Lexware® Lohn DAKOTA: Sofortmeldung blockiert durch fehlende Stundenanzahl oder Minusentgelte

Teilen Sie Ihr Wissen mit Ihren Kollegen:

Eingaben im Programm laut Lexware® Support:

1. Firmenassistent

Wenn die Firma zu den Branchen gehört, die nach § 28a Abs.4 SGB IV dazu verpflichtet sind, Sofortmeldungen zu erstellen, setzen Sie die in der Abbildung markierte Option auf ‚Ja‘.

Firmenstammdaten

2. Mitarbeiterassistent

Beim Eintritt oder Wiedereintritt eines Mitarbeiters ist auf der Seite ‚SV-Meldeangaben‘ die Option für die Sofortmeldung automatisch aktiviert.

Hinweis: Wenn Sie für einen Mitarbeiter keine Sofortmeldung benötigen, entfernen Sie das Häkchen.

Zur Erstellung einer Sofortmeldung sind mindestens folgende Angaben in den Mitarbeiter-Stammdaten erforderlich:

  • Seite ‚Persönliche Angaben‘: ‚Name‘, ‚Vorname‘
  • Seite ‚Firma‘: ‚Eintrittsdatum‘
  • Seite ‚SV-Meldeangaben‘: ‚Sozialversicherungs-Nr.‘
    Wenn nicht bekannt: Die zur Vergabe einer Versicherungsnummer notwendigen Angaben (
    ‚Geburtsname‘, ‚Geburtsort‘, ‚Geburtsland‘ sowie Anschrift (auf der Seite persönliche Angaben).
  • Seite ‚Tätigkeit‘: ‚Personengruppe‘.

 

Ergebnis: Lexware® lohn+gehalt stellt, unabhängig vom Eintrittsdatum des Mitarbeiters, automatisch eine SV-Meldung mit ‚Meldegrund 20 – Sofortmeldung bei Aufnahme einer Beschäftigung‘ für den dakota Versand bereit.

Wichtig:

Sofortmeldungen unterliegen einer Bußgeldvorschrift. Den Nachweis über den fehlerfreien Versand und die Verarbeitung der Sofortmeldung führen Sie über das dakota Verarbeitungsprotokoll.

Hinweise:

  • Die Sofortmeldung ersetzt nicht die SV-Meldung mit Meldegrund ’10- Anmeldung wegen Beginn einer Beschäftigung‘, die der Arbeitgeber spätestens sechs Wochen nach Beginn der Beschäftigung übermitteln muss.
  • Lexware® lohn+gehalt prüft im Eintrittsmonat des Mitarbeiters, ob alle zur Abrechnung erforderlichen Angaben gemacht wurden. Die SV-Meldung mit Meldegrund ’10‘ wird im Eintrittsmonat des Mitarbeiters automatisch für den dakota Versand bereit gestellt.
Lern-Ware Anleitung zu nicht versendbaren Sofortmeldung;

Gehören Sie mit Ihrem Gewerbe den Branchen

  • Baugewerbe
  • Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
  • Personenbeförderungsgewerbe
  • Speditions-, Transport- und damit verbundenen Logistikgewerbe
  • Schaustellergewerbe
  • Unternehmen der Forstwirtschaft
  • Gebäudereinigungsgewerbe
  • Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen
  • Fleischwirtschaft

an, die Sofortmeldungen bei Abschluss des Arbeitsvertrages an die Rentenversicherung absenden müssen?

Dann blockieren Entgeltumwandlungen für Zahlungen an Einrichtungen für Betriebliche Altersversorgung (Direktversicherung, Pensionskassse, Unterstützungskassen) am Monatsanfang leider diesen Versand, weil bei Stundenlöhnern keine positiven Bruttoentgelte vorgetragen werden, sondern Minusentgelte entstehen.

Nicht eingetragene Stundenlöhne, da für den Folgemonat die Entgelte auf Null gesetzt werden, um neue aktuelle Eingaben zu ermöglichen, zeitigen die gleiche Problematik.

Lexware® Lohn Scout Problemanzeige
Lexware® Lohn Scout Problemanzeige

Gehaltsempfänger haben diese Problematik nicht- Gehälter werden im Umfang des Vormonats immer vorgetragen.

