Lexware® Buchhaltung: Einstellungen für die Spaltenzuordnungen beim ASCII- Import oder Export (nicht DATEV ASCII) als Profilangaben löschen oder erstellen

Teilen Sie Ihr Wissen mit Ihren Kollegen:

Hintergrund

Profile für Export und Import werden als Dateien mit der Endung ‚PRF‘ angelegt. Wenn beim Export/Import bestehende Profile nicht angezeigt werden, kann die PRF-Datei beschädigt sein. Löschen Sie das Profil und legen Sie es neu an.

In dieser Anleitung wird beschrieben, wie existierende Profile (Spaltenzuordnungen) gelöscht und für Personenkonten/Buchungsdaten neu erstellt werden können.


Profilordner öffnen

  1. Öffnen Sie das Menü ‚? – Info‘.
  2. Klicken Sie auf den Link in der Zeile ‚Daten-Pfad‘.
  3. Das Datenverzeichnis wird im Explorer geöffnet.
  4. Öffnen Sie den Profilordner, je nach installiertem Produkt:
    Produkt Verzeichnis
    Lexware® buchhalter/plus Lexware® buchhalter\Daten
    Lexware® buchhalter pro Lexware\professional\Daten\buchhalter pro
    Lexware® buchhalter premium Lexware\premium\Daten\buchhalter pro
  5. Der Name der Profile ist eine achtstellige Ziffer z. B.

    Lexware® Buchhalter Premium Profil

Profil identifizieren

Wenn Sie mehrere Profile angelegt haben, identifizieren Sie ein Profil wie folgt:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Profildatei.
  2. Wählen Sie im Kontextmenü die Option ‚Öffnen mit‘.
  3. Wählen Sie als Programm ‚Editor‘.
  4. In der ersten Zeile des Editors finden Sie den Namen des Profils.

Profil löschen

  1. Markieren Sie das Profil mit der rechten Maustaste.
  2. Klicken Sie im Kontextmenü auf ‚Löschen‘.
  3. Bejahen Sie die Abfrage.

Personenkonten (Kunden und Lieferanten) exportieren, um diese in eine ander Anwendung einzulesen

Der Export von Personenkonten wird hier am Beispiel der Debitoren (Kunden) beschrieben. Das gleiche Vorgehen trifft auf Kreditoren (Lieferanten) zu. Ersetzen Sie einfach das Wort „Debitoren“ in dieser Anleitung durch „Kreditoren“, dann läuft alles wie gewünscht auch in diesem Bereich.

  1. Öffnen Sie das Menü ‚Datei – Export – Text/ASCII‘.

    Buchhaltung Buchhalter Lexware® Lern-Ware Margit Klein 417
    © Haufe Lexware® GmbH Co. KG 16341
  2. Markieren Sie ‚Kunden (Debitoren)‘.
  3. Als Profil wählen Sie ‚(Kein)‘.
  4. Klicken Sie auf ‚Weiter‘.
  5. Auf der Seite ‚Exportdatei‘ klicken Sie auf ‚Durchsuchen‘.
  6. Wählen Sie das Exportverzeichnis.
  7. Vergeben Sie einen Dateinamen. Der Dateityp für Textdateien (*.txt) ist voreingestellt.
  8. Klicken Sie auf ‚Speichern‘.
  9. Wählen Sie als Dateiart ‚ANSI‘.
  10. Klicken Sie auf ‚Weiter‘.
  11. Auf der Seite ‚Feldwahl‘ können Sie alle Einstellungen unverändert übernehmen.
  12. Klicken Sie auf ‚Weiter‘.
  13. Aktivieren Sie auf der Seite ‚Einstellungen‘ folgende Einstellungen:

    Buchhaltung Buchhalter Lexware® Lern-Ware Margit Klein 418
    © Haufe Lexware® GmbH Co. KG 16341
  14. Um die Exportdatei zu erstellen, klicken Sie auf ‚Fertigstellen‘.
  15. Bestätigen Sie die Meldung ‚Der Daten-Export wurde erfolgreich durchgeführt‘ mit ‚OK‘.

