Lexware Buchhaltung: digitale Belegerfassung mit Belegsammelmappe für Eingangsbelege

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Digitale Belegerfassung mit Lexware gibt es seit der 2016 er Version in allen Software Varianten.

Da allerdings als Erfassung der Pfadangabe zum eingescannten Dokument bei der Buchung oder nach der Buchung. Diese Variante bleibt nach wie vor bestehen.

Jetzt können zusätzlich  im Vorfeld zum Buchungsvorgang Belege gesammelt an Lexware übergeben und dann vom digitalen Bild weg eingebucht werden.

Sinnvoll bei allen Arten von Wareneingangsrechnungen, die in offene Posten gegen Aufwand gebucht werden.

Rechnungsausgang sollte, sofern mit Lexware erstellt, bereits ohne Bild als Buchungssatz von der Fakturierung/Warenwirtschaft automatisch in Lexware eingespeist werden- dort gilt auch der Buchungssatz als Ursprungdsatei und jeder Druck oder jedes PDF-Abbild nur als „Sicherungskopie“ des Datensatzes, der zum Rechnungsausgang führt (Schreiben vom BMF_2014-11-14-GoBD).

Bei Eingangsrechnungen via Papierpost oder Emailpost ist das PDF als Scan der Papierrechnung oder der Druck des PDFs aus dem Emailanhang auch nur eine Sicherungskopie, die als Arbeitsblatt für Buchungszwecke herangezogen werden darf.

Das Original der Rechnung,

  1. bei Briefpost das papierne Schreiben,
  2. bei Emailpost, die als Anhang eine Rechnungs-PDF hat, das PDF an sich,
  3. bei Emailpost, die im Emailschreiben die Rechnungsbestandteile aufweist, die ganze Email an sich,

muss im Usprungszustand bei Belegeingang, also als Anschreiben, als PDF-Datei, als Email-Datei 10 Jahre für Prüfzwecke aufgehoben werden.

Hier ein Überblick über die derzeitige Funktionsweise, Stand Juni 2016 für die Standardversionen von Buchhalter und Buchhalterplus, welche auch in den Kompaktversionen Lexware financial Office und Lexware Financial Office Plus integriert sind:

Digitale Belegerfassung Lexware Buchhalter und Buchhalterplus 2016
Digitale
Belegerfassung
Lexware Buchhalter und Buchhalterplus 2016

Dabei ist zu beachten, dass alle Belege, deren Erfassung bereits im Journal verankert sind, nur durch eine Storno- und Neueinbuchung zum Geschäftsvorfall „gelöscht“ werden können.

Die maximale Erfassungszeit des Belegaufkommens auf die betriebsübliche Art sind laut Schreiben vom BMF (s.o.) maximal 10 Tage für unbar bezahlte Rechnungseingänge, 30 Tage für sonstige Belege für den Weg vom Posteingangskorb (egal, ob das Körbchena auf dem Tisch steht oder z. B. in Outlook seinem Schicksal als Teil der *.pst-Datei harrt) zum ersten Abheften in der Akte oder als Eingabe im ERP-System.

Hier ein Auszug aus dem Schreiben des BMF zu den neu gefassten GoBD (Randziffer 49 und 50):

‚RZ 49

Es ist nicht zu beanstanden, wenn Waren- und Kostenrechnungen, die innerhalb von acht Tagen nach Rechnungseingang oder innerhalb der ihrem gewöhnlichen Durchlauf durch den Betrieb entsprechenden Zeit beglichen werden, kontokorrentmäßig nicht (z. B. Geschäftsfreundebuch, Personenkonten) erfasst werden (vgl. R 5.2 Absatz 1 EStR).
RZ 50

Werden bei der Erstellung der Bücher Geschäftsvorfälle nicht laufend, sondern nur periodenweise gebucht bzw. den Büchern vergleichbare Aufzeichnungen der Nichtbuchführungspflichtigen nicht laufend, sondern nur periodenweise erstellt, dann ist dies unter folgenden Voraussetzungen nicht zu beanstanden:

  • Die Erfassung der unbaren Geschäftsvorfälle eines Monats erfolgt bis zum Ablauf des folgenden Monats in den Büchern bzw. den Büchern vergleichbare Aufzeichnungen der Nichtbuchführungspflichtigen und
  • durch organisatorische Vorkehrungen ist sichergestellt, dass die Unterlagen bis zu ihrer Erfassung nicht verloren gehen, z. B. durch laufende Nummerierung der eingehenden und ausgehenden Rechnungen, durch Ablage in besonderen Mappen und Ordnern oder durch elektronische Grund(buch)aufzeichnungen in Kassensystemen, Warenwirtschaftssystemen, Fakturierungssystemen etc.‘

Der nächste Schritt wäre die Bereitstellung der vom Bundesfinanzministerium geforderten Verfahrensdokumentation für den Belegfluss im Betrieb- hier ein Vorschlag zum Weiterklicken.


Hier die Anleitung zum digitalen Erfassen von Belegen in Lexware:

Ab Version 2017 ist die Funktion uneingeschränkt verfügbar.

Übersicht

In dieser Anleitung finden Sie folgende Themen:

Die Buchungsmaske für digitale Belege

Sie können die Belegfunktion im Menü ‚Extras – Optionen‘ auf der Seite ‚Notizen/Beleg‘ aktivieren bzw. deaktivieren. Standardmäßig ist die Belegfunktion aktiviert.

Buchhaltung Buchhalter Lexware Lern-Ware Margit Klein
© Lexware 88238
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Die Buchungsmaske für digitale Belege öffnen Sie entweder über das Menü ‚Buchen‘:

oder über das Symbol auf der Startseite:

Hier sehen Sie in der Klammer die Anzahl der digitalen Belege, die sich im Eingangskorb befinden.

Bestandteile der Buchungsmaske

Die Buchungsmaske für digitale Belege hat folgende Bestandteile:

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Bestandteil Beschreibung
Eingangskorb Im Belegeingangskorb liegen die digitalen Belege. Der Eingangskorb wird immer links angezeigt und kann in der Größe nicht individuell verändert werden.

Über die Schaltfläche ‚Liste einklappen‘ können Sie den Eingangskorb minimieren.

Beleganzeige In der Beleganzeige sehen Sie den markierten digitalen Beleg. Sie können die Größe und Position der Beleganzeige ändern und z. B. auch auf einen zweiten Bildschirm schieben. Die individuellen Einstellungen werden gespeichert.

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n den Buchungslisten (Buchungsmaske, Stapel, Journal) können Sie die Beleganzeige jederzeit über dieses Symbol in der Symbolleiste öffnen und schließen:

Word-, Excel- und OpenOffice-Dateien können in der Beleganzeige nicht direkt angezeigt werden. Wenn das jeweilige Programm auf Ihrem Rechner verfügbar ist, können Sie es direkt aus der Beleganzeige öffnen.

Navigationsleiste In der Navigationsleiste sehen Sie die Bezeichnung des markierten digitalen Beleges.

Sie haben die Möglichkeit, in den Modus ‚Ohne digitale Belege‘ zu wechseln.

Über die Schaltflächen ‚Zum Stapel‘ oder ‚Zum Journal‘ wechseln Sie direkt in den Stapel oder das Journal.

Buchungsmaske Die Buchungsmaske ist weitgehend identisch mit der Dialog- oder Stapelbuchungsmaske.
Buchungsliste In der Buchungsliste sind die erfassten Buchungen aufgelistet. Die Buchungsliste in der Buchungsmaske ‚digitale Belege‘ hat einige Besonderheiten (s. Abschnitt ‚Besonderheiten der Buchungsliste‘).