Somit entsteht/entstehen im Lexware® Scout ein oder mehrere Probleme, je nachdem, wieviele Gehaltsumwandlungen bei Ihren Stundenlohn empfangenden Arbeitnehmern vorhanden sind. Oder weil noch keine Stundenanzahl für die Abrechnungen eingetragen wurden.

Probleme im Lohnabrechnungsprogramm führen dazu, dass kein Versand oder Empfang von Daten mehr vollzogen werden kann, da erst das Problem gelöst werden muss, damit weiter gearbeitet werden kann.

Neue Mitarbeiter können dadurch nur  über SV-Net oder SVnetonline fristgemäß gemeldet werden- nicht über Lexware mit Dakota an sich.

Das Problem ist lösbar, sofern Sie eine neue Lohnart anlegen, die z. B. „Stundenlohn 10 h vorab“ als Gehaltsentgeltart dem Arbeitnehmer immer wieder pro Monat zur Verfügung stellt. Diese Stundenanzahl muß natürlich dann von den effektiv noch insgesamt zu bezahlenden Stunden, die Ihr Arbeitnehmer geleistet hat, abgezogen werden.

Lexware® Lohnartenanlage als Studenlohndummy
Lexware® Lohnartenanlage als Studenlohndummy

Aus Berufsgenossenschaftssicht spielt die Stundenzahl keine große Rolle- die kann am Ende des Jahres geschätzt werden. Zudem können in den Stammdaten des Arbeitnehmers in der Arbeitszeittabelle noch zwei Tage mit je 5 h Arbeitszeit eingetragen werden (bzw. pauschal addiert)– diese Stunden werden dann den ansonsten getätigten Stunden über Monatsabrechnung wieder hinzu gerechnet. Damit stimmt dann auch die Abrechnungssumme an Gesamtstunden pro Monat und Jahr ohne weitere Eingabe-notwendigkeit pro Monat.

Die gesamte Entgelthöhe als Summe aus Bruttoentgelt inklusive der Überstunden/Sonn-, Feiertags-, Nachtzuschläge – die nach wie vor über die Systemlohnarten zusätzlich abrechenbar sind- wird korrekt im System für alle Berufsgenossenschafts-, Lohnsteuer- und Sozialversicherungsbelange verarbeitet.

Im Falle einer Entgeltfortzahlung werden die Krankheitsstunden dann auch in die dafür vorgesehene Lohnart eingestellt. Eine Reduzierung der „10 h vorab Lohnart“ muß natürlich auch erfolgen- entweder wird diese über Minusstunden in Lohnart 001 auf die effektive geleistete Anzahl von Arbeitsstunden herunter gerechnet oder die Gehaltslohnart wird ganz auf Nullentgelt gesetzt, die in diesem Monat noch geleisteten Arbeitsstunden dann entsprechend in Lohnart 001 eingesetzt.

Lexware® Lohn Reduzierung der Stundenanzahl effektiv um Dummyanzahl nicht vergessen
Lexware® Lohn Reduzierung der Stundenanzahl effektiv um Dummyanzahl nicht vergessen

Hat der Mitarbeiter aufgrund von Fehlzeiten gar kein Entgelt mehr zu erwarten, muss die Zahlung für die Betriebliche Altersversorgung entweder im Vorfeld beitragsfrei gestellt werden (Rücksprache mit dem Versicherungsunternehmen nötig!) oder als Vorschusszahlung definiert werden, die im Nachgang dann das bei Wiederaufnahme der Beschäftigung zu zahlende Bruttoentgelt mindert.

Eingaben im Programm, um Sofortmeldungen zu erhalten

1. Firmenassistent

Wenn die Firma zu den Branchen gehört, die nach § 28a Abs.4 SGB IV dazu verpflichtet sind, Sofortmeldungen zu erstellen, setzen Sie die in der Abbildung markierte Option auf ‚Ja‘.

Firmenstammdaten

2. Mitarbeiterassistent

Beim Eintritt oder Wiedereintritt eines Mitarbeiters ist auf der Seite ‚SV-Meldeangaben‘ die Option für die Sofortmeldung automatisch aktiviert.

Hinweis: Wenn Sie für einen Mitarbeiter keine Sofortmeldung benötigen, entfernen Sie das Häkchen.

