Lexware® Online-Banking: Zeitersparnis bei manueller und automatischer Kontierung in der Buchungsmaske

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Bei sinnvoller Voreinstellung, die innerhalb der Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung ohnehin den geltenden GOBD entsprechen muß, kann über das Onlinebanking Tool von Lexware® (egal ob in der Standard- oder Netzwerkversion) jede Menge Zeit beim Einlesen und Verbuchen der Kontoauszüge von Kreditinistituten erreicht werden, das Beitragsbild oben nur als Minibeispiel.

Details dazu sind auf LERN-lex-WARE zu finden, hier die Insgesamt-Anleitung von Lexware, die von uns in bestimmten Punkten ergänzt und um Bildbeispiele bereichert wurde:


Übersicht

In dieser Anleitung finden Sie folgende Themen:

 Voraussetzungen

  • Kontoauszüge sind abgeholt
    Kontobewegungen können nur über das Onlinebanking-Modul von Lexware® buchhalter eingelesen werden. Nutzen Sie zur Abholung der Kontoauszüge die Funktion ‚Extras – Zahlungsverkehr – Onlinekontoauszüge abholen‘.
  • OP-Ausgleichsbuchungen stehen im Journal
    Wenn Sie mit der Funktion ‚Automatische Buchung Zahlungsverkehr‘ arbeiten, müssen die OP-Ausgleichsbuchungen journalisiert sein. Übertragen Sie ggf. vor dem Abgleich der Kontoauszüge diese Buchungen in das Journal.
  • Bankkonto ist als Onlinekonto hinterlegt
    Damit ein Bankkonto bei der Kontoauswahl im Menü ‚Buchen – Onlinekontoauszug abgleichen‘ angeboten wird, muss das Konto als Onlinekonto hinterlegt sein.

Der Assistent ‚Online-Kontoauszug abgleichen‘

  1. Öffnen Sie das Menü ‚Buchen – Online-Kontoauszug abgleichen‘.
  2. Wenn Sie mehrere Onlinekonten eingerichtet haben, wählen Sie die Bank.

Der Assistent gliedert sich in zwei Bereiche:

Im oberen Bereich sehen Sie die abgeholten Kontobewegungen des ausgewählten Bankkontos.

    • Zusätzlich zu den von der Bank übertragenen Daten erhalten Sie in diesem Fensterbereich weitere Informationen zum Status der Kontenbewegungen:
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      © Haufe Lexware® GmbH Co. KG 77710
      • Status A (abgeglichen): Alle angehakten Kontobewegungen wurden bereits abgeglichen. Wenn Sie abgeglichene Kontobewegungen verbuchen, sind sie im oberen Fensterbereich nicht mehr zu sehen.
      • Status L (gelöscht): Alle angehakten Kontobewegungen wurden gelöscht. Um gelöschte Kontobewegungen wieder einzublenden, aktivieren Sie die Option ‚gelöschte Kontoauszüge anzeigen‘.
  • Im unteren Bereich finden Sie dieRegisterkarten für den Abgleich
    Im unteren Bereich sehen Sie die Daten Ihrer Buchhaltung in drei Registerkarten:

    • Interimskonto: In dieser Registerkarte stehen alle Buchungen, die im Zahlungsverkehr automatisch verbucht wurden.
    • Offene Posten: In dieser Registerkarte stehen alle journalisierten Offenen Posten.
    • Buchungsvorlagen: In dieser Registerkarte finden Sie alle Buchungsvorlagen, die das gewählte Bankkonto enthalten.

Kontobewegungen und Registerkarten für den Abgleich:

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Kontobewegungen automatisch abgleichen

Sie haben die Möglichkeit, die Kontobewegungen anhand festgelegter Kriterien mit den Buchungen in den Registerkarten abzugleichen. Nach dem Abgleich wird der Status der Kontobewegungen mit farblichen Markierungen angezeigt.

