Falls Sie Ihre Verfahrensdokumentation dem Betriebsprüfer nicht über Körpersprache mitteilen wollen (die eine Hand erfaßt den Beleg, die andere kontiert ihn, Finger tippender Weise erfolgt die Buchung und (virtuelle) Belegablage (neu!) in und mit Lexware, die Augen speichern den rellen Datenlageort „Ordner, Schrank oder Schachtel“ mit den grauen Zellen ab und der Kopf weist zudem in geneigter Weise auf die Datensicherungspfade zu den einzelnen Büros, Schränken, PCs und mobilen Festplatten hin), hier der Belegfluß, den Sie mündlich ohnehin erklären (können) müssen:
Belegeingang->Belegerfassung->Belegkontierung->Belegbuchung->Belegsicherung->Belegkopien zur Sicherheit (z. B. als PDF-Scans: Vorsicht, da kann gemogelt werden!).. wer (Mitarbeiter), wann (Erfassungszeit), wofür (Belegart) mit was (Software und Importdateien) wie (Schnittstellen für und mit Kontenmapping, Datenzugriffe auf das Original in Papier- oder PDF-bzw. Fax- oder Emailformat) dafür verantwortlich zeichnet.
Anbei eine Excel-Liste zur eigenen Verwendung, wenn Worte und Gesten nicht ausreichen sollten (schauen Sie unten bitte noch alle Wissens-Inhalte in Bezug auf Glaubens- Irrtümer für Ihre Belegführung durch !):
Lern-Ware Hinweis:
Betriebsprüfer, die kurzen Prozess mit der Prüfung (in Eile sind seit geraumer Zeit alle Beteiligten in diesem Prozess!) machen möchten und dazu noch über Mehrertrag beim Prüfungsergebnis eine oder mehrere Karrierestufen höher klettern möchten (dieses Ziel steht sogar in den Bewerbungsunterlagen für die Anwerbung zum Finanzwirt! … mittlerweile wird der Ausdruck „besondere Bewährung“ für das Klettern der Karrierestufen genutzt), fragen kurz nachdem sie die Türklinke zu Ihren Büroräume erstmalig losgelassen haben, nach der Verfahrensdokumentation und bitten um Vorlage.
Haben Sie eine, wird diese stichprobenartig auf korrekte Inhalte geprüft. Stimmen die Stichproben mit der Vorlage überein, geht die Prüfung ihren gewohnten (wochenlangen) Gang.
Stimmen die Stichproben nicht mit der von Ihnen gelebten Belegfluß-Realität überein, müssen Sie gut argumentieren können. Oder Ihre Buchhaltung wird im Zuge dieser Gesprächsführung verworfen. Fiktive Einnahmen werden (dazu) geschätzt. Ausgaben natürlich nicht. Sie treffen sich unter Umständen vor dem zuständigen Finanzgericht wieder, falls keine Einigung mit dem Vorgesetzten des Prüfers erfolgen kann. In Deutschland wird mehr „verglichen“ als „be-“ oder „verurteilt“.
Haben Sie keine Verfahrensdokumentation vorzulegen, müssen Sie noch besser argumentieren oder Ihre Buchhaltung wird von vornherein verworfen. Ergebnis wie im voerhegehenden Absatz: Zuschätzungen der Einnahmen. Eine Zuschätzung der Ausgaben natürlich nicht.
Persönliche Anmerkung Dez. 2017 zu großen Betriebsprüfungen für eigene Belange: Die Betriebsprüfer (erstmalig vor 13 Jahren, letzt- und zweitmalig dieses Jahr), 2003 ein Beamter im eigenen Alter, dieses Jahr ein sehr junger Beamter, frisch weg von der Akademie, waren alle schwer in Ordnung und haben von selbst darauf hingewiesen, was noch an Belegen eingereicht werden muss, damit alles stimmig und im Sinne der GoBD ist. Ungereimtheiten konnten schnellstmöglich bereinigt werden- und es wurden auch Hinweise erteilt, die sich positiv auf die eigene Steuerlast auswirken hätten können.