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Digitale Belege hochladen

Beim ersten Aufruf der Buchungsmaske ist der Belegeingangskorb leer. Um digitale Belege hochzuladen, klicken Sie auf die Schaltfläche ‚Neue Belege‘. Im Dialog ‚Beleg einfügen‘ wählen Sie entweder ‚Alle Dateien‘ oder Sie selektieren einen bestimmten Dateityp:

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Für die digitalen Belege gelten folgende Einschränkungen:

  • Zulässige Dateiformate: Es werden nur die Dateiformate unterstützt, die in der Auswahlliste angezeigt werden. Wenn ein nicht unterstütztes Format importiert werden soll, kommt folgende Meldung: ‚Die von Ihnen ausgewählte Datei … kann nicht als digitaler Beleg verwendet werden.‘
  • Maximale Dateigröße: Die maximale Dateigröße ist 2 MB. Wenn eine größere Datei importiert werden soll, kommt folgende Meldung: ‚Die von Ihnen ausgewählte Datei … ist größer als 2 MB und kann nicht importiert werden.‘
    Tipp: Wenn Sie Belege scannen, wählen Sie die Auflösung so, dass die Dateigröße unter 2 MB liegt.

Nach dem Hochladen werden die digitalen Belege im Eingangskorb angezeigt:

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Sortierung der Belege im Belegeingangskorb

Die Standardsortierung im Eingangskorb ist ’nach Datum – absteigend‘, d. h. der neueste Beleg wird oben angezeigt. Aus Platzgründen sind der Name und das Datum zweizeilig in der ersten Spalte dargestellt. Sie können die erste Spalte durch Klick auf die Spaltenüberschrift ‚Name‘ bzw. ‚Datum‘ nach Name oder nach Datum sortieren.
Das Feld ‚Name‘ ist alphanumerisch und wird immer nach dem ersten Zeichen sortiert. Mehrstellige Zahlen können deshalb bei der Sortierung nicht berücksichtigt werden.

Speicherung der digitalen Belege

Beim Belegimport verbleiben Ihre Originalbelege im jeweiligen Verzeichnis. Im Belegeingangskorb wird immer eine Kopie des Originalbeleges erstellt. Die Kopien werden im Datenverzeichnis gespeichert und sind damit Bestandteil der Datensicherung.

Digitale Belege im Eingangskorb löschen

Es kann nur ein Beleg gelöscht werden, die Mehrfachmarkierung ist nicht möglich.

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Digitale Belege buchen

  1. Markieren Sie den digitalen Beleg im Eingangskorb. Der Beleg wird in der Beleganzeige angezeigt.
  2. Erfassen Sie den Beleg in der Buchungsmaske.
  3. Entscheiden Sie vor dem Buchen, ob Sie den Beleg nach dem Buchen noch im Eingangskorb benötigen. Standardmäßig wird der digitale Beleg nach dem Buchen aus dem Eingangskorb entfernt.
    Um den digitalen Beleg nach dem Buchen im Eingangskorb stehen zu lassen, setzen Sie den Haken bei dieser Option:

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  4. Klicken Sie auf ‚Buchen‘.

Wichtig: Journalbuchungen sind nach dem Buchen unveränderbar. Das gilt auch für den zugeordneten digitalen Beleg. Die Zuordnung des digitalen Belegs kann bei einer Journalbuchung nicht gelöscht werden. Um die Zuordnung zu entfernen, stornieren Sie die Buchung. Einzelheiten zur Vorgehensweise finden Sie im Abschnitt ‚Buchung mit digitalem Beleg stornieren oder löschen‘.

Belege ohne digitale Belege buchen

Damit Sie die Buchungsmaske nicht zu wechseln brauchen, gibt es die Möglichkeit, ohne digitale Belege zu buchen. Wechseln Sie hierzu in das Register ‚Ohne digitale Belege‘. Alle Funktionen der digitalen Belege sind dann inaktiv:

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Besonderheiten der Buchungsliste

In den Buchungsmasken für digitale Belege gibt es in den Buchungslisten unterhalb der Buchungsmaske wichtige Unterschiede zu den „normalen“ Buchungsmasken ‚Stapelbuchen‘ und ‚Dialogbuchen‘.

Buchungsmaske Eigenschaften
Stapelbuchungsmaske
für digitale Belege

Man kann eine Buchung in der Buchungsliste nicht durch Markieren in die Buchungsmaske übernehmen.

In der Buchungsliste sind diese Funktionen inaktiv:

Um eine Stapelbuchung zu ändern oder zu löschen wechseln Sie in ‚Ansicht – Buchungsstapel‘.

Dialogbuchungsmaske
für digitale Belege

In der Buchungsliste sind diese Funktionen inaktiv:

Um eine Journalbuchung zu stornieren, wechseln Sie in ‚Ansicht – Buchungsstapel‘.

