Lexware Warenwirtschaft mit Webshop oder mit Lexware Mobile: Funktionsweise der E-Commerce Schnittstelle mit dem Abladen von Bestellungen/Kundendaten aus der Cloud auf den Boden der Abrechnungsgrundlagen hinab

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Hintergrund

Über die offene Standard-Shopschnittstelle werden auf elektronischem Wege Geschäftsdokumente in Ihr Warenwirtschaftsprogramm importiert. In der Regel stammen diese Dokumente aus einem eShop bzw. Webshop und es handelt sich um Bestellungen im XML-Format . Die Schnittstelle verwendet dabei den Standard openTRANS in der Version 1.0.

Wir zeigen Ihnen an dieser Stelle, was mit der Schnittstelle möglich ist und welche besonderen Spezifikationen gelten.

Die Schnittstelle steuern Sie über den Programmbereich ‚eCommerce‘ an.

Hier finden Sie eine Sammlung hilfreicher Dokumente und Handbücher zur Schnittstellenbeschreibung und Ihrer Spezifikationen als Zip-Datei: Lexware Shopschnittstelle Handbuch mit Musterdaten

Es handelt sich um eine sehr lange und komplexe FAQ. Lesen Sie sich alle Punkte aufmerksam durch und vertiefen Sie die Informationen mit den Dateien aus dem Anhang. Wenn dann noch Fragen offen sind, rufen Sie uns an.


Vorgehensweise:

In dieser FAQ erläutern wir Ihnen folgende Themen:

1. Der Programmbereich ‚eCommerce‘

2. Artikelexport als Katalog.xml

3. Bestelldatenimport

4. Häufige Fragen und Antworten


1. Der Programmbereich ‚eCommerce‘

Der Datenaustausch erfolgt über den Bereich ‚eCommerce‘. Dieser Service ist standardmäßig in den Firmenangaben aktiviert. Sie erreichen ihn entweder über die gleichnamige Schaltfläche in der Hauptnavigation oder über die Menüzeile ‚Verwaltung – eCommerce…‘.

Hinweis: Wenn Sie den Bereich nicht auf beschriebenem Wege angezeigt bekommen, prüfen Sie folgende Punkte.

  • Optionen
  • Klicken Sie in der Menüleiste auf ‚Extras – Optionen‘.
  • Wechseln Sie im Optionsdialog auf die Seite ‚Konfiguration‘.
  • Prüfen Sie, ob im Profil unter „Verkauf“ die Haken bei „eCommerce“ gesetzt sind:

  • Prüfen Sie die Firmenangaben.
  • Klicken Sie in der Menüzeile auf ‚Bearbeiten – Firmenangaben‘.
  • Stellen Sie sicher, dass der Service unter der Rubrik „Warenwirtschaft – Services“ per Haken aktiviert ist.

Eine ausführliche Beschreibung des Bereichs ‚eCommerce‘ finden Sie im beigefügten PDF-Handbuch, welches Sie auch über unsere Support-Seite abrufen können. Deshalb beschränken wir uns an dieser Stelle auf ein paar wenige Erläuterungen. Einige Funktionen werden auch im späteren Verlauf der FAQ noch einmal näher erklärt.

Im Grundsatz gibt es drei wichtige Austauschfunktionen:

  • Der Export von Artikelstammdaten als Katalog.xml.
  • Der Import von Bestellinformationen im XML-Format.
  • Der Import von mobil erfassten Belegen mittels Lexware mobile.

2. Artikel-Export als Katalog.xml

Um Artikeldaten importieren zu können, unterstützen die gängigen eShops das XML-Dateiformat. Deshalb ist es möglich, Artikelstammdaten in diesem Format zu exportieren. Voraussetzung ist, dass die gewünschten Artikel in Ihrer Warenwirtschaft als ‚Internetartikel‘ im Artikelassistenten markiert sind. Sobald ein Artikel so gekennzeichnet ist, können Sie auch direkt die Artikelbeschreibung dort anpassen.