Am Rande ein Gegenbeispiel:
Erschreckend war nur der Umstand, das bei einer Umsatzsteuernachschau 2017 angeblich 14.000,00 € an Bemessungsgrundlage für Umsätze aus Kalenderjahr 2015 angeblich nicht versteuert wurden- laut Telefonanruf der Betriebsprüferin bei der Buchhalterin des Lexware-Kunden.
Eine dreitägige Suche im System (Wochenende war futsch, Unverständnis immens) war die Folge mit dem Fazit, dass nach 5 Tagen, die Prüferin vor uns saß und sich (dann erst) entschuldigte- ihr Finanzamtazubi hat in der IDEA Software, die für das Einlesen der Txt-Datei für den GdPDU-Export zuständig ist, ein Minus falsch gesetzt… Dafür erläuterte sie aber gerne die Notwendigkeiten der Gelangensbestätigung in EU (Dänemark) und Drittland (Norwegen) hier vor Ort. Die müssten aber bitte auch noch vom Kunden wie gewünscht beigebracht werden.
Darüber hinaus war sie am selben Tag ebenfalls versucht, ihre eigene EDV-Abteilung im Finanzamt aufzusuchen, da der GdPdu-Import der Txt-Datei für 2017 aus Lexware® heraus ganz einfach nicht die Journaldaten in der IDEA-Software auf den Sachkonten bei Ihr bis Oktober sondern nur bis August aufaddierte. Erst nach mehrfachem Import ein und derselben Datei aus Lexware® waren dann alle Daten so, wie auch in Lexwareberichten vorzufinden…(ein Schelm, der dabei… gelle?!!)
Ich wünsche Ihnen Betriebsprüfer mit einer positiven Grund-Einstellung!!! Im Video unten allerdings die Wirklichkeit für die Kunden, die noch Word oder Excel als Ausgangsrechnungsvorlage nehmen…
Schreiben des Bundesfinanzministerium vom 14.11.2014 zur Ordnungsmäßigkeit digitaler Belegerfassung und deren Betriebsprüfungskriterien samt aller zur Zeit im Netz dazu publizierten Glaubens-Irrtümer:
Und hier das Schreiben an sich- ja, es ist gut lesbar und verständlich (!), die gelb markierten Bereiche sind in den Schulungen seit 2015 verarbeitet worden:
Hier ein Erfahrungsbericht eines Handwerksmeisters zu den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ab 2015 in Bezug auf Unveränderbarkeit von Ausgangsrechnungen und Zuschätzungen: GoBD beim Malermeister und Sachverständigen im Malerhandwerk -Steuerprüfung mit Zuschätzung von 10% des Umsatzes
Falls Sie davor scheuen sollten, in das PdF zu schauen, hier ein kleiner Überblick zur Entwirrung vielfach publizierter Irrtümer für die notwendigen Maßnahmen einer betriebsprüfersicheren Handhabung (ist immer vom Betriebsprüfer an sich abhängig, gibt es eigentlich nicht!) Ihrer Einnahmen/Ausgaben und Belegerfassung und -archivierung, die Ziffern vor den Absätzen sind die Fundstellen im Dokument:
1. Irrtum zur Belegführung: Emailrechnungen müssen immer im Original als Mail aufbewahrt werden…
Ja, wenn im Emailtextkörper der Rechnungstext enthalten ist.
Nein, wenn RG als PDF-Anhang ankommt.