Zur Erstellung einer Sofortmeldung sind mindestens folgende Angaben in den Mitarbeiter-Stammdaten erforderlich:

  • Seite ‚Persönliche Angaben‘: ‚Name‘, ‚Vorname‘
  • Seite ‚Firma‘: ‚Eintrittsdatum‘
  • Seite ‚SV-Meldeangaben‘: ‚Sozialversicherungs-Nr.‘
    Wenn nicht bekannt: Die zur Vergabe einer Versicherungsnummer notwendigen Angaben (
    ‚Geburtsname‘, ‚Geburtsort‘, ‚Geburtsland‘ sowie Anschrift (auf der Seite persönliche Angaben).
  • Seite ‚Tätigkeit‘: ‚Personengruppe‘.

 

Ergebnis: Lexware® lohn+gehalt stellt, unabhängig vom Eintrittsdatum des Mitarbeiters, automatisch eine SV-Meldung mit ‚Meldegrund 20 – Sofortmeldung bei Aufnahme einer Beschäftigung‘ für den dakota Versand bereit.

Wichtig:

Sofortmeldungen unterliegen einer Bußgeldvorschrift. Den Nachweis über den fehlerfreien Versand und die Verarbeitung der Sofortmeldung führen Sie über das dakota Verarbeitungsprotokoll.

Hinweise:

  • Die Sofortmeldung ersetzt nicht die SV-Meldung mit Meldegrund ’10- Anmeldung wegen Beginn einer Beschäftigung‘, die der Arbeitgeber spätestens sechs Wochen nach Beginn der Beschäftigung übermitteln muss.
  • Lexware® lohn+gehalt prüft im Eintrittsmonat des Mitarbeiters, ob alle zur Abrechnung erforderlichen Angaben gemacht wurden. Die SV-Meldung mit Meldegrund ’10‘ wird im Eintrittsmonat des Mitarbeiters automatisch für den dakota Versand bereit gestellt.

Lexware® Anleitung:

Es bestehen folgende Möglichkeiten, warum Sie diese Meldung im Lexware® scout erhalten:

1. Sie haben eine Entgeltumwandlung (betriebliche Altersvorsorge) zu einem Zeitpunkt durchgeführt, in dem keine sozialversicherungspflichtigen Entgelte vorlagen (z. B. während Elternzeit).

Lösung:

Eine Entgeltumwandlung kann nur durchgeführt werden, wenn sozialversicherungspflichtige Entgelte mindestens in Höhe der Entgeltumwandlung vorliegen.

Die Entgeltumwandlung ist in diesem Fall auszusetzen oder auf die entsprechende Höhe der tatsächlich vorhandenen sozialversicherungspflichtigen Entgelte anzupassen.

Möglicherweise wurde auch bisher einfach versäumt, ein laufendes Entgelt einzugeben.

2. Wenn eine Kürzung der Steuer bzw. der Sozialversicherung gewünscht wird, muss eine abzurechnende Lohnart vorliegen, die ebenfalls der Steuer- und Sozialversicherungspflicht unterliegt.

Lösung:

Eine der beiden verwendeten Lohnarten muss angepasst werden.

Entweder wird die Abrechnungslohnart sozialversicherungs- und steuerpflichtig oder die Kürzungslohnart sozialversicherungs- und steuerfrei gestellt.

3. Erhält ein Mitarbeiter Lohn und tritt er nach der Beitragsschätzung aus, so entsteht eventuell der Bedarf, zuviel in die Lohnabrechnung aufgenommene Stunden wieder zu reduzieren.

Dazu wurden möglicherweise Minusstunden im Folgemonat bzw. nach der Schätzung eingegeben. Da der Mitarbeiter aber im Folgemonat bereits ausgetreten ist bzw. kein Entgelt mehr erhält, kann dies tatsächlich zu einem negativen SV-Brutto führen.

Lösung:

Geben Sie keine Minusstunden im Folgemonat ein, sondern reduzieren Sie über den Korrekturmodus im letzten Beschäftigungsmonat dieses Mitarbeiters entsprechend die Stunden/das Gehalt.


Teilen Sie Ihr Wissen mit Ihren Kollegen:
1. LEXWARE® SOFTWARE im PC & Netzwerk2. LEXWARE® LOHN & GEHALTLern-Ware Service & Lexware® AnleitungMonatsabrechnung & Elektronische MeldungenSchnittstellen & ZusatztoolsStammdateneingabe & Elektronische Meldungen