie können diese Lohnart umbenennen oder kopieren.

1. Möglichkeit: Lohnart umbenennen

Wenn Sie eine vorhandene Lohnart umbenennen möchten, legen Sie einen neuen Zeitraum an.

  • Rufen Sie die ‚Übersicht der Lohnarten‘ über das Menü ‚Verwaltung-Lohnarten‘ auf.
  • Markieren Sie in der Lohnartenklasse ‚Laufendes Arbeitsentgelt‘ die gewünschte Lohnart mit dem Kennzeichen ‚Berufsgenossenschaft: keine‘.
  • Klicken Sie auf ‚Neuer Zeitraum‘.
    Ändern Sie den Namen der Lohnart.
  • Prüfen Sie alle Kennzeichen unter ‚Info zur Lohnart‘, ob sie für Ihre Lohnabrechnung zutreffen.
  • Klicken Sie auf ‚Schließen‘.

Beachten Sie: Der neue Name einer Lohnart wird in der ‚Übersicht Lohnartenausgewiesen. In den alten Zeiträumen bleibt der bisherige Name erhalten.

2. Lohnart kopieren

  • Rufen Sie die ‚Übersicht der Lohnarten‘ über das Menü ‚Verwaltung Lohnarten‘ auf.
  • Markieren Sie die Lohnartenklasse ‚Laufendes Arbeitsentgelt‘.
  • Klicken Sie auf ‚Neue Lohnart‘.
  • Erfassen Sie einen Namen.
  • Wählen Sie als Art der Neuanlage ‚Kopie von Firma‘.
    Die Funktion Kopie von Firma bietet Ihnen die Möglichkeit, aus der aktuellen oder einer anderen Firma eine vorhandene Lohnart zu kopieren.
  • Klicken Sie auf ‚Weiter‘.
    In der Lohnartenliste stehen die Lohnarten der geöffneten Lohnartenklasse.
    Wählen Sie immer den aktuellsten Zeitraum der zu kopierenden Lohnart. Ab diesem Zeitraum gilt dann auch die neu angelegte Lohnart.
  • Prüfen Sie alle Kennzeichen unter ‚Info zur Lohnart‘, ob sie für Ihre Lohnabrechnung zutreffen.
  • Klicken Sie auf ‚Speichern‘.
  • Schließen Sie die ‚Übersicht Lohnarten‘.

Wenn Sie diese Betragslohnart nutzen, werden auf der ‚BG-Liste‘ nur die Stunden aus den Stundenlohnarten ausgewiesen.

Lexware Scout Hinweis bei Fehlzeit mit Entgeltfortzahlung:

Die ausführliche Hinweismeldung lautet:

„Sie haben eine Fehlzeit mit Entgeltfortzahlung erfasst. Bezahlte, aber nicht geleistete Stunden mindern die Arbeitsstunden für die Berufsgenossenschaft. Prüfen Sie die Arbeitsstunden und erfassen Sie die auf die Fehlzeit entfallenden Stunden in der Lohnart 0007, 0008, 0014, 0015, 0974 und 0975.“

Bei Stundenlohnempfängern geben Sie die bezahlten, aber nicht gearbeiteten Stunden in den beschriebenen Lohnarten ein, damit sie nicht in die BG-Stunden gerechnet werden. Fehlt die Angabe über die Lohnarten, werden als BG-Stunden die bezahlten Stunden gemeldet.

Bei Gehaltsempfängern kann dies vernachlässigt werden.

Lexware Hotline, Support, Hilfe, Schulung, Kontakt über Margit Klein (Dipom-Ökonom, Sparkassenkauffrau, Versicherungsfachfrau), GOLD-PARTNER von Lexware, Telefon: 05143 66 900 98- wir rufen zurück!
Lexware Hotline, Support, Hilfe, Schulung, Kontakt über Margit Klein (Diplom-Ökonom, Sparkassenkauffrau, Versicherungsfachfrau), GOLD-PARTNER von Lexware, Telefon: 05143 66 900 98- wir rufen zurück!

Tipp von Lern-Ware:

Achten Sie bitte bei Fehlzeiten mit Entgeltfortzahlung sowie bei Urlaubsentgelten auf die Phantomlohnberechnung für in den drei Vormonaten gezahlte Zeitzuschläge (Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschläge).


Bei Fragen gibt es Antworten: Tel. 05143-66 900 98, zusatzkostenfreie Rufnummer.


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