Lexware Online Banking für Buchhalter und Buchhalter pro oder Buchhalter premium: SEPA Lastschriften einziehen, Anleitung von Lexware

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Voraussetzung für Einzugsermächtigung: SEPA-Lastschrift-Mandat liegt vor und ist aktiv

Der Assistent für Lastschriftmandate im Buchhalter:

  1. Öffnen Sie das Menü ‚Verwaltung – Kontenverwaltung‘.
  2. Markieren Sie das Debitorenkonto und klicken Sie auf ‚Bearbeiten‘.
  3. Öffnen Sie die Seite für Lastschriftmandate, je nach Produkt:
    Lexware buchhalter/plus: Wechseln Sie auf die Seite ‚Lastschriftmandate‘.
    Lexware financial office/plus: Wählen Sie ‚Kundendaten – Bearbeiten – Lastschriftmandate‘.
    Lexware buchhalter pro/premium: Wählen Sie ‚Anschrift – Bearbeiten – Lastschriftmandate‘.
  4. In der Symbolleiste stehen die Funktionen ‚Neu‘, ‚Bearbeiten‘, ‚Löschen‘ und ‚Drucken‘ zur Verfügung.

Lern-Ware Hinweis bei Benutzung der Warenwirtschaft Pro oder Premium parallel:

Gehen Sie bitte in die Verwaltung der Debitorenstammdaten der Warenwirtschaft (Pro/Premium), um dort die Mandatsverwaltung zu definieren- von der Buchhaltung (Standard/Plus/Pro/Premium) aus ist diese Verwaltung bei gleichzeitiger Nutzung der Wawi nicht möglich. Hier ein Bild dazu:

Achten Sie bitte auch auf die etwas andere Vorgehensweise, wenn aus der Warenwirtschaft heraus, Zahlungen erfolgen sollen. Wird die Buchhaltung für den Zahlungseinzug oder für den Überweisungsverkehr genutzt, gilt  alles wie im Folgenden beschrieben. Wird aus der Wawi bezahlt/eingezogen, bitte weiter unten noch mal auf die Ergänzung zur Vorgehensweise dort achten. Die Mandatsbearbeitung ist bei beiden Softwareapplikationen identisch.


Mandat anlegen

  1. Klicken Sie auf das Symbol ‚Neu‘ .
  2. Hinterlegen Sie im Assistenten ‚Lastschriftmandat‘ die notwendigen Angaben.
    Beispiel SEPA Basis-Lastschrift:
    In der folgenden Tabelle finden Sie die Übersicht zu den Angaben im Assistenten ‚Lastschriftmandate‘:

    Feld Beschreibung
    Lastschriftart Auswahl zwischen ‚Basis-Lastschrift‘ und ‚B2B-Lastschrift‘. Für Privatkunden ist die SEPA Firmenlastschrift (B2B-Lastschrift) nicht zulässig.
    Mandatsnummer Die Mandatsnummer ist zwingend erforderlich. Sie muss eindeutig sein.
    Das Programm schlägt eine Mandatsnummer vor. Sie setzt sich aus der Debitoren- bzw. Kundennummer und einer vierstelligen fortlaufenden Ziffer zusammen. Sie können diese Mandatsnummer mit beliebiger alphanumerischer Kennzeichnung überschreiben.
    Wenn die Mandatsnummer bereits vorhanden ist, werden Sie durch ein rotes Ausrufezeichen darauf hingewiesen.
    Mandatstyp Auswahl zwischen ‚Wiederkehrend‘ und ‚Einmalig‘. Ein einmaliges Mandat kann nur einmal benutzt werden. Nach dem ersten Lastschrifteinzug wird das Mandat auf ‚inaktiv‘ gesetzt.
    Status
    • Angelegt
    • Aktiv: Wenn ein gültiges Mandat Ihres Kunden/Debitoren vorliegt, verwenden Sie diesen Status. Nur aktive Mandate können im Zahlungsverkehr verwendet werden.
    • Inaktiv: Der Status wird vom Programm in folgenden Fällen automatisch gesetzt: Der letzte Einzug für das Mandat liegt über 36 Monate zurück oder das Datum im Feld ‚Verwendbar bis‘ wurde erreicht.
    • Widerrufen: Wenn Ihr Kunde/Debitor den Lastschrifteinzug widerrufen hat, setzen Sie diesen Status. Zur späteren Dokumentation tragen Sie das Datum des Widerrufes im Feld ‚Widerrufen‘ ein.
    Angelegt am Zeitpunkt der Mandatsanlage. Vorgeschlagen wird das aktuelle Datum.
    Mandat erhalten Wenn ein gültiges Mandat Ihres Kunden/Debitors vorliegt, setzen Sie den Status auf ‚Aktiv‘. Damit wird die Datumseingabe in diesem Feld möglich.
    Erste Verwendung Wenn das Mandat erstmals im Zahlungsverkehr verwendet wird, wird das Datum automatisch gesetzt.
    Gültig bis Wenn Sie den Status auf ‚Aktiv‘ setzen, wird das Gültigkeitsdatum automatisch eingetragen. SEPA-Mandate sind immer 36 Monate nach ihrer letzten Verwendung gültig. Das Datum wird nach jedem Lastschrifteinzug automatisch aktualisiert.
    Verwendbar bis Wenn Sie einen Lastschrifteinzug zeitlich begrenzen möchten, übernehmen Sie das Datum in dieses Feld. Mit Überschreiten dieses Datums wird das Mandat vom Programm automatisch auf „inaktiv“ gesetzt und kann nicht mehr verwendet werden.
    Widerrufen Wenn Ihr Kunde den Lastschrifteinzug widerrufen hat, setzen Sie den Status auf ‚Widerrufen‘. Damit wird die Datumseingabe im Feld ‚Widerrufen‘ möglich.
  3. Klicken Sie auf ‚Übernehmen‘.
  4. Beenden Sie den Kontenassistenten mit Klick auf ‚Speichern‘.

Mandat bearbeiten

Wenn ein aktives Mandat des Kunden vorliegt, ändern Sie den Status auf ‚Aktiv‘. Dadurch wird die Datumsangabe ‚Mandat erhalten‘ aktiviert.

Wenn ein Mandat bereits im Zahlungsverkehr verwendet wurde, kann die Mandatsnummer nicht geändert werden.

  1. Markieren Sie ‚Lastschriftmandate‘ das vorhandene Mandat.
  2. Klicken Sie auf das Symbol ‚Bearbeiten‘ .
  3. Ergänzen oder ändern Sie die Angaben in den Feldern.

Mandat löschen

Sie können ein Mandat nur dann löschen, wenn es im Zahlungsverkehr noch nicht verwendet wurde. Sie können die Mandatsnummer bei der Neuanlage eines Mandats wieder verwenden.

  1. Markieren Sie das Mandat.
  2. Klicken Sie auf das Symbol ‚Löschen‘ .
  3. Beantworten Sie die Meldung zum Löschen des Mandates mit ‚Ja‘.

Mandat drucken

Über das Symbol ‚Drucken‘  öffnen Sie eine Briefvorlage in Ihrem Textverarbeitungsprogramm. Für die Lastschriftmandate ‚Basis-Lastschrift‘ und ‚B2B-Lastschrift‘ sind unterschiedliche Schreiben hinterlegt.

Der Bericht ‚SEPA-Mandate‘ in der Buchhaltungs-Software

Ein Bericht Ihrer Lastschriftmandate steht im Menü ‚Berichte – SEPA Mandate‘ zur Verfügung.

 

Lern-Ware Hinweis für Anwender der Warenwirtschaft Pro und Premium:

Sie finden im gleichen Menüpunkt wie in der Buchhaltung unter `Berichte-SEPA Mandate‘ die Auflistung der von Ihnen eingetragenen Einzugsermächtigungen (Art, Anzahl, Definition der Laufzeit etc.) wieder.