Emails können aber auch als Ausdruck in Papier vorgelegt werden, wenn andere Vorgänge für den Betrieb als nicht „zumutbar“ (Interpretationssache) gelten:
BMF Schreiben 14.11.2014 Email als Transportmittel für PDF-Rechnung ist nicht aufbewahrungspflichtig
BMF Schreiben 14.11.2014 elektronischer Briefverkehr kann als Papierausdruck aufbewahrt werden
Lern-Ware Hinweis:
Betriebsprüfer möchten immer die Originaldatensätze sehen– bei softwaregestützten Fakturierungsprogrammen ist das allerdings bei Ausgangsrechnungen der über die Rechnungsstellung produzierte Buchungssatz und nicht das Bild vom Buchungssatz in Form der erstellten PDF- oder Papierrechnungen. Bei Eingangsrechnungen ist das zugesandte Belegmaterial in Form von PDF, Fax oder Email relevant und der in die Erfassungsmaske der Warenwirtschaft als Eingangsbeleg „kopierte“ Sachverhalt nur der Generierung des für die Finanzbuchhaltung notwendigen Buchungssatzes sowie der Lagerverwaltung dienlich. Bedeutet, dass der Buchungssatz für Eingangsrechnungen noch zusätzliche oder weniger Informationen beinhalten kann, als der Beleg an sich. Hauptsache, der Beleg kann dem erfassten Buchungssatz auf Anhieb aus dem Buchhaltungsarchiv/-ablage heraus zugeordnet werden. Und er kann nicht unbemerkt im Nachhinein verändert werden.
2. Irrtum zur Belegführung: Die GKV- und GoBD- Zertifikate für die Software von ITSG und Wirtschaftsprüfungsgesellschaft sind betriebsprüferrelevant…
falsch, sie sind irrelevant
Lern-Ware Hinweis:
Einnahmen-Überschussermittler müssen lediglich Zahlungsein- und -ausgänge nachweisen und buchen bzw. auflisten- Buchhaltung heißt, Listensammlung und Belegarchivierung über alle miteinander in Zusammenhang stehenden Geschäftsvorfälle (Amerikanisches Journal vor Urzeiten, Quelle von Wikipedia).
EÜR-Ermittler können alle Buchungen (nicht die Ausgangsrechnungen) nach wie vor via Excel nachweisen, müssen die Gewinnermittlung dann aber (sofern Umsätze bis 2016 über 17.500,00 EUR erzielt werden, ab 2017 für egal welche Umsatzhöhe) elektronisch in das EÜR-Formular, z. B. mit der kostenfreien Ausfüllhilfe des Bundesfinanzministeriums vom Elsterportal, versenden.
Eine von Microsoft Office (Word und Excel) unabhängige Ausgangs-Rechnungslegung ist das, was zusammen mit einem (in Papierform zu führenden) Kassenbuch bei Bareinnahmen und Barauszahlungen vorzulegen ist. Werden Rechnungen an Kunden nicht softwaregestützt sondern „änderungsunsicher“ mit Word oder Excel erstellt, liegt es im Ermessen des Prüfers, die Buchführung von vornherhein als nicht gobd-konform zu verwerfen und Zuschätzungen zu tätigen.
Laut o. g. BMF-Schreiben wäre ein Betriebsprüfer allerdings voll berechtigt, egal, ob Sie eine Bilanz erstellen oder Ihren Gewinn über Einnahmenüberschussermittlung berechnen, sofort die Ordnungsmäßigkeit Ihrer Buchführung zu verwerfen, wenn Sie Ihre ausgehenden Rechnungen seit 2015 nicht dokumenten- und „revisionssicher“ softwaregestützt erstellen.
3. Irrtum zur Belegführung: Bilanzierer müssen ständig alle Einnahmen und Ausgaben über Personenkonten führen…
nur, wenn der Beleg schon mehr als 8 Tage unbezahlt im Betrieb vorliegt:
Lern-Ware Hinweis:
Dabei ist interpretationswürdig, welche Art von Tagen gemeint ist: Kalendertage, Werktage, Arbeitstage des Buchführenden im Betrieb, Banktage der Hausbank. Das wiederum wird ggf. eine Klage vor einem Finanzgericht klären können.