  1. Um die Abgleichsautomatik zu starten, klicken Sie auf die Schaltfläche ‚Automatik‘.
  2. Legen Sie im Dialog ‚Abgleich Automatik‘ fest, welche Übereinstimmungen geprüft werden sollen.
  3. Zur Auswahl stehen folgende Einstellungen:
    Automatik-Abgleich mit verschieden hoch einzustellenden Trefferquoten- bitte Zuordnungen immer kontrollieren, da Betrags- oder Namensgleichheit zu Fehlbuchungen führen könnten!
    Automatik-Abgleich mit verschieden hoch einzustellenden Trefferquoten- bitte Zuordnungen immer kontrollieren, da Betrags- oder Namensgleichheit zu Fehlbuchungen führen könnten!
    Einstellung Suchmodus
    Treffer mit Betrags- und Textübereinstimmung Das Programm gleicht Kontobewegungen ab, bei denen der Betrag und der Text übereinstimmen.
    Treffer mit Betragsübereinstimmung Das Programm gleicht Kontobewegungen ab, bei denen nur der Betrag übereinstimmt.
    Treffer mit Textübereinstimmung Das Programm gleicht Kontobewegungen ab, bei denen nur der Text übereinstimmt.
  4. Treffen Sie Ihre Einstellung.
  5. Klicken Sie auf ‚OK‘.

Kontobewegungen manuell abgleichen

Abgleich gegen Offene Posten

Diese Funktion nutzen Sie, um einzelne Buchungen manuell abzugleichen.

Sie können den Abgleich auch als Sammelabgleich für mehrere Offene Posten durchführen.

  1. Markieren Sie oben die Kontobewegung.
  2. Das Programm durchsucht die Daten in den Registerkarten nach Übereinstimmungen. Gefundene Übereinstimmungen werden mit farbigen Pfeilen markiert. In der folgenden Tabelle finden Sie die Status-Übersicht der gefundenen Übereinstimmungen.
    Farbliche Kennzeichnung Status der Kontobewegung
    Grün Der Betrag stimmt überein.

    Der Buchungstext stimmt mit dem Verwendungszweck überein oder ist im Verwendungszweck enthalten, unabhängig von der Groß- und Kleinschreibung.

    Gelb Der Betrag ist identisch, aber der Text stimmt nicht überein oder das Datum der Kontobewegung liegt vor dem Datum der Buchung.
    Rot Der Betrag ist nicht identisch. Der Text stimmt überein.
    Blau Es gibt mehr als einen Treffer Rot, Gelb oder Grün.
  3. Um den Vorschlag zu übernehmen, klicken Sie auf ‚Abgleich‘.
  4. Um einen Sammelabgleich für mehrere Offenen Posten durchzuführen, markieren Sie den nächsten Offenen Posten und klicken Sie auf ‚Abgleich‘.

Die abgeglichene Kontobewegung erhält in der Spalte ‚A‘ die Kennzeichnung für ‚abgeglichen‘.

Beispiel:

Automatik-Abgleich mit verschieden hoch einzustellenden Trefferquoten- bitte Zuordnungen immer kontrollieren, da Betrags- oder Namensgleichheit zu Fehlbuchungen bei Debitoren und Kreditoren führen könnten!

Um Abgleiche aufzuheben, klicken Sie auf ‚Verwerfen‘.

Lexware® Online Banking Menüleiste für Buchungszuodnungen oder Buchungsrücknahme
Lexware® Online Banking Menüleiste für Buchungszuodnungen oder Buchungsrücknahme

 

 

Das ist z. B. erforderlich, wenn Sie nach dem Verbuchen eine Zahlung stornieren.

Lexware® Online Banking Buchungsabgleich zurück setzen
Lexware® Online Banking Art des Buchungsabgleichs zurück setzen: „Alle Abgleiche“: keine Zuordnungen mehr, zurück auf Start, „selektierte Kontobewegung“ oder „selektierte Buchung“ Einzel-Rücknahme der gewählten Zuordnung

Der Offene Posten der Rechnung wird dann wieder im Register ‚Offene Posten‘ angezeigt. Der Offene Posten kann aber nur erneut abgeglichen werden, wenn Sie den Abgleich verwerfen.

Abgleich gegen Buchungsvorlagen

Eine Buchungsvorlage kann nur einer Kontobewegung zugeordnet werden. Nachdem Sie für diese Kontobewegung den Abgleich verbucht haben, können Sie die Buchungsvorlage der nächsten Kontobewegung zuordnen.

Lern-Ware Hinweis:

Zur Zeit ist es nicht möglich aus Kontobewegungen automatisch Buchungsvorlagen zu generieren. Diese müssen manuell parallel zur Verbuchung der Online-Bewegungen erfasst und können erst dann aufgerufen werden, sobald eine manuelle Verbuchung für die Aktualisierung der Buchungsvorlagen insgesamt im Programm gesorgt hat.