 

Export-Profil speichern

Nach dem Export kommt eine Abfrage, ob Sie die Einstellungen in einem Profil abspeichern wollen. Ein Exportprofil ist sinnvoll, wenn Sie regelmäßig Personenkonten mit den soeben getroffenen Einstellungen exportieren wollen.

  1. Um die gewählten Einstellungen als Profil zu speichern, klicken Sie auf ‚Ja‘.
  2. Geben Sie einen Titel für dieses Profil ein und bei Bedarf einen Kommentar.
  3. Klicken Sie auf ‚Speichern‘.

Das Profil steht beim nächsten Export auf der Seite ‚Auswahl‘ zur Verfügung.


Personenkonten (Kunden und Lieferanten) importieren

Der Import von Personenkonten wird hier am Beispiel der Debitoren (Kunden) beschrieben. Das gleiche Vorgehen trifft auf Kreditoren (Lieferanten) zu. Ersetzen Sie einfach das Wort „Debitoren“ in dieser Anleitung durch „Kreditoren“, dann läuft alles wie gewünscht auch in diesem Bereich.

  1. Öffnen Sie das Menü ‚Datei – Import – Text/ASCII‘.
    Der Import-Assistent wird mit der Seite ‚Auswahl‘ geöffnet.

  1. Markieren Sie ‚Kunden (Debitoren)‘.
  2. Klicken Sie auf ‚Weiter‘.
  3. Auf der Seite ‚Importdatei‘ klicken Sie auf ‚Durchsuchen‘. Das gleiche geschieht beim Export einer Datei:
  4. Öffnen Sie das Verzeichnis, in dem Sie die Exportdatei gespeichert haben.
  5. Markieren Sie die Datei und klicken Sie auf ‚Öffnen‘.
  6. Im Bereich ‚Optionen‘ können Sie wählen, ob und wie Duplikate importiert werden sollen. Duplikate sind Personenkonten, die in der Firma schon mit der gleichen Kontonummer angelegt sind.
    Option Erläuterung
    Duplikate überschreiben vorhandene Daten Aktivieren Sie diese Auswahl, wenn Sie bereits vorhandene Daten aktualisieren möchten.
    Abfrage, ob Duplikate vorhandene Daten überschreiben sollen Aktivieren Sie diese Auswahl, wenn Sie zu jeder vorhandenen Kontonummer eine Abfrage wollen. Sie können dann jedes Duplikat einzeln prüfen
    Duplikate werden ignoriert, vorhanden Daten bleiben erhalten Aktivieren Sie diese Auswahl, wenn Sie nur neue Personenkonten anlegen wollen. Vorhandene Daten werden bei dieser Auswahl nicht aktualisiert.
  7. Klicken Sie auf Weiter.
  8. Auf der Seite ‚Einstellungen‘ aktivieren Sie folgende Einstellungen:

  1. Hinweis:

Wenn Sie die vorgeschlagenen Zeichen in Kontobezeichnungen hinterlegt haben, dann verwenden Sie andere Zeichen.

  1. Klicken Sie auf ‚Weiter‘.
  2. Auf der Seite ‚Feldwahl‘ können Sie alle Voreinstellungen unverändert übernehmen.
  3. Klicken Sie auf ‚Weiter‘.
  4. Auf der Seite ‚Übersicht‘ sehen Sie eine Vorschau der Daten, die importiert werden.
  5. Um die Personenkonten zu importieren, klicken Sie auf ‚Fertig stellen‘

Import-Profil speichern

Wenn Sie regelmäßig mit den gewählten Einstellungen exportieren wollen, speichern Sie die Einstellungen in einem Profil.

  1. Bejahen Sie folgende Abfrage: ‚Wollen Sie die Einstellungen in einem Profil speichern?‘
  2. Geben Sie einen Titel für das Profil ein.
  3. Optional können Sie einen Kommentar hinterlegen.
  4. Klicken Sie auf ‚Speichern‘.

Export von Buchungsdaten aus Lexware® mittels ASCII (nicht DATEV ASCII!)