Internetartikel Eigenschaft anhaken
Internetartikel Lexware und Shopzuordnungen definieren
Weltkugel als Listeneintrag zur Kennzeichnung von Shopartikeln- Artikel ohne diese Kennzeichnung kommen nicht in den Exportkatalog

Zum Export in eine XML-Datei gehen Sie so vor:

  • Wechseln Sie in den Programmbereich ‚eCommerce‘.
  • Klicken Sie rechts oben auf die Schaltfläche ‚Daten austauschen…‘.
  • Es öffnet sich der Dialog „Daten austauschen“:
  • Wählen Sie, ob die Daten Bildangaben zu Ihren Artikeln enthalten sollen oder nicht.
    Wenn Sie in der Beschreibung zum Internetartikel ein Artikelbild und ein Vorschaubild angegeben haben, so wird diese Information in der XML-Datei mitgegeben.
  • Um einen Speicherort für die Katalog-Datei auszuwählen, klicken Sie auf die Schaltfläche ‚Durchsuchen‘.
  • Zum Abschluss des Datenexports klicken Sie auf die Schaltfläche ‚Exportieren‘.

3. Bestelldatenimport

Ein Kernpunkt von eCommerce ist der Import von Bestelldaten aus Ihrem Webshop.
Hinweis:

Natürlich können Sie Bestelldaten unabhängig von einem Webshop über die Standardschnittstelle importieren. Hier ist wichtig, dass die Daten ebenfalls der openTRANS Vorgabe für die Version 1.0 folgen und den Lexware-Spezifikationen entsprechen (s. diesen Link).

Vorgaben und Aufbau der XML-Datei:

  • Die Nomenklatur in diesen Dateien orientiert sich am englischen Wort für Bestellung – „Order“.
  • Demzufolge enthalten diese Dateien ein so genanntes Containerelement „Order_List“, quasi die Liste der Bestellungen.
  • Die „Order_List“ kann beliebig viele Elemente des Typs „Order“ haben.
  • Das Element „Order“ bildet die eigentliche Bestellung, aus der jeweils ein Auftrag entsteht.
    Hinweis: Standardmäßig werden Aufträge über eCommerce als ‚Auftragsbestätigung‘ übernommen. Möglich sind auch ‚Lieferschein‘ und ‚Rechnung‘.
    Sie können also mehrere Bestellungen in einer XML-Datei sammeln und als Massenimport in Ihr Lexware-Programm übernehmen.
  • Ein Order-Element enthält neben den allgemeinen Angaben wie dem Datum die folgenden Unterelemente:
    • Rechnungs- und ggf. abweichende Lieferanschrift
    • Zahlungsangaben und ggf. Bankverbindung, Kreditkartendaten etc.
    • Artikelliste der bestellten Artikel

Detaillierte Informationen zum Aufbau der Datei, dem openTRANS-Format und zu den Lexware spezifischen Vorgaben finden Sie in den Dateien im Anhang.

Auftragsübernahme

Es gibt zwei Quellen, aus denen Sie Aufträge übernehmen können. Die Auswahl hat hauptsächlich Auswirkungen auf die Ansicht und dient der Übersichtlichkeit:

Wählen Sie unter ‚Anzeigen’…

„mobile-Aufträge“: Hier werden Ihnen Aufträge angezeigt, die Sie über Lexware mobile z. B. unterwegs erfasst haben. Nach der Synchronisation mit den Cloud-Daten liegen Sie im Datenbankpfad Ihrer Lexware Software.
„Webshop-Aufträge“: Hier werden Ihnen Aufträge angezeigt, die Sie über die Schaltfläche ‚Daten austauschen…‘ importiert haben.
„Alle eCommerce-Aufträge“: Hier werden Ihnen alle Aufträge unabhängig Ihrer Herkunft angezeigt.