Kontobewegungen buchen

  1. Wenn Sie die Kontobewegungen abgeglichen haben, klicken Sie auf ‚Buchen‘.
  2. Wählen Sie ggf. einen Belegnummernkreis und die erste Belegnummer aus.
  3. Klicken Sie auf ‚OK‘.
    Teilzahlung und Minderung
    Wenn der Betrag der Kontobewegung nicht mit dem Buchungsbetrag übereinstimmt, wird automatisch der Dialog ‚Ausbuchen Offener Posten‘ geöffnet. Hier legen Sie fest, ob die Differenz sich aus einer Teilzahlung ergibt oder ob die Differenz als Minderung ausgebucht werden soll.

    • Teilzahlung: Der Restbetrag wird als Offener Posten weitergeführt.
    • Minderung: Sie geben ein Minderungskonto ein, auf dem der Restbetrag gebucht wird.
  4. Im Fenster ‚Abgleich verbuchen‘ erhalten Sie die Übersicht über alle vorgeschlagenen Buchungssätze.
  5. Wenn Sie die Belegnummer oder den Buchungstext ändern wollen, klicken Sie in das Feld und ändern Sie die Daten.
  6. In der Spalte ‚Buchen‘ können Sie einzelne Datensätze selektieren.
  7. Um die Abgleiche zu verbuchen, klicken Sie auf ‚Buchen‘.

Die Buchungssätze werden in das Journal gebucht.

Lern-Ware Hinweis:

In den in diesem Buchungsfenster erfassten Buchungen können die Belegnummer, der Text sowie die Zusammensetzung von Splittbuchungen, die keine Voreinstellungen für die Beträge haben oder deren effektiver Buchungsbetrag von dem Buchungsbetrag in der Vorlage abweicht, geändert werden.

Kontobewegungen manuell kontieren

  1. Markieren Sie die Kontobewegung.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche ‚manuelle Kontierung‘.
  3. Geben Sie im Dialog ‚Buchungsdaten‘ die Daten für den Buchungssatz ein.
  4. Klicken Sie auf ‚OK‘.

Der Buchungssatz wird in das Journal gebucht.

Hinweis: Als Gegenkonto kann hier kein Personenkonto eingegeben werden, da durch diese Buchung ein neuer Offener Posten erzeugt wird. Wenn Sie als Gegenkonto ein Personenkonto buchen wollen, machen Sie zunächst eine Buchung auf ein Interimskonto. Öffnen Sie dann die normale Buchungsmaske und buchen Sie das Interimskonto gegen das Personenkonto. Wenn zu dieser Buchung ein Offener Posten vorliegt, schließen Sie die Buchung über die Schaltfläche ‚OP‘ ab, damit der Offene Posten ausgebucht wird.

Lern-Ware Hinweis:

Bei manuellen Buchungserfassungen kann der Text im Erfassungsdialog noch angepaßt und jeweils eine Kostenstelle oder ein Kostenträger mit eingebucht werden. Handelt es sich um einen Aufwand/Ertrag, der auf Kostenstellen oder Kostenträger gesplittet erfaßt werden muss, sollte vorab eine Buchungsvorlage mit diesen Splittvorlagen erstellt werden, damit die Zuordnung im Buchungsfenster dann korrekt erfolgen kann.

Splittbuchung erfassen

Splittbuchungen erfassen Sie in zwei Schritten: Sie buchen zunächst die Kontobewegung gegen ein Interimskonto aus und erfassen dann die Splittbuchung in der normalen Buchungsmaske.

  1. Markieren Sie die Kontobewegung.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche ‚Manuelle Kontierung‘.
  3. Tragen Sie im Fenster ‚Buchungsdaten‘ ein Konto der Kategorie ‚Interimskonto‘ ein, z. B. das Konto ‚Durchlaufende Posten‘.
  4. Schließen Sie die Buchung über “Buchen‘ ab.
  5. Wechseln Sie in das Menü ‚Buchen – Stapelbuchen‘ oder ‚Dialogbuchen‘.
  6. Tragen Sie in der Buchungsmaske das Interimskonto ein.
  7. Klicken Sie auf ‚Splitten‘ und wählen Sie den Sollsplitt oder den Habensplitt.
  8. Geben Sie in der Splittbuchungsmaske die einzelnen Splitteinträge ein.

Kontobewegung löschen

  1. Markieren Sie die Kontobewegung im oberen Teil des Assistenten.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche ‚Löschen‘.
  3. Die Kontobewegung wird aus der Liste entfernt.

Um gelöschte Kontobewegungen für die Verbuchung anzuzeigen, setzen Sie den Haken bei ‚gelöschte Kontoauszüge anzeigen‘.

Kombi Lexware® Lern-Ware Margit Klein 12
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