Lexware Buchhalter Pro und Premium: Buchungsvorlagen verwalten und terminiert automatisch zur Erfassung vorschlagen, in neue Firma importieren

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Voraussetzungen

Wenn Sie einer Buchungsvorlage einen Belegnummerkreis zuordnen wollen, legen Sie den Nummernkreis im Menü ‚Verwaltung – Belegnummern‘ an.


Buchungsvorlage anlegen

Beispiel: Die monatliche Miete für das Büro in Höhe von 1.000,00 EUR wird monatlich zum 01.01. vom Bankkonto abgebucht. Für diese regelmäßig wiederkehrende Buchung soll eine Buchungsvorlage mit Serientermin angelegt werden.

  1. Öffnen Sie das Menü ‚Verwaltung – Buchungsvorlagen‘.
  2. Klicken Sie auf ‚Neu‘.
  3. Geben Sie die Daten der Buchungsvorlage ein. Wenn Sie die Buchungsvorlage mit Buchungsautomatik anlegen wollen, muss der Buchungssatz vollständig sein.
    Beispiel: SKR-03

    In der folgenden Tabelle finden Sie Hinweise zu wichtigen Eingabefeldern:

    Eingabefeld Hinweise
    Suchnummer Die Zuordnung der Suchnummer bestimmen Sie selbst. Die Suchnummer unterstützt die Auswahl der Buchungsvorlage in der Buchungsmaske.
    Belegnummer Belegnummernkreise legen Sie im Menü ‚Verwaltung – Belegnummern‘ an. Die Belegnummer und die Einstellung ‚automatisch hochzählen‘ werden aus dem Belegnummernkreis übernommen.
    Splitt im Sollkonto oder Habenkonto Wenn Sie den Buchungsbetrag im Soll oder Haben auf mehrere Konten aufteilen wollen, nutzen Sie die Funktion ‚Splitten‘. Bei Splittbuchungen ist die Eingabe des Gegenkontos im Basiseintrag erforderlich.
    Steuer Die Steuerinformation wird aus den Angaben im Konto übernommen.
  4. Wenn Sie alle Angaben erfasst haben, klicken Sie auf ‚Speichern‘.

 


Buchungsvorlagen drucken

Druck- und Exportfunktionen für die Liste der Buchungsvorlagen finden Sie im Kontextmenü (rechte Maustaste). Folgende Funktionen stehen zur Verfügung:

 


Automatik einrichten

Sie können Buchungsvorlagen als Aufgabe einrichten und mit einem Serientermin versehen. Die Aufgaben werden im Bereich ‚Termine + Aufgaben‘ angezeigt und können dort ausgeführt werden. Wenn Sie mit verschiedenen Benutzern arbeiten, beachten Sie die Voraussetzungen für das Bearbeiten, Ausführen und Löschen:

  • Benutzer A legt eine Vorlage an und richtet den Serientyp für Benutzer B ein.
  • Benutzer B sieht die Aufgabe in den Terminen und Aufgaben kann diese Aufgaben nur ändern.
  • Benutzer A sieht die Aufgabe in den Terminen und Aufgaben und kann diese Aufgaben ändern und löschen.

Vorgehen

  1. Markieren Sie die Buchungsvorlage.
  2. Klicken Sie auf ‚Aufgabe‘.
  3. Geben Sie die Daten für die wiederkehrende Buchung ein:
    Eingabe Beschreibung
    Betreff Der Betreff wird im Bereich ‚Termine + Aufgaben‘ angezeigt und wird als Buchungstext übernommen.
    Aufgabe zuordnen Wenn Sie mit mehreren Benutzern arbeiten, legen Sie hier den Benutzer fest.
    Serientyp Hier legen Sie folgende Angaben fest:

    • Die Abstände, in denen die Aufgabe wiederholt wird.
    • Den Beginn und ggf. ein festes Enddatum oder die Anzahl der Wiederholungen.
    Status Wenn die Aufgabe noch nicht ausgeführt ist, wird der Status ‚Offen‘ angezeigt. Wenn die Aufgabe ausgeführt ist, wird der Status ‚Erledigt‘ angezeigt.
    Erinnerung Legen Sie fest, wann die Erinnerungsfunktion starten soll.
  4. Hinterlegen Sie das Serienmuster.
  5. Klicken Sie auf ‚OK‘ und speichern Sie die Buchungsvorlage.

Bei Fälligkeit wird die Aufgabe im Menü ‚Ansicht – Termine und Aufgaben‘ angezeigt und kann automatisch ausgeführt werden.


Aufgabe ausführen

Art der Verbuchung festlegen

Bestimmen Sie, ob die Verbuchung der Aufgaben in den Buchungsstapel oder das Journal erfolgen soll.

  1. Öffnen Sie das Menü ‚Verwaltung – Konfigurationsassistent‘.
  2. Wenn Aufgaben als Stapelbuchungen gebucht werden sollen, setzen Sie den Haken bei der Einstellung ‚Buchen der wiederkehrenden Buchungen in den Stapel‘.
  3. Speichern Sie die Einstellung.

Aufgabe ausführen

  1. Schließen Sie alle Buchungsmasken.
  2. Öffnen Sie das Menü ‚Ansicht – Termine+Aufgaben‘.
  3. Im rechten Fensterbereich sind die Aufgaben aufgelistet.
  4. Öffnen Sie die Aufgabe durch Doppelklick.
  5. Klicken Sie auf ‚Ausführen‘.
  6. Die Aufgabe wird automatisch verbucht.

Wenn nach dem Ausführen einer Aufgabe der nächste Fälligkeitstermin nicht automatisch angezeigt wird, klicken Sie auf ‚Ansicht – Aktualisieren‘.


Buchungsvorlagen importieren

  1. Öffnen Sie das Menü ‚Verwaltung – Buchungsvorlagen‘.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche ‚Import‘.
  3. Markieren Sie die Firma, aus der Sie die Vorlagen übernehmen wollen.
  4. Bestätigen Sie die Auswahl mit ‚OK‘.
    Sie erhalten eine Auflistung aller Buchungsvorlagen der gewählten Firma.
  5. Selektieren Sie die Vorlagen, indem Sie den Haken im Kontrollkästchen setzen oder entfernen.
  6. Klicken Sie auf ‚Übernehmen‘.
    Die angehakten Buchungsvorlagen werden importiert.

Importierte Buchungsvorlagen vervollständigen

Folgende Angaben werden nicht importiert:

Angabe Hinweise
Suchnummer Die Suchnummer wird nicht übernommen, weil beim Import bereits Buchungsvorlagen mit Suchnummern vorhanden sein können. Damit wird sichergestellt, dass Suchnummern nicht doppelt vergeben werden.
Steuerautomatik Die Steuerautomatik ist in den Kontoeigenschaften hinterlegt. Wenn die Eigenschaft des Kontos geändert wurde, stimmen die Angaben in der Buchungsvorlage und dem Konto nicht überein. Deshalb wird der Steuersatz nicht importiert.
Damit der in den Kontoeigenschaften hinterlegte Steuersatz zugeordnet wird, wählen Sie das Konto in der Buchungsvorlage erneut aus.
Belegnummernkreis Belegnummerkreise legen Sie im Menü ‚Verwaltung – Belegnummern‘ an.

Öffnen Sie die importierten Vorlagen durch Klick auf ‚Bearbeiten‘. Ergänzen Sie die fehlenden Angaben.


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