Voraussetzung für Durchführung des Lastschrifteinzugs: Fristen im Lastschriftverfahren beachten

Die Deutsche Bundesbank gibt zu den Vorlagefristen folgende Hinweise:

  • SEPA-Basislastschrift (SEPA Core Direct Debit): Gemäß den Regelwerken für die SEPA-Basislastschrift müssen erstmalige Lastschriften fünf Tage vor Fälligkeit bei der Zahlstelle vorliegen, darauf folgende Zahlungen hingegen mindestens zwei Tage vor Fälligkeit. Die Vorlauffrist für einmalige Lastschriften beträgt ebenfalls fünf Tage.
  • SEPA-Firmenlastschrift (SEPA Business to Business Direct Debit): Einmalige, erstmalige oder Folgelastschriften müssen gemäß den SEPA-Regelwerken für die SEPA-Firmenlastschrift einen Tag vor Fälligkeit bei der Zahlstelle vorliegen.

Für den Lastschrifteinzug sind folgende Fristen zu beachten:

  • Zahlungsziel
  • Frühester Einreichungstermin bei der Bank
  • Vorlagefrist bei der Bank; dies ist der späteste Einreichungstermin

Im Basis-Lastschriftverfahren gelten folgende Fristen:

  • Vorlagefrist bei erstmaliger Verwendung: Fünf Bankarbeitstage vor Fälligkeit
  • Vorlagefrist bei nachfolgender Verwendung: Zwei Bankarbeitstage vor Fälligkeit

Wichtig:

Weil bei Banken unterschiedliche Uhrzeiten für die Einreichung gelten, sind die Vorlagefristen im Programm um einen Tag erhöht. Diese Einstellung können Sie im Assistenten für den Lastschrifteinzug ändern.

Beispiel

  • Sie erfassen eine Forderung mit Belegdatum 27.01.
  • Das Zahlungsziel im Debitorenkonto beträgt 3 Tage.

Daraus ergeben sich folgende Datumsangaben:

Termin Berechnung Datum Hinweise
Fälligkeit Belegdatum plus Zahlungsziel 30.01.
Frühester Einreichungstermin 14 Tage vor Fälligkeit
30.01. minus 14 Tage
16.01. Berechnung nach Tagen
(Montag bis Sonntag).
Vorlagefrist bei der Bank 6 Werktage vor Fälligkeit 22.01. Berechnung nach Banktagen
(Montag bis Freitag)

 

Voraussetzungen

Folgende Voraussetzungen müssen in Lexware buchhalter für die Nutzung des SEPA-Einzugsverfahrens erfüllt sein:

  • Die Bankdaten sind auf IBAN und BIC umgestellt.
  • Im Debitorenkonto ist als Zahlungsart ‚Lastschrift‘ hinterlegt.
  • Im Debitorenkonto ist das Lastschriftmandat angelegt.
  • Im Debitorenkonto ist die Bankverbindung des Kunden hinterlegt.

 

Wichtig:

Für den Lastschrifteinzug im Onlinebanking wird das HBCI-Verfahren verwendet. Klären Sie mit Ihrem Kreditinstitut, ob Ihr Konto für das HBCI-Lastschriftverfahren freigeschaltet ist.

Kurzanleitung

In der folgenden Kurzanleitung sind die wesentlichen Arbeitsschritte beschrieben.

Eine ausführliche Anleitung finden Sie unten als PDF-Variante zum Download.