  • Um zunächst eine XML-Datei zu importieren, klicken Sie im Bereich ‚eCommerce‘ auf die Schaltfläche ‚Daten austauschen…‘.
  • Im unteren Teil des Dialogfensters finden Sie die Rubrik „Bestellungen importieren“. Öffnen Sie das Dropdown-Menü ‚Bestellungen importieren aus Datei.
  • Wenn Sie die Funktion zum ersten Mal ausführen oder nicht immer die gleiche Datei vom gleichen Speicherort importieren, klicken Sie auf den Eintrag ‚Durchsuchen…‘.
  • Navigieren Sie in dem erscheinenden Browser zum Speicherort der gewünschten XML-Datei.
  • Klicken Sie anschließend auf ‚Importieren‘.
  • Wenn es keine Fehler gibt, erhalten Sie die Meldung „Einen Auftrag eingelesen.“.

Hinweis: Die Anzahl der Aufträge hängt natürlich von der Anzahl der Bestellungen in der XML-Datei ab.

  • In der Ansicht ‚eCommerce‘ finden Sie drei Hauptinformationen:
    • Im oberen Bereich eine Liste aller importierten Aufträge.
    • Links unten 3 Reiter mit Informationen zum jeweils selektierten Auftrag.
    • Rechts unten die Kundenliste mit den Optionen zur Kundenzuordnung des jeweils selektierten Auftrag.
  • Wenn alle Zuordnungen kontrolliert wurden, können die selektierten Aufträge in Ihre Warenwirtschaft übernommen werden.
    Ausführliche Informationen finden Sie hierzu auch im angefügten eCommerce-Handbuch.

 

Hinweis: Über das Dropdown-Menü „Auftrag übernehmen als…“ können Sie zwischen den Auftragsarten Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung wählen.
Wichtig: Wenn Sie mobil erfasste Belege aus Lexware mobile übernehmen, haben Sie diese Auswahl nicht.


4. Häufige Fragen und Antworten:

Wie funktioniert die Kundenneuanlage bei Neukundenbestellungen?

Wenn Sie einen Auftrag übernehmen, bei dem der Kunde noch nicht in Ihrem System bekannt ist, erhalten Sie folgende Meldung:

An dieser Stelle entsteht ein häufiges Missverständnis.

Viele Anwender erwarten hier die Frage, ob Sie einen neuen Kunden anlegen wollen und bestätigen die Frage mit ‚Ja‘. Anschließend legen Sie den Kunden manuell über die Kundenliste im rechten unteren Bereich an. Sparen Sie sich die Arbeit.

Da es den Kunden in Ihrem Warenwirtschaftssystem noch nicht gibt, kann er auch noch keine Kundennummer haben. Also können Sie auch keine zuordnen. Bestätigen Sie die Frage aus der Meldung mit ‚Nein‘.

Der Auftrag wird in Ihr System übernommen und der Kunden wird mit den Informationen aus der XML-Datei automatisch angelegt. Sie können nun die neuen Kundenstammdaten beliebig bearbeiten und ergänzen.
Wichtig:

Änderungen an den Stammdaten haben keinen Einfluss auf die Anschriften, die dem Vorgang durch die Übernahme zugeordnet wurden. Weitere Informationen hierzu finden Sie auch unter dem Punkt „Was ist bei der Anschriftenzuordnung zu beachten?“

Wie werden Kunden zugeordnet?

Die automatische Suche nach vorhandenen Kundendaten folgt diesem Filter.
In Klammern die Feldnamen der XML-Datei:

  • Firma (Name)
  • Vorname (Name2)
  • Name (Name3)
  • E-Mail

Sicherstes weil eindeutigstes Kritierium ist hierbei die E-Mailadresse.

Kundenzuordnungen zu den importierten Belegen können Sie über die entsprechenden Schaltflächen am unteren Rand der Kundenliste manuell aufheben oder auch vornehmen.

Was ist bei der Anschriftenzuordnung zu beachten?

Mit der Reform der Anschriftenverwaltung in den 2017er Warenwirtschaftsprodukten der Reihe professional und premium haben sich auch Änderungen für die Auftragsübernahme im Bereich ‚eCommerce‘ ergeben. Die Anschriften, die aus den XML-Dateien stammen, werden im übernommenen Auftrag als Vorgangsanschriften hinterlegt.