Ausgaben für Dauerrechtsverträge wie Miete, Wartung, Leasing, Gehaltszahlungen, Zins-und Tilgungsleistungen dürfen, sofern der Vertrag sofort greifbar bei Prüfungszeiten ist, als reine Zahlungsbuchung verarbeitet werden, ohne auf Personenkonten zwischengeparkt werden zu müssen. Einnahmen aus Miete, Gebühren, Wartungsverträgen oder dergleichen ebenfalls, sofern auf einen Dauerrechtsvertrag zurückführbar im Betrieb.
4. Irrtum zur Belegführung: Bei der Nutzung von Dokumentenmanagementsystemen muss immer eine Indexierung des Ursprungsbelegs erfolgen…
Ja, aber nur, wenn das Papierdokument nach dem erstmaligen Scanvorgang noch mal weiter bearbeitet wird.
Ob es Sinn macht, Papierdokumente einzuscannen, muss jeder Betrieb für sich selber wissen. Kleinere Betriebe können auch mit Aktenordnern als Archiv bestens leben und laufen damit nicht Gefahr, bei Vernichtung des Papierbelegs wegen der vorab erfolgten Digitalisierung desselben dann doch das Original vorweisen zu müssen, weil der Betriebsprüfer die Qualität des Scanvorgangs und die dabei immer über Bildbearbeitung möglichen Veränderungen an der Kopie des Originals für wahrscheinlich hält. Hier ein Beitrag dazu: Lexware® Archiv in der Cloud ab 2017: Revisionssichere Abspeicherung von verschiedenen Dateiformaten mit und in Lexware® Software
5. Irrtum zur Belegführung: Verantwortung für Fehler in der Buchhaltung oder Belegführung können an Fremddienstleister wie Steuerberater abgegeben werden…
falsch, keine Chance ausserhalb des normalen Regresses, falls wirklich von Seiten der Fremddienstleister etwas schief läuft
Lern-Ware Hinweis zur Ingangsetzung der Datenschutzgrundverordnung ab 25.05.2018 und GoBD:
Beachten Sie bitte, dass ab 25.05.2018 der Datenschutz für natürliche Personen europaweit als Maßstab allen Handels mit den Belegen in Ihrem Betrieb zusätzlich bei Nichteinhaltung unter hohe Straf(androhung)en von Seiten der Landesdatenschutzbehörden gestellt wird.
Sofern das Verhalten von Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern in Ihrem Betrieb über Belege (Einkauf, Verkauf, Lohnabrechnungen, Verträge: Emailkontakte damit und darüber) abgebildet wird, kommen diese Anforderungen noch zusätzlich als Dokumentationspflicht (wer was für wen wie wo wann womit) auf Sie zu.
Da ist die Verfahrensdokumentation, die das Bundesfinanzministerium seit 2015 verlangt, schon ein großer Schritt in diese Richtung. Ergänzt werden muss der Teil, der sich mit den restlichen Belegen (z. B. Mitarbeitervertrag, Honorarvertrag, Dienstleistungsverträge, Bestellvorgänge, Kaufverträge, Lieferantenverträge, Bonusvereinbarung), die mit natürlichen Personen (keine juristischen oder Personengesamtheiten wie KG, OHG, GbR bzw. Körperschaften des öffentlichen Rechts- die sind aber auch Inhalt der o. g. Verfahrensdokumentation) zu tun haben, befaßt– viel Erfolg!
Hier Beiträge zum Betriebsprüferexport aus Lexware® heraus:
Lexware® Lohn: Betriebsprüferexport GdPDU für das Finanzamt erstellen
Hier Beiträge zum Datenschutz in Deutschland:
OPT-out Möglichkeit bei cloudbasierten Betriebssystemen reicht datenschutzrechtlich nicht
Datenschutz und Werbemaßnahmen bei eigenen Kunden
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