Lexware Lohn: Mindestlohn- Aufzeichnungspflichten im Überblick

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Funktion der Lohnart 0956 berechneter Grundlohn

Wozu dient der berechnete Grundlohn in der Lohnart 0956?

Der berechnete Grundlohn dient der Orientierung, bis zu welchem Stundensatz der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer Zuschläge steuer- und /oder sozialversicherungsfrei gewähren kann. Er kann als monatlicher Durchschnittslohn der Summe aller normalen Bruttolohnarten betrachtet und zur Begutachtung des Mindestlohnwerts pro Stunde herangezogen werden, wenn keine Fehlzeiten (Urlaub oder Krankheit) die getätigten Stunden im jeweiligen  Monat  kürzen.

Für die Zuschlagslohnarten wird immer der in Lohnart 0001 Lohn hinterlegte Stundensatz zugrundegelegt.

  • Ist der Stundensatz in Lohnart 0001 kleiner oder gleich dem berechneten Grundlohn, so kann der Zuschlag steuer- und sozialversicherungsfrei gewährt werden, sofern der Stundensatz 25 EUR (ab hier steuerfrei/sozialversicherungspflichtig) / 50 EUR (ab hier steuer- und sozialversicherungspflichtig) nicht übersteigt.
  • Ist der für die Zuschlagslohnarten verwendete Stundensatz (in Lohnart 0001 eingetragen) größer als der berechnete Grundlohn, so ist der übersteigende Teil immer steuer- und sozialversicherungspflichtig.

Erhält ein Mitarbeiter einen Stundenlohn und zusätzlich z. B. AG-Zuschüsse zu VWL und/oder einer steuerfreien Direktversicherung, so fließen diese Bestandteile alle in den berechneten Grundlohn ein. Soll dem Mitarbeiter nun dieser Grundlohn, der aufgrund der Gehaltsbestandteile höher ist als der verwendete Stundenlohn, als Basis für die Zuschlagslohnarten gewährt werden, so ist folgendes Vorgehen zu empfehlen:

  • Für die Abrechnung des Stundenlohnes ist eine neue Lohnart auf Basis der Lohnart 0001 anzulegen und zu bebuchen.
  • Der abzurechnende Zuschlagslohn wird dann in der Lohnart 0001 als Stundensatz eingetragen, ohne dass hier Stunden angegeben werden. Damit wird einerseits gewährleistet, dass dieser Stundensatz nicht erneut in die Grundlohnberechnung einbezogen wird, andererseits wird dieser Stundensatz in die Zuschlagslohnarten übertragen.

Prüfen Sie, ob für Ihre Mitarbeiter – sofern sie nicht unter eine der Ausnahmen fallen, der Mindestlohn erreicht wird.

Dies müssen Sie selbst prüfen, Lexware lohn+gehalt enthält keine entsprechende Funktion.

Maßgeblich für die Frage, ob der Mindestlohn erreicht wird, ist das je geleisteter Arbeitsstunde gezahlte Entgelt.

Lexware Lohn Stundenerfassung Stammdaten in Monatsabrechnung
Lexware Lohn Stundenerfassung Stammdaten in Monatsabrechnung

Vergütungen, die als feste Monatsbeträge gezahlt werden, müssen mit den tatsächlichen Arbeitsstunden des Monats auf einen Stundensatz umgerechnet werden.

Lexware_Lohne_Stundenanzahl_fuer_MindestLexware Lohn laut Stammdaten und Monatsabrechnung: Stundenanzahl und Durchschnittslohn ermitteln
Lexware Lohn laut Stammdaten und Monatsabrechnung: Stundenanzahl und Durchschnittslohn ermitteln, um Mindestlohnvorgaben monatlich zu überprüfen

Inwieweit neben einem Stundenlohn oder festen Monatsbezug gezahlte weitere Vergütungsbestandteile auf den Mindestlohn angerechnet werden können, ist noch nicht in allen Punkten geklärt. Die gesetzlichen Vorgaben hierzu sind nur vage.

Falls Sie nur feste Grundvergütungen zahlen ohne jegliche Prämien bzw. geldwerte Vorteile,vorausgesetzte, dass keine Fehlzeiten im Monat zu verkraften sind, stimmt generell der laut Programm berechnete Grundlohn je Stunden laut Lohnart 956 mit dem Durchschnittstundenlohn pro Monat überein- dann erübrigt sich die sonstige Berechnung auf einen Lohn oberhalb oder gleich des branchenüblichen Mindeststundenlohns. Mehr dazu beim Zoll- hier das PDF: 2016-07-17 16-03-09 Zoll online – Uebersicht Branchen-Mindestloehne bzw. der Link .

Generell gilt:

Damit die Einhaltung des Mindestlohns geprüft werden kann, müssen

  • für geringfügig entlohnte Beschäftigte (in allen Branchen) und
  • für alle Mitarbeiter in sofortmeldepflichtigen Betrieben

Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufgezeichnet werden. Sie können dazu die Excel-Vorlage in Lexware lohn+gehalt unter Datei – Export – Stundenerfassung nutzen.

Oder die Daten in der monatlichen Stundenerfassung direkt eingben, bzw. aus den Musterarbeitszeit der Stammdaten des Mitarbeiters übernehmen und diese ggf. um die monatlichen Abweichungen abändern.

Berichte als Stundenjahresjournal oder Monatsjournal gibt es in Lexware sofern die monatliche Stunderfassung genutzt wird. Diese Bericht können vom Mitarbeiter als Nachweis dem Zoll gegenüber gegen gezeichnet werden.

Lexware Lohn Berichte Stundenerfassung
Lexware Lohn Berichte Stundenerfassung

Eine detaillierte Darstellung der Regelungen zum Mindestlohn finden Sie im angehängten PDF zum Mindestlohn.

Wie ein Arbeitszeitkonto in Lexware Lohn + Gehalt Standard sowie Plus geführt werden kann, finden Sie in diesem Beitrag.

 


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