Warum ist das wichtig?
Anschriften, die als Vorgangsanschrift hinterlegt sind, haben beim Weiterführen erste Priorität. Das gilt für alle Auftragsarten, für die sie definiert sind. Das bedeutet, die Kundenstammdaten werden in diesem Fall nicht berücksichtigt. Betroffen sind davon die Felder ‚Zusatz‘, ‚Anrede‘ und ‚Ansprechpartner‘, da diese Inhalte über openTRANS in der Software nicht gefüllt werden können. Haben Sie diese Felder in den Stammdaten gepflegt und Sie erhalten erneut einen Auftrag aus dem Webshop, so werden die Informationen aus den Kundenstammdaten ignoriert.

Warum ist das so und warum wurde das geändert?
Dem Programmverhalten liegt die Annahme zu Grunde, dass die Adressdaten aus den Webshopaufträgen i. d. R. immer die aktuellsten Daten sind. Deshalb sollen sie eine höhere Priorität bei der Adressübernahme und damit eine höhere Sicherheit bei der Auftragsverarbeitung gewährleisten. Gleichzeitig werden die Kundenstammdaten aber nicht automatisch angepasst. Damit bleibt die endgültige Kontrolle in den Händen des Anwenders. Da unter gewissen Umständen früher Daten vermischt werden konnten, haben wir das Programmverhalten auf vielfachen Kundenwunsch hin geändert.

Was muss ich sonst noch wissen?
Wenn die Lieferadresse nicht mit der Rechnungsadresse übereinstimmt, so muss das auch in der XML-Datei angegeben werden. Das gilt auch, wenn die Adressen entsprechend in den Kundenstammdaten schon definiert sind. Auch hier greift die Logik der Vorgangsanschriften und sticht die Vorgaben in den Stammdaten. Wenn nur die Rechnungsadresse übergeben wird, nimmt das Programm an, dass Rechnungs- und Lieferadresse identisch seien.

Hinweis:
Sie können die Anschriftenzuordnung zum Vorgang im Auftrag jederzeit ändern, indem Sie andere Anschriften aus den Stammdaten übernehmen. Alternativ können Sie die Felder im Auftragsassistenten unter dem Reiter ‚Anschrift zum Vorgang hinterlegen‘ komplett leeren. Dann greifen wieder ganz normal die Definitionen aus den Stammdaten.

Wie kann ich IBAN / BIC übertragen?

Bereits seit Februar 2016 wurde allgemein für Überweisungen empfohlen, nur noch IBAN und BIC zu verwenden. Seit den Softwareversionen 2017 wurden die Felder ‚Kontonummer‘ und ‚Bankleitzahl‘ auch in den Warenwirtschaftsprodukten entfernt. Da der openTRANS Standard in der Version 1.0 IBAN und BIC nicht kennt, gibt es für die Übertragung der Daten in Ihrer XML-Datei folgende Lösung.
Voraussetzung ist, dass ein gültiges ‚Account‘-Element in der XML-Datei vorhanden ist. Hier sollte mindestens der Kontoinhaber enthalten sein.
Ergänzen Sie die Datei mit folgenden Code-Zeilen (vgl. auch Beispieldatei im Anhang):

Wichtig: Die ‚REMARK‘-Zeilen sollten außerhalb des Elements ‚Payment‘ stehen.

Warum kann ich den Bereich eCommerce nicht mehr aufrufen?
„Fehler beim Laden der eCommerce-Daten.“

Sie wollen den Bereich ‚eCommerce‘ aufrufen und erhalten die Meldung „Fehler beim Laden der eCommerce-Daten.“. Manchmal flackert der Bildschirm kurz, aber im Programm passiert nichts.

Hintergrund ist folgender:
Beim Import von XML-Dateien oder Lexware mobile Belegen wird eine Datei namens „intern.xml“ in einem bestimmten Ordner Ihres Datenbankpfads abgelegt. Häufigste Ursache für das geschilderte Problem sind Programm- und / oder Rechnerabstürze, wodurch die genannte Datei beschädigt wird. Das Löschen oder umbenennen der Datei löst dann das Problem. Einzig die Aufträge, die in dieser Datei enthalten waren, müssen neu importiert werden.