  1. Öffnen Sie das Menü ‚Extras – Zahlungsverkehr‘.
  2. Auf der Seite ‚Allgemein‘ wählen Sie ‚Lastschrifteinzug‘.72168_8.jpg
  3. Markieren Sie das Bankkonto.
  4. Auf der Seite ‚Zahlungsart‘ aktivieren Sie den Zahlungsmodus ‚SEPA‘.72186_5.jpg
  5. Beim Basis-Lastschriftverfahren können Sie das vereinfachte Inlandsverfahren ‚COR1‘ nutzen. Setzen Sie dazu den Haken bei ‚Vereinfachte Inlandslastschrift‘.
  6. Markieren Sie die Art der Zahlung.
  7. Wenn Sie eine ‚XML-Datei‘ erstellen, geben Sie über ‚Durchsuchen‘ den Dateispeicherort an.
  8. Auf der Seite ‚Einstellungen‘ finden Sie über die Schaltfläche ‚?‘ Erläuterungen zu den einzelnen Einstellungen.Wichtig: Beachten Sie die Fristen für den SEPA-Lastschrifteinzug. Hinterlegt sind hier die Standardfristen:72186_6.jpg
  9. Ändern Sie diese Fristen nur in Absprache mit Ihrer Bank
  10. Auf der Seite ‚Zahlungsvorschlag‘ können Sie mit Klick auf das Lupensymbol ein anderes Mandat zuordnen.69806_3.jpg
  11. Im unteren Fensterbereich passen Sie ggf. die Einstellungen für die Fälligkeit, den Betrag und den Verwendungszweck an.72168_12.jpgWichtig: Folgende Zeichen sind im Verwendungszweck nicht zulässig:72168_13.jpg
  12. Beim Wechsel auf die Seite ‚Übersicht‘ prüft das Programm, ob das Fälligkeitsdatum der Rechnungen der Vorlauffrist entspricht. Wenn das Fälligkeitsdatum nicht der Vorlauffrist entspricht, kommt eine entsprechende Meldung.
  13. Um die Fristen automatisch anzupassen, bestätigen Sie die Meldung mit ‚Ja‘.
    Das Programm passt die Vorlauffristen automatisch an.
  14. Um die Zahlungsvorschlagsliste zu erstellen, klicken Sie auf ‚Zahlungsvorschlag drucken‘.
  15. Klicken Sie auf ‚Einziehen‘.
  16. Speichern Sie die XML-Datei oder übertragen Sie die Lastschriften im Onlinebanking-Verfahren.
  17. Drucken Sie das Protokoll.

Ausführliche Anleitung als PDF-Dokument

Eine ausführliche Anleitung können Sie hier als PDF-Dokument herunterladen:SEPA-Lastschrifteinzug Lexware Online Banking


Lern-Ware Hinweis zum Zahlungsverkehr in Warenwirtschaft Pro und Warenwirtschaft Premium:

Die Erfassung der Zahlungen via Einzug oder Überweisung aus der Warenwirtschafts-Anwendung erfolgen etwas anders als aus der Buchhaltung, allerdings nur im ersten bzw. zweiten Schritt, danach läuft alles wie im Buchhaltermodul beschrieben ab:

Auswahl des Zahlungsverkehrs in der Warenwirtschaft

 

Anwahl des Zahlungsvorgangs im Zahlungsverkehrsmodul der Warenwirtschaft- danach alles wie in der Buchhaltung beschrieben
Anwahl des Zahlungsvorgangs im Zahlungsverkehrsmodul der Warenwirtschaft- danach alles wie für den Ablauf in der Buchhaltung beschrieben

Lern-Ware Tipp:

Die verschiedenen Arten von Support für Lexware Produkte finden Sie im Überblick auf: Lern-support-Ware

Hilfestellungen zum Umgang mit Lexware Online Banking, zur Lexware Einnahmenüberschussermittlung (EÜR) und Lexware E-Bilanz finden Sie thematisiert und kategorisiert auf: Lern-lex-Ware

Hier finden Sie kostenfreie Kaufberatung zu Lexware-Produkten: Softwarekauf Lexware


Bei Fragen gibt es Antworten: Tel. 05143-66 900 98, zusatzkostenfreie Rufnummer.

Lexware Hotline, Support, Hilfe, Schulung, Kontakt über Margit Klein (Dipom-Ökonom, Sparkassenkauffrau, Versicherungsfachfrau), GOLD-PARTNER von Lexware, Telefon: 05143 66 900 98- wir rufen zurück!
Lexware Hotline, Support, Hilfe, Schulung, Kontakt über Margit Klein (Diplom-Ökonom, Sparkassenkauffrau, Versicherungsfachfrau), GOLD-PARTNER von Lexware, Telefon: 05143 66 900 98- wir rufen zurück!

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