Für den Export von Buchungsdaten in eine andere Firma müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

Voraussetzung Beschreibung
Kontenplan stimmt überein. Alle bebuchten Konten müssen in der Importfirma vorhanden sein.
Buchungsjahr stimmt überein. Das Belegdatum der Buchungsdaten muss im aktiven Wirtschaftsjahr der Importfirma liegen. Wählen Sie deshalb vor dem Import in der Importfirma das richtige Buchungsjahr.
DATEV-Steuerschlüssel sind korrekt hinterlegt. Prüfen Sie vor dem Export in beiden Firmen die DATEV-Steuerschlüssel. Die Vorgehensweise zur Prüfung finden Sie unter folgendem Link:
DATEV-Steuerschlüssel hinterlegen
Einstellung zur DATEV-Automatik ist korrekt hinterlegt. Diese Kontoeigenschaft finden Sie im Kontenassistenten auf der Seite ‚Eigenschaften‘. Im Menü ‚Verwaltung – Kontenaktualisierung‘ können Sie die Einstellung für alle Standardkonten aktualisieren.
Warnhinweise sind deaktiviert. Prüfen Sie vor dem Import, bei welchen Konten Sie Warnhinweise aktiviert haben. Warnhinweise sind im Kontenassistenten auf der Seite ‚Eigenschaften‘ hinterlegt.

Beispiel Kassenkonto, Auszug aus dem Kontenassistenten:

Lexware® Buchhalter Eigenschaft Kassenkonto Betragswarnung

Entfernen Sie für den Import den Haken bei den Warnhinweisen.

 

Buchungsdaten exportieren

  1. Starten Sie den Assistenten über das Menü ‚Datei – Export – Text/ASCII‘.
  2. Markieren Sie ‚Buchungsdaten‘.
  3. Bei Profil wählen Sie ‚Kein‘.
  4. Klicken Sie auf ‚Weiter‘.
  5. Gehen Sie auf ‚Durchsuchen‘.
  6. Wählen Sie ein Verzeichnis und hinterlegen Sie einen Dateinamen.
  7. Speichern Sie die Eingabe.
  8. Bestimmen Sie den Zeitraum, den Sie exportieren wollen.
  9. Klicken Sie zweimal auf ‚Weiter‘.
  10. Prüfen Sie die Vorschlagswerte für den Text-Kennzeichner und das Feldtrennzeichen.
    Wichtig: Wenn Ihre Buchungssätze die vorgeschlagenen Zeichen enthalten, wählen Sie andere Zeichen.
  11. Setzen Sie das Häkchen bei Feldnamen in den ersten Datensatz‘.
  12. Klicken Sie auf ‚Fertig stellen‘.
  13. Bestätigen Sie die Meldung ‚Der Daten-Export wurde erfolgreich durchgeführt‘.

Export-Profil speichern

Wenn Sie regelmäßig mit den gewählten Einstellungen exportieren wollen, speichern Sie die Einstellungen in einem Profil.

  1. Bejahen Sie folgende Abfrage: ‚Wollen Sie die Einstellungen in einem Profil speichern?‘
  2. Geben Sie einen Titel für das Profil ein.
  3. Optional können Sie einen Kommentar hinterlegen.
  4. Klicken Sie auf ‚Speichern‘.

 


Buchungsdaten importieren aus Lexware® Software mittels ASCII (nicht DATEV ASCII!)