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Weitere Belege hinzufügen

Für das Hinzufügen weitere Belege zu einer Buchung, nutzen Sie den Dialog Belege. Diesen Dialog öffnen Sie über das Belege-Symbol, das in den Buchungslisten angezeigt wird. Das blaue Symbol zeigt an, dass einer Buchung bereits ein Beleg zugeordnet ist:

Wenn dieses Feld in Ihrer Buchungsliste noch nicht eingeblendet ist, ordnen Sie das Feld in den Listeneinstellungen zu:

  1. Markieren Sie eine Buchung mit der rechten Maustaste.
  2. Klicken Sie im Kontextmenü auf ‚Listeneinstellungen‘.
  3. Verschieben Sie den Eintrag ‚Beleg‘ auf die rechte Seite.

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  4. Wählen Sie die Position für die Spalte ‚Beleg‘.
  5. Klicken Sie auf ‚OK‘.
  6. In der Buchungsliste wird die zusätzliche Spalte ‚Beleg‘ angezeigt.

Durch Doppelklick auf das Belege-Symbol öffnen Sie den Dialog ‚Belege‘.

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In diesem Dialog stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

Schaltfläche Beschreibung
Beleg anzeigen Der Beleg wird im zugeordneten Programm geöffnet, z. B. PDF-Dateien im Adobe Reader.
Beleg einfügen Über diese Schaltfläche ordnen Sie der Buchung weitere Belege zu.
Beleg löschen Bei Stapelbuchungen können Sie zugeordnete Belege löschen

Bei Journalbuchungen ist diese Funktion inaktiv.

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Journalbuchungen mit Beleg stornieren

  1. Öffnen Sie ‚Ansicht – Journal‘.
  2. Markieren Sie die Buchung mit der rechten Maustaste.
  3. Klicken Sie auf ‚Stornieren‘.
  4. Geben Sie das Stornodatum ein.
  5. Die weitere Vorgehensweise ist abhängig davon, ob eine Neubuchung erfolgen soll:
Neubuchung ja/nein Vorgehen
Neubuchung
  1. Bejahen Sie die Abfrage ‚Soll die Buchung als Vorlage zur Neubuchung … übertragen werden?‘
  2. Die Buchung wird in die Buchungsmaske übernommen. Angehängte digitale Belege sind der Buchung zugeordnet.
  3. Ändern Sie die Angaben in der Buchung. Über die Schaltfläche ‚Beleg‘ können Sie zugeordnete Belege löschen oder neue Belege anhängen.
Keine Neubuchung
  1. Verneinen Sie die Abfrage ‚Soll die Buchung als Vorlage zur Neubuchung … übertragen werden?‘
  2. Wählen Sie die gewünschte Alternative bei der folgenden Abfrage:
    ‚Möchten Sie die mit der Buchung verknüpften digitalen Belege … in den Eingangskorb übernehmen?‘

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Stapelbuchungen mit Beleg ändern oder löschen

Stapelbuchung mit digitalem Beleg ändern

  1. Öffnen Sie ‚Ansicht – Buchungsstapel‘.
  2. Markieren Sie die Buchung mit der rechten Maustaste.
  3. Klicken Sie auf ‚Bearbeiten‘.
  4. Ändern Sie die Angaben zum Buchungssatz.
  5. Um Belege zu löschen oder hinzuzufügen, klicken Sie auf Schaltfläche ‚Beleg‘.
  6. Wenn Sie alle Angaben geändert haben, klicken Sie auf ‚Buchen‘.

Stapelbuchung mit digitalem Beleg löschen

Wenn Sie eine Stapelbuchung löschen, können Sie die mit der Buchung verknüpften Belege wieder in den Eingangskorb übernehmen.

  1. Öffnen Sie ‚Ansicht – Buchungsstapel‘.
  2. Markieren Sie die Buchung mit der rechten Maustaste.
  3. Klicken Sie auf ‚Löschen‘.
  4. Um den zugeordneten Beleg wieder in den Eingangskorb zu übernehmen, bejahen Sie folgende Abfrage:

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