So finden Sie die ‚intern.xml‘:

  • Wechseln Sie in den Datenbankpfad Ihrer Lexware-Installation.
    Am Einfachsten gelangen Sie dorthin über die Menüzeile ‚? – Info‘. Im Infofenster auf den Link „Datenbankpfad“ klicken.
    Alternativ können Sie auch über Ihren Browser dorthin navigieren:
    C:\ProgramData\Lexware\premium\Datenbank\

Hinweis:

Dieser Link ist exemplarisch. Er hängt davon ab, ob Sie eine Server-Client-Installation haben und Sie die Standardinstallationspfade nutzen.

  • Da die ‚intern.xml‘-Datei im Pfad der verwendeten Firma liegt, müssen Sie die Firmenkennzeichnung wissen.
    Auch diese finden Sie relativ einfach über das Infofenster.
    Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche ‚Firmenliste‘.
    Die gewünschte Information finden Sie unter „Pfad“.
  • Der komplette Pfad zur ‚intern.xml‘-Datei lautet dann so:
    C:\ProgramData\Lexware\premium\Datenbank\%Firmenkennzeichnung%\Wawi\eCommerce\
  • Kopieren Sie die Dateien ‚intern.xml‘ und ‚intern.xml.bkp‘ an einen anderen Ort.
    Rufen Sie nun den Bereich ‚eCommerce‘ erneut auf.

Wichtig:

Wenn die Fehlermeldung bleibt, durchsuchen Sie den kompletten Datenbankpfad nach dem Suchkriterium „intern“.
Wenn es hier weitere Treffer gibt, speichern Sie alle Dateien an einem anderen Ort zur Sicherheit ab.
Achten Sie darauf, dass es sich nur um Treffer im Datenbankpfad handelt.

Im Zweifel wenden Sie sich an unsere Hotline  oder an uns als Lexware Goldpartner-Vertretung: Tel 05143 6690098.

Welche Zeichenkodierung wird verwendet?

Die XML-Datei sollte mit dem Zeichensatz ‚ISO-8859-1‘ kodiert werden.

Es gilt:

<?=xml version=“1.0″ encoding=“ISO-8859-.1″ ?>

Hinweis: ‚UTF-8‘ ist zwar möglich, kann aber zu Problemen führen. Fragen Sie hierzu Ihren IT-Betreuer oder einen Fachhändler.


Lern-Ware Hinweise:

Lexware Faktura und Warenwirtschaft: FAQ zu Lexware mobile und anderen Cloud-Anwendungen

Lexware Auftragsgenerierung im Vertriebsaussendienst

Lexware Auftragserfassung, Kundenneuanlage ausserhalb vom Büro


Lern-Ware Tipp:

Die verschiedenen Arten von Support für Lexware Produkte finden Sie im Überblick auf: Lern-support-Ware

Hilfestellungen zum Umgang mit Lexware Online Banking, zur Lexware Einnahmenüberschussermittlung (EÜR) und Lexware E-Bilanz finden Sie thematisiert und kategorisiert auf: Lern-lex-Ware

Hier finden Sie kostenfreie Kaufberatung zu Lexware-Produkten: Softwarekauf Lexware


Bei Fragen gibt es Antworten: Tel. 05143-66 900 98, zusatzkostenfreie Rufnummer.

Lexware Hotline, Support, Hilfe, Schulung, Kontakt über Margit Klein (Dipom-Ökonom, Sparkassenkauffrau, Versicherungsfachfrau), GOLD-PARTNER von Lexware, Telefon: 05143 66 900 98- wir rufen zurück!
Lexware Hotline, Support, Hilfe, Schulung, Kontakt über Margit Klein (Diplom-Ökonom, Sparkassenkauffrau, Versicherungsfachfrau), GOLD-PARTNER von Lexware, Telefon: 05143 66 900 98- wir rufen zurück!

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