  1. Starten Sie den Assistenten über das Menü ‚Datei – Import – Text/ASCII‘.
  2. Markieren Sie Buchungsdaten.
  3. Als Profil wählen Sie ‚<kein>‘.
  4. Klicken Sie auf ‚Weiter‘.
  5. Gehen Sie auf Durchsuchen‘.
  6. Wechseln Sie in das Verzeichnis, in dem Sie die Exportdatei gespeichert haben.
  7. Öffnen Sie die Datei durch Doppelklick.
  8. Als Dateiart aktivieren Sie ANSI‘.
  9. Klicken Sie auf ‚Weiter‘.
  10. Aktivieren Sie die Einstellung Erster Datensatz enthält Feldnamen‘.
  11. Klicken Sie auf ‚Weiter‘.
  12. Markieren Sie im rechten Fensterbereich die Zeile ‚Buchungsbetrag Euro‘.
  13. Klicken Sie auf den Pfeil, der nach links zeigt.
    Der Eintrag wird auf der rechten Seite entfernt.
  14. Klicken Sie auf ‚Weiter‘.
    Angaben zur Belegnummer
    Nummern automatisch generieren. Mit dieser Wahl aktivieren Sie die Funktion ‚Nicht vorhandene Nummernkreise anlegen‘. Sofern Sie mit unterschiedlichen Belegkreisen arbeiten, werden fehlende Belegkreise automatisch angelegt.
    Nummernkreis Wenn Sie einen vorhandenen Nummernkreis zuordnen wollen, aktivieren Sie diese Option.
    Weitere Angaben
    Steuer bei Automatikkonten berechnen. Dieses Häkchen kann aktiv gesetzt bzw. entfernt werden, wenn auf der Seite ‚Feldwahl‘ die Zuordnung ‚Steuerschlüssel‘ aufgehoben ist. Das Setzen des Hakens bewirkt die automatische Buchung der Umsatz- und Vorsteuer. Wichtig: Wenn Ihre Firma nicht steuerpflichtig ist, darf der Haken nicht gesetzt sein.
    Keine Erzeugung von Offenen Posten nach dem Stapelausbuchen. Buchungen auf Personenkonten werden in der Offene-Posten-Liste (OP-Liste) verwaltet. Beim Import findet kein Abgleich von offenen unbezahlten Posten zu bereits bezahlten Posten statt. Sie entscheiden durch Setzen/Entfernen des Hakens, ob Offene Posten erzeugt werden sollen: Wenn keine Offenen Posten erzeugt werden sollen, setzen Sie den Haken. Wenn Offene Posten erzeugt werden sollen, setzen Sie keinen Haken.
    Nicht vorhandene Kostenstellen neu anlegen. Diese Option ermöglicht die Übernahme von Kostenstellen in die Stammdaten.
  15. Klicken Sie auf ‚Weiter‘.
  16. Starten Sie den Datenimport durch Klick auf Fertig stellen‘.

Nach dem Import

Wenn Daten nicht importiert werden, wird dies im Importassistenten durch ein Ausrufezeichen in der ersten Spalte angezeigt. Um weitere Informationen zu erhalten, klicken Sie auf das Ausrufezeichen.

Wichtig:

Bei einem erneuten Import der Datensätze findet kein Abgleich mit den schon importierten Datensätzen statt. Es werden immer alle Datensätze importiert.

Prüfen Sie die importierten Datensätze im Menü ‚Ansicht – Buchungsstapel‘.

 

Import-Profil speichern

Wenn Sie regelmäßig mit den gewählten Einstellungen exportieren wollen, speichern Sie die Einstellungen in einem Profil.

  1. Bejahen Sie folgende Abfrage: ‚Wollen Sie die Einstellungen in einem Profil speichern?‘
  2. Geben Sie einen Titel für das Profil ein.
  3. Optional können Sie einen Kommentar hinterlegen.
  4. Klicken Sie auf ‚Speichern‘.

Lern-Ware Hinweise:

Lexware® DATEV ASCII Import und Exporte

Lexware® Warenwirtschaft DATEV Export

Lexware® DATEV Export ins Kanzlei REWE


Teilen Sie Ihr Wissen mit Ihren Kollegen:
1. LEXWARE® SOFTWARE im PC & Netzwerk4. LEXWARE® BUCHHALTUNG & E-BILANZ + EÜRBerichtskontrolle für Eigen- & Fremdprüfung (FA, Bundesanzeiger)Datenübergabe an StB / Lexware® BuchhaltungDigitaler Beleg- & Buchungssatz-ImportLern-Ware Service & Lexware® AnleitungSchnittstellen & Zusatztools